Anskaffelsesprosessen steg for steg

Kravspesifikasjoner er regulert i anskaffelsesforskriftens del II i § 8-5 og del III i § 15-1. Kravene skal være

• relevante ved at de har tilknytning til leveransen, dvs til det som skal leveres eller utføres og
• forholdsmessige ved at dere må vurdere kravene ut fra anskaffelsens formål og verdi. Behovet for å stille konkrete krav til egenskaper må vurderes opp mot hvor krevende det er for leverandøren å oppfylle kravene, inkludert arbeid med innhenting og utforming av dokumentasjon 

Spesifikasjonene skal utformes som

• ytelses- eller funksjonskrav, inkludert miljøegenskaper,
• ved henvisning til tekniske spesifikasjoner, nasjonale standarder, europeiske standarder, europeiske tekniske bedømmelser mv, se § 15-1 (3). Husk å ta med "eller tilsvarende".
• en kombinasjon av de overnevnte dot-punkter

Det kan som den store hovedregel ikke vises til bestemte merker, prosesser, fabrikater, typer eller opprinnelse elle rproduksjon som fører til av visse leverandører eller produkter favoriseres eller utelukkes. Det er imidlertid tillatt dersom det er nødvendig ut fra anskaffelsens formål eller det ikke er mulig å beskrive anskaffelsen tilstrekkelig presist. Dersom man henviser til slike merker, prosesser etc, må du huske å ta med "eller tilsvarende" for ikke å begrense konkurransen unødig.

Reglene for kravspesifikasjon er mer omfattende regulert for de beløpsmessig større anskaffelsene i del III.

For anskaffelser som er omfattet av anskaffelsesforskriftens del I er ikke spesifikasjoner direkte regulert, men her vil de grunnleggende prinsipper legge føringer for hvordan spesifikasjonen bør utformes.

Felles for alle anskaffelser 

Kravene i kravspesifikasjonen:

• Skal ha tilknytning til leveransen og stå i forhold til anskaffelsens formål og verdi. Det betyr at spesifikasjonens krav må være relevante for det som skal leveres i den aktuelle kontrakten og de skal også være proposjonale. Det betyr at jo større, viktigere eller mer risikofylt en anskaffelse er, jo mer omfattende og strenge krav kan stilles.

• Kan omfatte alle sider av og trinn i livssyklusen til varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som kontrakten gjelder. Det betyr at du kan stille krav til produksjonsprosess og eksempelvis også til hvordan det skal kildesorteres på byggeplassen.

• Skal som den store hovedregel ikke vise til bestemte fabrikater, prosesser, varemerker, patenter, typer eller prosesser som fører til at visse leverandører eller produkter favoriseres eller utelukkes.

• Skal ta hensyn til universell utforming ved anskaffelser som skal brukes av personer, enten av offentligheten eller ansatte hos oppdragsgiver.

For anskaffelser som følger forskriftens del III

Kravene skal utformes som:

• Ytelses- eller funksjonskrav inkludert miljøegenskaper. Det er den spesifikasjonsform som åpner opp for markedets beste løsningsforslag på ditt angitte behov. Hvis behovet er å redusere støynivået fra en motorvei, kan for eksempel behovet formidles som en ønsket reduksjon i støynivå (ytelses- eller funksjonskrav), og ikke som et behov for en støyskjerm (krav til valg av løsning).
• Ved henvisning til tekniske spesifikasjoner, som nasjonale standarder, europeiske standarder. Husk alltid på å føye til "eller tilsvarende" for å kunne likebehandle tilbud fra leverandører som benytter seg av andre standarder enn det du henviser til.
• En kombinasjon av ytelses- og funksjonsegenskaper og tekniske spesifikasjoner.

Veiledere og sjekkliste for ytelses- og funksjonskrav

Hvilken målsetting har virksomheten din som skal ivaretas i anskaffelsen? Målsettingen kan være nedfelt i strategiske dokumenter som virksomhetens anskaffelsesstrategi. 

• Hvilken miljøbelastning medfører det som skal anskaffes? Sjekk med markedet hvilke miljøkrav som er relevante. Se dialog med markedet.
• Hvilke krav støtter opp under behovet som skal dekkes? Pass på at du ikke stiller krav som i realiteten medfører at leverandøren ikke kan tilby den ytelsen som dekker behovet ditt best.
• Er det nok konkurranse i markedet slik at du kan få inn konkurransedyktige tilbud der du stiller spesifikke krav?
  Hvis det ikke er nok konkurranse i markedet kan du vurdere å senke kravene og i tillegg bruke samme behovselement som et tildelingskriterium, som gir tilbud som oppfyller behovet bedre enn minimum i kravet, får poeng.
• Hvilke krav tilrettelegger for at nyetablerte bedrifter kan delta i konkurransen? Husk at små og nyetablerte bedrifter ofte har gode og innovative løsninger. For nyetablerte bedrifter kan det for eksempel være formålstjenlig å be om dokumentasjon for økonomiske situasjon ved en bekreftelse fra en bankforbindelse, fremfor å vedlegge regnskap for de siste 3 årene. 

Valg av spesifikasjonstype

Valg av spesifikasjonstype vil legge føringer for:

• Hvor mange leverandører som kan/er interessert i å levere inn tilbud
• Utnyttelse av markedets kompetanse
• Grad av måloppnåelse
• Fleksibilitet og kostnader
• Risikofordelingen mellom din virksomhet og leverandøren

Det er flere forskjellige måter å spesifisere på. Uansett er viktig med en god gjennomgang av hva det reelle behovet er før du begynner å lage spesifikasjonen. Husk at:

• Din virksomhet skal ha spisskompetanse på hva behovet er og hvilket resultat dere ønsker å oppnå.
• Leverandørene skal ha spisskompetanse på å løse dette behovet.

Du skal med andre ord beskrive hva dere har behov for og hvilke resultater som skal nås, og ikke hvordan det skal løses.

I en åpen kravspesifikasjon beskriver du behovet anskaffelsen skal dekke og eventuelle krav til ytelsen. Du skal ikke utforme detaljerte beskrivelser av konkrete løsninger.

Åpne spesifikasjoner legger til rette for å få den beste løsningen, fordi de inviterer til flere løsningsalternativer, både løsninger du ikke kjenner til og også helt nye innovative løsninger.

Spesifikasjonen bør være utformet på en åpen måte der du som oppdragsgiver beskriver behov/funksjon som skal dekkes. Ved å beskrive behov gjennom en åpen spesifikasjon til ytelse og funksjon, kan leverandørene i større grad selv vurdere hvilken løsning som vil være den beste.

Eksempel på åpen spesifikasjon

• Et behov kan være: "behov for raskere saksbehandlingstid".

Dette kan i prinsippet dekkes på flere måter, feks ved å ansette flere saksbehandlere, standardisere svarbrev eller anskaffe et elektronisk saksbehandlingssystem. I dette eksemplet forutsetter vi at et saksbehandlingssystem blir valgt. Det overordnede behovet eller resultatet kan da defineres slik: 

• Saksbehandlingstiden skal være maksimum x timer/dager. 

Funksjonen er hvordan dette overordnet skal løses: Anskaffelse av et saksbehandlingssystem. 

• Et åpent krav til ytelsen/funksjonen kan være: IKT systemet skal ha en oppetid på Y% mellom kl 08.00 og kl 16.00.

Fordeler med åpne spesifikasjoner

Ved å lage slike åpne spesifikasjoner legger du til rette for større og bedre konkurranse, og nye og bedre løsningsforslag for å dekke behovet.

Stiller du unødige krav til hvordan en løsning skal utformes, utnytter du ikke den kompetansen og kreativiteten som finnes i markedet, og kan dermed komme til å begrense markedsmuligheter. Leverandørene kan ha løsninger på ditt behov som du ikke kjenner til, selv om du har sondert markedet på forhånd.

Husk at dersom tilbudet ikke oppfyller de kravene du stiller, plikter du å avvise tilbudet. Det er derfor viktig ikke å stille så strenge krav at du begrenser konkurransen unødvendig.

Dersom du krever at ytelsen skal oppfylle tekniske spesifikasjoner, skal du henvise til:

• Norske standarder som gjennomfører europesiske standarder
• Europeiske tekniske bedømmelser
• Felles tekniske spesifikasjoner
• Internasjonale standarder
• Andre tekniske referanser

Du kan også vise til norske standarder og tekniske godkjenninger. Du skal alltid føye til "eller tilsvarende". Begrunnelsen for dette er at leverandøren skal kunne dokumentere også på annen måte dersom ytelsen oppfyller de tekniske spesifikasjoner du krever.

Dersom du i detalj beskriver hva leverandøren skal levere, vil du som regel få "gårsdagens løsning". Dette skjer typisk når du tar kravspesifikasjonen fra forrige konkurranse og bruker denne om igjen. Hvis du ønsker å åpne opp for også de løsningene du ikke vet om, bør du være varsom med å stille spesifikke krav. Kun de kravene som absolutt må være oppfylt skal med.En annen utfordring ved detaljspesifikasjoner, er at det er din virksomhet som har risikoen for at spesifikasjonen vil oppfylle behovet ditt. Dersom det etterpå viser seg at leveransen ikke dekker behovet, er det din virksomhets risiko at behovet oppfylles og målene nås, så lenge leverandøren leverer det virksomheten har bedt om.Dersom du beskriver behovet og formålet, er det leverandørens risiko at leveransen dekker behovet og formålet - og det er leverandørens ansvar dersom det senere viser seg at leveransen ikke dekker behovet eller formålet.

Du kan stille egnede krav og kriterier knyttet til ulike trinn i prosessen (kvalifikasjonskrav, spesifikasjonskrav, tildelingskriterier og kontraktskrav) slik at offentlige kontrakter gjennomføres på en måte som fremmer hensyn til miljø, innovasjon, arbeidsforhold og sosiale forhold, forutsatt at kravene og kriteriene har tilknytning til kontrakten.

Virksomheten har plikt til å innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremmer klimavennlige løsninger der det er relevant, jf anskaffelseslovens § 5. Det betyr at det bør finnes overordnede rutiner i styrende dokumenter hvordan dette skal ivaretas, gjerne i anskaffelsesstrategien eller miljøstrategien.

Virksomheten plikter også å ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter i sine anskaffelser der det er risiko for brudd på slike rettigheter.

Ivaretagelse av menneskerettigheter kan stilles som kravspesifikasjon, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår.

Se også:

• Plikten til å ivareta samfunnshensyn

Klima- og miljøkrav

Virksomheten plikter å legge vekt på å minimere miljøbelastningen og fremme klimavennlige løsninger ved sine anskaffelser, jf FOA § 7-9.

Omfanget av klima- og miljøbelastning har betydning for om det er relevant og stille krav og hvilke miljøkrav som bør stilles i anskaffelsen.

• Se Difis kriterieveiviser med forslag til miljøkrav og -kriterier for ulike produkter og tjenester.

I flere Europeiske land og også i EU er det laget forslag til ulike miljøkrav og -kriterier.

Miljømerker

Kravspesifikasjonen kan omhandle miljøegenskaper. 

Du kan bruke de underliggende merkekriteriene i en miljømerkeordning som oppfyller kravene i FOA § 15-3 som kravspesifikasjon og så åpne opp for at leverandøren kan dokumentere dette med fremleggelse av et 3. parts sertifisert miljømerke.

Du kan også kreve en miljømerket ytelse «som sådan». Det betyr at du kan etterspørre en ytelse som er sertifisert med et bestemt 3. parts sertifisert miljømerke under forutsetning av at merkeordningen oppfyller kravene i FOA § 15-3. Du må også godta andre tilsvarende miljømerker eller også annen dokumentasjon dersom leverandøren ikke kan tilegne seg miljømerket innen fristen.

Forutsetningen for å kunne kreve et bestemt miljømerke, er at samtlige merkekrav (underliggende krav i merkeordningen) er knyttet til leveransen og er egnet til å beskrive egenskapene ved det som skal anskaffes. Dette er spesielt relevant der ikke alle merkekravene er relevante for det som skal anskaffes. 

• Se Difis veileder om miljømerker og miljødokumentasjon.

Det er plikt til å ta hensyn til universell utforming for ytelser som skal brukes av personer, enten allmennheten eller ansatte hos oppdragsgiver, med mindre unntak kan begrunnes særskilt. Dersom plikten er regulert i lov eller forskrift, skal det vises til denne.

Universelt utformede ytelser dreier seg om utforming og tilrettelegging av fysiske forhold for å fremme like muligheter for personer i samfunnet.

• Se krav til IKT-løsninger, der hovedregelen er at de skal være universelt utformet.
• Se mer informasjon om universell utforming og planlegging etter plan- og bygningsloven på regjeringens hjemmeside.

• Når du beskriver behovene i en forespørselskatalog kan du stille krav til forskjellige egenskaper til varen eller tjenesten og be leverandørene dokumentere disse i en tilbudskatalog.
• Du må ikke beskrive en spesiell type vare eller tjeneste som eksempel på hva du vil ha. Bruk av et konkret eksempel kan føre til begrensning eller uklarheter i et tilbud fra en leverandør.
• Du kan benytte standard klassifisering som CPV eller UNSPSC. 

Forespørselskatalog egner seg i alle prosedyrer, men spesielt godt i en dynamisk innkjøpsprosess (DPS) der behovet for å automatisere hele prosessen er stort (forespørselskatalog-tilbudskatalog-automatisk evaluering-forslag til vinner). 

Eksempel

Ved tjenestekjøp som hotelltjenester kan du be om at tjenesten skal gis på en bestemt lokasjon og angi en bestemt dato eller et datointervall.  Katalogen vil støttes av de verktøyene du benytter i konkurransegjennomføringen og i bestillingsverktøyet i en kontraktsoppfølging.

Les mer om bestillingsløsninger og katalogverktøy

Her kan du finne informasjon om hvilken prosess EHF Forespørselskatalog tilhører og hvilke andre EHF transaksjoner som skal benyttes

Du bør vurdere hvordan du skal be leverandøren beskrive sin tilbudte løsning og om det er hensiktsmessig at leverandøren leverer inn dokumentasjon som viser at kravspesifikasjonen er oppfylt.

Det er ingen plikt til å be leverandøren dokumentere hvordan han oppfyller kravene ved kravspesifikasjoner. I utgangspunktet skal du kunne stole på det leverandøren sier og du har ikke noen plikt til å undersøke nærmere, med mindre det er noe som er inkonsistent eller du blir gjort oppmerksom at det er noe som ikke stemmer. Det kan imidlertid likevel være klokt enkelte ganger å be om dokumentasjon.

Der du har stilt ytelses- og/eller funksjonskrav og leverandøren tilbyr en ytelse som oppfyller en standard, skal leverandøren på en egnet måte påvise at den tilbudte ytelse oppfyller ytelses- og/eller funksjonskravene, jf FOA § 15-1 (5).

Regelverket nevner en del dokumentasjonsmåter i FOA § 15-4, men listen er ikke uttømmende.