Anskaffelser under 1,3 mill. kroner

Steg for steg veiledning for planlegging og gjennomføring av en anskaffelse under 1,3 mill. kroner ekskl. mva. etter anskaffelsesforskriften del I.

Publisert: 20. des 2016, Sist endret: 16. des 2018

Anskaffelser under denne er kun underlagt anskaffelsesforskriftens del I. Del I inneholder ingen formelle krav til anskaffelsesprosedyre. De grunnleggende krav, jf anskaffelsesloven § 4, må likevel følges.

Avklare behov og forberede anskaffelsen

Steg- for steg listen på denne siden er beregnet på offentlige innkjøp av varer og tjenester av verdi under 1,3 mill. kr. ekskl. mva. Anskaffelsesprosessen inneholder også råd og veiledning som kan være relevant også for denne type anskaffelser selv om veiledningen hovedsaklig er rettet mot større anskaffelser.

Finnes en eksisterende rammeavtale?

Sjekk ut om organisasjonen har en eksisterende rammeavtale som omfatter den varen/tjenesten som skal anskaffes. I så fall kan anskaffelsen foretas ved et avrop på rammeavtalen.

Anskaffelsesprotokoll

For alle anskaffelser over 100.000 kr. ekskl. mva. plikter en å føre anskaffelsesprotokoll. Denne skal oppdateres fortløpende med en redegjørelse for de beslutninger som tas under anskaffelsesprosessen.

Invitere til konkurranse eller anskaffe direkte?

For anskaffelser under 1,3 mill kr. ekskl. mva. er det ikke krav til kunngjøring, men det er anledning å kunngjøre slike anskaffelser i Doffin og det finnes egne kunngjøringsskjema for dette, se lenken til høyre. Det er også mulig å kunngjøre konkurranser på f.eks. egen nettside.

Det følger av anskaffelsesloven at hovedregelen er krav om konkurranse. Forskriften gir imidlertid ingen definisjon på hva som skal til for å oppfylle dette kravet.

I et marked hvor priser og kvaliteter på produkter eller ytelser er allment tilgjengelig kan det være tilstrekkelig at du gjør deg kjent med dette og foretar et valg av hvilket produkt eller ytelse du ønsker å anskaffe.

I andre tilfeller innebærer krav til konkurranse at du må innhente tilbud og foreta et valg av tilbyder på bakgrunn av en vurdering av tilbudene som mottas. 

Konkurransegrunnlag

Dersom du skal invitere leverandører til å inngi tilbud bør du utarbeide et konkurransegrunnlag. Mal for konkurransegrunnlag for anskaffelser under nasjonal terskelverdi finner du i koblingen på høyre side.

Følgende forhold er viktige for å få et godt konkurransegrunnlag:

  • Lag en plan for gjennomføringen av anskaffelsen. Følgende momenter må planlegges:
    • Skal du invitere et passende antall leverandører til å inngi tilbud, eller foreta en frivillig kunngjøring på Doffin?
    • Hvilke regler som skal gjelde for gjennomføring av anskaffelsen. Difi sin konkurransegrunnlagsmal for anskaffelser foreslår regler for konkurransen som gir stor fleksibilitet.
  • Når du har formidlet hvordan du har tenkt til å gjennomføre konkurransen må du forholde deg til dette under gjennomføringen.

Beskrivelse av ytelsen (kravspesifikasjon)

Lag en beskrivelse av ytelsen anskaffelsen gjelder. Du bør beskrive behovet du skal ha dekket fremfor en beskrivelse av hvordan behovet skal dekkes. La leverandørene konkurrere om å tilby den beste/ mest hensiktsmessige løsningen. For å få til dette er det helt sentralt at du ikke stiller unødvendige krav som begrenser eller helt avskjærer leverandørers mulighet til å tilby løsninger som ville ha dekket det behovet du har. Det kan være slik at behovet dekkes best gjennom en løsning du ikke kjenner til.

Strategiske føringer

Sjekk føringer fra din virksomhets anskaffelsesstrategi eller lignende. 

Kvalifikasjonskrav

For anskaffelser over 500.000 kr. ekskl. mva. er du forpliktet til å kreve at valgte leverandør leverer skatteattest. Se FOA §7-2 for detaljer.

Hvorvidt det er behov for å stille ytterligere kvalifikasjonskrav må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Tildelingskriterier

Dersom du velger å avholde en konkurranse må tildelingen skje på en forutberegnelig måte. Det betyr at du som oppdragsgiver må informere om hvilke vurderinger du vil gjøre ved valg av tilbud.

Konkurransen kan avgjøres på bakgrunn av hvem som har tilbudt den laveste prisen/kostnaden, eller på bakgrunn av en vurdering av hvem som har levert tilbudet med det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet. Med kostnad beregner du både innkjøpsprisen og driftskostnader inklusiv livsykluskostander.

Dersom du velger å tildele på bakgrunn av det beste forholdet mellom pris og kvalitet må du oppgi hvilke kriterier du vil legge til grunn for vurderingen av kvalitet. Du må være tydelig på hva du mener med kvalitet. Dette kan være kompetanse, miljøegenskaper, tekniske og estetiske egenskaper, funksjonelle egenskaper med mer.

Det er et krav at kriteriet er av betydning for den ytelsen som skal leveres. Dette bør du i så fall opplyse om i konkurransegrunnlaget.

Har du laget en kravspesifikasjon som beskriver behovet som skal dekkes er det avgjørende at du utformer tildelingskriterier som er egnet til å identifisere den beste løsningen.

Konkurransegrunnlagsmalen gir eksempel på hvordan slike kriterierier kan utformes.

Kontrakt

Legg ved kontrakten som skal regulere kontraktsforholdet samtidig som du inviterer leverandørene til å inngi tilbud. Leverandørene må kjenne til hvilke vilkår som skal gjelde for gjennomføringen av kontrakten. På områder hvor det foreligger standardkontrakter bør disse benyttes.Les mer om ulike typer kontrakter og valg av disse

Konkurransegjennomføring

Invitasjon til å levere tilbud

For å motta tilbud kan du enten invitere et utvalg leverandører, eller foreta en frivillig kunngjøring på Doffin. 

Skal du inn i et stort leverandørmarked du kjenner relativt godt kan det være mest hensiktsmessig å invitere 3-5 leverandører til å inngi tilbud. Velger du denne løsningen bør du variere hvem du inviterer.

Frivillig kunngjøring på Doffin er egnet der du ikke kjenner markedet. Dersom jobben med å utarbeide tilbud og evaluere tilbud ikke er stor, for eksempel fordi du kun vektlegger pris utover de minstekrav du har satt til kvalitet, funksjon og/eller annet, er også en frivillig kunngjøring på Doffin egnet.

Du finner to skjemaer for frivillig kunngjøring på Doffin på siden "Skjema for kunngjøring etter anskaffelsesforskriften".

Evaluering av tilbud

Evaluering av tilbudene må skje slik du har beskrevet det i din henvendelse til markedet.

Det å vektlegge noe annet enn dette vil være i strid med det grunnleggende prinsippet om forutberegnelighet.

Eventuelle forhandlinger

Avhengig av hva du har formidlet i konkurransegrunnlaget kan du invitere en eller flere av tilbyderne til forhandlinger. En eventuell utvelgelse må foretas på grunnlag av tildelingskriteriene.

Ved forhandlingene bør leverandørene få tilbakemeldinger om hvilke sider av tilbudene du mener de med fordel kan forbedre for å kunne vinne konkurransen. Etter endt forhandling må tilbyderne få anledning til å levere nytt revidert tilbud.

Kontraktstildeling og avslutning av konkurransen

Etter at tilbudene er evaluert og eventuelle forhandlinger er gjennomført tildeler du kontrakt til den leverandøren som har levert det beste tilbudet.

Alle leverandører som har blitt invitert til å levere tilbud bør få en beskjed om din avgjørelse. Gi gjerne en kort begrunnelse for hovedårsaken(e) for valget av tilbud.

Følge opp kontrakten

For å sikre deg at dere mottar det dere har inngått avtale om er det viktig at de kontrakten følges opp.

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*