EHF Prosessoversikt

Kilde: DFØ

EHF prosessoversikt er en utvidet delprosess/aktivitetsliste basert på anskaffelsesprosessen på Anskaffelser.no. En digital delprosess/aktivitetsliste krever en mer detaljert fremstilling, derfor finnes det flere forekomster på denne siden enn på prosessidene til Anskaffelser.no og beskrivelsen kan være noe ulik. Hensikten med siden er å vise sammenhengen mellom prosesser, informasjonsinnhold og teknisk implementering for å sikre effektive prosesser gjennom god systemstøtte for brukerne.

Publisert: 25. Mai 2020, Sist endret: 01. jul 2021

 Historikk

VersjonDatoEndringForfatter/rolle
1.02020.08.26Dokument etablertJan Mærøe
1.12020.10.30Lagt til støtteprosesserJan Mærøe
    
IDAktiviteterLenke til EHF prosessOrganisasjon som deltar
XANSKAFFELSER  
X.1Ledelse av anskaffelsesvirksomheten  
 Planlegge, organisere, lede og kontrollere anskaffelser Oppdragsgiver
X.2Avklare behov og forberede konkurransen  
X.2.1Vurdere behovLeverandøranalyse digital egnethet 
X.2.1.1Beskrive utfordringer og dagens løsning Oppdragsgiver
X.2.1.2Identifisere rammevilkår Oppdragsgiver
X.2.1.3Avklare anskaffelsens formål Oppdragsgiver
X.2.1.4Gjennomføre markedsundersøkelse Oppdragsgiver
X.2.1.5Vurdere alternativer og anbefale beslutning Oppdragsgiver
X.2.1.6Beslutte anskaffelser Oppdragsgiver
X.2.2Lage kontraktstrategi  
X.2.2.1Verfisere behovet Oppdragsgiver
X.2.2.2Kartlegge konkurransesituasjonen Oppdragsgiver
X.2.2.3Ha dialog med marked Oppdragsgiver-Leverandør
X.2.2.4Utarbeide foreløpig budsjett Oppdragsgiver
X.2.2.5Beregne livssykluskostnader  Oppdragsgiver
X.2.2.6Kartlegge risiko Oppdragsgiver
X.2.2.7Velge prosedyre Oppdragsgiver
X.2.2.8Beslutte kontraktsstrategi Oppdragsgiver
X.2.3Forberede konkurranse  
X.2.3.1Etablere anskaffelsesprotokoll Oppdragsgiver
X.2.3.2Definere anskaffelsens resultatmål  Oppdragsgiver
X.2.3.3Kartlegge risiko Oppdragsgiver
X.2.3.4Lage gjennomføringsplan Oppdragsgiver
X.2.4Lage konkurransegrunnlag  
X.2.4.1Lage definisjon og formål Oppdragsgiver
X.2.4.2Utforme konkurransegrunnlag Oppdragsgiver
X.2.4.3Beslutte tidsfrister og hvordan ta hensyn til miljø Oppdragsgiver
X.2.4.4Utforme regler for konkurransen Oppdragsgiver
X.2.5Definere spesifikasjoner, krav, kriterier og kontraktsvilkår  
X.2.5.1Definere kravspesifikajoner Oppdragsgiver
X.2.5.2Definere tildelingskriterium Oppdragsgiver
X.2.5.3Definere kontrakstvilkår Oppdragsgiver
X.2.6Definere kvalifikasjonskrav  
X.2.6.1Definere krav til økonomisk soliditet Oppdragsgiver
X.2.6.2Definere krav til erfaring og kompetanseEHF CV prosessOppdragsgiver
X.2.6.3Definere krav til rutiner for miljø og kvalitet Oppdragsgiver
X.2.6.4Definere etiske kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver
X.2.6.5Definere krav til prekvalifisering Oppdragsgiver
X.3Gjennomføre konkurranse    
X.3.1Invitere til konkurranse (kunngjøring av konkurranse)  
X.3.1.1Kunngjøre konkurranseEHF kunngjøringsprosessOppdragsgiver
X.3.1.2Svare på spørsmål fra leverandørerEHF spørsmål og svar prosessOppdragsgiver-Leverandør
X.3.1.3Gjøre endringer og avlysninger  Oppdragsgiver
X.3.1.4Søke på kunngjøringerEHF søk kunngjøring prosessLeverandør
X.3.1.5Vise interesse for konkurranseEHF vise interesse for anskaffelse prosessLeverandør
X.3.1.6Tilgjengligjøre/sende anskaffelsesdokumenterEHF utsendelse av anskaffelsesdokumenterOppdragsgiver
X.3.1.7Sende mottaksbekreftelse Leverandør
X.3.1.8Svare på spørsmål fra leverandører vedrørende anskaffelsesdokumenterEHF spørsmål og svar prosessOppdragsgiver-Leverandør
X.3.2Kvalifisere leverandører

EHF kvalifiseringsprosess

 
X.3.2.1Innsendelse av ESPD/egenerklæring og beskrivelse av andre krav stilt for kvalifisering Leverandør
X.3.2.2Sende mottaksbekreftelse Oppdragsgiver
X.3.2.3Avvis forespørsler som er mottatt for sent Oppdragsgiver
X.3.2.4Vurder kvalifikasjoner basert på leverandørens utfyllelse av ESPD/egenerklæring og andre anskaffelsesdokumenter Oppdragsgiver
X.3.2.5Spørsmål og svar av eventuelle avklaringer til oppfyllelse av kvalifikasjonEHF spørsmål og svar prosessOppdragsgiver-Leverandør
X.3.2.6Innhent dokmentasjonsbevis basert på informasjon i ESPD/egenerklæringEHF eBevis prosessOppdragsgiver
X.3.2.7Vurdering av hvilke dokumentasjonsbevis oppdragsgiver må innhente selv Oppdragsgiver
X.3.2.8Innhent resterende dokumentasjonsbevis Oppdragsgiver
X.3.2.9Evaluer dokumentasjonsbevis og vurder om kvalifikasjonskrav er oppfylt Oppdragsgiver
X.3.3Vurder om leverandør er kvalifisert  
X.3.3.1Vurder hvilke leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene Oppdragsgiver
X.3.3.2Reduser antallet kvalifiserte leverandører etter utvelgelseskriteriene i en begrenset konkurranse Oppdragsgiver
X.3.3.3Send ut melding til de som ikke er kvalifisert, de som er kvalifisert men ikke valgt ut og de som er kvalifisert Oppdragsgiver
X.3.3.4Send ut invitasjon til de leverandører som er kvalifiserte om å inngi tilbud Oppdragsgiver
X.3.4Administrer database for kvalifiserte leverandører  
X.3.4.1Spørsmål og svar på negativ respons til oppfyllelse av kvalifikasjon (DPS- kvalifisere seg igjen)EHF spørsmål og svar prosessOppdragsgiver-Leverandør
X.3.4.2Send ut oversikt over deltakere i DPS og maler for behovsinnhenting (innkjøpssentral) Innkjøpssentral
X.3.4.3Send en bekreftelse på mottatt deltakerliste og maler (innkjøpssentral) Kunde av innkjøpsentral
X.3.4.4Send inn ønske om å ikke delta i DPS lenger Leverandør
X.3.4.5Send en bekreftelse på mottatt avmelding i DPS Oppdragsgiver
X.3.4.6Send en melding om fjerning av leverandør fra databasen på bakgrunn av brudd på krav Oppdragsgiver
X.3.4.7Send ut invitasjon til de leverandører som er kvalifiserte om å inngi tilbud Oppdragsgiver
X.3.4.8Send inn tilbud Leverandør
X.3.5Velge tilbud og inngå avtale  
X.3.5.1Ta imot tilbud

EHF tilbudsinnlevering prosess

Oppdragsgiver
X.3.5.2Send bekreftelse på mottatt tilbud Oppdragsgiver
X.3.5.3Avklare og ettersende opplysninger Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.5.4Vurdere vurdere tilbud mot kravspesifikasjon/absolutte krav

 

Oppdragsgiver
X.3.5.5Avvise tilbud som ikke oppfyller krav Oppdragsgiver
X.3.5.6Evaluere tilbud

EHF eBevisprosessen

EHF CV prosess

Oppdragsgiver
X.3.5.7Foreta en avklaring av tilbud hvis nødvendig Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.5.8Gjennomføre forhandlinger hvis angitt i konkurransegrunnlag Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.5.9Meddele tildeling av kontrakt Oppdragsgiver
X.3.6.0Motta og behandle innsynsbegjæring Oppdragsgiver
X.3.6.1Klagebehandling  
X.3.6.1.1Sende og motta klage på tildeling Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.6.1.2Behandle klage på tildeling Oppdragsgiver
X.3.6.1.3Medele beslutning til leverandør Oppdragsgiver
X.3.6.1.4Foreta en ny tilbudsevaluering hvis det har skjedd en feil Oppdragsgiver
X.3.6.1.5Sende nytt meddelelsesbrev hvis beslutnigen er omgjort Oppdragsgiver
X.3.6.2Signere og arkivere kontrakt Oppdragsgiver-Leverandør
X.3.6.3Ferdigstill protokoll Oppdragsgiver
X.3.7Kunngjør inngått kontrakt  
X.3.7.1Kunngjøre inngåelse av kontraktEHF kunngjøringsprosessOppdragsgiver
X.3.7.2Evaluere konkurransen Oppdragsgiver
X.4Implementere og følge opp kontraktEHF spørsmål og svar prosess 
X.4.1Forberede kontraktsgjennomføring (Bruk av avtalen)  
X.4.1.1Gjennomføre oppstartsmøte med leverandør Oppdragsgiver-Leverandør
X.4.1.2Informere brukere om avtalenEHF katalog prosessOppdragsgiver
X.4.2Bruke avtalen  
X.4.2.1Leverandør og kundeaktiveringEHF katalog prosess
EHF punch-out prosess
Oppdragsgiver-Leverandør
X.4.2.2Bestille varer og tjenesterEHF ordre og ordrebekreftelse
EHF avansert ordre
EHF ordreforslag
Oppdragsgiver
X.4.2.3Levere vare og tjenesterEHF mottaks prosessLeverandør
X.4.2.4Motta varer og tjensterEHF mottaks prosessOppdragsgiver
X.4.2.5Foreta reklamasjon på varer/tjenster Oppdragsgiver
X.4.2.6Sende og motta betalingskravEHF faktura prosessOppdragsgiver-Leverandør
X.4.2.7Sende og motta krediteringEHF faktura prosessOppdragsgiver-Leverandør
X.4.2.8Sende og motta purringEHF purring prosessOppdragsgiver-Leverandør
X.4.2.9Foreta utbetaling til leverandørPayment prosessOppdragsgiver
X.4.3Forvalte avtalenEHF spørsmål og svar prosess 
X.4.3.1Følge opp leveransen Oppdragsgiver
X.4.3.2Endring av kontrakt Oppdragsgiver-Leverandør
X.4.3.3Avslutte kontraktProsess deaktivering av leverandør i bestillingsløsningOppdragsgiver
X.4.3.4Foreta en sluttevaluering Oppdragsgiver
X.5Prosedyrer / teknikker  
X.5.1Dynamisk innkjøpsordning (DPS)Lenke til prosessdefinisjon 
X.6Støtteprosesser  
X.6.1Digitale støtteprosesser  
X.6.1.1Utvikle og forvalte standardformatLenke til prosessdefinisjonVirksomhet
X.6.1.1.1Analysere behov og muligheterLenke til prosessdefinisjonVirksomhet
X.6.1.1.2Utvikle teknisk veilederLenke til prosessdefinisjonVirksomhet
X.6.1.1.3Forvalte standard formatLenke til prosessdefinisjonVirksomhet
X.6.1.2Implementering og forvaltning av bestillingsløsning i kontraktsoppfølgingLenke til prosessdefinisjonVirksomhet
X.6.1.2.1Analysere implementering av bestillingsløsningLenke til prosessdefinisjonVirksomhet
X.6.1.2.2Implementere bestillingsløsningLenke til prosessdefinisjonVirksomhet
X.6.1.2.3Forvalte bestillingsløsningLenke til prosessdefinisjonVirksomhet
X.6.2HR-støtte  
X.6.2.1Endringsledelse  
X.6.3Aktivere og deaktivere leverandører i bestillingsløsningAktivere og deaktivere leverandører i bestillingsløsningVirksomhet

Har du spørsmål ta kontakt med Jan Mærøe via EHF@dfo.no