Her finner du en introduksjon til hva innovative anskaffelser er, når og hvordan du kan vurdere om innovative anskaffelser passer, samt hvordan innovasjon forstås i anskaffelsesregelverket.
Hva er innovative anskaffelser?
Innovative anskaffelser er samlebetegnelsen for ulike måter å benytte anskaffelser til å ta i bruk eller utvikle nye og bedre løsninger. Det skjer når du står overfor et behov, en utfordring eller en mulighet, og der de løsningene du kjenner ikke oppleves som gode nok, eller at det finnes løsninger i det hele tatt.
For at vi i det offentlige skal utføre våre oppgaver, anskaffer vi ofte varer og tjenester av leverandører i markedet. Måten vi løser disse oppgavene på, påvirkes i stor grad av hva vi kjøper. Hvis vi bare kjøper det vi kjenner eller har brukt før, går vi glipp av muligheter for bedre løsninger. Ved å snu fokus fra å beskrive løsningen du skal kjøpe, til jobben som løsningen skal gjøre, åpner du for innovasjon og mulighet til å få forslag til flere mulige løsninger.
Dette kan være løsninger som hjelper oss med raskere saksbehandling og beslutninger, bedre behandling i helsevesenet, billigere og mer bærekraftige bygg og veier, enklere og bedre digitale tjenester for oss som innbyggere, eller nye måter å avdekke kriminalitet på.
Hvorfor bør offentlig sektor samarbeide med leverandører i sitt innovasjons- og utviklingsarbeid?
Offentlig sektor står overfor komplekse samfunnsutfordringer og -muligheter som er godt utredet og dokumentert. Demografiske endringer, digitalisering og KI, bærekraft, synkende produktivitet og kompetansemangel er de mest fremtredende. Kjente utfordringer som offentlig sektor ikke har kapasitet eller kompetanse til å løse alene. Det er nødvendig å koble på ekstern kompetanse, kapasitet og innovasjonskraft. Innovative anskaffelser rommer både regelverk, metoder og verktøy som kan utnyttes i dette samarbeidet.
Kjennetegn ved innovative anskaffelser
En innovativ anskaffelse kjennetegnes ved at vi i offentlig sektor som oppdragsgiver:
- Tar utgangspunkt i behovet (utfordringen eller muligheten)
- Har åpen dialog med leverandørmarkedet tidlig
- Beskriver hva du ønsker å oppnå framfor å peke på løsning
- Bruker egne innkjøpsmetoder egnet for innovasjon
I en innovativ anskaffelse starter du med en grundig behovsavklaring, som involverer brukere. Tidlig i prosessen beskriver du behovet og ønskede effekter, før du kartlegger mulige løsninger og samler innspill fra markedet. Formålet er å åpne for at markedet kan foreslå nye løsninger, enten gjennom sin kompetanse, teknologi, nye måter å løse en oppgave på mm. Ved å beskrive ønsket ytelse og krav til funksjonalitet løsningen trenger for å gjøre jobben, heller enn hvordan det skal gjøres, gir leverandørene handlingsrommet til å foreslå ulike løsninger. Mer konkrete krav og detaljer avklares i dialog med leverandørene senere i prosessen. Etter markedsdialogen bruker du innsikten til å velge innkjøpsmetode, tilpasset din situasjon.
Tverrfaglig samarbeid
Innovative anskaffelser handler ikke bare om å kjøpe noe, det handler om å løse en utfordring som ofte er kompleks og ny. Da er det avgjørende at de som kjenner behovet (behovseier eller den som er ansvarlig for oppgaven/tjenesten), de som kan regelverk og de som har beslutningsmyndighet, jobber sammen fra start. Når behovseier, innkjøp og leder samarbeider gjennom hele prosessen, sikrer dere at løsningen treffer det reelle behovet, at prosessen gir handlingsrom for innovasjon, og at virksomheten står bak de valgene som tas. Det å utvikle eller ta i bruk nye løsninger skjer ofte i tett samarbeid med leverandører og brukere, som også spiller sentrale roller i prosessen. Testing underveis er gjerne en sentral del av dette, og det gir mulighet til å justere og tilpasse løsningen før den settes i drift.
Eksempler på hva kan løses gjennom innovative anskaffelser
Ombruk av vinduer, Oslobygg KF: I overgangen til mer sirkulære verdikjeder er ombruk og gjenvinning av byggematerialer et voksende behov. Vinduer fra eldre bygg er et typisk eksempel på et «problemprodukt»: de utgjør store volum, men har liten eller ingen mulighet for direkte ombruk. Oslobygg KF tok tak i utfordringen og utfordret markedet til å finne løsninger. Målet er å redusere mengden vinduer som ender på deponi, og å bidra til lavere forbruk av kvartssand i produksjon av nye vinduer – en ressurs det forventes å bli knapphet på i nær fremtid. Les mer om prosjektet og resultater: Oslobygg først i verden.
Prøvetaking og analyse i hjemmet, Sykehuset Østfold: Helsetjenesten står overfor stadig større kapasitetsutfordringer; økende antall pasienter samtidig med redusert tilgang på helsepersonell. Hvordan kan noe av utfordringene møtes ved å tilby medisinsk oppfølging til enkelte pasientgrupper gjennom prøvetaking og analyse utført av pasientene selv i hjemmet? Sykehuset gikk i dialog med markedet for å utvide forståelsen av muligheter. Gjennom en innovativ anskaffelse samarbeidet sykehuset med en leverandør om å utvikle teknologien som pasienten bruker for å ta blodprøve, analyserer og sender resultatet digitalt til pasientjournal og sykehuset, alt på et par minutter.
Ulike metoder for innovative anskaffelser
Når det ikke eller bare delvis finnes løsninger i markedet som dekker behovet, er det flere mulige veier til innovasjon gjennom anskaffelser. Hva du trenger å etterspørre og hvilken type prosedyre eller metode som passer for ditt behov, avhenger av hvor langt unna markedet er en fungerende løsning. Anskaffelsesregelverket har flere prosedyrer og metoder som er egnet for slike prosesser.
Når det ikke eller delvis finnes løsninger i markedet som dekker behovet:
Anskaffelse av utviklingstjenester (FoU)
Når markedet er langt unna en fungerende løsning for at behovet kan løses og det er nødvendig å utvikle noe helt nytt, eller vesentlig tilpasse eller endre eksisterende løsninger.
Her vet du ofte ikke hvilken type løsning som kan løse behovet, eller om det er mulig å utvikle en vellykket løsning i det hele tatt. Det du primært anskaffelser er derfor utviklingstjenester, ikke en ferdig løsning. Kjøp av utviklet løsning i begrenset omfang kan inngå, og noen prosedyrer åpner for både utvikling og kjøp. Typiske prosedyrer er
Anskaffelse av innovative løsninger
Hvis du er nærmere en fungerende løsning kan det være aktuelt å anskaffe helt ny teknologi - som du kanskje er den første til å teste ut? Det kan både være testing/pilotering i begrenset omfang, eller det kan være kjøp i større skala.
Her kan behov for utvikling og innovasjon enten legges inn som en del av konkurransegjennomføringen, eller som en kontraktsfestet del ved implementering av løsningen. Prosedyrer som ofte brukes til slike typer anskaffelser er konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling.
Les mer om anskaffelse av nyutviklede løsninger.
Innovasjonsvennlige anskaffelser - Tilrettelegge for innovasjon
Noen ganger dekker kjente hyllevareløsninger minimumskravene, men du ønsker likevel bedre løsninger. Ved å ta aktive grep, gjennom ytelses- og funksjonsspesifikasjoner og utforming av tildelingskriterier som gir leverandørene handlingsrom til å tilby nyskapende løsninger innenfor behov og funksjonskravene, tilrettelegger du for innovasjon. (Omtales ofte som innovasjonsvennlige anskaffelser). Egnede prosedyrer er
Når passer innovative anskaffelser?
Har dere en type løsning som dere ikke synes fungerer? Eller et behov dere selv ikke klarer å løse eller klarer å definere en løsning for? Da kan det å samarbeide med markedet om å få utviklet løsninger kan være en mulighet.
Ikke alle utfordringer krever nye løsninger. Før du vurderer om innovative anskaffelser er riktig vei å gå, trenger dere å forstå hvorfor noe ikke fungerer, Det kan være mange årsaker til at en løsning ikke møter behovene: feil bruk, manglende kompetanse, dårlig implementering, eller uklare krav. Hvis årsaken handler om forhold internt i egen virksomhet, vil ikke nødvendigvis en innovativ anskaffelse løse problemet.
Eksempler på refleksjoner som kan være med på å kartlegge behov
- Hvor opplever dere oftest driftsstans, feilmeldinger, nedetid eller tjenestesvikt?
- Hvilke tjenesteområder er i størst grad reaktive fremfor proaktive, det vil si at problemer håndteres etter at de har oppstått, i stedet for å forebygges?
- Hvor i virksomheten finnes de mest tid- eller ressurskrevende oppgavene som følge av manuelle prosesser?
- Hvilke oppgaver, nøkkelindikatorer (KPI-er) eller målsetninger fra virksomhetens strategi eller tildelingsbrev er dere lengst unna å innfri?
- Gjennomfør en kostnadsanalyse: Hvilke innkjøpskategorier eller utgiftsposter er størst, og er det muligheter for å redusere eller optimalisere kostnadsbildet?
Dere trenger en grundig analyse av nåsituasjonen som kartlegger årsaker, ikke bare symptomer. Start med utgangspunktet «hva er det vi egentlig trenger å oppnå, og hvorfor klarer vi ikke det i dag?». Dersom analysen viser at eksisterende løsninger på markedet ikke strekker til, og at dere mangler kompetanse, ressurser eller kapasitet til å løse det selv, kan innovative anskaffelser være riktig metode.
Her kan du bruke Leverandørutviklingsprogrammets "Kickstart" som et startpunkt for å identifisere utfordringer, definere behovet og å undersøke hva som finnes, og å gå i dialog med markedet for å utforske mulighetene. Kanskje finnes det en løsning fra en annen bransje som kan tilpasses, eller kanskje må noe helt nytt utvikles.
Innovative anskaffelser kan være relevant i flere situasjoner:
- Dagens løsning dekker ikke behovet godt nok
Kanskje løsningen dere bruker gir høye kostnader, dårlig kvalitet eller mangelfull funksjonalitet. Da kan en innovativ anskaffelse hjelpe dere med å finne noe bedre. - Behovet kan løses på nye måter
Teknologi og kunnskap utvikler seg. Det som tidligere krevde én type løsning, kan i dag løses raskere, billigere eller bedre med en annen tilnærming. En innovativ anskaffelse gir rom for å utforske dette. - En ny problemstilling eller et nytt behov har oppstått
Noen ganger oppstår behov som skyldes endringer i omgivelsene som ingen har måttet håndtere tidligere, for eksempel at ekstremvær skaper nye krav til beredskap og infrastruktur, eller at økt bruk av digital teknologi krever nye tilnærminger til sikkerhet. Behovet er så nytt eller spesifikt at markedet ennå ikke har utviklet gode nok løsninger. Innovative anskaffelser gir mulighet til å utvikle løsninger i samarbeid med leverandørmarkedet.
Risiko og kost-nyttevurderinger
Innovative anskaffelser innebærer ikke nødvendigvis å ta høy risiko. Det handler om å gjøre en bevisst vurdering; hva er kostnader og risiko ved å fortsette med dagens løsning, og hva er kostnader og risiko ved å etterspørre noe nytt?
Et eksempel: Et tjenesteområde har 100 millioner kroner i årlige kostnader. Ved å ta i bruk nye løsninger kan kostnadene reduseres med 5 prosent årlig, det vil si 5 millioner kroner per år. Over en tiårsperiode utgjør det 50 millioner kroner i mulige besparelser, forutsatt et stabilt kostnadsnivå.
Hva sier anskaffelsesregelverket om innovasjon?
Regelverket åpner eksplisitt for innovative anskaffelser. I lov om offentlige anskaffelser (LOA § 5a.) er det krav til at oppdragsgivere har en anskaffelsesstrategi og egnede rutiner som ivaretar samfunnshensynene, inkludert innovasjon.
For å åpne for nye eller vesentlig endrede varer, tjenester, produksjonsmåter mv. kan oppdragsgiver stille egnede krav eller kriterier som fremmer innovasjon. Oppdragsgiver kan også åpne for alternative tilbud.
En innovativ anskaffelse kan eksempelvis skje gjennom bruk av konkurranse med forhandling, innovasjonspartnerskap eller konkurransepreget dialog.
Anskaffelsesloven § 5o Innovasjon
Anskaffelsesforskriften har en definisjon av innovasjon og fremhever adgangen til markedsdialog.
Innovasjon: innføring av en ny eller betydelig forbedret vare, tjeneste eller prosess, inkludert produksjons-, bygge- eller anleggsprosesser, en ny markedsføringsmetode eller en ny organisasjonsmetode innen forretningspraksis, arbeidsplassorganisering eller eksterne relasjoner.
Anskaffelsesforskriften § 4-5h Definisjoner
Oppdragsgiveren kan gjennomføre markedsundersøkelser for å forberede anskaffelsen og gi informasjon til leverandørene om sine planer og behov. Oppdragsgiveren kan søke eller motta råd fra uavhengige eksperter, myndigheter, leverandører eller andre markedsaktører. Rådene kan brukes i planleggingen og gjennomføringen av anskaffelsen. Forutsetningen er at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet. Anskaffelsesforskriften § 8-1 Forberedende undersøkelser
Definisjonen av innovasjon beskriver hva innovasjon skal resultere i, ikke en fast terskel som må være oppfylt. Det viktige er ikke å vurdere om en anskaffelse er «innovativ nok», men å ha en anskaffelsespraksis som tar utgangspunkt i spørsmålet hva trenger vi å oppnå? før spørsmålet hva skal vi kjøpe? Regelverket er dermed utformet for å støtte opp under innovative anskaffelser, så lenge anskaffelsen gjennomføres på en åpen, forutsigbar og konkurransenøytral måte.
Hvordan gjennomføres innovative anskaffelser i praksis?
Under kan du lese mer om hvordan innovative anskaffelser kan gjennomføres i praksis.
Lurer du på om din problemstilling kan egne seg for en innovativ anskaffelse? Ta kontakt med DFØ, så hjelper vi deg på vei!
Kjennetegn ved innovative anskaffelser
I en innovativ anskaffelse går man i dialog med markedet før anskaffelsen, formidler behovet og overlater løsningen til leverandørene. For å lykkes med dette er noen elementer særlig viktige:
- God planlegging og behovsvurdering
- Åpen dialog med leverandørmarkedet i en tidlig fase av anskaffelsesprosessen
- Ytelses- og funksjonskrav som beskriver hva du ønsker å oppnå framfor å peke på løsningen/produktet
Et av de viktigste kjennetegnene ved innovative anskaffelser er at man tar utgangspunkt i behov og ønsket effekt i stedet for detaljspesifikasjoner. Dette fordi løsningene må utvikles og testes før de kan anskaffes og kommersialiseres. I løpet av denne prosessen vil spesifikasjonene ofte måtte endres og justeres.
Les videre
Her finner du mer informasjon om innovative anskaffelser og hvordan gå fram: