Steg 1 – Oversikt over innkjøp

Ønsker du å identifisere muligheter og beregne potensialet for besparelser i egen anskaffelsesfunksjon? En spendanalyse kan støtte dette arbeidet ved å legge til rette for analyser av innkjøpsvolum, identifisere strategiske innkjøpskategorier og for å ta bedre beslutninger. 

Hvorfor ta i bruk spendanalyse?

Hvis du ønsker å jobbe med effektivisering av anskaffelser, eller annet forbedringsarbeid, er det en forutsetning at du har oversikt over innkjøpene i virksomheten din, slik at du kan se dem i sammenheng og utforske potensialet. 

Analyser av virksomhetens totale utgifter gir deg et overblikk over blant annet:

• hvor mye dere kjøper for 
• hvilke kategorier dere kjøper innenfor 
• hvem i virksomheten som gjennomfører kjøpene 
• hvilke leverandører dere kjøper fra 
• hvordan forbruket er fordelt gjennom året 

Hensikten med en slik oversikt er å skape bevissthet om innkjøp på tvers av hele virksomheten. Dette gir et godt utgangspunkt for prioriteringer, planlegging og styring. En spendanalyse er også et godt utgangspunkt for å vise potensialet i anskaffelser til ledergruppen, og som en del av kartlegging og prioritering når du skal lage en anskaffelsesstrategi.

Hvordan bruke spendanalyse? 

En spendanalyse vil avhenge av hvilke data dere har tilgjengelig, og hva du og din virksomhet er opptatt av. Her får du noen generelle tips til hvordan du kan bruke en spendanalyse til å identifisere muligheter og beregne potensielle besparelser i anskaffelsesprosessen. 

Når dere har kartlagt innkjøpsvolumet gjennom spendanalysen, kan neste steg være å definere relevante mål for hva dere ønsker å oppnå, med tilhørende styringsparametere.  

Hvordan er innkjøpsvolumet ditt fordelt på kategorier? 

En spendanalyse bør inkludere en kategorisering av innkjøpsvolumet. Dersom regnskapsdata brukes som grunnlag for analysen, kan kategoriseringen gjøres med utgangspunkt i artskontoene i regnskapet.

Innkjøpsvolumet fordelt på kategorier gir deg innsikt i hvilke kategorier som utgjør størstedelen av innkjøpene dine, og hvilke som er mindre betydningsfulle. En slik oversikt over kategorier gjør deg i stand til å vurdere hvilke kategorier som er viktige å prioritere – enten det er potensial for kostnadseffektivisering, innovasjon, klima og miljø eller risikoområder. Merk at dette bør være avhengig av hvilke mål dere har i virksomheten.  

Når dere har delt innkjøpene sine inn i kategorier, er neste steg å vurdere kategoriene og utvikle markedsforståelse. Det er flere måter å gjøre dette på. En kjent metode er å benytte porteføljemodellen til Kraljic, som i utgangspunktet inneholder to dimensjoner – strategisk viktighet og kompleksitet i leverandørmarkedet:

• Hvor viktig er kategoriene for virksomheten? 
• Hvor komplekst er leverandørmarkedet? 

En slik analyse vil hjelpe dere med å segmentere og prioritere ulike innkjøpskategorier basert på deres strategiske betydning og innflytelse i virksomheten. 

Hvilke leverandører kjøper dere fra? 

En spendanalyse bør vise hvilke leverandører dere kjøper fra, og kan også inneholde en ABC-analyse der man kategoriserer leverandørene. En ABC-analyse er et hjelpemiddel for å skille viktige grupper av leverandører fra de mindre viktige. Hensikten er å øke styringsfokus på de viktige leverandørene, og å redusere kostnadene knyttet til de mindre viktige. 

ABC-analyse av leverandørene:

• A-leverandører: De som har stor verdi og høy betydning (utgjør 80 % av innkjøpsverdien) 
• B-leverandører: De som har middels verdi og middels betydning (utgjør 15 % av innkjøpsverdien) 
• C-leverandører: De mange som har liten verdi, og utgjør leverandørhalen (utgjør 5 % av innkjøpsverdien) 

Leverandørene som det kjøpes mest fra, A-leverandørene, representerer en stor verdi for virksomheten, og er viktige å følge opp nøye. Avtaleforvaltning innebærer oppfølging og samhandling med leverandørene gjennom kontraktsperioden. Langsiktige, store kontrakter kan ofte ha et stort potensial for bedre styring og oppfølging. Det anbefales at det avholdes jevnlige leverandøroppfølgingsmøter hvor for eksempel samarbeid evalueres, avvik gjennomgås og miljø og samfunnsansvar vurderes. 

Leverandørenhalen, C-leverandørene, medfører relativt store prosesskostnader, og har et stort potensial for å reduseres. Generelt vil det være en rekke tiltak som kan redusere størrelsen på leverandørhalen. Eksempler på tiltak er å standardisere og samordne behov på tvers av virksomheten, og å innføre tydelige rutiner og policyer for innkjøp som vektlegger viktigheten av å benytte eksisterende avtaler der det er mulig. 

Hvem i virksomheten gjennomfører kjøpene? 

Å ha oversikt over hvilke enheter eller avdelinger som gjør innkjøpene, hvilke kategorier de kjøper innenfor og hvilke leverandører de kjøper fra, gir et godt grunnlag til å identifisere forbedringsmuligheter og følge opp funnene med konkrete tiltak. Samtidig gjør denne oversikten det enklere å se hvem i virksomheten det er særlig relevant å snakke med for å supplere funnene og få en dypere forståelse av behov og praksis i virksomheten. 

Hvordan ser forbruket ut gjennom året? 

For mange virksomheter kan det være en fordel å følge med på forbruket gjennom året. Eksempelvis kan et stort forbruk mot slutten av året være en indikasjon på dårlig planlagte innkjøp, og innkjøp som gir mindre god behovsdekning og kontraktbetingelser. 

Det gjør det også mulig å identifisere eventuelle avvik og gjøre nødvendige tiltak for å opprettholde god styring av kostnader og leverandører. 

Konkrete tips til hva du kan utforske i analysen 

• Andelen av det totale innkjøpsvolumet som de 10 største leverandørene utgjør 
• Hvor mange leverandører har dere kjøpt fra det siste året? Er antallet som forventet? Er det mange små kjøp? 
• Hvordan ser leverandørhalen ut for de ulike kategoriene eller artskontoene? 
• Er det kategorier der dere kjøper fra mange leverandører, men har få avtaleleverandører? Kan grunner til dette være lav avtaledekning eller lav avtalelojalitet? 
• Kjøper de ulike enhetene innenfor de samme kategoriene, men fra ulike leverandører? Er det potensial for å samordne behovene? 
• Bruker enhetene avtalene virksomheten har?