Anskaffelsesprosessen er Difis standard prosessmodell for gjennomføring av en offentlig anskaffelse fra utfordringen oppstår til gevinster er realisert, kontrakten er sluttført og evaluert.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 14. nov 2018

Tid, påvirkning og kostnader

Som figuren under viser er påvirkningsmuligheten størst tidlig i prosessen. Det er her alle premisser og føringer blir lagt. Det hjelper ikke hvor god du er senere i prosessen, hvis du bommer innledningsvis. Det er også viktig å gjennomføre selve konkurransen i markedet profesjonelt og ikke minst følge opp om du får dekket de behov eller når de resultater du har inngått kontrakt om.

Figur
 
 

Hvordan bruke veiledningen i anskaffelsesprosessen?

Formålet med prosessen

  • er å guide brukeren gjennom sentrale trinn i gjennomføringen av en anskaffelse
  • å legge til rette for at alle beslutninger er dokumentert
  • er primært rettet mot offentlige oppdragsgivere 
  • er også relevant for tilbydere og leverandører

Fagstoffet i de ulike fasene, stegene og aktivitetene kan leses hver for seg, eller brukes som en gjennomgående veileder for gjennomføring av hele prosessen. Det er ikke forutsatt at alle aktiviteter skal gjennomføres i alle anskaffelser. Anskaffelsens kompleksitet og omfang vil alltid være avgjørende for hvor omfattende arbeidet i forberedelsesfasen bør være.

Fagstoffet på disse sidene retter seg i utgangspunktet mot anskaffelser som omfattes av regelverket for offentlige anskaffelser, det vil si anskaffelser over 100 000 kroner eksl. mva. Flere av de rådene som gis er imidlertid også relevante for anskaffelser under denne beløpsgrensen siden de fleste av rådene er av innkjøpsfaglig art innenfor regelverkets grenser og ikke juridisk art.

Jo større og mer strategisk viktig anskaffelsen er, jo grundigere bør fasene og trinnene i anskaffelsesprosessen gjennomføres og spesielt planleggingsfasen vil hjelpe deg til å ivareta strategiske føringer i anskaffelsesstrategien som samfunnshensyn.

For anskaffelser som følger kun del I i anskaffelsesregelverket, dvs der kontraktsverdien er under den nasjonale terskelverdi gjelder de grunnleggende prinsipper og anskaffelsesloven med krav til å ivareta samfunnshensyn.

Prosessen blir dokumentert

I hvert steg kan du dokumentere aktivitetene og vurderingen. Dokumentene kan arkiveres på saken slik at hele anskaffelsen er dokumentert og etterprøvbar.

Hvert dokument bygger på informasjon og beslutninger i tidligere dokument, men er laget slik at de også kan leses eller arkiveres isolert. Dette er gjort ved at man drar med seg de viktigste konklusjonene og føringene over i neste dokument.

For eksempel er konkurransegrunnlaget et selvstendig dokument, men det bygger på sentrale vurderinger fra behovskartleggingen og dialogen med markedet.

Ta Difis e-læringskurs for å lære mer om anskaffelsesprosessen

  • E-læringskurset "Jakten på den gode anskaffelsen" følger innkjøperen Nils fra de første anskaffelsene til han som mer erfaren innkjøper får større ansvar.
  • Modulene blir ledet av en kyndig programleder, med faglige innspill fra Ingrid Bjerke Kolderup (Difi), og inspirerende eksempler fra innkjøpsmiljøer over hele landet.
  • Modulene inneholder også flervalgsoppgaver, samt råd og tips for å styrke det gode innkjøp.
  • Under ser du en kort introduksjonsfilm. Du finner hele kurset på Difis læringsplattform.

 

Spørsmål?

Har du spørsmål til noe av innholdet på denne siden, eller i prosessen - ta gjerne kontakt med Ingrid Bjerke Kolderup på ibk@difi.

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*