Piloter på kontraktsoppfølging

Fire piloter viser hvordan offentlig sektor kan øke sin verdiskaping gjennom effektivisering og profesjonalisering av kontraktsoppfølgingen. Prosjektet gjøres i samarbeid med DFØ og Høyskolen Kristiania, som forsker på pilotene.

Publisert: 19. Mai 2020, Sist endret: 18. sep 2020

Kunnskapsdeling underveis i prosjektet

  • 4. juni 2020 oppstartwebinar - Pilotene presenterer seg og forskningsprosjektet til Høyskolen i Kristiania blir lagt fram

Nettsidene oppdateres kvartalsvis når pilotene har rapportert inn utvilking i prosjektene.

Om du ønsker kontakt med pilotene for erfaringsutveksling, ta kontakt med prosjektleder Fredrik R.Y. Mortensen, fredrik.mortensen@dfo.no, tlf. 908 56 704, eller Hege Strandhagen, hege.strandhagen@dfo.no, tlf. 912 44 858, så videreformidler vi kontaktinfo.

Nordre Follo

Nordre Follo er en kommune i Viken fylke. Nordre Follo ble etablert 1. januar 2020 ved sammenslåing av Ski og Oppegård kommuner. Antall innbyggere er ca. 60.000.

Status 2. kvartal 2020

Mål

Nordre Follo antar at de har tilnærmet lik organisering i juni 2021, den interne organiseringen i de ulike teamene i Anskaffelser skal gjennomgås i løpet av september. Dette vil være en prosess med medvirkning fra alle ansatte i Anskaffelser.

Innkjøpsfunksjonen (Anskaffelser) i Nordre Follo er sentralisert, og har i dag 11 ansatte fordelt på 9 team (innkjøpsrådgiverne sitter i flere ulike team).

I dag er anskaffelser overordnet organisert sammen med blant annet enhetene regnskap, og byggeprosjekter. Det er positivt for oppgavene anskaffelser skal gjennomføre i forhold til kontraktsoppfølging og gevinstrealisering.

Det arbeides med en ny anskaffelsesstrategi som ferdigstilles og besluttes på slutten av året, denne vil kunne gi føringer for hva som skal prioriteres.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Vurdere organiseringen i de ulike teamene i Anskaffelser, september 2020.
  • Avventer eventuelt føringer etter at kommunestyret har godkjent anskaffelsesstrategien, desember 2020.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

Footer inn her

Mål

Det skal fortsatt være ressurser som skal ha kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave.  Hvor mange, og om det skal være en eller flere dedikerte ressurser er noe som organiseringen innad i Anskaffelser vil ses på i september.

Hvordan forvalter dere avtalene deres i juni 2021, sammenlignet med i dag?

Footer inn her

Mål

Nordre Follo skiller i dag mellom:

  1. Rammeavtaler, forvaltes etter utarbeidet rutine for kontraktsoppfølging, som i dag.
  2. Entrepriseavtaler, her er målet at vi, for å sikre at nødvendig oppfølging blir gjort, går opp en grenseoppgang og en rollefordeling med avdeling Byggeprosjekt, Vann og anlegg og Vei og park (som er de enheter som i hovedsak har entrepriseavtaler) på hvordan og hvem som følger opp hva.
  3. IT avtaler, her er målet å utarbeide en struktur for hvordan og hvem som skal ha ansvar fort kontraktsoppfølging av IT avtaler. (I dag er det IT avdelingen som følger opp lisensavtaler, GDPR/databehandleravtaler følges opp av eget team).

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Møter og dialog med entreprisemiljøet i NFK, i løpet av oktober 2020.
  • Møter og dialog med IT miljøet for å avklare hvordan og hvem som skal følge opp IT avtaler.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i juni 2021? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Footer inn her

Nordre Follo bruker Mercell-KAV verktøy, Excel og Forms.

Mål 

Fortsette med de verktøy som benyttes i dag, vurdere å ta i bruk DFØ sitt verktøy for oppfølging av lønns- og arbeidsforhold.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Vurdere DFØ sitt verktøy på lønns- og arbeidsforhold

Hvordan følger dere opp lønns og arbeidsvilkår?

Footer inn her

Vi følger opp myndighetspålagte lover og regler på dette området. Det er laget et forslag til rutiner for oppfølging av lønns- og arbeidsforhold (skjema etter DFØ’s mal).  Vi innhenter «Egenerklæring, lønns og arbeidsforhold» på aktuelle avtaler ved kontraktsinngåelse, og gjentatte ganger gjennom kontraktsperioden etter behov, og foretar risikovurdering av disse.

Mål

Målet er å følge opp det vi er forpliktet til å følge opp, det vil si følge opp lønns- og arbeidsvilkår i henhold til minste krav i lov og forskrift om offentlig anskaffelser, samt å imøtekomme eventuelt krav utover dette som blir besluttet i ny anskaffelsesstrategi. Anskaffelsesstrategien skal vedtas av kommunestyret i desember 2020.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Ferdigstille rutine for lønns- og arbeidsforhold, oktober 2020
  • Tilpasse anskaffelsene eventuelt etter ytterligere krav i anskaffelsesstrategien.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Footer inn her

Mål

Innkjøpsleder har behov for:

  • At det leveres tall på de definerte målene som er satt, og som videreformidles til ledergruppen.
  • Informasjon om hva som avdekkes gjennom kontaktsoppfølgingen, det være seg avvik og annen relevant informasjon.
  • Avtaler følges opp i henhold til krav i lov og forskrift for offentlig anskaffelser.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Fortsette rapporteringen på de målene som er satt for Anskaffelser og som er forankret med ledergruppen i Nordre Follo kommune.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Footer inn her

Mål

Bedre og tettere dialog med virksomhetsledere og brukerne av avtalene.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • God dialog med virksomhetsledelsen og kommunalsjefene
  • Samarbeidsmøter med virksomhetene
  • Rapportering på status og avvik
  • Fortsette å gi tilgang til inngåtte avtaler i Mercell
  • Eventuelt endring av rutiner og maler ved behov

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Footer inn her

Rapporteringspunkt på innkjøpspraksis relatert til etikk, klima og miljø.

Mål

Fortsette å rapportere på de mål som er satt pr i dag, og justere disse dersom det komme andre føringer på nye eller endrede rapporteringspunkter.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • En ny anskaffelsesstrategi vil synliggjøre NFK sitt ambisjonsnivå på områdene etikk, klima og miljø. Det er forventet at dette vil bidra til nye eller endrede rapporteringspunkter.

Hva er virksomhetens kontrakts lojalitet i juni 2021, og hvordan vil du vite det?

Footer inn her

Mål

Målet er at Nordre Follo sin kontraktslojalitet skal være økende, og i tråd med de målene som er satt. Lojalitetsteamet analyserer leverandør «spendet» ved inngangen og utgangen av et år, og sjekker omsetning mot avtaleleverandører vs. ikke avtaleleverandører

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

For å øke avtalelojaliteten:

  • Flere rammeavtaler
  • Flere avtaler på e-handel
  • Gjennomføre samarbeidsmøter med virksomhetene
  • Følge opp lojaliteten til avtalene, gjennom direkte dialog med bestillere
  • Evaluering av tidligere rammeavtaler og det som kommer frem gjennom kontaktsoppfølgingen. Hvilke endringer må eventuelt gjøres i ny konkurranse for å få en bedre avtale med større avtalelojalitet?

Organisering av innkjøpsfunksjonen i Nordre Follo

Innkjøpsfunksjonen i Nordre Follo har én fagsjef og én fagutvikler, samt ni innkjøpsrådgivere som er fordelt på ni team. Hver innkjøper sitter i tre-fire ulike team.

Fem av innkjøperne er medlemmer i ett kontraktsoppfølgingsteam med 20 % dedikert ressursbruk hver. I praksis én stilling delt på fem.

Organisasjonsstrukturen skal gi bredde i kompetansen samtidig som de får en form for spissing av kompetansen. Organiseringen innad i innkjøpsfunksjonen gjaldt fra ny Nordre Follo kommune 01.01.20, og skal evalueres i september 2020.

Hvordan avtalene forvaltes

Rammeavtaler

Nordre Follo kommune har i dag ca 130 rammeavtaler som Kontraktsoppfølgingsteamet følger opp:

  • Rammeavtalene er fordelt på de fem som er i kontraktsoppfølgingsteamet.
  • Det er laget en rutine for kontraktsoppfølging som vi jobber etter.
  • Det ville ikke være alle punkter i rutinen som gjelder alle rammeavtaler, det kommer an på størrelse og kompleksitet.

Andre avtaler

Teamet følger også opp entreprisekontrakter og øvrige avtaler på enkelte områder, f.eks lønns- og arbeidsforhold.

Oppfølgingen av entreprisekontrakter ligger i hovedsak hos Byggeprosjekter/juridisk avdeling og IKT – kontrakter hos Digitalisering og innovasjon. Det vil si hos fagenheter som skal ha særlig kompetanse på dette, både faglig og juridisk.

Bruk av systemer, spørreundersøkelser mm.

  • KAV (brukes på det som er mulig)
  • Excel
  • Forms i tidlig testfase (kun startet med å definere spørsmål som skal ut som en spørreundersøkelse til brukere av en avtale)
  • Ellers så har hver enkelt kontraktsoppfølger sitt system i forma v mappestruktur etc for sine rammeavtaler.

Rapportering til ledelsen

Hva som rapporteres i Nordre Follo

  • Spend
    • Leverandør spend (kr)
    • Totalt antall leverandører
  • Avtalelojalitet
    • Andel av total spend til avtalelev i %
    • Andel avtalelev av total lev i %
  • E-handel
    • Antall omsetning gjennom e-handelsløsningen
    • Antall ordre gjennom e-handelsløsningen
    • Antall matche faktura
  • Besparelse
    • Rammeavtaler, forhandlinger, feilfaktureringer, matchefaktura, endrede behov, bortfall av kjøp, stamdardisering etc
  • Gjennomføring av konkurranser
    • Antall nye rammeavtaler
    • antall gjennomførte konkurranser med forhandling
  • Kontraktsoppfølging
    • Antall gjennomførte statusmøter
  • Miljø (klimaregnskap)
    • Antall gjennomførte konkurranser med miljøkrav

Ønsker for rapportering i fremtiden

Nordre Follo ønsker å rapportere på en så enkel måte som mulig, og ser at andre viktig områder å rapportere på kan være:

  • Lønns- og arbeidsvilkår
  • Lærlinger
  • Etiske krav
  • Miljøkrav

En anskaffelsesstrategi skal fremmes til politisk behandling høsten 2020. Anskaffelsesstrategien og kommunens overordnede planverk vil gi noen føringer for hva kommunene skal rapportere på.

Rapporteringspunkter som kan dras ut fra kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.

Kommuneplan legger føringer for oss i forhold til samfunnsansvar, klima og miljø. Anskaffelsesstrategi, overordnet klimaplan, strategi – og handlingsplan og virksomhetsplaner vil legge flere føringer for aktuelle rapporteringspunkter i tiden fremover. 

Nordre Follo kommune er en ny kommune, det er fortsatt mange ting som ikke har kommet helt på plass.

Kontraktslojalitet

Nordre Follo kommune består av to kommuner (Oppegård og Ski) som slo seg samme pr 1.1.2020.

  • De to kommunene hadde ulike regnskapssystem som gjorde det noe utfordrende gjennom en enkel analyse få opp oversikten over det totale spendet.
  • Det forelå heller ikke en beslutning i de to kommunene om at alle avtaler skulle lagres sentralt, hvilket vil si at Anskaffelsesenheten ikke p.t har oversikt over alle inngåtte avtaler og lojaliteten på disse.
  • Heller ikke en totaloversikt på kjøp på områder som er unntatt anskaffelsesregelverket.

De vet at det er et stort forbedringspotensiale i forhold til å:

  1. Få opp lojaliteten til allerede inngåtte avtaler
  2. Kartlegge avtaler som ligger ute i virksomhetene
  3. Kartlegge behov for nye rammeavtaler
  4. Få oversikt over innkjøp som unntatt lov og forskrift om offentlig anskaffelse.

Anskaffelsesenheten har startet jobben med å forbedre disse områdene, noe som også gjenspeiler seg i de målene de jobber etter.

Nordre Follo kommune har derfor ikke konkrete tall de kan gå ut med på hva som er den faktiske kontrakts lojaliteten pr i dag.

Kystverket

Kystverket er en nasjonal etat for kystforvaltning, sjøsikkerhet og beredskap mot akutt forurensing og ligger under Samferdselsdepartementet.

  • Kystverket arbeider aktivt for en effektiv og sikker sjøtransport gjennom å ivareta transportnæringas behov for framkommelighet og effektive havner.
  • Kystverket driver forebyggende arbeid og reduserer skadeeffektene ved akutt forurensing, og medvirker til en bærekraftig utvikling av kystsonen.

Status 2. kvartal 2020

Mål

Kystverket har som hovedmål å arbeide systematisk for sikre, effektive og profesjonelle anskaffelser, og gjennom dette oppnå at Kystverket får «mer for pengene». Gjeldende innkjøpsstrategi for 2018-2020. Kystverket er i en OU- prosess og vi regner med at omorganiseringen vil påvirke handlingsplan for kommende strategiperiode, selv om hovedmålene og delmålene nok vil bestå. Delmålene i strategien 2018-2020 er:

1. Kystverket skal gjennomføre lovlige og kostnadseffektive anskaffelser, samt sikre fremtidsrettede løsninger.

2. Alle faser av anskaffelsesprosessen skal gjennomføres effektivt (digitalisering).

3. Kystverket skal vise samfunnsansvar i alle anskaffelser.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Revisjon av gjeldende innkjøpstrategi høst 2020.
  • Utarbeide ny handlingsplan basert på ny innkjøpsstrategi for kommende periode 2021-2023. Arbeidet kan starte opp først vi vet hvordan ny organisasjonsstruktur som skal gjelde for innkjøpsfunksjonen
  • Implementere innkjøpsstrategi 2021-2023 i ny organisasjon.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

Footer inn her

Mål

Kystverket har som mål å redusere antallet kontraktsforvaltere i organisasjon. Pr. i dag er det 120 kontraktsforvaltere der tilnærmest alle har rollen kontraktsforvalter i tillegg til andre roller i organisasjonen. Kystverket ønsker i større grad dedikerte ressurser og har derfor som mål og minimum «halvere» antallet kontraktsforvaltere innen juni 2021.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Kartlegge kontraktsoppfølgingsprosesssen
  • Kartlegge kompetanse og kapasitet blant de som utøver rollen Kontrakstforvalter i organisasjonen
  • Redusere antallet kontraktsforvaltere i Kystverket
  • Kompetanseheving
  • Implementering

Hvordan forvalter dere avtalene deres i juni 2021 sammenlignet med i dag?

Footer inn her

 

Mål 

Kontraktsoppfølging foregår mer systematisk og Kystverkets kontraktsregister og administrasjonsverktøy brukes aktivt. Den som utøver rollen Kontraktsforvalter har tilstrekkelig faglig, kommersiell og kontraktsrettslig kompetanse til å forvalte kontrakter på vegne av Kystverket. Kontrakstoppfølging skjer i henhold til Kystverkets gjeldende retningslinjer som fremkommer av kvalitets- og styringssystemet og i overensstemmelse med overordnede målingspunkt (KPI).

Kystverkets internrevisjon gjennomførte en revisjon på området kontraktsoppfølging i 2019. Tiltak fra rapporten er allerede innarbeidet i Kystverkets handlingsplan i gjeldende innkjøpsstrategi og vil bli videreført hvis målene ikke er oppnådd.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Viderefører kontraktsoppfølgingsarbeidet som fungerer godt og jobber videre med konkrete aksjonspunkter fra internrevisjonens rapport fra 2019, der målene ikke er innfridd.

  • Dedikerte kontraktsforvaltere følger opp avtalene sammen med fagansvarlige.

  • Fortsetter å måle aktiviteten i KAV

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i juni 2021? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Footer inn her

Mål

Kystverket har som resultatmål at alle kontrakter skal følges opp via Kystverkets kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV), for tiden Mercell.

Kystverket har ikke systematisert hvordan evaluering av mottatte varer og tjenester foregår, derfor er målet å utarbeide og teste ut system for evaluering, som i neste strategiperiode kan implementeres i organisasjon.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Finne piloter i organisasjon som kan teste ut de evalueringsverktøy som er utarbeidet av DFØ.

  • Videreutvikle system (instruks og retningslinjer i KS) for evaluering av leverandører.

  • Implementering i organisasjonen, full skala.

Hvordan følger dere opp lønns og arbeidsvilkår?

Footer inn her

Mål

Fra Kystverkets innkjøps- og anskaffelsesstrategi 2018-2020:

Kystverket skal vise samfunnsansvar i alle anskaffelser. Alle tjenestekontrakter skal ha krav til lønns- og arbeidsvilkår, og kystverket skal gjennomføre risikobaserte tilsyn og etterleve påseplikt.

Kystverket gjør tilsyn i bransjer med allmenngjøringsforskrifter, slik som:

renholds-, transport-, verksteds-, verfts-, og bygg- og anleggsbransjen. Stabsenhet for innkjøp og anskaffelser ved hovedkontoret gjør utvalgte tilsyn i større prosjekter. Kontraktsforvaltere i linjeorganisasjon følger opp sine kontrakter selv, også hva angår oppfølging av krav om lønns- og arbeidsvilkår. Stabsenheten gjorde 10 tilsyn i 2019 og vil fortsette denne tilsynsordning i 2020/2021.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Lage handlingsplan for gjennomføring av tilsyn av påseplikten og etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår 2020/2021.

  • Gjennomføring av tilsyn med oppfølging av funn.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Footer inn her

Mål

Kystverket har som mål at kontraktregisteret til enhver tid er oppdatert med gyldige avtaler slik at Kystdirektøren og den enkelte leder har oversikt over de økonomiske og ressursmessige forpliktelser, som er bundet opp i avtaler.

Slik Kystverket er organisert med desentraliserte innkjøpsfullmakter, er det leder i linjeorganisasjonen som er budsjettansvarlig og avtaleeier. Innkjøpsleder på hovedkontoret har behov for å sikre seg styringsinformasjon knyttet til rollene som utøves desentralisert, vedrørende kompetansenivå, kapasitet/ ressursbruk, bruk av systemløsning (KGV og KAV), etterlevelse av anskaffelsesregelverk og interne instrukser (kvalitets- og styringssystemet).

I samarbeid med Økonomi- og virksomhetsstyringsstaben utarbeides SPEND- analyse som linjeorganisasjonen kan bruke for å analysere, kategorisere og planlegge sine innkjøp.  I forbindelse med OU- prosessen kystverket er i kan det bli aktuelt å sentralisere noe av innkjøpsfunksjonen, som i dag gjøres desentralisert. Innkjøpsleder kan da komme til å få en annen rolle i organisasjonen enn tidligere, noe som vil kunne påkreve en annen type styringsinformasjon. Dette er foreløpig uklart.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

Innkjøpsleder bidrar inn i OU- prosessen og kommer med innspill knyttet til hva slags styringsinformasjon som må etterspørres, avhengig av hvordan man velger å organisere innkjøpsfunksjon i ny struktur. En mer sentralisert innkjøpsfunksjon krever en annen styringsinformasjon til virksomhetsledelsen enn dagens desentraliserte struktur med delegerte innkjøpsfullmakter og kontraktsforpliktelser.

- Dersom virksomhetsledelsen velger å sentralisere innkjøpsfunksjonen må det utarbeides et nytt sett av styringsinformasjon.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Footer inn her

Mål

Rapportering

Alle virksomheter i Kystverket rapporterer tertialvis på innkjøp. Det er leder sitt ansvar å sikre etterlevelse av innkjøpspolitikken og måloppnåelse på Kystverkets innkjøpsstrategi.

1. Enheten skal gjør rede for iverksatte tiltak for måloppnåelse på innkjøpsstrategi.

2. Enheten skal legge ved en samlet oversikt over sine anskaffelser og kontrakter.

Måleindikatorer:

Innkjøp utgjør omtrent halve budsjettet til Kystverket, det medfører at måten man inngår avtaler på og forvalter disse har betydning for i hvilken grad man har styring og kontroll med denne delen av budsjettet, og virksomheten. Hovedmålet er at Kystverket systematisk skal arbeide for å sikre, effektive og profesjonelle anskaffelser. For å oppnå denne målsetningen har vi valgt å operasjonalisere oppgaven i tre underpunkter, vi gjengir noen av målepunktene:

  1. Gjennomføre lovlige og kostnadseffektive anskaffelser, samt sikre fremtidsrettede løsninger. I dette ligger det et ønske om å gjennomføre lovlige anskaffelser, og måle dette gjennom indikatorer. Vi måler gjennom antall klagesaker til KOFA hvor vi ikke får medhold. Dette skjer ikke ofte, men det skjer og vi forsøker da å dra lærdom av dette og korrigere organisasjonen adferd på bakgrunn av slike avvik. Likeledes korrigere når egenkontroll, internrevisjon eller Riksrevisjon finner avvik, noe vi også måler på. Ved rullering av innkjøpsstrategi ønsker vi å spisse indikatorene i større grad mot gode anskaffelser, i tillegg til lovlighet. Vi ønsker også å måle på anskaffelser der vi har gjennomført dialog med leverandøren i forkant eller har initiert en innovativ anskaffelse. 
  2. Effektive anskaffelser. Per i dag er indikatorene på effektive anskaffelser knyttet til bruk av tekniske system. Vi måler på antall anskaffelser over 100 000 kr som gjennomføres i konkurransegjennomføringsverktøy. Vi er bevisst på at vi ut 2020 har indikatorer som primært går på bruk av systemer (prosess) og grad av digitalisering. Vi vil i neste innkjøpsstrategiperiode legge til kriterier som går på avtaledekning, oppfølging og besparelser i tid, kroner og kvalitet. Vår organisasjon er i en modningsprosess, med tanke på innkjøpsteori.
  3. Vise samfunnsansvar i alle anskaffelser. Dette er ett vidt område der arbeidslivskriminalitet og etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår, samt gjennomføring av risikobaserte tilsyn og etterlevelse av påseplikten er prioritert. Krav til lærlingordning skal også følges opp og Kystverkets miljømål skal etterleves. Generelt har vi ett mål om at vi ikke skal ha negative medieoppslag knyttet til samfunnsansvar, vi vil være flinke på samfunnsansvar.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Kompetansebygging og utvikling for alle med roller i innkjøpsprosessen er avgjørende.

  • Innkjøpsstrategien går ut i 2020 og skal derfor revideres i år.

- Vi forsøker å gjøre den tertialvise rapporteringen så enkel og effektiv som mulig, målet er at man på sikt ikke skal bruke tid på å fremskaffe rapporteringsdata, alle kan lese av rapporteringsdata i sann tid.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Footer inn her

Mål

I tildelingsbrevet fra departementet har vi tydelige krav til Kystverket knyttet til økonomireglementet og lovlighet og spesifikke krav til arbeidslivskriminalitet.

I oppdraget fra Kystverket til Stabsenhet for innkjøp og anskaffelser er det i store trekk knyttet til innkjøpsstrategi. Konkret er det i denne perioden krav knyttet til implementering og bruk av «nytt» konkurransegjennomføringsverktøy og verktøy for kontraktsadministrasjon. Motvirkning av arbeidslivskriminalitet og sikring av lovlighet knyttet til anskaffelser. Dette er primært knyttet til  styring, gjennom bruk av kvalitetssystem og etterlevelse av dette i organisasjonen. Dette måles gjennom bruk av systemer, og avvik gjennom egenkontroll, internrevisjon eller riksrevisjon.

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i juni 2021, og hvordan vil du vite det?

Footer inn her

Mål

Gjennom arbeidet med ny innkjøpsstrategi vil kystverket gjennomgå målene, samt tiltak og vurdering av ønsket effekt. Kystverket har vedtatt en ny organisering som medfører større grad av sentralisering, ved at man korter inn styringslinjer. Per nå avventer vi detaljer på hvordan dette skal gjøres i praksis og hvordan «produksjonslinjen blir seende ut. De som jobber med innkjøp ønsker at dette medfører en større sentralisering av innkjøpsarbeidet.

Kontraktslojalitet er enklere å få til med bruk av bestillingssystem (e-handel) Kystverket er veldig spent på utviklingen av disse systemene, de har ventet i mange å på en god løsning som kan digitalisere en større grad av bestillingene og dermed sikre kontraktslojalitet.

Inntil så skjer, kan de måle antallet elektroniske bestillinger og avtaledekning.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Utarbeide ny innkjøpsstrategi.

  • Avventer ny organisasjon og hvordan styring og produksjon skal foregå.

Hvordan avtalene forvaltes

Kystverket har til enhver tid omtrent 500 aktive avtaler fordelt på 120 kontraktsforvaltere.

Kontraktsansvarlige har ansvar for at kontrakter blir etterlevd og fulgt opp. Kontraktsforvalter har som regel ansvaret for etterlevelse og kontraktsoppfølging. Variasjon i kompetanse og måten disse forvaltes på.  Typisk vil forvaltere med stor portefølje ha større kunnskap å utøve større profesjonalitet.

Bruk av systemer, spørreundersøkelser mm.

I dag bruker Kystverket Mercell. Fra 1. april skiftet de systemleverandør fra TendSign til Mercell og er i prosess med å implementere nytt KAV.

Rapportering til ledelsen

Hva som rapporteres i Kystverket

Kystverket rapporterer grovt sett på tre parameter:

  • Lovlighet (etterlevelse og bruk av system,
  • Effektivisering/digitalisering
  • Samfunnsansvar

Ønsker for rapportering i fremtiden

Kystverket ønsker ikke å rapportere i fremtiden. De vil at alle nøkkeltall skal kunne leses ut av systemene i sann tid. Heldigitalisering er målet.

Det må være interesse/fokus på:

  • Lovlighet (etterlevelse og bruk av system)
  • Effektivisering/digitalisering
  • Samfunnsansvar

Typisk: fokus på kontraktsoppfølging fra ledelsen, derfor er KPI på kontraktsoppfølging viktig. (Arbeidslivkriminalitet etterspørres i dag, men bør desentraliseres til alle kontraktseiere.)

Rapporteringspunkter som kan dras ut fra kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.

Tildelingsbrev:

  • Lovlige anskaffelser
  • Samfunnsansvar, tiltak for å hindre arbeidslivskriminalitet
  • Effektivisering, indirekte krav som bla. trigger digitalisering.

 

 

Kontraktslojalitet

Kystverkets kontraktslojalitet er varierende. Noen er veldig flinke og pliktoppfyllende. Andre er kanskje bare sporadisk eksponert for kontraktslojalitet.

Bestilling på avtaler, er stort sett veldig bra. Dersom man vet om en kontrakt så brukes denne, man handler på kontrakten. I en ideel verden ville all handel foregå gjennom en ehandelsløsning, først da vil kystverket ha 100% etterlevelse. Kystverket har mange lokasjoner langs kysten, noe som medfører ulikt behov og desentraliserte beslutninger, som igjen gir risiko for feil. 

Når det gjelder kontraktsoppfølging, så er det fra de som lager kontraktoppfølgingsplaner, og dokumenterer kontraktsoppfølgingen- til de som sjekker faktura før de betaler. Dette henger ofte sammen med kompetanse og omfanget av kontraktsoppfølgingen.

Viken

Viken fylkeskommune består av de tidligere fylkene Akershus, Buskerud og Østfold, samt noen omliggende kommuner. Til sammen har Viken 1,2 millioner innbyggere.

Status 2. kvartal 2020

Hvordan ønsker dere at innkjøpsfunksjonen er organisert i juni 2021 sammenlignet med juni 2020?

Footer inn her

Mål 

Som anskaffelsesavdeling i et nyetablert fylke har vi vært gjennom en lang prosess for å lande dagens organisering. Det er ikke planlagt store endringer det neste året, men en videreutvikling av det vi har begynt på. Vi ønsker å øke ressurskapasiteten i alle seksjoner, slik at vi kan ha et økt fokus på utvikling og spesialisering, og ikke la den daglige driften styre hvilken retning vi beveger oss i.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Utarbeide kategori-tre per kategoriseksjon (Kategoriseksjonene er: IKT, Varer og Tjenester)

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

Footer inn her

Mål

Totalt har vi i juni 2020 fire ansatte som er dedikert til kontraktsoppfølging, tilsvarende 400 % stilling fordelt på 2 av 3 seksjoner. Målet er å øke dette med 100 % - 400 %, fortrinnsvis ved å dedikere flere personer, eller ved å frigi og dedikere 20-50 % av stillingene til de som i dag jobber med andre ting dersom dette er eneste alternativ.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Frigi anskaffelses-ressurser for å dedikeres til kontraktsoppfølging.

Hvordan forvalter dere avtalene deres i juni 2021 sammenlignet med i dag?

Footer inn her

Mål

Vi har to overordnede mål for kontraktsoppfølgingen i fylket det neste året. 1. Vi vil samordnes mellom seksjonene mht. arbeidsmetodikk, slik at vi oppleves som én enhet. 2. Vi ønsker å bli mer proaktive i kontraktsoppfølgingsarbeidet. Særlig ønsker vi her å lande rutiner for undersøkelser, både rettet mot brukere og leverandører, slik at vi oppleves som proaktive og bl.a. kan fange opp og optimalisere bruk av rammeavtalene før det oppstår alvorlige avvik hos begge parter.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Vi skal videreutvikle og enes om vår overordnede rutine for kontraktoppfølging, med tilhørende veiledere. Dette vil være de førende dokumentene for all kontraktsoppfølging i fylket.

- Ferdigstille konkrete rutiner på leverandør- og brukerundersøkelser

- Ferdigstille konkrete rutiner på oppfølging av KPI’er per avtale

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i juni 2021? For eksempel Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger og spørreundersøkelser.

Footer inn her

Mål

Vi benytter Excel og Vismas KAV-verktøy aktivt for å holde oversikt. KAV er også det viktigste verktøyet for å ha informasjon om alle avtaler tilgjengelig ut til fylkets brukere, sammen med Microsoft teams, hvor vi løpende oppdaterer innkjøpskontaker på nye avtaler og andre nyheter.

Vi benytter forms for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår, brukerundersøkelser og leverandørundersøkelser for å følge opp tilfredshet på begge sider av en avtale.

Vi benytter et innkjøpsanalyseverktøy fra KMD for å gjøre analyser av ting som omsetning, ehandelsbruk, lojalitet og mye mer knyttet til oppfølgingen av avtaler. I 2021 er dette fullt operativt i alle seksjoner, slik at kontraktsrådgiverne følger opp sine egne avtaler.

Det neste året kjøres pilotprosjekt på Visma CLM, fullføres i juni 2021. Dersom det viser seg at verktøyet er godt nok til å ta over for en del av oppgavene KAV benyttes til i dag, og/eller til å fungere som avvikssystem, vil dette implementeres høsten 2021.

På sikt er ønsket å nærme oss obligatorisk bruk av ehandel ved bestilling på rammeavtaler.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Fullføre implementering av KMD innkjøpsanalyse, herunder ferdigstille datagrunnlag og opplæring av brukere

- Starte opp og gjennomføre CLM-prosjekt

- Sette opp maler for leverandør- og brukerundersøkelser i Forms, basert på forms-verktøy fra Digdir.

Hvordan følger dere opp lønns- og arbeidsvilkår?

Footer inn her

Mål

Egenrapporteringsskjema (forms) sendes alle aktuelle leverandører ved signering av avtale, og kreves tilbake innen en måned. Sendes på nytt i forkant av eventuell prolongering.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Følge opp at de nye rutinene benyttes for alle aktuelle områder

- Sette i gang prosjekt i etterkant av vedtak av nye seriøsitetskrav (Viken-modellen) for å vurdere videre oppfølgingsmuligheter.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Footer inn her

Mål

Ledelsen har behov for all informasjon som kan forenkle innkjøpsadministrasjonen, og bidra til å ta avgjørelser på virksomhetsnivå.

Dette handler i stor grad om å ha god kontroll på avtaleporteføljen, ha kontroll på forbruket og på oppgavene som må utføres.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Innkjøpsanalyseverktøyet fra KMD skal implementeres ferdig slik at ledelsen når som helst kan hente ut verdier og styringsinformasjon.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Footer inn her

Mål

Virksomhetsledelsen trenger informasjon som bidrar til forståelse for at anskaffelsesavdelingen ikke er en utgiftspost, men «et besparelsessenter». Ved å investere i ressurser hos anskaffelsesavdelingen vil man øke muligheten for å spare penger og frigjøre ressurser/midler til kjernevirksomheten. Dette bør blant annet være tall på besparelse som følge av rammeavtaler og andre avtaler.

I tillegg er det nødvendig å vise resultater på overordnede føringer innen samfunnsansvar, for eksempel andel økologiske- , miljømerkede- og Fairtrade produkter, bruk av lærlinger mm.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Footer inn her

Mål

Viken fylkeskommune har ikke fått på plass en kommunestrategi enda. Vårt mål er å utrede rapporteringspunkter fra denne så fort den er på plass.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

- Hente rapporteringspunkter ut fra strategi så fort den foreligger.

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i juni 2021, og hvordan vil du vite det?

Footer inn her

Mål

Vi benytter KMD Innkjøpsanalyse for å kontrollere og rapportere på avtalelojalitet. Målet er alltid å være 100 % lojale til avtalene våre, men for bestillerne våre er det mange nye avtaler, nye retningslinjer, nye informasjonskilder og nye systemer. Vi tror derfor ikke det er realistisk å oppnå dette allerede i 2021. Målet står likevel på 100 %, da alt annet vil være å sikte mot avtalebrudd.

Konkrete aksjonspunkter/Handlingsplan

- Utvikle våre informasjonskanaler, finne måter å nå ut til flest mulig

- Etablere innkjøpskontakter på alle virksomheter og ved alle avdelinger

- Tilrettelegge for bruk av ehandel på alle aktuelle avtaler

- Fokus på økt bruk av ehandel, kursing og opplæring for hele virksomheten

- Samordne avtaler løpende for å redusere duplikater

Organisering av innkjøpsfunksjonen i Viken

01.01.2020 slo Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner seg sammen til nye Viken fylkeskommune. Anskaffelsesavdelingene i de tre fylkene var tidlig ute med å begynne planleggingen rundt sammenslåing, og alle ansatte møttes for første gang i juni 2018.

Jobben med å kartlegge hvordan de tre fylkene jobbet med anskaffelser var høyt prioritert, for å danne en forståelse av hvordan fylkene sammen kunne danne en felles avdeling i 2020. Mye var likt, men mye var også veldig forskjellig med tanke på hvordan de tre avdelingene jobbet, og det var ikke alle ting det var like lett å bli enige om.

Mange ulike løsninger ble diskutert for å komme frem til struktur på ny avdeling, og til slutt ble det bestemt at beste løsning var å gå for en helt ny organisering. På den måten hadde alle «blanke ark», og ingen skulle føle at «deres måte å jobbe på» ble nedprioritert.

Det var også mange som hadde fått med seg at flere offentlige anskaffelsesavdelinger gikk mer og mer i retning av kategoribasert arbeid, og dette ble grunnlaget ved byggingen av ny organisasjon.

Viken fikk ekstern konsulentbistand for å komme i gang med organiseringen, og våren 2019 var endelig struktur spikret.

Organisasjonskart
 
 

Hver seksjon har egen leder og mellom 5 og 10 ansatte.

  • Kategori IKT har totalt 5 ansatte, med utlysning ute for å få på plass to stillinger til.
  • Kategori profesjonelle tjenester har totalt ni ansatte.
  • Kategori varer har totalt 7 ansatte
  • Kategori Fagutvikling og støtte har totalt 10 ansatte, fordelt på:
    • Seksjonsleder
    • En fagleder og fire ansatte innen jus
    • En fagleder for kontraktsforvaltning (50 %) og innkjøpsanalyse (50 %)
    • En fagleder for innkjøpsanalyse (50 %) og ehandel (50 %), med to ansatte i ehandelsteamet

Ser vi på hele Viken fylkeskommune som organisasjon er ansaffelsesavdelingen plassert på nivå 3. Fylkesrådet/politikerne er naturligvis øverste nivå, deretter er organisasjonen delt i 7 rådsområder, hvorav Finans og administrasjon er ett av områdene.

Anskaffelser plassert under Finans og administrasjon, på linje med Digitalisering, Eiendom, HR, Kvalitet/Innovasjon og Økonomi. Dette må sies å være en veldig god plassering, med «kort tjenestevei» opp til toppledelsen.

Kontraktsoppfølging i Viken

Det er per i dag én fagansvarlig for kontraktoppfølging (50 %) med overordnet ansvar for blant annet:

  • Oversikt over totalportefølje
  • Felles rutiner, veiledere og maler knyttet til implementering, bruk på avtaler, avvikshåndtering, systembruk, kontrolling, undersøkelser, CSR
  • Informasjons- og kommunikasjonskanaler, herunder SPOC, intranett, nyhetsbrev mm

Hvordan kategoriseksjonene velger å løse oppgavene til kontraktsoppfølging er opp til seksjonsleder, så fremt oppgavene løses.

Per i dag har én av tre kategoriseksjoner valgt å ha dedikerte ressurser til oppfølgingsarbeidet. Det er kategori varer som har tre ansatte som kun jobber med kontraktsoppfølging.

IKT-seksjonen har én ansatt som kun jobber med kontraktsoppfølging, én ansatt som kun jobber med anskaffelser, de øvrige jobber med begge deler.

Kategori tjenester har valgt å jobbe slik at alle ansatte jobber med begge deler.

Hvordan avtalene forvaltes

I dag forvalter Viken følgende avtaler:

  • 42 avtaler innen IKT
  • 61 avtaler innen varer
  • 52 avtaler innen tjenester

Blant disse avtalene er det mange duplikater, fordi hvert fylke har hatt med seg hver sin avtale på samme område inn i sammenslåingen. Dette betyr at antallet avtaler trolig vi være fallende fremover, etter hvert som vi får samordnet avtaler mellom hele fylket. Viken har eksempelvis tre ulike avtaler på mobiltelefoner, tre ulike avtaler på kontorrekvisita og tre ulike avtaler på matvarer. Alt dette er i prosess med samordning, slik at vi en gang i 2021/22 kun vil ha én avtale per område der hvor det er hensiktsmessig.

Det er mange ulike avtaler som forvaltes av fylket. Det som er gjort per i dag er å sette opp en disposisjon og tre overordnede veiledere som i første rekke omhandler rammeavtaler og andre løpende avtaler som anskaffelsesavdelingen har ansvaret for, og der oppfølgingen vil være omfattende og vare over flere år.

Det er videre gjort avgrensninger mot entreprisekontrakter innenfor bygg og anlegg og infrastruktur, som følges opp av de selv.

De tre veilederne tar for seg hver sin fase av kontraktsoppfølgingen, som Viken har valgt å inndele i 1. implementering 2. Oppfølging 3. Erfaringsoverføring til ny anskaffelse.

Disposisjonen og de tre veilederne er pr. mai ute på intern høring hos anskaffelsesavdelingen, for å sikre at alle får komme med innspill og at medarbeiderne har et grunnlag alle er enige om at de kan jobbe videre ut fra.

Bruk av systemer

Per i dag benyttes Excel i stor grad for å holde oversikt over porteføljene våre, mens KAV aktivt benyttes ved oppfølging. KAV er også det viktigste verktøyet for å ha informasjon om alle avtaler tilgjengelig ut til fylkets brukere.

Det er satt opp rutiner for brukerundersøkelser (forms), men der er ikke seksjonene i gang enda (mai 2020)

Viken benytter et innkjøpsanalyseverktøy fra KMD for å gjøre analyser av ting som omsetning, ehandelsbruk, lojalitet og mye mer knyttet til oppfølgingen av avtaler. Viken vil jobbe mye med å optimalisere bruk og få på plass gode rutiner og implementering frem mot sommeren 2020.

I tillegg til dette har Viken CLM, kontraktsoppfølgingsverktøyet fra Visma, som en del av kontrakten for KGV/KAV, og har planer om å få i gang en gruppe som skal se på bruken av dette frem mot sommer og høst 2020.

Rapportering til ledelsen

Hva som rapporteres i Viken

Den systematiske rapporteringen i dag er ikke veldig omfattende. I denne omstillingsprosessen går det meste av rapportering på hvor mange avtaler som foreligger og hvordan det går med samordning. Målet i denne perioden har vært å få selve organisasjonen på beina, og rapporteringen har derfor vært svært enkel og ikke satt i særlig system.

Ønsker for rapportering i fremtiden

Arbeidet med å bestemme hva, hvor ofte og hvordan Viken skal rapportere i tiden fremover er satt noe på vent. Det jobbes med å utarbeide en ny anskaffelsesstrategi i disse dager, og planen er at denne skal vedtas like over sommerferien 2020. I dette arbeidet ligger det også en utforming av egen seriøsitetskrav-modell (Viken-modellen). Tanken er at strategien må ligge til grunn for hva som skal og må rapporteres på, og at det derfor er litt prematurt å gjøre dette før den er på plass.

Kontraktslojalitet

Avtalelojaliteten i Viken beskrives som varierende, men god. Vi ser tendenser til at lojaliteten er høy i sentrale strøk, mens det i større grad benyttes lokale butikker og leverandører (på utlegg eller annet) i de mer landlige områdene. Viken er et langstrakt fylke, med skoler og virksomheter hele veien fra Halden ved svenskegrensa til Numedal og Hallingdal i innlandet.

Viken har det nevnte innkjøpsanalyseverktøyet fra KMD som vil hjelpe oss å følge opp dette på en god måte. Viken er per i dag ikke klare med noen konkret prosent, fordi implementeringen av et så tungt verktøy tar en del tid, men mye data er på plass og de er ikke veldig langt unna å ha analyser.

Eiendoms- og byfornyelsesetaten i Oslo Kommune (EBY)

Eiendoms- og byfornyelsesetaten er kommunens grunneier og en aktiv pådriver for utvikling av byen. Oslo er i endring, både sjøsiden og flere andre områder skal i de kommende årene utvikles.

EBY arbeider for en variert og bærekraftig vekst i hovedstaden ved å:

  • Utvikle arealer for bygging av boliger, næring og andre offentlige formål
  • Inngå utbyggingsavtaler og koordinere byutviklingsprosjekter
  • Rydde opp i forurenset grunn og gjennomføre ulike miljøtiltak
  • Kjøpe og selge eiendom
  • Forvalte og leie ut eiendommer
  • Arbeide for universell utforming
  • Bidra til et attraktivt bysentrum

Status 2. kvartal 2020

Hvordan ønsker dere at innkjøpsfunksjonen er organisert i juni 2021 sammenlignet med juni 2020?

Footer inn her

Mål

EBY ønsker en innkjøpsfunksjon hvor innkjøperne kan bruke mest mulig av sin tid på det de er best til; å drive med innkjøp. Dette arbeidet skal understøttes av standardiserte kontraktoppfølgingsprosesser og bedre styringsinformasjon til både den enkelte og til innkjøpslederen. Deler av denne prosessen innebærer et ensartet kontraktsoppfølgingsregime, samt bedre muligheter for å sammenstille data fra de forskjellige datasystemene.

  • Systematisk oppfølging og informasjonsoppsamling på alle kontrakter.
  • Bedre overblikk over forbruk og gjennomføring basert på data fra regnskapssystemet og eget kontraktsoppfølgingsskjema.
  • Strukturert fokus på oppfølging av kontraktklausuler, særlig de som understøtter politiske føringer, slik som miljø, arbeidslivskriminalitet, SMB’ er mm.
  • Vi kan sømløst koble målepunkter fra kontraktsoppfølging, HMSreg og KGV sammen med fakturainformasjon fra regnskapssystemet.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Etablering av dataoverblikk og analyser i MS Power BI.
  • Etablering av nye rutiner for datainnsamling i forbindelse med fakturering (kontraktsnummer, prekontering).
  • Etablering av kontraktsoppfølgingssystem basert på spørreskjema.
  • Etablert systematikk for oppfølging av kontraktklausuler.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

Footer inn her

Innkjøpsfunksjonen arbeider med kategoristyring. Det er den enkelte kontraktsansvarlige innkjøper som også følger opp kontraktene. Denne organiseringen har fordelen at innkjøper alltid har overblikk over styringsutfordringer og utfordringer på leverandørmarkedet, som kan påvirke fremtidige innkjøp.

I tillegg har EBY dedikert en 100% ressurs som skal ha kontraktsoppfølging som hovedansvarsområde. EBY arbeider med å gjøre en skikkelig gjennomgang av kompetansekrav og har identifisert behov for å dele ansvarsoppgavene på to ulike ressurser (50% på hver). Dette gjøres fordi strategisk kontraktsoppfølging krever ulik type kompetanse for å utføres best mulig:

  • En ressurs med økonomisk kompetanse er hovedansvarlig for utarbeidelse av skjemaer, analyse av tallene og etablering av rapportering videre til toppledelse.

En ressurs med juridisk kompetanse er ansvarlig for å styre tidsplanen for når ulike avtaler skal følges opp, samt sikre at alle respondenter har tilstrekkelig kompetanse til å fylle ut skjemaene. Dette gjøres for å sikre korrekt videreformidling og dokumentasjon av informasjon til de involverte (bestiller/leverandør/avtaleansvarlig), og ikke minst juridisk støtte i statusmøter og den videre kontraktsoppfølgingen.

Mål

  • Den enkelte kategoriansvarlige følger opp på egne kontrakter. Nåværende oppfølging er delvis personavhengig. I fremtiden vil vi etablerer en strammere systematikk for deler av kontraktsoppfølgingsarbeidet.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Etablering av strukturert kontraktsoppfølgingsregime som sikrer ensartet høy kvalitet og dokumentasjon av oppfølgingen.
  •  Stor del av dette understøttes av kontraktsoppfølgingsskjema.

Hvordan forvalter dere avtalene deres i juni 2021, sammenlignet med i dag?

Footer inn her

Overordnet ønsker EBY en mere proaktiv forvaltning av avtalene. Dette innebærer mere systematisk informasjonsinnsamling og erfaringsdeling, enn det som gjøres i dag.

EBY har som mål at leverandørene er kjent med at de blir fulgt opp på samtlige av de krav og kriterier som stilles i kontraktene – systematisk under HELE kontraktsperioden. 

Mål

  • System for å få systematisk feedback fra våre leverandører og tidlig håndtere utfordringer.
  • Systematisk oppfølging på alle utfordringer i trekanten mellom fagperson/bestiller, innkjøper og leverandøren.
  • Kunnskap og erfaring om leverandører og prosjekttyper ikke kun forankret i enkelt individer, men også i organisasjonens systemer.
  • Høyere grad av løpende informasjonsinnsamling på hver enkelt kontrakt – målet er å kunne identifisere og håndtere problemer tidligere, samt å ha informasjon tilgjengelig i tilfelle konflikt.
  • Se mønstre på tvers av kontrakter.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Test og innfasing av nytt kontraktsoppfølgingsregime er gjennomført innen 2021. Test begynner august 2020.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i juni 2021? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Footer inn her

Mål

  • EBY mangler et godt samlet verktøy til kontraktoppfølgingen. Nå benyttes en kombinasjon av flere forskjellige systemer, både med og uten integrasjon mellom disse.
    • SurveyXact: Benyttes til spørreundersøkelser som innsamler viktig informasjon om alle kontrakter, samarbeidsrelasjoner og evaluering av kontraktskrav.
    • Power BI: Benyttes til å samle rådata fra forskjellige systemer (så vidt mulig – API’ er har ofte ikke vært prioritert) til overskuelige dashboard med kjerneinformasjon, både på prosjektnivå og på tvers av alle innkjøp.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Arbeider med automatisert uttrekk av data fra forskjellige systemer.
  • Jobber opp mot sentrale deler av Oslo Kommune og DFØ for å avklare muligheter for mere helhetlig oppfølgingssystem.

Hvordan følger dere opp lønns- og arbeidsvilkår?

Footer inn her

EBY har en rekke prosedyrer for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår. Denne oppfølgingen blir dokumentert i saksbehandlingssystemet, men det er ikke optimalt for systematisk erfaringsinnsamling, overblikk over tiltak, og som styringsinformasjon. Derfor har EBY blant annet etablert et nytt system for kontraktsoppfølgingen.

  • Arbeidsvilkår sjekkes ved stedlig kontroll på byggeplasser og kontroll av timelister både etter kontraktsignering, og ved mottak av den enkelte faktura.
  • Det kan også gjøres dokumentasjonskontroll ved stikk-kontroller hvor utvalg av arbeidskontrakter o.l. blir etterspurt.
  • SHA prosedyrer følges etter byggherreforskriften.
  • HMSreg er koblet opp mot startBanks overordnet analyse av bedrifter for å sikre seriøse aktører.

Mål

  • Etablering av system for helhetlig styringsinformasjon på området med fastsatt rutine for stikkontroller.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • EBY’ s nye kontraktsoppfølgingsregime kommer også til å inneholde elementer på lønns og arbeidsvilkår.
  • Felles internrutine for helhetlig arbeid med lønns- og arbeidsvilkår.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Footer inn her

Systematisk kontraktsoppfølging med informasjonsinnsamling skal sikre innkjøpsleder direkte adgang til oppdatert styringsinformasjon på blant annet disse punktene:

  • Avtale- og budsjettoverskridelser.
  • Overblikk over forbruk per kontrakt, seksjon og prosjekt.
  • Informasjon om etterlevelse av politiske føringer, slik som bruk av lærlinger, faglærte, og miljøfaktorer.
  • Overblikk over konflikter med leverandørene.
  • Løpende evalueringer av leverandører.
  • Løpende evalueringer av samarbeidsutfordringer med internt fagpersonell.
  • Løpende evalueringer av innkjøpsfunksjonen fra leverandører og internt fagpersonell.

Mål

  • Hurtig oppsett av plattform (Power BI) som samler informasjon fra forskjellige systemer, med løpende tilføyelse av ny styringsinformasjon.
  • Oppsett av spørreskjemabasert evalueringssystem.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

EBY er i gang. Utvikling og testing gjøres løpende over høsten 2020.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Footer inn her

Mål

Virksomhetsledelsen skal få løpende overblikk over:

  • Forbruk i forhold til budsjett
  • Oppnåelse av politiske føringer (miljø, lærlinger, faglærte mm.).
  • Evaluering av vår innsats som innkjøpere fra leverandører og fagpersonell
  • Overblikk over kostnadsbesparelser

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

EBY arbeider med dette og skal ha løpende samtaler om tilgjengeliggjøring av informasjon for virksomhetsledelsen.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Footer inn her

Oslo kommunes anskaffelsesstrategi gir klare politiske føringer på en rekke områder, her er noe av de viktigste:

  • Klare føring fra Oslomodellen
    • Overblikk over bruk av underleverandører, samt utelukkelse av useriøse aktører. Kun ett ledd underleverandører.
    • Minst 10 prosent lærlinger.
    • Minst 50 prosent faglærte.
  • Miljøtiltak:
    • Andel utslippsfrie byggeplasser.
    • Fraksjonsdeling og resirkulering av avfall fra byggeplasser.
    • Krav til fossilfri transportløsninger
  • Samarbeidsklima: Økt evaluering av samarbeid mellom leverandører og interne fagmiljøer
  • Rapportering av andel SMB’ er og ivareta økt antall tilbud i konkurransene.
  • Økt bruk av livssyklusvurderinger.

Mål

  • Disse punktene er prioritert i arbeidet med systematisk kontraktsoppfølging.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

Sørge for at alle punkter blir rapportert på

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i juni 2021, og hvordan vil du vite det?

Footer inn her

  • Alle anskaffelser i EBY skal gjennomføres i samarbeid med Innkjøpsseksjonen. Dette fører til tilnærmet full avtalelojalitet. Dessverre har ikke EBY per nå mulighet til å oppgi et eksakt tall.

Mål

  • Definert kontraktlojalitet som holdes stabilt over 95+ prosent.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

  • Innføre kontraktsnummer på samtlige fakturakonteringer

Organisering av innkjøpsfunksjonen i EBY

Innkjøpsseksjonen i Eiendoms- og Byfornyelsesetaten i Oslo kommune (EBY) er organisert under Organisasjonsavdelingen sammen med HR, IT/Arkiv og Regnskap/Lønn. Innkjøpssjefen rapporterer til Organisasjonsdirektør som rapporterer til Etatsdirektøren.

Innkjøpsseksjonen har 11 ansatte, hvorav 5 stk er jurister, 2 stk har hovedoppgaver innen internservice og resten er innkjøpsansvarlig med hovedsakelig økonomibakgrunn.

I løpet av 2019 etablerte vi kategoristyring. De er enda ikke helt ferdig med å rulle ut dette i hele organisasjonen, men har etablert den nye styringsrutinen i de seksjoner som har de største anskaffelsesbehovene.

EBY har per nå en ressurs som har kontraktsoppfølging som hovedoppgave. Denne ressursen er ansvarlig for å bygge opp systemet, etablere forståelse for kontraktsoppfølging i organisasjonen.

Ressursen skal også identifisere hvilke endringer i rutiner som grenser mot denne nye prosessen som det må gjøres noe med for å få etablert kontraktsoppføling som en naturlig del i innkjøpsvirksomheten i EBY.

Planen er å øke antall kontraktforvaltere når ordningen er skikkelig etablert.

Hvordan avtalene forvaltes

EBY forvalter ca. 75 rammeavtaler i dag.

Samtlige fakturaer som kommer til EBY, blir først godkjent/kontert av ansvarlig innkjøper. Det er ansvarlig innkjøper og ikke behovshaver sitt referansenummer som står på fakturaen.

Ansvarlig innkjøper kontrollerer at pris/mengde/kvalitet er iht kontrakt og tidligere godkjente behovsmelding av budsjetteier, før faktura sendes videre til behovshaver for attestering og betaling. Ansvarlig innkjøper er byggherrens representant og vil være kontraktens oppfølgingsansvarlig ved byggemøter o.l. i løpet av kontraktsperioden.

Bruk av systemer

I dag gjøres det stikkontroller via HMSreg samt stedlige kontroller som begge arkiveres i arkivsystemet på egen mappe som heter kontraktoppfølging.

EBY har også tatt i bruk et system for kontraktsoppfølging som heter Survey Excact..(kommer utfyllende informasjon)

Rapportering til ledelsen

Ønsker for rapportering i fremtiden

EBY ønsker å øke rapporteringen til å speile de strategiske mål som kan trekkes ut av tildelingsbrevet fra Rådhuset.

I tillegg ønsker EBY å rapportere på kravene som stilles i konkurransene, slik at man sikrer at kontraktene blir fulgt opp på alle strategiske målepunkt. De strategiske målepunktene er: prisavvik, antall lærlinger, antall faglærte og avvik på HMS-registreringer som blir rapportert via UKE sin kontraktsoppfølging.

Rapporteringspunkter som kan dras ut fra kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.

Rapporteringspunktene fra vår kommunestrategi er delt i tre hovedbolker:

  • Klima/miljøhensyn:
    • Gjenbruk av byggematerialer
    • Fossilfrie og avfallsfrie byggeplasser
    • Fossilfrie transportløsninger
  • Samfunnsansvar/GDPR
    • % andel av kontrakter over 500 000 hvor HMS-reg boks/HMS App er på byggeplass
    • % av kontrakter over 500 000 vi har gjennomført minst en stedlig kontroll
    • % av oppdrag over 500 000 hvor krav om bruk av faglærte / lærlinger er oppfylt
    • % andel av konkurranser der GDPR/Informasjonssikkerhet er vurdert
  • Effektivisering/Innovasjon/Digitalisering
    • SAMARBEID: % andel av anskaffelser hvor INN har vært involvert i tidligfase
    • TILLIT OG HANDLINGSROM: Tidsbruk og resultat av anskaffelser der det er høy bruker/markedsinvolvering i tidligfase og kontraktsoppfølging
    • BRUK AV DIGITALE HJELPEMIDLER: for å øke effektivisering og markedskommunikasjon

Kontraktslojalitet

Måltallet for kontraktslojalitet har ikke tidligere vært etterspurt av ledelsen og EBY har per nå ingen oversikt over dette. Kontraktslojalitet er en av målene vi ønsker å få kontroll på gjennom satsningen på kontraktsoppfølging.

Forskningsprosjektet til Høyskolen Kristiania

Høyskolens prosjekt "Kontraktsoppfølging i Offentlige Anskaffelser (KOA) utføres av forskere fra Høyskolen Kristiania og deles inn fire forskningsområder:

1. Relasjonskompetanse

Tidligere forskning (Rognes, 2015) har vist at relasjonsstil har stor påvirkning på samarbeidsforholdet og utfallet av kontraktsoppfølging. 

Forskningsspørsmål: hvordan foregår kontraktsoppfølging i offentlige virksomheter og hvordan påvirker valg av samarbeidsstrategi kvaliteten i kontraktsoppfølgingen?

2. Tids- og kapasitetsstyring

Tidligere forskning (Hollnagel 2009) har vist hvordan organisasjoner gjør avveininger mellom de ressurser (tid og krefter) de bruker på å forberede en aktivitet og de ressursene (tid og krefter) de bruker på og utføre aktiviteten.

Det må med andre ord gjøres en avveining mellom grundigheten på den ene siden og effektiviteten på den andre siden. Dette må ses i sammenheng med hvordan ledelsen forstår tidsbruk, organisering og «innkjøperens hverdag».

Forskningsspørsmål

Hvordan forstår ledelsen tidsbruk og organisering av innkjøpsfunksjonen?

På bakgrunn av dette spørsmålet: Hvilke avveininger mellom effektivitet og grundighet gjør innkjøpere og hvilken betydning har dette for kontraktsoppfølging?

3. Digitalisering

Tidligere forskning (Karltun 2014) viser at innføring av ny teknologi er avhengig av god balanse mellom faktorene medarbeider, organisasjon og teknologi for å bli vellykket. 

Denne delen vil se nærmere på innføring av nye digitale verktøy og hvordan ny teknologi kan fremme og hemme god kontraktsoppfølging. 

Forskningsspørsmål

Hvordan kan digitalisering fremme og hemme god kontraktsoppfølging?

4. Arbeidslivskriminalitet

Arbeidslivskriminalitet innebærer handlinger som bryter med norske lover om lønns- og arbeidsforhold, trygder, skatter og avgifter, gjerne utført organisert, som utnytter arbeidstakere eller virker konkurransevridende og undergraver samfunnsstrukturen.

Store summer tappes fra den norske stat hvert år. Samfunnsøkonomisk analyse anslo i 2015 skatte- og avgiftsunndragelser relatert til arbeidslivskriminalitet i et spenn mellom om lag 12 og 60 milliarder kroner.

Samfunnsøkonomisk analyse har også beregnet omfanget av verdiskaping som er skjult for omverdenen. Dette omfatter data for avdekket inntekt og grunnlag for arbeidsgiveravgift knyttet til arbeidslivskriminelle handlinger, samt et anslag for verdien av relevant trygdesvindel.

Samfunnsøkonomisk analyse anslår et spenn for skjult verdiskaping på mellom 28 og 108 milliarder kroner i 2015.

Forskningsspørsmål

I lys av dette ønsker vi å vite om hvilke krav som stilles og følges opp relatert til lønns og arbeidsvilkår?

Gjennomføring av prosjektet til Høyskolen Kristiania

Prosjektet vil gjennomføres våren 2020 i form av en kvalitativ studie. Dette for å få en bedre ‘inside forståelse’ i arbeidshverdagen til innkjøpere og bestillere.

Det vil gjennomføres totalt 12 intervjuer i de fire utvalgte pilotvirksomheter. Intervjuene vil transkriberes, analyseres for så å fortolkes i lys av teori.

Arbeidet vil kunne brukes videre i DFØ sitt arbeid med å videreutvikle kompetansetilbudet for innkjøpere, inkludert veiledning, maler og eksempeldokumenter, særlig rettet mot planleggingen og oppfølgingen av anskaffelsene.

Deldette

Kontakt

Hjelp oss å lage bedre nettsider

Fant du det du lette etter?

Hjelp oss å lage bedre nettsider
*