Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav er krav du stiller for å sikre at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene i hele avtaleperioden.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 18. jun 2019

Formålet med å stille kvalifikasjonskrav, er å sikre at leverandørene har tilstrekkelig kompetanse, kapasitet og økonomi til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Grunnleggende krav til kvalifikasjonskrav

Det er satt noen grunnleggende krav til kvalifikasjonskravene for at de skal være lovlige. Disse kravene gjelder uansett hvilken del av forskriften den aktuelle anskaffelsen må følge.

For at et kvalifikasjonskrav skal være tillatt å stille, må det

  • ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen

  • knytte seg til forhold som har betydning for leverandørens egnethet til å gjennomføre kontrakten

  • ikke begrense konkurransen unødvendig

  • ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet

  • være tilstrekkelig klart formulert

Disse momentene må ses i sammenheng med formålet med å stille kvalifikasjonskrav, som er å sørge for at leverandøren er i stand til å oppfylle den kontrakten konkurransen gjelder.

Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav skal vurderes konkret for den enkelte anskaffelsen

Kvalifikasjonskravene og dokumentasjonskravene skal være relevante og stå i forhold til leveransen for å sikre at leverandøren har de kvalifikasjonser som trengs for å gjennomføre kontrakten (krav til proporsjonalitet). I tillegg bør du legge til rette for å sikre en god konkurranse slik at du får tilbud fra de leverandører som kan inngi tilbud som kan dekke ditt behov. 

Du må derfor vurdere konkret hvilke kvalifikasjoner må leverandøren oppfylle for å være egnet til å gjennomføre kontrakten?

  • Hvilken økonomisk soliditet, kompetanse og kapasitet er det nødvendig og tilstrekkelig at leverandøren har for å kunne gjennomføre denne kontrakten ihht de mål som er satt for prosjektet. Dette gjelder for alle typer anskaffelser, enten det er varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider.
  • Hvordan skal leverandøren dokumentere at han har den økonomiske soliditet, kompetanse og kapasitet jeg etterspør? Det er lurt å åpne opp for flere måter å kunne dokumentere et kvalifikasjonskrav slik at du ikke unødig begrenser konkurransen. Innen ulike bransjer er det forskjellige måter hvordan de kan dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjoner.

Det vil fort bli ulovlig å operere med "standard kvalifikasjonskrav", da kvalifikasjonskrav ikke vil være relevante for alle typer anskaffelser og fort blir urelevante og/eller uproposjonale.

Du bør derfor alltid undersøke hva som er vanlig i den bransjen du mener det er potensielle tilbydere slik at du ikke begrenser konkurransen ulovlig. Se nærmere om dialog med markedet.

  • Kvalifikasjonskrav er minstekrav til leverandørens egnethet, de kan enten oppfylle dem eller ikke.
  • Det er ikke en rangering av leverandørene ut fra kvalifikasjoner i motsetning til hvordan du evaluerer tilbud.
  • De leverandørene som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene plikter du å avvise fra konkurransen.

Kravene skal stilles i kunngjøringen eller ved henvendelsen til markedet slik at leverandørene raskt ser om de er kvalifisert eller ikke til å kunne levere inn et tilbud. Kravene kan utdypes i konkurransegrunnlaget (men obs! ingen nye krav).

Kravene skal være relevante for det som skal leveres i kontrakten - Er det påkrevet at leverandøren har denne kompetansen for å kunne gjennomføre denne konkrete leveransen? Du bør derfor ikke ukritisk huke av på alle kvalifikasjonskravene i ESPD skjemaet, da kvalifikasjonskravet fort verken oppfyller kravet til relevans eller proporsjonalitet.

Kravene skal  være proposjonale - Du skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet.  Kostnadene ved gjennomføringen av anskaffelser skal ikke være unødig høye. Det betyr at du må vurdere om det er effektiv ressursbruk å bruke tid på å kreve omfattende kompetanse med dokumentasjonskrav som skal vurderes av deg. I tillegg må du vurdere om kravet er for byrdefullt for leverandøren.

Det kan være forskjellige måter ulike bransjer sikrer overholdelse av kompteanse, kvalitetssikringsrutiner og miljøledelsestiltak. Du bør derfor sjekke hvordan bransjen oppfyller de kvalifikasjonskravene du mener er påkrevet og også hvordan de kan dokumentere dem.

Kravene skal ikke begrense konkurransen unødvendig. Du må derfor vurdere om det blir tilfellet dersom du krever attester fra uavhengige organer som dokumentasjon for at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringstandarder eller miljøledelsesertifiseringer. Kan du sikre kvalifikasjonen på en annen måte?

Spesielt der du ønsker nye løsningsforslag eller innovative løsninger, kan for strenge kvalifikasjonskrav hindre små og nyetablerte bedrifter, som ofte har gode nytenkende løsninger i å delta i konkurransen.

Pliktige kvalifikasjonskrav

Forskrift om offentlige anskaffelser regulerer overordnet hvilke krav som kan stilles. Det er ingen obligatoriske kvalifikasjonskrav, men det er krav til skatteattest for anskaffelser med en kontraktsverdi over kr 500.000 ekskl mva. Denne plikten gjelder bare for norske leverandører.

Kravet henger sammen med avvisningsbestemmelsene i FOA §§ 9-5 og 24-2. Disse paragrafene inneholder avvisningsbestemmelser for anskaffelser etter henholdsvis del II og del III.

Kvalifikasjonskrav i FOA del I

Kvalifikasjonskrav for anskaffelser under nasjonal terskelverdi

For anskaffelser som kun følger FOA del I, dvs anskaffelser med en kontraktsverdi under kr 1.3 millioner ekskl mva er det ikke regulert hvilke kvalifikasjonskrav og dokumentasjonsbevis du kan be om.

Her er det de grunnleggende prinsippene særlig viktig, da det er de som legger føringer for hvilke krav som er relevante og proposjonale å stille. Det er ikke kunngjøringsplikt for anskaffelser etter FOA del I som betyr at du kan henvende deg til et tilstrekkelig antall leverandører som vil sikre konkurranse om oppdraget.

Dersom du ikke kunngjør, er det viktig at du på forhånd har sjekket hvilke kvalifikasjoner de har, slik at de faktisk er egnet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Det er imidlertid ikke noe i veien for at du også ved slike konkurranser stiller kvalifikasjonskrav og ber leverandøren redegjøre for sine kvalifikasjoner.

Kvalifikasjonskrav for anskaffelser som følger FOA del I og II eller FOA del I og III

Forskriftens del II har ingen uttømmende liste over hvilke områder en oppdragsgiver kan stille kvalifikasjonskrav på slik som det er for del III. De grunnleggende kravene til lovlige kvalifikasjonskrav vil likevel sette begrensninger for hvilke krav du kan stille. Det følger også av forskriftens del II § 8-7 at kravene skal ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen og være relevante for å sikre at leverandøren har kvalifikasjonene til å oppfylle kontrakten.

I del III er det i § 16-1 gitt en uttømmende liste over hvilke områder kvalifikasjonskravene kan gjelde. Disse områdene er registrering, autorisasjoner mv., økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske og faglige kvalifikasjoner. Videre angir forskriftens del III en uttømmende liste over hva slags dokumentasjon du kan be om for at leverandøren skal dokumentere at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Reglene for hvilken dokumentasjon du kan kreve, vil sette begrensninger i hvilke krav du kan stille.

Kvalifikasjonskrav i FOA del II

For anskaffelser som følger FOA del I og II, er kvalifikasjonskrav regulert i FOA § 8-7. Det står at du kan stille krav til leverandørens kvalifikasjoner, inkludert krav til økonomisk og finansiell kapasistet og tekniske og faglige kvalifikasjoner. Du skal angi kravene i anskaffelsesdokumentene og samtidig angi hvordan leverandøren skal dokumentere at de oppfyller kravene.

Du kan kreve at leverandøren fremlegger attester fra uavhengige organer på at de oppfyller kvalitetssikringsstandarder eller miljøledelsesstandarder. Før du stiller slike krav er det viktig at du sjekker at det er tilstrekkelig antall leverandører i bransjen som har slike 3. parts sertifiserte standarder.

Kvalifikasjonskrav i FOA del III

For anskaffelser som følger FOA del I og III, er kvalifikasjonskrav regulert i FOA kapittel 16. FOA angir ikke alle kravene direkte, men hvilke lovlig dokumentasjonskrav som kan stilles.

Du skal angi hvilke kvalifikasjoner som du krever for den konkrete konkurransen samtidig som du angir hvordan leverandøren skal dokumentere at de oppfyller kvalifikasjonene. FOA regulerer hvilken dokumentasjon du kan be om.

  • Du kan kreve at leverandøren er registrert i et foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten han er registrert. Du kan også kreve at leverandøren er autorisert dersom det er påkrevet i hans hjemland, jf FOA § 16-2.
     
  • Du kan kreve at leverandøren har en viss økonomisk og finansiell kapasitet, jf FOA § 16-3.
    Feks at leverandøren har en årlig minimumsomsetning innenfor det området kontrakten gjelder. Kravet kan ikke være større enn to ganger kontraktens verdi, med mindre du har saklig grunn for å kreve større omsetning. Saklig grunn kan være der det er særlig stor risiko grunnet anskaffelsens karakter. Begrensningen på to ganger kontraktens verdi er begrunnet i hensynet til relevans og proporsjonalitet, og i tillegg bidrar det til å sikre at også mindre leverandører kan konkurrere om kontrakten. Du kan også stille krav til regnskapets balanse eller at leverandøren har en ansvarsforsikring eller også krav til eventuell bankgaranti.
     
  • Du kan kreve at leverandøren har en viss teknisk eller faglige kvalifikasjoner, inkludert menneskelige og tekniske ressurser og erfaringer til å utføre kontrakten, jr FOA § 16-5.
    Feks krav til formell utdannelse, relevant erfaring eller pålitelighet knyttet til lignende tjenester eller arbeider. Det kan også være krav til menneskelige eller tekniske ressurser som leverandøren råder over som feks tilgjengelig arbeidsstokk som oppfyller kravene eller hviken maskinpark leverandøren har. Det kan også være krav til spesifikke kvalitetssikringsrutiner eller miljøledelsestiltak som leverandøren vil benytte under gjennomføringen av kontrakten for å nå oppdragsgivers målsetting etc.
     
  • Du kan kreve at leverandøren enten beskriver hvordan han oppfyller kvalifikasjonene, eller du kan kreve at han fremlegger attester, sertifiseringer ol
    For å sikre at leverandøren har spesifikke kvalitetssikringsrutiner eller miljøledelsestiltak, kan det være relevant etter en konkret vurdering å kreve at leverandøren fremlegger et 3. parts sertifisert kvalitetssikringssystem eller miljøledelsessystem, jf FOA § 16-7.
  • Vær imidlertid klar over at ulike bransjer i varierende grad har slike 3. pars sertifiserte systemer. For eksempel er det blandt arkitekter kun ett firma som har en slik 3. parts sertifisert kvalitetssikringssystem som ISO 9001, da de henvender seg til hele verden.
  • Du vil fort kunne ende opp med en mislykket konkurranse dersom du etterspør 3. parts sertifiseringer der leverandørene ikke har det, men som kan dokumentere oppfyllelse av konkrete kvalitetssikringstiltak og miljøledelsestiltak på annen måte.

Kravene skal være relevante og stå i forhold til leveransen.

Kompetanse som kvalifikasjonskrav og som tildelingskriterium

Der kompetanse og erfaring er viktig for gjennomføringen av kontrakten, vil det ofte være veldig relevant hvilke rådgivere du faktisk blir tilbudt til å gjennomføre kontrakten. Oppfyllelse av et kvalifikasjonskrav sier noe om leverandøren samlede erfaring og kompetanse og ikke nødvendigvis noe om hvem du blir tilbudt. Du kan bruke tilbudte konsulenters/personells kompetanse som tildelingskriterium under forutsetning at det har en verdi for utførelsen av kontrakten, dvs at det bidrar til det økonomisk mest lønnsomme tilbudet.

Begrensning av antall leverandører i konkurransen

Der du har valgt å begrense konkurranse ved prosedyrene begrenset anbudskonkurranse, begrenset tilbudskonkurranse, konkurranse med forhandling, konkurranse om innovasjonspartnerskap eller konkurransepreget dialog, skal du fasette en nedre, eventuelt en øvre grense for antall leverandører som velges til å inngi tilbud. 

Hvor mange leverandører må du ha med deg videre?

Den nedre grense skal være tilstrekkelig for å å sikre en reell konkurranse.

Ved begrenset anbudskonkurranse kan den nedre grensen ikke være færre en fem.

Ved konkurranse med forhandling, konkurranse om innovasjonspartnerskap og konkurransepreget dialog skal det ikke være færre en tre.

Dersom du får inn forespørsel om å delta fra færre en nedre grense, kan du likevel gjennomføre konkurransen med dem. Du kan imidlertid ikke ta med deg flere leverandører videre enn den øvre grensen du har angitt.

Hvordan skal du velge ut leverandørene dersom du får forespørsel fra flere enn den øvre grensen du har satt?
Du må da angi i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget hvilke objektive og ikke-diskriminerende kriteriene som du skal bruke når du velger ut de leverandørene du vil ha med deg videre. Disse kriteriene skal være etterprøvbare og relevante for den konkrete anskaffelsen.

Du kan angi at du vil velge ut fra beste kvalifikasjoner eller hva som vil gi best konkurransedynamikk eller en blanding av disse.

Det er ikke alltid slik at de som har best kvalifikasjoner, feks de som har størst organisasjon og lengst erfaring er de som er best kvalifisert i den konkrete anskaffelsen.  

Du kan for eksempel angi at du vil velge det som gir best konkurransedynamikk i den videre konkurransen, ved å si at du vil velge noen små, noen mellomstore og store leverandører. Alternativt noen nye og noen veletablerte leverandører. Du kan også angi at du vil vektlegge å ta med utenlandske leverandører eller at du ønsker å velge ut leverandører fra ulike markedssegmenter.

Det viktigste er at du på forhånd har tenkt på hva som er viktig kompetanse ved de leverandørene du vil ha med i konkurransen

Krav til dokumentasjon - Europeisk egenerklæringsskjema (ESPD)

For anskaffelser etter forskriftens del III skal det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) benyttes, jf FOA kapittel 17. Dette er et elektronisk skjema som oppdragsgiveren skal fylle ut og gjøre tilgjengelig sammen med kunngjøringen.

Leverandørene skal fylle ut egenerklæringsskjemaet og levere dette sammen med tilbudet i åpne konkurranser, og ved forespørselen om å delta i begrensede konkurranser. Ved begrensede konkurranser skal oppdragsgiver angi de objektive og ikke-diskriminerende kriterer og regler for utelgelsen i kunngjøringen.

Egenerklæringsskjemaet fungere da som foreløpig dokumentasjonsbevis på

a)    At leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene

b)    At det ikke foreligger grunner for avvisning

c)     At leverandøren oppfyller utvelgelseskriteriene

Dersom annet ikke er nødvendig for å sikre gjennomføring av konkurransen på riktig måte, er det bare den leverandøren som blir tildelt kontrakt som skal levere etterspurt dokumentasjonsbevis. Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kontrollerere om den valgte leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger grunner for avvisning.

Den valgte leverandøren skal straks levere oppdaterte dokumentasjonsbevis. For eksempel skal skatteopplysningene ikke være eldre enn 6 måneder. Med "straks" menes at leverandøren mer eller mindre umiddelbart skal kunne oversende de aktuelle dokumentasjonsvevisene, som betyr at leverandøren må ha disse klare når han leverer inn forespørsel om å delta i begrensede konkurranser eller tilbud. Enkelte bevis kan oppdragsgiveren nå hente inn selv, gjennom eBevis

Oppdragsgiveren kan imidlertid på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte. 

Ved begrensede konkurranser der oppdragsgiver har satt et tak på hvor mange leverandører han vil ha med videre i konkurransen, er det hensiktsmessig å be de leverandørene han velger ut til å innlevere tilbud om å sende inn dokumentasjonen på oppfylte kvalifikasjoner. Da unngås risikoen for å ta med leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene videre i konkurransen. 

Som oppdragsgiver kan du ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom du tidligere har mottatt dem, eller dersom du har mulighet til å innhente opplysningene kostnadsfritt i en nasjonal database i en EØS-stat. Dette gjelder bare når egenerklæringen inneholder opplysningene som er nødvendige for å innhente dokumentasjonsbevisene, blant annet internettadressen til databasen og identifikasjonsopplysninger. Enkelte opplysninger er nå tilgjengelige gjennom eBevis

Les mer om ESPD

Eksempler på kvalifikasjonskrav

Kompetanse

Ofte er det påkrevet at leverandøren har en viss formell utdannelse og da kan du kreve at leverandøren har en viss utdannelse grad av utdannelse.  Eksempler her er utdannelse på bachelor eller mastergrad, fagbrev som rørlegger, installatør, advokat, ingeniør, arkitekt, statistiker, sykepleier osv.  Der du stiller slike krav kan du be leverandøren dokumentere dette med kopi av attester, vitnemål, autorisasjon eller annen dokumentasjon.

Erfaring

Dersom tidligere erfaring er viktig for kvaliteten på utførelsen, kan du stille krav om at leverandøren har gjennomført tilsvarende oppdrag. Du bør da presisere hva du mener med «tilsvarende» for å være tydelig overfor potensielle leverandører hva de må ha kompetanse på for å være i konkurransen

Eksempler på presiseringer kan være at de har gjennomført tilsvarende vurderinger, analyser, gjennomført tilsvarende tester med hensyn til omfang og metode, prosjektert tilsvarende målsettinger eller om de har gjennomført gravearbeid i gater samtidig som det skal sikres tilgjengelighet til butikker, kontorer mv. 

Eksempel

Krav:
Leverandøren skal ha erfaring fra oppdrag av tilsvarende art og omfang.

Dokumentasjonskrav::
En beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag de tre siste årene. Beskrivelsene skal være på maks 1/2 A4-side for hver av de 3 oppdragene.  Nyetablerte leverandører kan dokumentere nødvendig erfaring ved å vise til erfaring som  ansatte har opparbeidet seg i tjeneste for andre enn leverandøren.

Kapasitet

Dersom manglende kapasitet til å gjennomføre oppdraget er en risikofaktor, vil det være fornuftig å stille krav til kapasitet. Hvis risikoen er begrenset, vil tilstrekkelig kapasitet kunne være godt nok dokumentert ved at leverandøren allerede har dokumentert erfaring fra tilsvarende oppdrag av tilsvarende art og omfang.

Krav:

Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget innenfor de angitte rammer og frister.

Dokumentasjonskrav:

En redegjørelse for hvordan leverandøren skal sørge for tilstrekkelig kapasitet for gjennomføring av anskaffelsen.

Alternativt: En beskrivelse av tekniske enheter og teknisk personell som leverandøren råder over til å utføre kontrakten

 

Kvalitetssikringsrutiner og miljøledelsestiltak

Dersom det er viktig at leverandøren har en systematisk og strukturert tilnærming til for eksempel den risiko, kompleksitet og de målsettinger som leveransen har, kan du stille krav til at leverandøren har kompetanse på dette ved å ha rutiner for kvalitetssikring, et kvalitetssystem eller miljøledelsestiltak.

Du kan stille krav til hvilke rutiner som skal ivaretas i kontraktgjennomføringen. Du kan for eksempel stille krav om at leverandøren skal ha et system for å kunne spore produkter bakover i leverandørkjeden, et system som sikrer overholdelse av frister og milepæler eller at han skal ha visse kvalitetssikringsrutiner eller miljøledelsestiltak og -rutiner for å sikre at kvalitets- og miljømålsettingene ved anskaffelsen nås.  Husk at kravene må være relevante og proporsjonale for det som skal anskaffes.

Krav til dokumentasjon

Du kan be leverandøren dokumentere dette på mange måter enten ved at leverandøren beskriver hvilke tiltak og rutiner han vil anvende, hvilke tekniske fasiliteter han råder over, beskrivelse av de miljøledelsestiltak han vil anvende ved utførelsen av kontrakten, ved å levere inn dokumentasjon, tiltak og rutiner, jf FOA § 16-5 eller også ved å levere inn en attest eller 3. parts sertifisering, jf § 16-7.

Du må alltid vurdere om både krav og dokumentasjonskrav er relevante og proporsjonale. Det betyr at du må sjekke i markedet (den aktuelle bransjen) hvordan konsulentene kan dokumentere at kvalitetsrutinene eller miljøledelsestiltakene er oppfylt. Dette er spesielt viktig der du stiller krav om attester og 3. parts sertifiseringer som ISO 9001 (kvalitetssikringssystem), eller EMAS, ISO 14001 eller miljøfyrtårn (miljøledelsestiltak). Et for strengt krav kan lede til en mislykket konkurranse ved at veldig få eller ingen leverandører i bransjen har slike attester eller sertifiseringer. Slike krav kan også ekskludere særlig nyetablerte selskaper.

Eksempel

Krav:

Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem tilpasset leveransen .

Dokumentasjonskrav:

En beskrivelse av leverandørens rutiner og tiltak for kvalitetssikring.
Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikringssertifiseringer, og dette er beskrevet i sertifiseringen er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat. Leverandøren skal angi hvor i sertifiseringen kravet er ivaretatt.

 

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre
*