Elektronisk Handelsformat - EHF - Veileder for systemleverandører

Elektronisk handelsformat (EHF) er en standard for elektronisk utveksling av informasjon mellom oppdragsgiver og leverandør, i hele anskaffelsesprosessen.

Følges standarden, vil dokumenter som sendes fra for eksempel en oppdragsgiver, kunne leses inn i leverandørens datasystem selv om systemene er ulike. Virksomhetene unngår dermed dyre én-til-én-integrasjoner mellom ulike datasystemer.

Det Europeiske formatet kalles PEPPOL BIS. EHF er kompatibelt med formatet BIS. Så om du tilpasser dine systemer til EHF-standarden, vil du kunne kommunisere med virksomheter som følger BIS-standarden også. Målet med både EHF og BIS, er standardisering av prosesser og meldingsinnhold på tvers av landegrenser.

EHF-standarden er obligatorisk ved elektronisk fakturering i staten.

Under innhold ser du en oversikt over flere typer meldinger som det finnes EHF-standarder for. De er sortert i samme rekkefølge som en anskaffelsesprosess utføres, fra kunngjøring til faktura.

På sidene for hver enkelt meldingstype, får du en beskrivelse av

• status (se under)
• formål og virkemåte for formatet
• fordeler med å ta i bruk formatet
• flytskjema som viser hvordan formatet kan konkret kan brukes

Standardene har ulik status

De kan være under planlegging, under utvikling, eller i produksjon. EHF som er i produksjon vil legges opp på www.Vefa.Difi.no:

• Kontraktsoppfølgingsfasen:
  • https://vefa.difi.no/ehf/standard/
• Konkurransegjennomføringsfasen:
  • https://vefa.difi.no/ehf-pre/standard/
• EHF som er representert i flere prosesser ligger under eGovernment: https://vefa.difi.no/ehf-egov/specs/

Øvrige formater er enten under planlegging eller under utvikling. 

Ulike metoder for konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging

• For alle formater som tilhører konkurransegjennomføringsfasen (EHF Kunngjøring til og med EHF Kontrakt), vil benytte en konvolutt (ASiC) som er støttet av et ekstra sikkerhetsregime. Den sikre konvolutten er også planlagt brukt i kontraktsoppfølginsfasen der sikkerhet i den elektroniske meldingsutvekslingen er viktig.
• Alle formatene som dekker kontraktsoppfølgingsfasen (EHF Katalog til og med EHF Purring) og som er i produksjon, vil benytte den samme metodikken som før.

Alle delprosesser som er dekket av EHF henger sammen da arbeidet med standarder tar hensyn til den totale anskaffelsesprosessen.

Det europeiske formatet PEPPOL BIS forvaltes og utvikles av OpenPEPPOL. Formatene BIS og EHF er igjen basert på resultater fra arbeidet til CEN BII, og nå CEN TC440.

Gjennom nasjonal standardisering av meldingsinnholdet i de forskjellige transaksjonene (EHF- Elektronisk Handelsformat) som igjen er koordinert med Europeisk standardisering (PEPPOL BIS formater), vil man utvikle og vedlikeholde innhold og oppsett i ett forum/organisasjon, som dermed reduserer kostnadene for de enkelte virksomhetene betraktelig.

For effektiv kommunikasjon med interessentene i anskaffelsesprosessen, ved endrede behov og regulereringer, forvaltes EHF og BIS etter gitte regler og med fastsatte tidsfrister for endringen. Dette for at alle parter skal høres og at systemleverandørene skal få tid til å implementere endringene. Regler for endringer relatert til endringens natur med forskjellig varslingstid for å gi tid til systemendringer.

Det er fullt mulig for alle å spille inn ønsker i denne prosessen nasjonalt og internasjonalt- ehf@difi.no

 Difi benytter forskjellige kanaler for informasjonsspredning om endringer. Hovedkanalen er Difis egne sider samt LinkedIn gruppen "EHF. Den tekniske siden som bærer informasjonen og endringer finner du hos Vefa.

EHF Kunngjøring lar oppdragsgivere automatisere publisering av kunngjøringer fra KGV til Doffin.

Status for formatet

Under planlegging.

Formål og virkemåte: Automatisk publisering på Doffin ved bruk av KGV

For å gjøre det enklere for offentlige virksomheter å publisere sine konkurranser på Doffin, TED eller andre publiseringstjenester i Europa anbefaler Difi å benytte et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).

Bruk av KGV vil være til god hjelp for virksomheten i planlegging og gjennomføring av konkurransen, og det bør ha tjenester som automatisk sender kunngjøringer fra verktøyet til Doffin.

Innholdet i disse meldingene er regulert av myndighetene, men det er opp til operatøren av Doffintjenesten å definere formatet. Difi ønsker å standardisere disse meldingene på EHF-formatet. Arbeidet vil starte så fort EU er ferdig med sin datamodell.

Fordeler med å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• Kungjøringen gjøres klar i KGV-et som del av anskaffelsesprosessen, og sendes over til Doffin elektronisk. Dermed er det større mulighet for oppdragsgiver til å få informert markedet om den pågående konkurransen både for det lokale, nasjonale og internasjonale leverandørmarkedet.

For leverandører

• Dersom kunngjøringene fra oppdragsgiver er strukturert og standardisert, vil innhenting av informasjon fra kunngjøringsdatabaser som Doffin kunne automatiseres og være kompatibel med påfølgende prosesser. 
• Dersom leverandører uansett anskaffer et verktøy for konkurranseinnlevering, vil det derfor være gunstig å sørge for at verktøyet også kan brukes til automatisk innhenting av kunngjøringer.

Prosessflyt for formatet

Formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440).

​EHF Søk kunngjøring gjør det mulig for leverandører å bli varslet automatisk om konkurranser som er av interesse.

Status for formatet

Under planlegging.

Formål og virkemåte: Automatisk søk i kunngjøringsdatabaser

EHF Søk kunngjøring beskriver en prosess som gir leverandører mulighet til å automatisere søk i kunngjøringsdatabaser, for eksempel Doffin, gjennom sitt eget datasystem.

En leverandør kan bruke formatet til å gjøre et elektronisk søk mot databasen basert på utvalgte søkekriteria, og få returnert oversikt over relevante konkurranser. Leverandøren kan utforme søket så det er i henhold til eget vare- og tjenestesortiment.

Formatet gjør det mulig å strukturere meldingene som kommer i retur slik at leverandørens system kan organisere og presentere informasjonen likt hver gang.

Fordeler med å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• Kunngjøringer som legges ut på publiseringsløsninger vil automatisk bli oppdaget av aktuelle leverandører.
  
  Innholdet gir leverandør informasjon om hvor ytterligere informasjon om konkurransen finnes. Dermed øker potensialet for at flere leverandører besvarer konkurransen.

For leverandører

• Systemet sikrer at alle kunngjøringer som er relevante blir presentert for leverandør i eget system.
• Informasjon som blir presentert inneholder relevante detaljer om konkurransens innhold.
• Informasjonen kan gjenbrukes i neste prosess der leverandør viser sin interesse overfor oppdragsgiver.

Prosessflyt for formatet

Dette formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440).

EHF vise interesse lar leverandører standardisere førespurnader til oppdragsgjevar om å få tilsendt konkurransedokument.

Status for formatet

Under planlegging.

Føremål og verkemåte: Standardisering av førespurnader om konkurransedokument

Forskrift om offentlege innkjøp sikrar at alle leverandørar skal ha gratis, direkte og uavgrensa tilgang til konkurransegrunnlagsdokumenta (§14-3-1).

Meininga med EHF Vise interesse er at leverandørar via sitt eige datasystem, skal kunne varsle oppdragsgjevar om at dei ønskjer å få tilsendt konkurransedokument.

Oppdragsgjevarar får dermed ei standardisert og strukturert melding inn i sitt konkurransegjennomføringsverktøy. Neste steg i prosessen for oppdragsgjevar blir då å sende ut konkurransedokumenta på ein mest mogleg strukturert måte, så leverandørane opplever oppdragsgjevarane mest mogleg like i sin måte å kommunisere på, samt kunne nyttiggjere seg av den strukturerte konkurranseinformasjonen i sine eigne system.

Fordelar

For oppdragsgjevarar

• Ta i mot alle førespurnader inn i sitt system på ein strukturert og standardisert måte, mellom anna informasjon om kvar ein skal sende innkjøpsdokumenta.
• Sikre at alle leverandørar som har vist interesse får tilsendt dei same dokumenta.

For leverandørar

• Kunne informere oppdragsgjevarar på ein standardisert og strukturert måte, via sitt eige datasystem, om at dei ønskjer å delta i konkurransen.
• Innsparingar som følgje av redusert tidsbruk når formatet blir brukt ved kommunikasjonen mellom ulike system. 

Prosessflyt for formatet

Dette formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440).

EHF anskaffelsesdokument lar oppdragsgiver lage strukturerte, maskinlesbare konkurransedokumenter.

Status for formatet

Under utvikling.

Formål og virkemåte: Digitalisere konkurransedokumentene fra oppdragsgiver

Formatet er en start på å kunne gjøre mer og mer av innholdet i konkurranser maskinlesbart. Basert på europeisk standardisering og pilotering vil formatet kunne inneholde viktig informasjon som gjenbrukes av leverandører i deres systemer for innlevering.

Formatet vil gjøre det mulig for leverandører å få informasjon fra konkurransedokumentene inn i sine egne systemer. De kan dermed besvare krav og behov som oppdragsgiver har definert, ved hjelp av strukturerte data.

Formatet tilrettelegger for inkludering av forskjellige meldinger basert på det behov oppdragsgiver har. Veilederen gir informasjon om hvordan sending av overordnet konkurranseinformasjon og hvordan vedlegge standardformater som det europeiske egenerklæringsskjema (ESPD Request) og på et senere tidspunkt skal også EHF forespørselskatalog (pre-award catalogue request), beskrives og inkluderes.

Fordeler med å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• Dersom prosessene som går forut for utarbeidelse av konkurransedokumentene er elektroniske, vil oppdragsgiver kunne sende ut konkurransegrunnlag på et maskinlesbart format til alle leverandører som har vist interesse, via sitt konkurransesystem.
• Oppdragsgivers system trenger ikke å vedlikeholde manuelle e-postlister, fordi alle mottakere ligger i felles adresseregister (SML/SMP/ELMA).
• Hvis oppdragsgiver har vurdert at konkurranseinnsendingen skal være kryptert, inkluderes den offentlige nøkkelen leverandørene trenger til å kryptere innsendingen i EHF anskaffelsesdokument.  
• Ved at formatet kan inkludere EUs egenerklæringsskjema (ESPD request) i et maskinlesbart format, kan leverandørens system importere skjemaet.  
• Det samme gjelder EHF forespørselskatalog, der leverandørens system kan importere og lagre generisk vare- og tjenesteinformasjon fra oppdragsgiver, og inkludere det i sin informasjon ved innlevering av tilbud.

For leverandører

• Ved at leverandør benytter et innleveringssystem har man muligheter til å importere strukturert informasjon og la sitt system pre-fylle informasjon fra oppdragsgivers konkurransedokumenter.
• På en enkelt måte kunne kryptere tilbudet ved at krypteringsnøkkelsen ligger i et strukturert format.

Teknisk informasjon om bruk av formatet

• Metadata guider PEPPOL BIS
• EHF ESPD

Prosessflyt for formatet

EHF-BIS Anskaffelsesdokument med ESPD Forespørsel

EHF-BIS Anskaffelsesdokument med ESPD Forespørsel og Forespørselskatalog

Formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII, samt EU komisjonens egenerklæringsskjema (ESPD).

EHF spørsmål og svar lar oppdragsgiver og leverandør sende spørsmål og svar som strukturerte EHF-data, heller enn å bruke e-post.

Status for formatet

Under planlegging.

Formål og virkemåte: Kommunisér via strukturerte EHF-data, ikke på e-post

Det er klare regler for kommunikasjonen i selve konkurransegjennomføringsprosessen. Leverandører som ønsker å få belyst detaljer i anskaffelsesdokumentene skal få svar av oppdragsgiver. Det er et krav om at alle leverandører som deltar i konkurransen får tilsendt spørsmålet og svaret fra oppdragsgiver. Kommunikasjonen skjer som oftest på e-post.  

Målet med EHF spørsmål og svar er å få denne kommunikasjonen flyttet fra e-post, over til bruk av strukturerte EHF-data, slik at oppdragsgiver og leverandør kan benytte sine egne systemer for mottak av og svar på meldinger via PEPPOL-nettverket og adresseregisteret ELMA.

Målet er også å få bedre kontroll på hvem som mottar meldingene og slippe kostbart vedlikehold av e-postlister.

Fordeler med å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• Unngå at du ikke mottar e-poster fordi du oppgav feil e-post adresse i anbudet.
• Unngå å glemme å informere alle deltakerne om spørsmål og svar underveis i anbudsprosessen.  
• La konkurranseverktøyet styre utsendingen av og dokumentere spørsmål og svar.

For leverandører

• Gir mulighet til å benytte sitt eget system for spørsmål og svar relatert til det enkelte anbud og lagre disse for læring.
• Gir trygghet for mottakers adresse ved at de ligger i ett adresseregister (ELMA-SMP)

Prosessflyt for formatet

Formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII.

Status for formatet

Under planlegging.

Formål og virkemåte: Leverandører kan sende inn kvalifiseringsdokumenter via eget system

I begrenset prosedyre må leverandører kvalifisere seg for å være med i konkurransen.

EHF kvalifisering legger til rette for at leverandøren skal kunne gjøre dette via sitt eget system, ved å sende kvalifiseringsdokumenter til oppdragsgiver via PEPPOL-nettverket).

Formatet er tilrettelagt for å inneholde EUs egenerklæringsskjema (ESPD Response) som en egen strukturert fil. Ved utlysning av anbud med begrenset prosedyre, kan dermed en leverandør sende inn både strukturerte og ikke-strukturerte kvalifikasjonsdokumenter, på et standardisert, elektronisk format.

Formatet kan også tas i bruk for dynamisk innkjøpsordning (DPS) der ESPD skjema og EHF Tilbudskatalog er sentrale elementer.

Fordeler med å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• Dersom du bruker formatene EHF kunngjøring og EHF anskaffelsesdokument, har du standardisert og maskinlesbar informasjon som du kan sende til leverandørene.
• Data du mottar i retur fra leverandører på samme format, kan i sin tur brukes til automatisert evaluering av kvalifikasjonskravene i ditt eget konkurranseverktøy. 

For leverandører

• Formatet gjør det mulig å automatisere utfylling av generisk, maskinlesbar informasjon fra for eksempel EUs egenerklæringsskjema (ESPD Request), inn i eget konkurranseverktøy. Det gjør det lettere å besvare krav som oppdragsgiver stiller, for eksempel om utfylling av ESPD Response.

Prosessflyt for formatet

EHF Kvalifisering med ESPD Response

EHF Kvalifisering med ESPD Response og EHF Tilbudskatalog

Prosess avslag på kvalifikasjon innsendt (klikk på tegning for å forstørre):

Formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440).

EHF invitasjon til tilbudsinnlevering gjør det mulig for oppdragsgiver å sende en standardisert, elektronisk melding til leverandører med beskjed om at de er kvalifisert.

Status for formatet

Under planlegging.

Formål og virkemåte: Standardisert melding til leverandører om at de er kvalifisert

Gangen i en fulldigitalisert kvalifiseringsprosess vil være som beskrevet under, dersom du har valgt begrenset prosedyre:

1. Leverandør mottar anskaffelsesdokumenter på formatet EHF anskaffelsesdokument.
2. Leverandøren forbereder sin kvalifisering. Se informasjon om formatet EHF kvalifisering.
3. Oppdragsgiver evaluerer kvalifikasjonsdokumentene fra leverandøren. Leverandøren blir enten kvalifisert eller diskvalifisert.
4. Oppdragsgiver sender melding på formatet EHF invitasjon til tilbudsinnlevering, til de leverandørene som har blitt kvalifisert.

Fordeler

For oppdragsgivere

• Prosessen er en del av kvalifiseringsprosessen, og formatet er bindeleddet mellom kvalifisering og anbudsutsendelse.  
• Sporbarhet i hele prosessen.
• Mulighet for strukturert dokumentasjon.

For leverandører

• Ved bruk av eget system både for mottak av strukturerte anskaffelsesdokumenter, kvalifisering, samt elektronisk innsending av tilbud til oppdragsgivernes forskjellige systemer, får du mulighet for prosessbesparelser.  

Prosessflyt for formatet

Dette formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440).

EHF tilbudsinnlevering lar leverandører sende inn tilbud på en standardisert måte, og de kan bruke sitt eget system til innsending til ulike oppdragsgivere.

Status for formatet

Under utvikling.

Formål og virkemåte: Standardisert innsending og mottak av tilbud 

Forskrift om offentlige anskaffelser setter krav til at alle leverandører skal levere inn sine tilbud elektronisk. Vi ønsker at leverandør skal kunne gjøre en elektronisk innlevering av et tilbud via sitt eget system. Innleveringen skal skje via PEPPOL-nettverket.

For at både oppdragsgiver og leverandør skal kunne effektivisere sine prosesser og benytte sine verktøy må mest mulig av meldingsinnholdet være maskinlesbart. Vi vil i årene som kommer jobbe for å strukturere mer og mer av meldingene i anskaffelsesprosessen. EHF tilbudsinnlevering består av hodeinformasjon samt strukturerte meldinger som EU Egenerklæringsskjema (ESPD response) og EHF Tilbudskatalog. Resten av besvarelsen vil bestå av ustrukturerte filer som PDF, Excel eller Word.

Fordeler med å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• Kunne motta tilbud på en standardisert måte.
• Kunne evaluere automatisk for eksempel kvalifikasjonskrav (ESPD), vare- og tjenesteinformasjon via EHF tilbudskatalog, og annet maskinlesbart innhold.
• Kunne lagre innsendte tilbud i systemer som KAV og arkiv på en tilgjengelig måte.
• Kunne gjenbruke informasjonen i fremtidige konkurranser.
• Kunne overføre tilbudskatalogen til et katalogverktøy eller innkjøpssystem, for enten å bruke det som en basis for eller avropskatalog for minikonkurranse, eller for rammeavtaler.

For leverandører

• Nyttigjøre seg av standardiserte, maskinlesbare konkurransedokumenter i innleveringsprosessen.
• Lagre og gjenbruke informasjon fra tidligere anskaffelser.
• Få kvittering på innlevert tilbud.
• Kunne benytte sitt eget konkurransesystem ved innlevering av tilbud til ulike oppdragsgivere.

Teknisk informasjon om bruk av formatet:

• Metadata guider PEPPOL BIS
• EHF ESPD
• PEPPOL BIS Pre-award catalogue

Prosessflyter for formatet

EHF tilbudsinnlevering tilbyr flere strukturerte meldinger, her vist med tre prosesstegninger.

EHF Tilbudsinnlevering enkel

EHF tilbudsinnlevering med ESPD Respons (EUs egenerklæringsskjema)

EHF-BIS 54 tilbudsinnlevering med ESPD og tilbudskatalog

Formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440).

EHF Dokumentasjonsbevis lar oppdragsgjevar automatisere innhenting og kontroll av bevis for at kvalifikasjonskrava er oppfylte.

Status for formatet

Under planlegging.

Føremål og verkemåte: Automatisering av innhenting av bevis

EHF Dokumentasjonsbevis skildrar prosessen der oppdragsgjevar skal sjekke opplysningane leverandør har gjeve opp i konkurransen. Det er oppdragsgjevar sitt ansvar å hente inn bevis for at opplysningane er riktige.

Kjelder for bevis vil typisk vere offentlege databasar, men det kan i tillegg vere leverandørspesifikke bevis som oppdragsgjevar må få direkte frå leverandør. Ved elektronisk førespurnad bør ein bruke same format for førespurnad og retur av bevis. Difi vil definere eit format, basert på CEN BII no CEN TC440 som vil dekkje prosessen.

Fordelar med å ta i bruk formatet 

For oppdragsgjevarar

• Oppdragsgjevarar vil kunne få tilgang til kvalifikasjonsdokumentasjon frå offentlege register i sanntid, noko som kan gje store innsparingar.
• Oppdragsgjevarar vil kunne kontrollere dokumentasjonsbevis på ein enklare måte.
• Formatet gjer det mogleg at dokumentasjonsbevisa blir leverte inn på eit standardisert format (EHF), slik at «bevispakka» kan lesast direkte inn i oppdragsgjevar sitt IT-system.

 For leverandørar

• Leverandørar vil oppnå store innsparingar knytte til tid, sidan dei berre treng å gje samtykke til at bevis blir kontrollerte ved innlevering av skjemaet "ESPD response", i staden for sjølv å hente inn oppdaterte bevis og sende dei inn saman med tilbodet sitt.

• Leverandøren vil også få betre oversikt over kva slags bevis som er henta inn av kven, ved at han får gjenpart av dokumentasjonen oppdragsgjevarane har henta inn i Altinn.

Totalt sett vil dette forenkle dagens manuelle og papirbaserte arbeidsflyt monaleg, både for leverandørar og oppdragsgjevarar.

Prosessflyt for formatet

Formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440).

EHF kontrakt lar oppdragsgjevar og leverandør signere kontrakt elektronisk, på ein sikker og bindande måte.

Status for formatet

Under planlegging.

Føremål og verkemåte: Elektronisk signering av kontrakt

EHF 59 kontrakt skildrar prosess og meldingsinnhald ved elektronisk signering av kontrakt mellom oppdragsgjevar og leverandør.

Oppdragsgjevar sender eit utkast til leverandør som les igjennom, signerer med sin elektroniske signatur, og sender ferdig signert kontrakt tilbake til oppdragsgjevar.

Oppdragsgjevar signerer så, og sender signert kontrakt tilbake til leverandør, slik at begge partar har kvart sitt signerte eksemplar lagra.

Fordelar med å ta i bruk formatet

For oppdragsgjevarar

• Elektronisk signert kontrakt gjer prosessen sporbar, og kontraktsinnhaldet kan lagrast og vere sporbart heilt ned på feltnivå i systemet.    
• Du kan setje opp systemet til å gje ulike oppfølgingar eller avgrensingsoppgåver, til dømes kor lenge kontrakten varar (setje på varsling god tid i forvegen før avtalen går ut).  
• Verdien på kontrakten kan vere kopla opp mot formatet EHF bestilling. Systemet kan så varsle når maksgrensa for verdien av kontrakten byrjar å nærme seg.

For leverandørar

• Fordelane for leverandør er mykje av det same som for oppdragsgjevar når det gjeld prosessinnsparingar, sporbarheit og lagring.
• Om leverandør tek i bruk eit system som er i høve til dei retningslinjene som er gjevne, og er kopla opp mot infrastrukturen i PEPPOL-nettverket (aksesspunkt, adresseregister ELMA), vil leverandør signere ein avtale på same måte med alle offentlege verksemder, sjølv om verksemdene brukar ulike plattformer.
• Ein treng ikkje vere fysisk til stades eller sende papirbaserte dokument i posten.

Prosessflyt for formatet

Formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440).

EHF katalog lar oppdragsgiver motta og endre avtalesortiment på en standardisert måte. Det gir også mulighet for bedre oppfølging av avtalen og økt avtalelojalitet.

EHF katalogmal er laget for å hjelpe små leverandører å generere en EHF katalog xml fil selv. Dette for lettere å kunne sende sin katalog til sine kunder via et aksesspunkt. Anbefalingen er at alle leverandører skaffer et system som kan generere filen direkte fra systemet som oppbevarer vare og tjeneste informasjonen.  EHF katalogmal har en begrensning på 10 434 linjer.

Status for formatet

I produksjon.

Formål og virkemåte: Enklere å motta og endre avtalesortiment fra leverandør

EHF katalog skal gjøre det enklere for både oppdragsgiver og leverandør å inngå avtaler, endre avtalesortiment og avvikle avtaler.

Formatet kan brukes til å motta informasjon om varer og tjenester fra en leverandør det er inngått kontrakt med, på en standardisert måte.

Katalogfamilien består av forespørselskatalog, tilbudskatalog og katalog. Alle tre katalogtyper dekker hver sin del av anskaffelsesprosessen og er harmonisert helt ned på feltnivå, slik at de henger sammen og man kan overføre data fra en katalogprosess til den neste.

En katalog kan brukes til å

• gjøre direkte avrop på en rammeavtale
• gjennomføre en minikonkurranse
• håndtere dynamiske innkjøpsordninger

Rollene må være definert i organisasjonen

For at prosessene skal fungere, er det viktig at de roller som er definert inn i prosessen er etablert både i oppdragsgivers og leverandørs organisasjon.

Teknisk informasjon om bruk av kataloger

• EHF katalog – teknisk spesifikasjon
• EHF katalogmal i Excel er et hjelpemiddel for leverandører å lage en EHF katalog xml-fil, som de kan sende via et aksesspunkt. Målet for en leverandør er å få sitt tilbuds- eller varesystem til å gjøre et uttrekk basert på EHF katalog, for å kunne redusere den manuelle behandlingen ved å lage slike kataloger.

Fordeler med å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• En god katalog som kommer rett inn i bestillingssystemet, vil gjøre det enklere å søke vare eller tjeneste for bestiller.  
• Reduserte kostnader i form av mindre tidsbruk og riktigere bestillinger (riktig vare eller tjeneste til riktig pris).  
• Oppdateringer vil være sporbare fordi EHF katalog sendes og lagres elektronisk. Man har dermed mulighet å gi innkjøpsavdelingen gode data som grunnlag for nye konkurranser.  
• Krav til miljø, sosialt ansvar, produsent og opprinnelsesland, vil sette oppdragsgiver i stand til å følge opp krav fra konkurransen. Den merkeordningen varen eller tjenesten tilhører kan legges ved på linjenivå i katalogen, se siden "Koder for bruk i EHF katalog for merkeordninger - miljø og samfunnsansvar".
• Vare- og tjenesteinformasjon som følger med i katalogen fra leverandøren vil gi god kvalitet i bestillingen. Denne informasjonen kan igjen danne grunnlag for automatisering av matching av faktura.

For leverandører

• Kan presentere sitt sortiment av varer og tjenester på en god måte for bestillere, i bestillerens egen innkjøpsløsning. Det er viktig både med tanke på å forhindre feilbestillinger, en mest mulig effektiv implementering av ny avtale, og en effektiv måte for å holde sortimentet oppdatert hvis avtalen tillater dette.
• Det er også kritisk for leverandør at avtalelojaliteten er maksimal. Det sikres ved at bestiller får god informasjon om varen og tjenesten via bestillingssystemet. Oppdragsgiver på sin side sikrer avtalelojalitet ved å ha klare definisjoner av roller og en god prosessforståelse i egen virksomhet.

Prosessflyt for formatet

Dette formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440) og OpenPEPPOL (BIS).

EHF ordre og ordrebekreftelse gjør det mulig å standardisere ordreprosessen mellom oppdragsgiver og leverandør.

Status for formatet

I produksjon.

Formål: Standardisere ordreprosessen mellom oppdragsgiver og leverandør

I oppdragsgivers bestillingssystem hentes innholdet til en EHF ordre fra kataloginformasjon, lagrede historiske bestillinger, punchout funksjonalitet og begrenset forespørsel, hvis systemet tilbyr denne tjenesten mot leverandøren.

EHF ordre stiller imidlertid visse krav til informasjonsinnholdet i disse datakildene for at orden/bestillingen skal kunne prosesseres. Det er viktig at vare og tjeneste data i ordre/bestillingen er korrekt for at leverandøren som mottar ordren skal kunne importere dataene inn i sitt ordrehåndteringssystem automatisk.

Etter å ha mottatt en ordre, skal leverandøren sende en ordrebekreftelse i retur til oppdragsgiver på samme format, slik at han får vite om og når varene eller tjenestene blir levert. 

Teknisk informasjon om bruk av formatet

Se gjeldende standarder - blant annet for EHF ordre og ordrebekreftelse

Fordeler med å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• Foreta en sikker og standardisert bestilling av kontraktsfestede varer og tjenester.
• Økt avtalelojalitet, sporbarhet og kontroll for oppdragsgiveres bestillere.  
• Motta en standardisert ordrebekreftelse som er dokumenterbar med de forpliktelser leverandør gir for leveransen.  
• Kunne fange data som kan gjenbrukes i nye anskaffelser.  
• Kunne måle innkjøpsmønster når det gjelder miljø og sosialt ansvar, basert på krav i konkurranse og informasjon lagt til i formatet EHF katalog.

For leverandører

• Stalig sektor benytter en enhetlig måte å bestille varer og tjenester på, der leverandør kan importere ordrer automatisk inn i sitt system. Dette vil øke kvaliteten i bestillingene med redusert risiko for returer/feilbestillinger.  
• Data fra ordre kan benyttes for å produsere EHF faktura.

Prosessflyt for formatet

Dette formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440) og OpenPEPPOL (BIS).

EHF ordreforslag lar oppdragsgjevar dokumentere kjøp av tenester utført i leverandøren sine system eller tenester utført basert på rammeavtalar.

Status for formatet

I produksjon.

Føremål: Dokumentere kjøp av varer eller tenester utan ei forutgåande bestilling

EHF ordreforslag kan brukast i bestillingsprosesser der

• prisar på tenester fastsetjast på bestillartidspunktet
• tenester utførast basert på ein vedlikehalds- eller utviklingsavtale, utan ei forutgåande direkte bestilling

Døme på dette er

• bestilling av billettar i bestillingssystemet til eit flyselskap
• ein røyrleggjar som utbetrar ein lekkasje på ein skole og sender kostnader på materiale og brukt tid i etterkant
• ein konsulent som rapporterer inn timar brukt for ein avgrensa periode på eit stort prosjekt

Formatet lar leverandør og oppdragsgjevar nytte sine eigne system til å utveksle og lagre strukturerte data i slike tilfelle, og dermed også bruke dataa vidare i kjøpsprosessen.

Teknisk informasjon EHF Ordreforslag

EHF Order Agreement teknisk spesifikasjon

Fordelar med å ta i bruk formatet

For oppdragsgjevarar

• Får dokumentasjon på varer og tenester som er kjøpt utan forutgåande bestilling.    
• Bruke lagra informasjon til å matche pakksetel og faktura.

For leverandørar

• Kunne bruke sitt eige system mot systemet til ulike oppdragsgjevarar, for stadfesting og innrapportering av utført arbeid og kostnader som må dekkast.    
• Kunne gjenbruke informasjonen til å fakturere oppdragsgjevar.

Prosessflyt for formatet

Klikk på flytskjemaet for å gjere det større.

Dette formatet er under utvikling og er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440).

EHF Punch-Out gjev kontroll på komplekse bestillingar ved hjelp av leverandøren sitt system.

Status for formatet

I produksjon.

Formål og virkemåte: Kontrollere at riktig vare eller tjeneste leveres

EHF punch out skildrar prosessen og meldingsinnhaldet der oppdragsgjevar

1. får automatisk tilgang til avtalt sortiment i leverandøren sin nettbutikk, ved å klikke på ei lenkje i sitt eige bestillingssystem
2. vel varer og tenester og legg dei i ei handlekorg inne i systemet til leverandøren
3. overfører handlekorga tilbake til sitt eige bestillingssystem

Teknisk informasjon om bruk av formatet

• EHF Punch-Out teknisk spesifikasjon

Fordeler ved å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• Høve til å setje saman komplekse varer eller tenester, til dømes ein PC.
• Lagre strukturert informasjon om varer og tenester i bestillingssystemet sitt som dannar grunnlaget for ein ordre/bestilling, til dømes ved utsending av EHF ordre og matching med EHF faktura.

For leverandør

• Informasjon om komplekse varer og tenester kan sendast til oppdragsgjevar sitt bestillingssystem på ein strukturert måte.
• Bestillar sender ordre med leverandøren sin vare- og tenesteinformasjon. Det lar leverandøren importere strukturert ordreinformasjon (EHF ordre) direkte inn i sitt eige system. Informasjonen kan så gjenbrukast ved utsending av ordrestadfesting og faktura.
•  

Prosessflyt for formatet

Formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440) og OpenPEPPOL (BIS). 

EHF pakkseddel gjør det mulig for oppdragsgiver å kontrollere at rett vare eller tjeneste er mottatt, og at det betales for riktig vare eller tjeneste.

Status for formatet

I produksjon.

Formål og virkemåte: Kontrollere at riktig vare eller tjeneste leveres

Kontroll med leveranser er viktig for både oppdragsgivere og leverandører. Begge parter må være trygge på at leveransen stemmer med bestillingen, og at det betales for riktig vare eller tjeneste. Formatet EHF pakkseddel kan hjelpe begge parter med kontrollen, ved at leveransen blir dokumentert elektronisk.

For leveranse av fysiske varer er det viktig at varemottakerrollen er definert hos oppdragsgiver. Varen kan bli levert et annet sted enn der den ble bestilt fra, og mottaker av varen kan være en annen enn bestiller.

Et eksempel er en skole: Bestiller sitter på kontoret og en vaktmester tar i mot varene. Dermed bør vaktmesteren være definert som varemottaker og må registrere varene inn i systemet.

Vareinformasjon fra EHF pakkseddel kan benyttes som underlag for denne kontrollen. Varemottaket vil også fungere som en referanse for ordre og benyttes ved match av EHF faktura.

EHF pakkseddel kan også benyttes som en bekreftelse på utført tjenesteoppdrag, der bestiller vil sjekke om for eksempel en konsulent eller vikar har vært tilstede og utført oppgaven i henhold til tilsendt pakkseddel.

Den optimaleprosessen er at varemottaker registrerer varemottaket direkte inn i systemet via et håndholdt medie, men i en overgangsfase vil nok en papirpakkseddel fungere som en huskeliste til varemottaket registreres inn i systemet.

Teknisk informasjon om bruk av formatet

Se gjeldende standarder - blant annet for EHF pakkseddel (EHF Despatch Advice).

Fordeler ved å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• Få kontroll på leveransene.
• Klargjøre eget system for automatisert matching av EHF faktura.
• Ved elektronisk mottak (registrere restlevering, ukurans og brekkasje): Bedre grunnlag for å følge opp leverandør på levereransekvalitet i henhold til kontrakt på jevnlige statusmøter.  
• Få definert rollebeskrivelsen varemottaker og tildele oppgaven til personer i organisasjonen.
• Redusere avvik på faktura ved at den reelle leveransen registreres, så feilfakturering ikke forekommer.

For leverandør

• Pakkseddel er som regel den siste oversikten over leveransen av varer som leverandør tar ut. Det vil si at restinger og andre ting som avviker fra bestilling er luket ut, slik at man har en reell oversikt over de varer som faktisk sendes til oppdragsgiver. Elektronisk pakkseddel sendes som regel over til transportør. Dersom EHF pakkseddel sendes til oppdragsgiver samtidig, vil begge parter være koordinert.  
• For leverandør er det en fordel at oppdragsgiver sjekker varene i henhold til EHF pakkseddel for å unngå tvister der bestiller ikke har mottatt varene, eller at man påstår ukuranse og brekkasje som kan ha skjedd internt hos oppdragsgiver.
• For tjenesteleveranser er det en fordel for konsulent eller innleid personell som vikarer å kunne sende inn en bekreftelse på utført arbeid, slik at faktura er klarert før den sendes og sjekkes. Dermed flyttes kontrollen tidligere i prosessen slik at man unngår kreditering.

Prosessflyt for formatet

Formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440) og OpenPEPPOL (BIS). 

EHF fakturering 3.0 sikrer automatisk, rask og sikker utbetaling. Formatet er obligatorisk ved fakturering i staten.

Status for formatet

I produksjon.

Formål og virkemåte: Standardisering av utbetaling og matching mot ordre

Faktura og en eventuell kreditnotatransaksjon er den siste transaksjonen i bestillingsprosessen og danner informasjonsgrunnlaget for utbetaling til leverandør av varer og tjenester.

Bruker din virksomhet allerede EHF katalog og EHF ordre, har du strukturert informasjon som kan gjenbrukes når du skal sende elektronisk faktura på formatet EHF fakturering 3.0 til opdragsgiver. Dermed gir leverandøren oppdragsgiver mulighet til automatisk å matche faktura mot ordre, og reduserer dermed sjansene for at utbetalinger blir forsinket. 

EHF faktura er obligatorisk ved fakturering i staten:

• Teknisk informasjon og veiledere - EHF Fakturering

Bransjeveiledere

Noen bransjer trenger presisering og forslag til hvordan legge inn spesiell informasjon i fakturaformatet. To bransjer har fått utviklet spesielle veiledere, energisektoren og finanssektoren. Det er bransjene selv som har ansvaret for oppfølging eventuelt endringer i veilderene. Difis rolle er å lagre og presentere veilederne.

• Veilderen for enegisektoren
• Veilederne for finanssektoren

Fordeler ved å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• En EHF Fakturering 3.0 gir oppdragsgiver mulighet til å kunne prosessere meldingen elektronisk intern, og kunne validere og arkivere den.  
• En elektronisk faktura gir en enklere prosess for internflyt og godkjennelse, som igjen reduserer mulige forsinkelsesrenter for virksomheten.  
• Har oppdragsgiver tatt i bruk et bestillingssystem med formatet EHF ordre, har oppdragsgiver mulighet for å godkjenne de økonomiske forpliktelsene før bestilling er gjort, og sende leverandør bestillingsnummer. Faktura kan dermed matches mot ordren og godkjennes maskinelt.
• Samlet fører dette til vesentlig reduksjon av prosesskostnader, reduserer feil og øker sporbarheten. 

For leverandører

• Den store gevinsten for en leverandør er at man kan sende faktura til alle offentlige oppdragsgivere på ett format, via samme infrastruktur.  
• Da oppdragsgiver kan automatisere prosesseringen av faktura, vil utbetalingen kunne komme raskere enn ved manuell fakturabehandling.

Prosessflyt for formatet

Formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440) og OpenPEPPOL (BIS).

EHF purring lar leverandøren automatisere purring av oppdragsgiver ved manglende betaling. Formatet gir også mulighet for å matche purring mot faktura.

Status for formatet

I produksjon.

Formål og virkemåte: Automatisere purring ved manglende betaling

Dersom en leverandør ikke har mottatt betaling i tide, kan han bruke formatet EHF purring til å purre oppdragsgiver.

I Lov om inkassovirksomhet og annen inndriving av forfalte pengekrav (inkassoloven), § 3 a. Elektronisk kommunikasjon, legges det til rette for elektronisk kommunikasjon:
"Krav i eller i medhold av denne loven om at meddelelser til skyldneren skal gis skriftlig, er ikke til hinder for bruk av elektronisk kommunikasjon dersom meddelelsen er sendt på en betryggende måte".

Fordeler ved å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• Når du mottar purring elektronisk på formatet EHF purring, får du maskinlesbare referanser til EHF faktura som er innsendt av leverandør tidligere. Dermed kan oppdragsgiver spore opp den aktuelle fakturaen i eget datasystem, og spore prosessen for utbetaling til leverandør. Har utbetalingen stoppet, kan du sende melding om utbetaling på nytt.

For leverandører

• Mulighet for å automatisere prosessen med å purre oppdragsgivere, ved at EHF purring utløses automatisk ved manglende betaling.

Prosessflyt for formatet

Dette formatet er basert på det europeiske standardiseringsprosjektet CEN WS/BII (nå CEN TC440) og OpenPEPPOL (BIS).

EHF statistikkinnlevering gjev høve til å lage statistikkar utan manuelt arbeid, noko som igjen gjev høve til betre kontroll og betring av prosessar.

Status for formatet

Under planlegging.

Føremål og verkemåte: Standardiserte statistikkdata gjev betre kontroll og bedtr prosessar

Datafangst i alle prosess-steg er viktig for å kunne planleggje nye aktivitetar og betre dei ulike prosess-stega. Eit standardisert format for sending av data, vil gjere det mogleg med automatisk utsending, import, prosessering og organisering av store datamengder.

Brukar du PEPPOL-nettverket og sikker konvolutt, saman med standard format veit mottakande system korleis dei skal behandle data som takast i mot automatisk og kan presentere dei for brukar basert på visningsgrensesnitt som front for databasen.

CEF eDelivery fokuserer på tryggleik både på transportlaget, ved sertifikathandtering for kvart aksesspunkt, og sikrar konvolutten gjennom signering og eventuell kryptering.  

Vinster ved å automatisere statistikken

• Innsamling og bruk av data og informasjon knytt til innkjøpsprosessar krev mykje tid og ressursar om det skal gjerast manuelt. I tillegg er det stor risiko for feil og forseinkingar. Konsekvensane er både manglande kontroll og evne til betring av prosessar.
• Fordelen med digitale system er at dei kan lagre, samanstille og tilgjengeleggjere data og informasjon undervegs i prosessen, slik at ein kan utøve reell og god kontroll.
• I tillegg til kontroll vil ein enkelt kunne hente inn og samanstille data for analysar i eit forbetrings- og utviklingsarbeid.
• Oppsummert vil digital støtte kunne gje riktige data og riktig informasjon til rett tid, til ein låg kostnad, samanlikna med manuelt arbeid.

Fordelar ved å ta i bruk formatet

For oppdragsgjevarer og leverandørar

• Ta i mot og sende data på ein strukturert og standardisert måte som fjernar behovet for éin-til-éin-integrasjonar mellom avsendar og mottakar.

For statistikkmottakarar – ved bruk av databasar 

• Motta og prosessere data likt frå fleire aktørar som generer data.
• Standard format gjer det mogleg å bryte data ned på feltnivå, og kan stimulere til utvikling av gode datatenester for aktørar i dei ulike prosessane.

Prosessflyt for formatet