Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav er krav du stiller for å sikre at leverandøren har tilstrekkelig kompetanse, kapasitet og økonomi til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 18. Feb 2019

Formålet med å stille kvalifikasjonskrav, er å sikre at de leverandørene er egnet til å oppfylle kontraktsforpliktelsene i hele avtaleperioden.

Hvilke krav som kan stilles

Forskrift om offentlige anskaffelser regulerer overordnet hvilke krav som kan stilles. Det er ingen obligatoriske kvalifikasjonskrav, men det er krav til skatteattest for anskaffelser med en kontraktsverdi over kr 500.000 ekskl mva. Denne plikten gjelder bare for norske leverandører.

Kvalifikasjonskravene skal være relevante og stå i forhold til leveransen for å sikre at leverandøren har de kvalifikasjonser som trengs for å gjennomføre kontrakten (krav til proporsjonalitet). Du må derfor vurdere konkret om kompetansen er nødvendig for at kontrakten skal kunne gjennomføres ihht de mål som er satt for prosjektet. Dette gjelder for alle typer anskaffelser, enten det er varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider.

Anskaffelser etter FOA del I

For anskaffelser som følger FOA del I er det ikke regulert hvilke kvalifikasjonskrav og dokumentasjonsbevis du kan be om. Her er det de grunnleggende prinsippene særlig viktig, da det er de som legger føringer for hvilke krav som er relevante og proposjonale å stille. Det er ikke kunngjøringsplikt for anskaffelser etter FOA del I som betyr at du kan henvende deg til et tilstrekkelig antall leverandører som vil sikre konkurranse om oppdraget.

Dersom du ikke kunngjør, er det viktig at du på forhånd har sjekke hvilke kvalifikasjoner de har, slik at de faktisk er egnet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Det er imidlertid ikke noe i veien for at du også ved slike konkurranser stiller kvalifikasjonskrav og ber leverandøren redegjøre for sine kvalifikasjoner.

Anskaffelser etter FOA del II

For anskaffelser etter del II, er kvalifikasjonskrav regulert i FOA § 8-7. Det står at du kan stille krav til leverandørens kvalifikasjoner, inkludert krav til økonomisk og finansiell kapasistet og tekniske og faglige kvalifikasjoner. Du skal angi kravene i anskaffelsesdokumentene og samtidig angi hvilke dokumenter leverandøren skal dokumentere at de oppfyller kravene.

Du kan kreve at leverandøren fremlegger attester fra uavhengige organer på at de oppfyller kvalitetssikringsstandarder eller miljøledelsesstandarder. Før du stiller slike krav er det viktig at du sjekker at det er tilstrekkelig antall leverandører i bransjen som har slike 3. parts sertifiserte standarder.

Anskaffelser etter FOA del III

For anskaffelser etter FOA del III, er kvalifikasjonskrav regulert i FOA kapittel 16. Kravene skal være relevante og stå i forhold til leveransen. Du kan stille krav til

  • at leverandøren er registrert i et foretaksregister, faglig register, handelsregister eller at leverandøren innehar en bestemt autorisasjon ders0m dette er påkrevet i hans hjemland
  • leverandørens økonomiske eller finansielle kapasitet 
    Feks at leverandøren har en årlig minimumsomsetning innenfor det området kontrakten gjelder. Kravet kan ikke være større enn to ganger kontraktens verdi, med mindre du har saklig grunn for å kreve større omsetning. Saklig grunn kan være der det er særlig stor risiko grunnet anskaffelsens karakter. Begresningen på to ganger kontraktens verdi er begrunnet i hensynet til relevans og proporsjonalitet, og i tillegg bidrar det til å sikre at også mindre leverandører kan konkurrere om kontrakten. Du kan også stille krav til regnskapets balanse eller at leverandøren har en ansvarsforsikring eller også krav til eventuell bankgaranti.
  • leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
    Feks krav til formell utdannelse, relevant erfaring eller pålitelighet knyttet til lignende tjenester eller arbeider. Det kan også være krav til menneskelige eller tekniske ressurser som leverandøren råder over som feks tilgjengelig arbeidsstokk som oppfyller kravene eller hviken maskinpark leverandøren har. Det kan også være krav til spesifikke kvalitetssikringsrutiner eller miljøledelsestiltak som leverandøren vil benytte under gjennomføringen av kontrakten for å nå oppdragsgivers målsetting etc.
  • Krav til kvalitettsikringsstandarder og miljøledelsesstandarder
    Det kan også være relevant etter en konkret vurdering å kreve at leverandøren fremlegger et 3. parts sertifisert kvalitetssikringssystem eller miljøledelsessystem, jf FOA § 16-7. Vær imidlertid klar over at ulike bransjer i varierende grad har slike 3. pars sertifiserte systemer. For eksempel er det blandt arkitekter kun ett firma som har en slik 3. parts sertifisert kvalitetssikringssystem som ISO 9001, da de henvender seg til hele verden.

Du skal angi hvilke kvalifikasjoner som du krever for den konkrete konkurransen samtidig som du angir hvordan leverandøren skal dokumentere at de oppfyller kvalifikasjonene. FOA regulerer hvilken dokumentasjon du kan be om.

Kvalifikasjonskrav skal vurderes konkret for den enkelte anskaffelsen

Det vil fort bli ulovlig å operere med "standard kvalifikasjonskrav", da kvalifikasjonskrav ikke vil være relevante for alle typer anskaffelser og fort blir urelevante og/eller uproposjonale.

Du bør derfor alltid undersøke hva som er vanlig i den bransjen du mener er potensielle tilbydere slik at du ikke begrenser konkurransen ulovlig. Se nærmere om dialog med markedet.

  • Kvalifikasjonskrav er minstekrav til leverandørens egnethet, de kan enten oppfylle dem eller ikke.
  • Det er ikke en rangering av leverandørene ut fra kvalifikasjoner i motsetning til hvordan du evaluerer tilbud.
  • De leverandørene som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene plikter du å avvise fra konkurransen.

Kravene skal stilles i kunngjøringen eller ved henvendelsen til markedet slik at leverandørene raskt ser om de er kvalifisert eller ikke til å kunne levere inn et tilbud. Kravene kan utdypes i konkurransegrunnlaget (men obs! ingen nye krav).

Kravene skal være relevante for det som skal leveres i kontrakten - Er det påkrevet at leverandøren har denne kompetansen for å kunne gjennomføre denne konkrete leveransen? Du bør derfor ikke ukritisk huke av på alle kvalifikasjonskravene i ESPD skjemaet, da kvalifikasjonskravet fort verken oppfyller kravet til relevans eller proporsjonalitet.

Kravene skal  være proposjonale - Du skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet.  Kostnadene ved gjennomføringen av anskaffelser skal ikke være unødig høye. Det betyr at du må vurdere om det er effektiv ressursbruk å bruke tid på å kreve omfattende kompetanse med dokumentasjonskrav som skal vurderes av deg. I tillegg må du vurdere om kravet er for byrdefullt for leverandøren.

Kravene skal ikke begrense konkurransen unødvendig. Du må derfor vurdere om det blir tilfellet dersom du krever attester fra uavhengige organer som dokumentasjon for at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringstandarder eller miljøledelsesertifiseringer. Kan du sikre kvalifikasjonen på en annen måte?

Spesielt der du ønsker nye løsningsforslag eller innovative løsninger, kan for strenge kvalifikasjonskrav hindre små og nyetablerte bedrifter, som ofte har gode nytenkende løsninger i å delta i konkurransen.

Begrensning av antall leverandører i konkurransen

Der du har valgt å begrense konkurranse ved prosedyrene begrenset anbudskonkurranse, begrenset tilbudskonkurranse, konkurranse med forhandling, konkurranse om innovasjonspartnerskap eller konkurransepreget dialog, skal du fasette en nedre, eventuelt en øvre grense for antall leverandører som velges til å inngi tilbud. 

Hvor mange leverandører må du ha med deg videre?

Den nedre grense skal være tilstrekkelig for å å sikre en reell konkurranse.

Ved begrenset anbudskonkurranse kan den nedre grensen ikke være færre en fem.

Ved konkurranse med forhandling, konkurranse om innovasjonspartnerskap og konkurransepreget dialog skal det ikke være færre en tre.

Dersom du får inn forespørsel om å delta fra færre en nedre grense, kan du likevel gjennomføre konkurransen med dem. Du kan imidlertid ikke ta med deg flere leverandører videre enn den øvre grensen du har angitt.

Hvordan skal du velge ut leverandørene dersom du får forespørsel fra flere enn den øvre grensen du har satt?
Du må da angi i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget hvilke objektive og ikke-diskriminerende kriteriene som du skal bruke når du velger ut de leverandørene du vil ha med deg videre. Disse kriteriene skal være etterprøvbare og relevante for den konkrete anskaffelsen.

Du kan angi at du vil velge ut fra beste kvalifikasjoner eller hva som vil gi best konkurransedynamikk eller en blanding av disse.

Det er ikke alltid slik at de som har best kvalifikasjoner, feks de som har størst organisasjon og lengst erfaring er de som er best kvalifisert i den konkrete anskaffelsen.  

Du kan for eksempel angi at du vil velge det som gir best konkurransedynamikk i den videre konkurransen, ved å si at du vil velge noen små, noen mellomstore og store leverandører. Alternativt noen nye og noen veletablerte leverandører. Du kan også angi at du vil vektlegge å ta med utenlandske leverandører eller at du ønsker å velge ut leverandører fra ulike markedssegmenter.

Det viktigste er at du på forhånd har tenkt på hva som er viktig kompetanse ved de leverandørene du vil ha med i konkurransen

Lovlige kvalifikasjonskrav må inneholde

Krav til dokumentasjon - Europeisk egenerklæringsskjema (ESPD)

For anskaffelser etter forskriftens del III skal det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) benyttes. Dette er et elektronisk skjema som oppdragsgiveren skal fylle ut og gjøre tilgjengelig sammen med kunngjøringen. Leverandørene skal fylle ut egenerklæringsskjemaet, som skal da fungere som foreløpig dokumentasjon på

a)    At leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene

b)    At det ikke foreligger grunner for avvisning

c)     At leverandøren oppfyller utvelgelseskriteriene

Dersom annet ikke er nødvendig for å sikre gjennomføring av konkurransen på riktig måte, er det bare den leverandøren som blir tildelt kontrakt, som skal levere etterspurt dokumentasjonsbevis. Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kreve at den valgte leverandøren straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis.

Oppdragsgiveren kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.

Som oppdragsgiveren kan du ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom du tidligere har mottatt dem, eller dersom du har mulighet til å innhente opplysningene kostnadsfritt i en database i en EØS-stat. Dette gjelder bare når egenerklæringen inneholder opplysningene som er nødvendige for å innhente dokumentasjonsbevisene, blant annet internettadressen til databasen og identifikasjonsopplysninger.

Les mer om ESPD

Krav til skatteattest

Forskriften krever at for alle anskaffelser som overstiger 500 000 kr ekskl. mva., skal oppdragsgiveren kreve fremleggelse av skatteattest av den valgte leverandøren dersom denne er norsk.

Kravet henger sammen med avvisningsbestemmelsene i FOA §§ 9-5 og 24-2. Disse paragrafene inneholder avvisningsbestemmelser for anskaffelser etter henholdsvis del II og del III.

Grunnleggende krav til kvalifikasjonskrav

Det er satt noen grunnleggende krav til kvalifikasjonskravene for at de skal være lovlige. Disse kravene gjelder uansett hvilken del av forskriften den aktuelle anskaffelsen må følge.

For at et kvalifikasjonskrav skal være tillatt å stille, må det

  • ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen

  • knytte seg til forhold som har betydning for leverandørens egnethet til å gjennomføre kontrakten

  • ikke begrense konkurransen unødvendig

  • ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet

  • være tilstrekkelig klart formulert

Disse momentene må ses i sammenheng med formålet med å stille kvalifikasjonskrav, som er å sørge for at leverandøren er i stand til å oppfylle den kontrakten konkurransen gjelder.

Ulike bestemmelser i FOA del II og del III

I avsnittet ovenfor har vi sett på de grunnleggende kravene til kvalifikasjonskrav som er felles for alle anskaffelser. Nå skal vi se litt på forskjellene i bestemmelsene om kvalifikasjonskrav i forskriftens del II og del III.

I del III er det i § 16-1 gitt en uttømmende liste over hvilke områder kvalifikasjonskravene kan gjelde. Disse områdene er registrering, autorisasjoner mv., økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske og faglige kvalifikasjoner. Videre angir forskriftens del III en uttømmende liste over hva slags dokumentasjon du kan be om for at leverandøren skal dokumentere at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Reglene for hvilken dokumentasjon du kan kreve, vil sette begrensninger i hvilke krav du kan stille.

Forskriftens del II har ingen uttømmende liste over hvilke områder en oppdragsgiver kan stille kvalifikasjonskrav på. De grunnleggende kravene til lovlige kvalifikasjonskrav vil likevel sette begrensninger for hvilke krav du kan stille. Det følger også av forskriftens del II § 8-7 at kravene skal ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen og være relevante for å sikre at leverandøren har kvalifikasjonene til å oppfylle kontrakten. Det er ingen uttømmende liste over hva slags dokumentasjon du kan be om, slik det er for del III.

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*