Hvilke tjenester/produkter omfattes?

Statens innkjøpssenter har igangsatt en anskaffelsesprosess for en ny fellesavtale for reisebyråtjenester, som skal erstatte dagens avtale fra og med 12. juni 2025.

Reisebyråtjenester er den infrastruktur som bidrar til en kostnadseffektiv reiseprosess fra bestilling til betaling av tjenestereiser, samt økt lojalitet til inngåtte avtaler (fly, hotell og leiebil). Den gir bedre styring og kontroll, effektiv ressursbruk, reduserer totale reisekostnader samt sikrer sporbarhet og økt sikkerhet «Duty of Care» for reisende.

En fellesavtale som fremmer klimavennlige løsninger, vil være av høy viktighet. Dette innebærer at reisebyråportalen må kunne bidra til å fremme klimavennlige løsninger ved bestilling av reise.

Status

• Prosjektmandat er godkjent
• Intern prosjektorganisasjon er etablert
• Rekruttering til innkjøpsgruppe starter i februar

Information in english is available in this document:

Prosjektmandat

• Inngå avtale som dekker statlige virksomheters behov for reisebyråtjenester
• Inngå avtale som fremmer klimavennlige løsninger
• Inngå avtale som sikrer økonomiske gevinster gjennom gode avtalevilkår
• Ivareta og stimulere konkurransen i leverandørmarkedet for reisebyråtjenester

Effektmål

• Øke andel bestillinger av tjenestereiser gjennom reisebyrå
  • Høy brukertilfredshet med reisebyråenes bestillingsportal hos virksomhetene
  • Andel bestillinger av hotell økes til 70 prosent
  • Andel bestilling av leiebil økes til 70 prosent
• Reduksjon av CO2 utslipp fra tjenestereiser med 50 prosent
  • Unngå: bidra med løsninger som reduserer reiseaktiviteten
    • Utvikling av system som muliggjør karbonbudsjett for reiser og måling av faktisk CO2 utslipp
    • Bruk av enhetlig CO2 beregningsmetode som gir mest korrekte CO2 utslippstall
  • Flytt: bidra med løsninger som flytter forbruket til mindre miljøbelastende reiser
    • Søkefunksjon / filtrering etter miljøbelastning i reisebyråportal
    • Bedre synlighet av utslippstall / miljøsertifisering / nullutslippskjøretøy / tog
    • Tilrettelegge for økt bruk av tog på reiser (fremfor fly)
    • Mulighet for bestilling av langdistansebuss, togreiser utenlands og setereservasjon for tog
  • Forbedre: bidra med løsninger som forbedrer reiseaktiviteten når reisen først er nødvendig
    • Tilrettelegge for økt bruk av biobilletter (som f.eks. billetter som inneholder høyere andel Sustainable Aviation Fuel – SAF)
• Reduksjon av administrasjonskostnader og reisekostnader
  • Høy avtalelojalitet – flere som bestiller via reisebyrå
    • 85 prosent av bestillingene gjøres gjennom bestillingsportalen (online bestillinger)
  • Høyere andel forhåndsbestillinger på flybilletter
    • Innenlands minst 80 prosent innen 7 dager før avreise
    • Utenlands minst 75 prosent innen 14 dager før avreise
  • Økt bruk av kabinklasse «Økonomi» innenlands fra 66 prosent til 80 prosent
• Økt konkurranse om avtalen i anbudskonkurransen
  • Mottak av minst tre tilbud

Organisering

• Prosjekteier: seksjonssjef Frederik Hanses / Statens innkjøpssenter
• Prosjektledere: Sara Hovland og Cecilie Trehjørningen / Statens innkjøpssenter
• Prosjektdeltakere:
  • Tone Bergh-Christensen, juridisk rådgivning, Statens innkjøpssenter 
  • Stine Foss, bærekraft, Statens innkjøpssenter
  • Anne Cathrine Jacobsen, lønns- og arbeidsvilkår, Statens innkjøpssenter
  • NN, miljø og samfunnsansvar, Statens innkjøpssenter
  • NN, analyse, Statens innkjøpssenter
  • NN, prosjektdeltaker fra lønnsdivisjonen

Innkjøpsgruppe

Rekruttering av deltakere til innkjøpsgruppen vil starte i februar 2024, og det vil sendes invitasjon til alle virksomhetene. Deretter vil innkjøpsgruppen etableres mest mulig hensiktsmessig for en god gjennomføring av anskaffelsen.