Konkurransepreget dialog

For konkurransepreget dialog gjelder de samme vilkårene som for konkurranse med forhandling, men gjennomføringen er forskjellig. I en konkurranse med forhandling vil oppdragsgiveren ofte ha en klar formening om hvilken løsning han skal anskaffe. I en konkurransepreget dialog vil oppdragsgiveren i Basert på dialogen, får du som oppdragsgiver et bedre grunnlag for å konkretisere behovet for anskaffelsen. Når løsningen er bestemt, inviteres leverandørene til å levere inn endelige tilbud. Vilkårene for bruk av konkurransepreget dialog er de samme som vilkårene for konkurranse med forhandling med forutgående kunngjøring (anskaffelsesforskriften §§ 13-1 og 13-2), men gjennomføringen er forskjellig. Dersom du derimot vet hvilken type løsning du skal anskaffe og hvordan du skal etterspørre den, kan en konkurranse med forhandling være bedre egnet.

I praksis vil en konkurransepreget dialog ofte være mer komplisert å gjennomføre enn en konkurranse med forhandling. Dette er fordi dialogen kan omhandle veldig forskjellige løsninger på oppdragsgiverens behov og måter å etterspørre løsningene på. Dette kan omhandle tekniske løsninger, rettslige og finansielle forhold og prosjektgjennomføring. Oppdragsgiveren gjennomfører dialogen med tilbyderne individuelt for å optimalisere den enkelte tilbyderens løsning ut fra de angitte behovene. Når løsningen er fastslått, inviteres leverandørene til å levere inn endelige tilbud.

Noen viktige stikkord for å lykkes med konkurransepreget dialog er:

• En god plan for dialogen med leverandørmarkedet – planen må være tydelig beskrevet i konkurransedokumentene. Det omfatter blant annet antall dialogrunder og innhold i hver av rundene.
•  Å lytte godt til alle innspillene som kommer i dialogen, og bruke disse aktivt for å få en best mulig anskaffelse.
• Et tverrfaglig anskaffelsesteam med mandat og kompetanse til å ta avgjørelser etter hvert som ting blir avklart i dialogen
• Tid og ressurser til å gjennomføre en god konkurransepreget dialog
• At kontrakten er av en viss størrelse som rettferdiggjør tid og ressurser investert i dialogen – både for deg som oppdragsgiver og for leverandørene

---

Tilfeller hvor konkurransepreget dialog kan være spesielt godt egnet

Om konkurransepreget dialog passer eller ikke, er en konkret vurdering i hver enkelt anskaffelse, forutsatt at vilkårene for å bruke prosedyren er oppfylt.

Konkurransepreget dialog kan likevel være særlig egnet:

• Der anskaffelsen er særlig kompleks
• Ved kjøp av innovative løsninger som er helt nye på markedet eller løsninger som ikke er fullt ut kommersielt tilgjengelige / markedsklare
• Dersom du som oppdragsgiver mangler erfaring med denne typen vare eller tjeneste og leverandørene ikke har erfaring med å selge løsningene. Med andre ord der det er behov for å ha dialog om hvordan anskaffelsen og leveransen skal gjennomføres på best mulig måte.

---

Vilkår for å benytte konkurransepreget dialog

Konkurransepreget dialog kan benyttes når en av fem vilkår i anskaffelsesforskriften § 13-2 er oppfylt.

§ 13-2. Vilkår for bruk av konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring og konkurransepreget dialog

Oppdragsgiveren kan bruke konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring og konkurransepreget dialog dersom

a. oppdragsgiverens behov ikke kan oppfylles uten at det foretas tilpasninger i allerede tilgjengelige løsninger;

b. anskaffelsen inkluderer design eller innovative løsninger;

c. anskaffelsens karakter, kompleksitet, rettslige eller finansielle sammensetning eller tilknyttede risiko gjør det nødvendig å forhandle;

d. oppdragsgiveren ikke kan utforme kravspesifikasjonene tilstrekkelig presist ved henvisning til en standard, europeisk teknisk bedømmelse, felles teknisk spesifikasjon eller teknisk referanse;

e. oppdragsgiveren i en forutgående åpen anbudskonkurranse eller begrenset anbudskonkurranse bare mottok uakseptable tilbud. Et uakseptabelt tilbud er et tilbud som oppdragsgiveren ikke kan akseptere fordi det inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene eller uklarheter som ikke må anses ubetydelige, ikke er levert innen tilbudsfristen, er levert av en leverandør som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, er unormalt lavt, ikke oppfyller bestemmelser om miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold som følger av nasjonale regler, EØS-regler, tariffavtaler eller internasjonale avtaler som angitt i vedlegg 5, overstiger oppdragsgiverens budsjett som er dokumentert fastsatt før iverksettelse av konkurransen, det foreligger bevis for ulovlig tilbudssamarbeid eller korrupsjon, eller det foreligger lignende forhold.

Prosedyren følger brukes for anskaffelser over EØS-terskelverdi (del III i forskriften).

Det er viktig at du som oppdragsgiver legger til grunn egne undersøkelser, innkjøpsfaglige vurderinger og tilbakemeldinger fra markedet som dokumentasjon for valg av prosedyren. Det anbefales derfor at dere tidlig går i dialog med markedet for å for eksempel få bekreftet at løsningen ikke er tilgjengelig i markedet, eller er så kompleks at det i en anbudskonkurranse vil være vanskelig for leverandørene å utarbeide tilfredsstillende tilbud eller forslag til løsning på behovet.

---

Forberedelser og plan for dialogen

Før konkurransen er det viktig å ha en god plan for dialogen. Du som oppdragsgiver må så langt det lar seg gjøre, kunne beskrive behovet ditt. I tillegg er det hensiktsmessig å beskrive forutsetninger, rammer og framdrift for dialogen i anskaffelsesdokumentene. Dette kan inkludere hvor mange dialogmøter det legges opp til og om oppdragsgiver underveis vil begrense antall løsninger eller tilbydere som deltar i dialogen.

Sett mål for den konkurransepregede dialogen. Det er viktig å vurdere hvordan dere skal bruke informasjon fra leverandøren til å ferdigstille behovsbeskrivelse og kravspesifikasjon. Derfor forutsetter prosessen at dere er i stand til å tolke og vurdere innspillene som leverandørene kommer med.

Du som oppdragsgiver må være klar for å ta avgjørelser underveis, og å spikre innhold før du går videre i prosessen. Derfor er det en fordel at noen i teamet har tidligere erfaring med prosedyren.

Det kan være mange leverandører uten tidligere erfaring med konkurransepreget dialog, så vær forberedt på mange spørsmål. Mange har gode erfaringer med å sette av tid til et informasjonsmøte om selve prosedyren.

Prekvalifisering / den innledende fasen i den konkurransepregede dialogen

Konkurransepreget dialog innledes med at leverandører skriftlig og samtidig inviteres til å gi tilbud. Denne fasen er åpen for at alle interesserte leverandører kan levere en forespørsel om å delta jf. anskaffelsesforskriften § 23-8 første ledd. For å avgjøre hvem inviteres til å delta i dialogen fastsettes det som oftest kvalifikasjonskrav, som leverandørene må dokumentere at de oppfyller i sin forespørsel om å delta i konkurransen.

Det er bare leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, som vil bli invitert til å delta i dialogen. Årsaken er at den konkurransepregede dialogen er ressurskrevende for deg som oppdragsgiver og for tilbyder. Oppdragsgiver ønsker derfor å kun ha dialog med de som oppfyller kvalifikasjonskravene og har en reell mulighet til å løse oppdraget. Hvis det også er satt en øvre grense, må du som oppdragsgiver opplyse om hvilke kriterier som vil bli benyttet ved utvelgelse av leverandører som inviteres til å inngi tilbud.

I en konkurransepreget dialog stilles et nedre krav om minst tre leverandører (§ 16-12 tredje ledd). Likevel må ikke konkurransen avlyses dersom det er færre enn tre leverandører som leverer inn forespørsel og/eller oppfyller kvalifikasjonskravene. Da kan du be om tilbud fra de leverandørene som er kvalifisert.

---

Gjennomføring av dialogen

I praksis er det dialogfasen som skiller konkurransepreget dialog fra de andre prosedyreformene. Formålet med den konkurransepregede dialogen er å finne ut av hvordan oppdragsgivers behov best mulig kan oppfylles. Under dialogen kan du som oppdragsgiver drøfte alle sider ved anskaffelsen. Dette kan være for eksempel pris, tekniske løsninger eller kontraktsvilkår. I den innledende fasen bør du ta de overordnede og prinsipielle valgene.

Konkrete eksempler kan være hvordan beboernes behov og pleierutiner best mulig kan ivaretas i en anskaffelse av ny velferdsteknologi i et sykehjem, eller hvordan ulike brukergrupper behov kan ivaretas og hvordan ny teknologi kan tilbys i en anskaffelse av videokonferanseutstyr på et universitet. I den avsluttende fasen bør du spikre de mer detaljerte temaene. Det kan være spørsmål knyttet til kontraktsklausuler, opsjoner, garantier, vederlagsform eller format på det endelige tilbudet. Det kan også være oppfølging av testfaster eller prototyping som nevnt under. I løpet av gjennomføringen av dialogen kan det oppstå flere situasjoner hvor du som oppdragsgiver ser at det er behov for endringer eller tilpasninger i konkurransegrunnlaget. Dersom du gjør endringer, skal de kommuniseres skriftlig og samtidig til alle deltagerne i dialogen. I etterkant av slike endringer, er det god anskaffelsespraksis å gi leverandørene tilstrekkelig tid til å eventuelt komme med reviderte tilbud.

Det er ingen formkrav til hvordan dialogen skal gjennomføres. Velg den metoden som fungerer best for din anskaffelse. For å ivareta kravet til etterprøvbarhet, kreves at dialogen dokumenteres. Det innebærer blant annet at dialogmøter og annen muntlig kommunikasjon mellom oppdragsgiveren og leverandøren dokumenteres gjennom skriftlige referat, lydopptak eller lignende. Dialogen kan også inkludere utvidet testing og verifisering av løsninger som omtales nærmere under.

Forskriften åpner for at du som oppdragsgiver kan tilby premier eller betaling til leverandørene som deltar i dialogen. Denne muligheten kan det være hensiktsmessig å benytte seg av i større og ressurskrevende dialoger for å oppmuntre til deltakelse fra flest mulige aktuelle leverandører.

Reduksjon av antallet tilbud eller løsninger

Du som oppdragsgiver kan beslutte at den konkurransepregede dialogen skal skje i flere faser. Da kan du redusere antall tilbud eller løsninger underveis. Dette gir deg muligheten til å stegvis identifisere de løsningsforslagene som er minst fordelaktige og som det derfor ikke er hensiktsmessig å fortsette dialogen om. Du som oppdragsgiver plikter å angi at du forbeholder deg retten til å redusere antallet tilbud eller løsninger, i kunngjøringen eller i invitasjonen til å bekrefte interesse. Selve reduksjonen av antall tilbud skal skje på grunnlag av tildelingskriteriene, jf.- (FOA § 23-11).

Du kan redusere antallet tilbud eller løsninger første gang i forkant av dialogen, dersom du har forbeholdt deg denne retten i anskaffelsesdokumentene. Oppdragsgiveren skal snarest mulig gi leverandørene som har fått sine tilbud eller løsninger forkastet, en skriftlig meddelelse om dette. Meddelelsen skal inneholde en kort begrunnelse.

Ønsker du å gjennomføre dialog i faser, er det lurt å ikke ta forhastede beslutninger. Det kan ta tid å gjøre en kvalifisert vurdering av hvilke løsningsforslag som faktisk er best.

Testing og prototyping som del av dialogen

Ved anskaffelse av løsninger som er nye i markedet, løsninger som ikke er fullt ut kommersialiserte, eller trenger tilpasninger til et nytt marked eller tjenesteområde, kan dialogfasen brukes for å teste og verifisere ulike løsninger.

Ved å tilrettelegge for at erfaringer og data fra testing (i testmiljøer eller faktiske brukertester) er en del av dokumentasjonsgrunnlag og dialog, kan du som oppdragsgiver få bedre innsikt i hvordan løsningene fungerer, og hvordan du skal etterspørre og gjennomføre disse på best mulig måte. Dette inkluderer blant annet vareprøver, integrasjonstester, stresstester, brukeropplevelser med mer. I den konkurransepregede dialogen vil det være naturlig å følge opp resultatene av testene for å få mer informasjon fra leverandør og bygge felles forståelse for leveransen. Dette kan omhandle feilrettinger, tilpasninger, brukerstøtte, ytelsesforbedringer og leveransekapasitet, garantier, back-up løsninger, og andre elementer som er viktige å inkludere i en kontrakt. Det må tydelig framgå av konkurransegrunnlaget hvordan testingen skal foregå, og hvordan resultatene brukes som dokumentasjonsgrunnlag i evalueringen.

Test og prototyping som del av dialogfasen kan være krevende og ikke minst kostbart for leverandørene. Du som oppdragsgiver bør derfor spesielt vurdere premiering og risikoavlastning hvis testing og prototyping inngår som en del av konkurransen

Hvordan ivareta grunnleggende prinsipper

For å ivareta krav om etterprøvbarhet, må dialogen dokumenteres. Dette inkluderer dialogmøter og annen muntlig kommunikasjon mellom deg som oppdragsgiver og leverandørene. Du må også sikre at prinsippet om forutberegnelighet overholdes. Det innebærer å gjennomføre dialogen i samsvar med det som er fastsatt i anskaffelsesdokumentene.

Kravet til likebehandling innebærer at du som oppdragsgiver skal behandle alle leverandørene likt i dialogen. I praksis betyr det at du ikke kan gi opplysninger til en eller flere leverandører som kan gi noen en fordel. Dersom styrkene og svakhetene ved et løsningsforslag påpekes og diskuteres med en leverandør, må oppdragsgiveren gjøre det samme med andre forslag. Det er imidlertid ikke et krav at det skal brukes like mye tid på hver leverandør eller at dialogen skal gjennomføres på en identisk måte. De ulike løsningsforslagene/tilbudene vil ha forskjellige styrker og svakheter, og du som oppdragsgiver kan tilpasse dialogen avhengig av de ulike fordelene og svakhetene. Det viktigste er at de overordnede vilkårene for dialogen er de samme.

Det er ikke lov til å avsløre løsninger eller andre fortrolige opplysninger overfor de andre deltakerne, med mindre dette aksepteres av den aktuelle leverandøren. Et samtykke skal gjelde de bestemte opplysningene som oppdragsgiveren planlegger å gi tilgang til.

---

Avslutningen av konkurransepreget dialog (FOA §23-9)

Når oppdragsgiveren har funnet de løsningene som kan oppfylle hans behov, skal han avslutte dialogen. Oppdragsgiveren skal invitere de gjenværende leverandørene til å gi endelige tilbud basert på løsningene de har fremlagt og presisert i dialogen. Du som oppdragsgiver skal vurdere om de endelige tilbudene inneholder alle elementer som er obligatoriske og nødvendige for utførelsen av prosjektet for å kunne levere løsningen.

På forespørsel fra oppdragsgiveren kan leverandørene avklare, presisere og optimere tilbudene. Dette kan for eksempel være avklaring av grensesnitt mot eksisterende systemer hos oppdragsgiver, forutsetninger leverandøren har lagt til grunn for sin løsning, avklaring rundt ressursallokering og nøkkelpersonell i prosjektteamet, metodikk for testing, implementering og utrulling, eller justering av hva som er inkludert i ulike prisposter.

Avklaringene kan ikke innebære endringer i grunnleggende sider ved tilbudene eller anskaffelsesdokumentene, inkludert behovene og kravene oppdragsgiveren har fastsatt, dersom det er sannsynlig at slike endringer fører til konkurransevridning eller forskjellsbehandling.

Det kan ikke oppstilles noen helt presise retningslinjer for hvor store endringer som kan tillates etter mottak av endelige tilbud. Forbudet mot konkurransevridning og forskjellsbehandling vil være styrende for hvilken type forbedring det vil være rom for i det endelige tilbudet.

Les mer om reglene for avslutning av dialogen, herunder avvisning av tilbud med vesentlig avvik, avklaringer og optimering av tilbudene i kapittel 34.5 i veiledning om anskaffelsesregelverket.

Det følger av anskaffelsesforskriften § 18-1 åttende ledd at oppdragsgiveren bare kan velge tilbud på bakgrunn av det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet.