EHF Prosessoversikt

Kilde: Digitaliseringsdirektoratet

EHF prosessoversikt er en utvidet delprosess/aktivitetsliste basert på anskaffelsesprossen på Anskaffelser.no. En digital delprosess/aktivitetsliste krever en mer detaljert fremstilling, derfor finnes det flere forekomster på denne siden enn på prosessidene til Anskaffelser.no og beskrivelsen kan være noe ulik. Hensikten med siden er å vise sammenhengen mellom prosesser, informasjonsinnhold og teknisk implementering for å sikre effektive prosesser gjennom god systemstøtte for brukerne.

Publisert: 25. Mai 2020, Sist endret: 25. nov 2020

 Historikk

VersjonDatoEndringForfatter/rolle
1.02020.08.26Dokument etablertJan Mærøe
1.12020.10.30Lagt til støtteprosesserJan Mærøe
    
IDAktiviteterLenke til EHF prosessOrganisasjon som deltar
XANSKAFFELSER  
X1Ledelse av anskaffelsesvirksomheten  
 Planlegge, organisere, lede og kontrollere anskaffelser Oppdragsgiver
X2Avklare behov og forberede konkurransen  
X21Vurdere behov  
X211Beskrive utfordringer og dagens løsning Oppdragsgiver
X212Identifisere rammevilkår Oppdragsgiver
X213Avklare anskaffelsens formål Oppdragsgiver
X214Gjennomføre markedsundersøkelse Oppdragsgiver
X215Vurdere alternativer og anbefale beslutning Oppdragsgiver
X216Beslutte anskaffelser Oppdragsgiver
X22Lage kontraktstrategi  
X221Verfisere behovet Oppdragsgiver
X222Kartlegge konkurransesituasjonen Oppdragsgiver
X223Ha dialog med marked Oppdragsgiver-Leverandør
X224Utarbeide foreløpig budsjett Oppdragsgiver
X225Beregne livssykluskostnader  Oppdragsgiver
X226Kartlegge risiko Oppdragsgiver
X227Velge prosedyre Oppdragsgiver
X228Beslutte kontraktsstrategi Oppdragsgiver
X23Forberede konkurranse  
X231Etablere anskaffelsesprotokoll Oppdragsgiver
X232Definere anskaffelsens resultatmål  Oppdragsgiver
X233Kartlegge risiko Oppdragsgiver
X234Lage gjennomføringsplan Oppdragsgiver
X24Lage konkurransegrunnlag  
X241Lage definisjon og formål Oppdragsgiver
X242Utforme konkurransegrunnlag Oppdragsgiver
X243Beslutte tidsfrister og hvordan ta hensyn til miljø Oppdragsgiver
X244Utforme regler for konkurransen Oppdragsgiver
X25Definere spesifikasjoner, krav, kriterier og kontraktsvilkår  
X251Definere kravspesifikajoner Oppdragsgiver
X252Definere tildelingskriterium Oppdragsgiver
X253Definere kontrakstvilkår Oppdragsgiver
X26Definere kvalifikasjonskrav  
X261Definere krav til økonomisk soliditet Oppdragsgiver
X262Definere krav til erfaring og kompetanse Oppdragsgiver
X263Definere krav til rutiner for miljø og kvalitet Oppdragsgiver
X264Definere etiske kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver
X265Definere krav til prekvalifisering Oppdragsgiver
X3Gjennomføre konkurranse    
X31Invitere til konkurranse (kunngjøring av konkurranse)  
X311Kunngjøre konkurranseEHF kunngjøre konkurranse prosessOppdragsgiver
X312Svare på spørsmål fra leverandørerEHF spørsmål og svar prosessOppdragsgiver-Leverandør
X313Gjøre endringer og avlysninger  Oppdragsgiver
X314Søke på kunngjøringerEHF søk kunngjøring prosessLeverandør
X315Vise interesse for konkurranseEHF vise interesse for anskaffelse prosessLeverandør
X316Tilgjengligjøre/sende anskaffelsesdokumenterEHF utsendelse av anskaffelsesdokumenterOppdragsgiver
X317Sende mottaksbekreftelse Leverandør
X318Svare på spørsmål fra leverandører vedrørende anskaffelsesdokumenter Oppdragsgiver-Leverandør
X32Kvalifisere leverandører

EHF kvalifiseringsprosess

 
X321Innsendelse av ESPD/egenerklæring og beskrivelse av andre krav stilt for kvalifisering Leverandør
X322Sende mottaksbekreftelse Oppdragsgiver
X323Avvis forespørsler som er mottatt for sent Oppdragsgiver
X324Vurder kvalifikasjoner basert på leverandørens utfyllelse av ESPD/egenerklæring og andre anskaffelsesdokumenter Oppdragsgiver
X325Spørsmål og svar av eventuelle avklaringer til oppfyllelse av kvalifikasjonEHF spørsmål og svar prosessOppdragsgiver-Leverandør
X326Innhent dokmentasjonsbevis basert på informasjon i ESPD/egenerklæringEHF eBevis prosessOppdragsgiver
X327Vurdering av hvilke dokumentasjonsbevis oppdragsgiver må innhente selv Oppdragsgiver
X328Innhent resterende dokumentasjonsbevis Oppdragsgiver
X329Evaluer dokumentasjonsbevis og vurder om kvalifikasjonskrav er oppfylt Oppdragsgiver
X33Vurder om leverandør er kvalifisert  
X331Vurder hvilke leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene Oppdragsgiver
X332Reduser antallet kvalifiserte leverandører etter utvelgelseskriteriene i en begrenset konkurranse Oppdragsgiver
X333Send ut melding til de som ikke er kvalifisert, de som er kvalifisert men ikke valgt ut og de som er kvalifisert Oppdragsgiver
X334Send ut invitasjon til de leverandører som er kvalifiserte om å inngi tilbud Oppdragsgiver
X34Administrer database for kvalifiserte leverandører  
X341Spørsmål og svar på negativ respons til oppfyllelse av kvalifikasjon (DPS- kvalifisere seg igjen)EHF spørsmål og svar prosessOppdragsgiver-Leverandør
X342Send ut oversikt over deltakere i DPS og maler for behovsinnhenting (innkjøpssentral) Innkjøpssentral
X343Send en bekreftelse på mottatt deltakerliste og maler (innkjøpssentral) Kunde av innkjøpsentral
X344Send inn ønske om å ikke delta i DPS lenger Leverandør
X345Send en bekreftelse på mottatt avmelding i DPS Oppdragsgiver
X346Send en melding om fjerning av leverandør fra databasen på bakgrunn av brudd på krav Oppdragsgiver
X347Send ut invitasjon til de leverandører som er kvalifiserte om å inngi tilbud Oppdragsgiver
X348Send inn tilbud Leverandør
X35Velge tilbud og inngå avtale  
X351Ta imot tilbud

EHF tilbudsinnlevering prosess

Oppdragsgiver
X352Send bekreftelse på mottatt tilbud Oppdragsgiver
X353Avklare og ettersende opplysninger Oppdragsgiver-Leverandør
X354Vurdere vurdere tilbud mot kravspesifikasjon/absolutte krav

 

Oppdragsgiver
X355Avvise tilbud som ikke oppfyller krav Oppdragsgiver
X356Evaluere tilbud

EHF eBevisprosessen

Oppdragsgiver
X357Foreta en avklaring av tilbud hvis nødvendig Oppdragsgiver-Leverandør
X358Gjennomføre forhandlinger hvis angitt i konkurransegrunnlag Oppdragsgiver-Leverandør
X359Meddele tildeling av kontrakt Oppdragsgiver
X360Motta og behandle innsynsbegjæring Oppdragsgiver
X361Klagebehandling  
X3611Sende og motta klage på tildeling Oppdragsgiver-Leverandør
X3612Behandle klage på tildeling Oppdragsgiver
X3613Medele beslutning til leverandør Oppdragsgiver
X3614Foreta en ny tilbudsevaluering hvis det har skjedd en feil Oppdragsgiver
X3615Sende nytt meddelelsesbrev hvis beslutnigen er omgjort Oppdragsgiver
X362Signere og arkivere kontrakt Oppdragsgiver-Leverandør
X363Ferdigstill protokoll Oppdragsgiver
X37Kunngjør inngått kontrakt  
X371Kunngjøre inngåelse av kontrakt Oppdragsgiver
X372Evaluere konkurransen Oppdragsgiver
X4Implementere og følge opp kontraktEHF spørsmål og svar prosess 
X41Forberede kontraktsgjennomføring (Bruk av avtalen)  
X411Gjennomføre oppstartsmøte med leverandør Oppdragsgiver-Leverandør
X412Informere brukere om avtalenEHF katalog prosessOppdragsgiver
X42Bruke avtalen  
X421Leverandør og kundeaktiveringEHF katalog prosess
EHF punch-out prosess
Oppdragsgiver-Leverandør
X422Bestille varer og tjenesterEHF ordre og ordrebekreftelse
EHF avansert ordre
EHF ordreforslag
Oppdragsgiver
X423Levere vare og tjenesterEHF mottaks prosessLeverandør
X424Motta varer og tjensterEHF mottaks prosessOppdragsgiver
X425Foreta reklamasjon på varer/tjenster Oppdragsgiver
X426Sende og motta betalingskravEHF faktura prosessOppdragsgiver-Leverandør
X427Sende og motta krediteringEHF faktura prosessOppdragsgiver-Leverandør
X428Sende og motta purringEHF purring prosessOppdragsgiver-Leverandør
X429Foreta utbetaling til leverandørPayment prosessOppdragsgiver
X43Forvalte avtalenEHF spørsmål og svar prosess 
X431Følge opp leveransen Oppdragsgiver
X432Endring av kontrakt Oppdragsgiver-Leverandør
X433Avslutte kontrakt Oppdragsgiver
X434Foreta en sluttevaluering Oppdragsgiver
X5Støtteprosesser  
X51Digitale støtteprosesser  
X511Utvikle og forvalte standardformat  
X5111Analysere behov og muligheter  
X5112Utvikle teknisk veileder  
X5113Forvalte standard format  
X512Utvikle og forvalte systemløsninger  
X52HR-støtte  
X521Endringsledelse  
X5211EHF implementeringsprosess av digitale løsninger i virksomheten  

Har du spørsmål ta kontakt med Jan Mærøe via EHF@dfo.no