Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav er krav du stiller for å sikre at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene i hele avtaleperioden.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 14. nov 2019

Formålet med å stille kvalifikasjonskrav, er å sikre at leverandørene har tilstrekkelig kompetanse, kapasitet og økonomi til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Grunnleggende krav til kvalifikasjonskrav

Det er satt noen grunnleggende krav til kvalifikasjonskravene for at de skal være lovlige. Disse kravene gjelder uansett hvilken del av forskriften den aktuelle anskaffelsen må følge.

For at et kvalifikasjonskrav skal være tillatt å stille, må det

  • ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen

  • knytte seg til forhold som har betydning for leverandørens egnethet til å gjennomføre kontrakten

  • ikke begrense konkurransen unødvendig

  • ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet

  • være tilstrekkelig klart formulert

Disse momentene må ses i sammenheng med formålet med å stille kvalifikasjonskrav, som er å sørge for at leverandøren er i stand til å oppfylle den kontrakten konkurransen gjelder.

Kravene skal være relevante for det som skal leveres i kontrakten - Er det påkrevet at leverandøren har denne kompetansen for å kunne gjennomføre denne konkrete leveransen? Du bør derfor ikke ukritisk huke av på alle kvalifikasjonskravene i ESPD skjemaet, da kvalifikasjonskravet fort verken oppfyller kravet til relevans eller proporsjonalitet.

Kravene skal  være forholdsmessige (proposjonale) - Du skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet.  Kostnadene ved gjennomføringen av anskaffelser skal ikke være unødig høye. Det betyr at du må vurdere om det er effektiv ressursbruk å bruke tid på å kreve omfattende kompetanse med dokumentasjonskrav som skal vurderes av deg. I tillegg må du vurdere om kravet er for byrdefullt for leverandøren.

Det kan være forskjellige måter ulike bransjer sikrer overholdelse av kompteanse, kvalitetssikringsrutiner og miljøledelsestiltak. Du bør derfor sjekke hvordan bransjen oppfyller de kvalifikasjonskravene du mener er påkrevet og også hvordan de kan dokumentere dem.

Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav skal vurderes konkret for den enkelte anskaffelsen

Kvalifikasjonskravene og dokumentasjonskravene skal være relevante og stå i forhold til leveransen for å sikre at leverandøren har de kvalifikasjonser som trengs for å gjennomføre kontrakten (krav til proporsjonalitet). I tillegg bør du legge til rette for å sikre en god konkurranse slik at du får tilbud fra de leverandører som kan inngi tilbud som kan dekke ditt behov. 

Du må derfor vurdere konkret hvilke kvalifikasjoner må leverandøren oppfylle for å være egnet til å gjennomføre kontrakten?

  • Hvilken økonomisk soliditet, kompetanse og kapasitet er det nødvendig og tilstrekkelig at leverandøren har for å kunne gjennomføre denne kontrakten ihht de mål som er satt for prosjektet. Dette gjelder for alle typer anskaffelser, enten det er varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider.
  • Hvordan skal leverandøren dokumentere at han har den økonomiske soliditet, kompetanse og kapasitet jeg etterspør? Det er lurt å åpne opp for flere måter å kunne dokumentere et kvalifikasjonskrav slik at du ikke unødig begrenser konkurransen. Innen ulike bransjer er det forskjellige måter hvordan de kan dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjoner.

Det vil fort bli ulovlig å operere med "standard kvalifikasjonskrav", da kvalifikasjonskrav ikke vil være relevante for alle typer anskaffelser og fort blir urelevante og/eller uproposjonale.

Du bør derfor alltid undersøke hva som er vanlig i den bransjen du mener det er potensielle tilbydere slik at du ikke begrenser konkurransen ulovlig. Se nærmere om dialog med markedet.

  • Kvalifikasjonskrav er minstekrav til leverandørens egnethet, de kan enten oppfylle dem eller ikke.
  • Det er ikke en rangering av leverandørene ut fra kvalifikasjoner i motsetning til hvordan du evaluerer tilbud.
  • De leverandørene som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene plikter du å avvise fra konkurransen.

Kravene skal stilles i kunngjøringen eller ved henvendelsen til markedet slik at leverandørene raskt ser om de er kvalifisert eller ikke til å kunne levere inn et tilbud. Kravene kan utdypes i konkurransegrunnlaget (men obs! ingen nye krav).

Hvordan sikre den beste konkurransen - Få med deg nyoppstartede virksomheter

Kravene bør ikke begrense konkurransen unødvendig.

Spesielt der du ønsker nye løsningsforslag eller innovative løsninger, kan for strenge kvalifikasjonskrav hindre små og nyetablerte bedrifter, som ofte har gode nytenkende løsninger i å delta i konkurransen.

Nyoppstarte virksomheter

Vær oppmerksom på nyoppstartede virksomheter kan bli utelukket fra å delta i konkurransen fordi du har stillet kvalifikasjonskravene uheldig. Vanligvis stilles kvalifikasjonskravene til leverandøren som sådan, dvs bedriftens kompetanse. Der du for eksempelstiller krav om at leverandøren skal ha erfaring fra x antall tilsvarende oppdrag, vil du ekskludere nyoppstartede virksomheter som er vel så gode til å levere.

For nyoppstartede virksomheter kan imidlertid de ansattes erfaring fra tidligere arbeidsforhold være meget egnet for å oppfylle kvalifikasjonskravene. Det er derfor klokt å angi i anskaffelsesdokumentene at leverandøren kan dokumentere sine kvalifikasjoner ved at det åpnes opp for å dokumentere kvalifikasjonene ved den erfaring leverandørens ansatte har fra tidligere arbeidsforhold.

Når det gjelder krav til leverandørens økonomi, så krever mange oppdragsgivere at det skal oppnå en viss skår på en uavhengig kredittvurdering. For å få en slik kredittvurdering må firmaet ha eksistert en tid. Du bør derfor vurdere om bankgaranti, morselskapsgaranti, garanti fra eierne er tilstrekkelig. Ved sistnevnte så bør eierne kredittsjekkes.

Små og mellomstore virksomheter (SMBer)

Også for SMBer kan det være utfordrende å oppfylle enkelte kontraktkrav, noe som kan medføre at du går glipp av gode tilbud. Du bør derfor alltid vurdere å dele opp anskaffelsen i delkontrakter.

Vurder nøye hvilke kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav du stiller

Vær nøye med å vurdere konkret hva som er absolutt nødvendig. Ikke operer med "standard kvalifikasjonskrav", da det fort blir uforholdsmessig og lite relevant og dermed vurderes som ulovlig. Kravene skal alltid vurderes konkret. 

Ikke kryss av på alle krav i ESPD skjemaet (for sikkerhets skyld) - det kan være fort å gjøre feil her.

Vurder også hvilken dokumentasjon du ber om - også de skal oppfylle kravene til relevans og forholdsmessighet. Du må derfor vurdere om det blir tilfellet dersom du krever 3. parts sertifiseringer som dokumentasjon for at leverandøren oppfyller for eksempel visse kvalitetssikringstandarder eller miljøledelsesertifiseringer. Kan du sikre kvalifikasjonen på en annen måte?

Tilsvarende der du stiller krav om at produktene skal være 3. parts sertifisert med et Miljømerke. Er det et proporsjonalt krav? - i tillegg; er du sikker på at du får dekket behovet ditt ved å kreve 3. parts sertifisering?

Vurder om du bør stille kontraktskrav i stedet

Dersom det er få eller ingen leverandører som oppfyller de kvalifikasjonskravene du mener er nødvendig å stille, kan du vurdere å stille kravene som kontraktkrav, dvs at leverandøren må tilegne seg kompetansen i konktraktgjennomføringen. Dette er kun relevant ved langvarige kontrakter og rammeavtaler. ​​​​​​

Hvis du ikke tar høyde for modenheten i markedet, kan du ende opp med en mislykket konkurranse.

Pliktige kvalifikasjonskrav

Forskrift om offentlige anskaffelser regulerer overordnet hvilke krav som kan stilles. Det er ingen obligatoriske kvalifikasjonskrav, men det er krav til skatteattest for anskaffelser med en kontraktsverdi over kr 500.000 ekskl mva. Denne plikten gjelder bare for norske leverandører.

Kravet henger sammen med avvisningsbestemmelsene i FOA §§ 9-5 og 24-2. Disse paragrafene inneholder avvisningsbestemmelser for anskaffelser etter henholdsvis del II og del III.

Kvalifikasjonskrav i FOA del I

Kvalifikasjonskrav for anskaffelser under nasjonal terskelverdi

For anskaffelser som kun følger FOA del I, dvs anskaffelser med en kontraktsverdi under kr 1.3 millioner ekskl mva er det ikke regulert hvilke kvalifikasjonskrav og dokumentasjonsbevis du kan be om.

Her er det de grunnleggende prinsippene særlig viktig, da det er de som legger føringer for hvilke krav som er relevante og proposjonale å stille. Det er ikke kunngjøringsplikt for anskaffelser etter FOA del I som betyr at du kan henvende deg til et tilstrekkelig antall leverandører som vil sikre konkurranse om oppdraget.

Dersom du ikke kunngjør, er det viktig at du på forhånd har sjekket hvilke kvalifikasjoner de har, slik at de faktisk er egnet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Det er imidlertid ikke noe i veien for at du også ved slike konkurranser stiller kvalifikasjonskrav og ber leverandøren redegjøre for sine kvalifikasjoner.

Kvalifikasjonskrav i FOA del II

For anskaffelser som følger FOA del I og II, er kvalifikasjonskrav regulert i FOA § 8-7. Det står at du kan stille krav til leverandørens kvalifikasjoner, inkludert krav til økonomisk og finansiell kapasistet og tekniske og faglige kvalifikasjoner. Du skal angi kravene i anskaffelsesdokumentene og samtidig angi hvordan leverandøren skal dokumentere at de oppfyller kravene.

Forskriftens del II har ingen uttømmende liste over hvilke områder en oppdragsgiver kan stille kvalifikasjonskrav på slik som det er for del III. De grunnleggende kravene til lovlige kvalifikasjonskrav vil likevel sette begrensninger for hvilke krav du kan stille. Det følger også av forskriftens del II § 8-7 at kravene skal ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen og være relevante for å sikre at leverandøren har kvalifikasjonene til å oppfylle kontrakten

Kvalifikasjonskrav i FOA del III

For anskaffelser som følger FOA del I og III, er kvalifikasjonskrav regulert i FOA kapittel 16. FOA angir ikke alle kravene direkte, men hvilke lovlig dokumentasjonskrav som kan stilles.

Du skal angi hvilke kvalifikasjoner som du krever for den konkrete konkurransen samtidig som du angir hvordan leverandøren skal dokumentere at de oppfyller kvalifikasjonene. FOA regulerer hvilken dokumentasjon du kan be om.

  • Du kan kreve at leverandøren er registrert i et foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten han er registrert. Du kan også kreve at leverandøren er autorisert dersom det er påkrevet i hans hjemland, jf FOA § 16-2.
     
  • Du kan kreve at leverandøren har en viss økonomisk og finansiell kapasitet 
     
  • Du kan kreve at leverandøren har en viss teknisk eller faglige kvalifikasjoner
     
  • Du kan kreve at leverandøren enten beskriver hvordan han oppfyller kvalifikasjonene 

Kravene skal være relevante og stå i forhold til leveransen.

Krav til dokumentasjon - Europeisk egenerklæringsskjema (ESPD)

For anskaffelser etter forskriftens del III skal det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) benyttes, jf FOA kapittel 17. Dette er et elektronisk skjema som oppdragsgiveren skal fylle ut og gjøre tilgjengelig sammen med kunngjøringen.

Leverandørene skal fylle ut egenerklæringsskjemaet og levere dette sammen med tilbudet i åpne konkurranser, og ved forespørselen om å delta i begrensede konkurranser. Ved begrensede konkurranser skal oppdragsgiver angi de objektive og ikke-diskriminerende kriterer og regler for utelgelsen i kunngjøringen.

Egenerklæringsskjemaet fungere da som foreløpig dokumentasjonsbevis på

a)    At leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene

b)    At det ikke foreligger grunner for avvisning

c)     At leverandøren oppfyller utvelgelseskriteriene

Dersom annet ikke er nødvendig for å sikre gjennomføring av konkurransen på riktig måte, er det bare den leverandøren som blir tildelt kontrakt som skal levere etterspurt dokumentasjonsbevis. Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kontrollerere om den valgte leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger grunner for avvisning.

Den valgte leverandøren skal straks levere oppdaterte dokumentasjonsbevis. For eksempel skal skatteopplysningene ikke være eldre enn 6 måneder. Med "straks" menes at leverandøren mer eller mindre umiddelbart skal kunne oversende de aktuelle dokumentasjonsvevisene, som betyr at leverandøren må ha disse klare når han leverer inn forespørsel om å delta i begrensede konkurranser eller tilbud. Enkelte bevis kan oppdragsgiveren nå hente inn selv, gjennom eBevis

Oppdragsgiveren kan imidlertid på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte. 

Ved begrensede konkurranser der oppdragsgiver har satt et tak på hvor mange leverandører han vil ha med videre i konkurransen, er det hensiktsmessig å be de leverandørene han velger ut til å innlevere tilbud om å sende inn dokumentasjonen på oppfylte kvalifikasjoner. Da unngås risikoen for å ta med leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene videre i konkurransen. 

Som oppdragsgiver kan du ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom du tidligere har mottatt dem, eller dersom du har mulighet til å innhente opplysningene kostnadsfritt i en nasjonal database i en EØS-stat. Dette gjelder bare når egenerklæringen inneholder opplysningene som er nødvendige for å innhente dokumentasjonsbevisene, blant annet internettadressen til databasen og identifikasjonsopplysninger. Enkelte opplysninger er nå tilgjengelige gjennom eBevis

Les mer om ESPD

 

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre
*