Avklare behov og forberede konkurransen

Felles for alle anskaffelser

For anskaffelser som er omfattet av anskaffelsesforskriftens del I har ikke forskriften regler som direkte regulerer kravspesifikasjoner, men her vil de grunnleggende prinsipper legge føringer for hvordan spesifikasjonen bør utformes. Det betyr blant annet at det må være forutberegnelig for leverandørene hva som er kravene til varen eller tjenesten som skal anskaffes. Kravene oppdragsgiver stiller skal være forholdsmessig, det vil si stå i forhold til anskaffelsens formål og verdi.

Universell utforming

Oppdragsgiver skal stille krav til universell utforming i offentlige kontrakter, der det finnes regler for dette fastsatt i forskrift. Dette følger av anskaffelsesloven § 5 siste ledd.

Universelt utformede ytelser dreier seg om utforming og tilrettelegging av fysiske forhold for å fremme like muligheter for personer i samfunnet.

• Se krav til IKT-løsninger, der hovedregelen er at de skal være universelt utformet.
• Se mer informasjon om universell utforming og planlegging etter plan- og bygningsloven på regjeringens hjemmeside.

Kravspesifikasjoner er regulert i anskaffelsesforskriftens del II i § 8-5 og del III i § 15-1.

Felles for anskaffelser etter forskriftens del II og del III

For anskaffelser i del II og del III i anskaffelsesforskriften t følger det egne regler i tillegg til de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4. Kravspesifikasjoner er regulert i forskriftens del II i § 8-5 og del III i § 15-1. Reglene om kravspesifikasjon er mer omfattende regulert for anskaffelsene i del III enn i del II.

• skal angi kravene som stilles til egenskapene ved ytelsen
• skal ha tilknytning til leveransen og stå i forhold til anskaffelsens formål og verdi. Det betyr at spesifikasjonens krav må være relevante for det som skal leveres i den aktuelle kontrakten, og ikke være mer omfattende enn det som er nødvendig utfra anskaffelsens formål og verdi. Les mer om tilknytningskravet i regelverksveilederen punkt 20.3.2.
• kan omfatte alle sider av og trinn i livssyklusen til varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som kontrakten gjelder
• skal som klar hovedregel ikke vise til bestemte fabrikater, prosesser, varemerker, patenter, typer eller prosesser som fører til at visse leverandører eller produkter favoriseres eller utelukkes. Det er imidlertid tillatt med en slik henvisning der det er nødvendig ut fra anskaffelsens formål, eller det ikke er mulig å beskrive anskaffelsen tilstrekkelig presist. Oppdragsgiver må i så fall huske å ta med "eller tilsvarende" for å ikke begrense konkurransen.

Tilleggskrav for anskaffelser etter forskriftens del III

Kravene skal i henhold til anskaffelsesforskriften § 15-1 tredje ledd utformes enten:

• som ytelses- eller funksjonskrav inkludert miljøegenskaper. Det er den spesifikasjonsformen som åpner opp for markedets beste løsningsforslag på ditt angitte behov. Hvis behovet er å redusere støynivået fra en motorvei, kan for eksempel behovet formidles som en ønsket reduksjon i støynivå (ytelses- eller funksjonskrav), og ikke som et behov for en støyskjerm (krav til valg av løsning).
• ved henvisning til tekniske spesifikasjoner, som nasjonale standarder, europeiske standarder. Henvisningen skal følges av uttrykket "eller tilsvarende".
• eller som en kombinasjon av ytelses- og funksjonsegenskaper og tekniske spesifikasjoner

Som hovedregel, skal kravspesifikasjonen ta hensyn til universell utforming når oppdragsgiver skal anskaffe ytelser som skal brukes av personer, enten det er allmennheten eller ansatte hos oppdragsgiver, jfr. anskaffelsesforskriften § 15-2. Der det finnes bestemmelser i lov eller forskrift som stiller krav til universell utforming, skal kravspesifikasjonen vise til disse.

Tekniske spesifikasjoner

Hvis egenskapen ved ytelsen skal oppfylle tekniske spesifikasjoner, skal  følger det av anskaffelsesforskriften § 15-1 fjerde ledd at oppdragsgiver skal henvise til:

• Norske standarder som gjennomfører europeiske standarder
• Europeiske tekniske bedømmelser
• Felles tekniske spesifikasjoner
• Internasjonale standarder
• Andre tekniske referanser

Listen er satt opp i rangert rekkefølge. Det vil si at oppdragsgiver kun skal velge neste type spesifikasjon på listen hvis det ikke finnes aktuelle spesifikasjoner i den nevnte kategorien.

Oppdragsgiver kan også vise til nasjonale standarder, tekniske godkjenninger eller tekniske spesifikasjoner for prosjektering, beregning og utførelse av bygge- og anleggsarbeidene og bruk av varene. Henvisning til tekniske spesifikasjoner skal alltid følges av uttrykket «eller tilsvarende» slik at leverandøren også skal kunne dokumentere på annen måte at ytelsen oppfyller de tekniske spesifikasjoner oppdragsgiver krever.

Veiledere og sjekkliste for ytelses- og funksjonskrav

VirksomheteVirksomheten har plikt til å innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremmer klimavennlige løsninger der det er relevant, jf. anskaffelseslovens § 5. Det betyr at det bør finnes overordnede rutiner eller prioriteringer for miljø i styrende dokumenter om hvordan dette skal ivaretas, gjerne i anskaffelsesstrategien eller miljøstrategien.

Virksomheten plikter også å ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter i sine anskaffelser der det er risiko for brudd på slike rettigheter. Se DFØs informasjon om menneskerettigheter, produktkategorier med høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden (høyrisikolisten), og les om hva som kan være egnede rutiner for å fremme menneskerettigheter i anskaffelser.

I tillegg skal oppdragsgiver vekte klima- og miljøhensyn med minimum tretti prosent, jf. anskaffelsesforskriften § 7-9 andre ledd. Dersom det er klart at det gir en bedre klima- og miljøeffekt å stille klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen i stedet, kan dette gjøres, jf. § 7-9 fjerde ledd Dette skal begrunnes i anskaffelsesdokumentene.  

Det kan også være fornuftig å stille krav til klima- og miljø i kravspesifikasjonen i tillegg til tildelingskriterier dersom det er relevant og gir klima- og miljøeffekt.

• Se DFØs veileder om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser for nærmere omtale om disse reglene.
• Se DFØs kriterieveiviser med forslag til miljøkrav og -kriterier for ulike produkter og tjenester.

Miljøkrav

Kravspesifikasjonen kan ha krav om ulike miljøegenskaper. 

Som inspirasjon kan oppdragsgiver bruke DFØs kriterieveiviser, de underliggende merkekriteriene i en merkeordning eller de underliggende kravene for miljøledelse hos Miljøfyrtårn. Dere finner også mye veiledning om miljøkrav for et utvalg varer og tjenester på veiledningssiden «hva skal du kjøpe?».

Husk at miljøkrav kan formuleres på ulike måter. Et krav om levetid vil også være et miljøkrav. Det kan også fremme klima- og miljøhensyn å bestille mindre eller å ha færre leveringsdager. 

DFØ anbefaler at oppdragsgiver i så stor grad det er mulig åpner opp for at leverandøren kan dokumentere miljøkrav  ved å fremlegge merkeordninger som Svanemerket med flere.

Oppdragsgiver kan også kreve en ytelse med merkeordning «som sådan». Det betyr at oppdragsgiver kan etterspørre en ytelse med en bestemt merkeordning. En forutsetning for å kreve merkeordning på denne måten er at oppdragsgiver gjør en vurdering av om merkeordningen oppfyller vilkårene i anskaffelsesforskriften § 15-3 første ledd for den konkrete anskaffelsen. Se mer om dette her.

Oppdragsgiver må godta andre tilsvarende merkeordninger eller også annen dokumentasjon dersom leverandøren ikke kan tilegne seg merkeordningen innen fristen. Dette følger av § 15-3 andre ledd.

Ved tjenestekjøp bør oppdragsgiver være varsom med å kreve merkeordning, men heller stille et krav som åpner for at både leverandører med merkeordning på ytelsen og leverandører med system for miljøledelse kan inngi tilbud, se mer informasjon her.

• Se DFØs veileder om miljømerker og miljødokumentasjon.

I en åpen kravspesifikasjon beskriver oppdragsgiver egenskapen/behovet uten å angi i detalj hvordan det skal dekkes.

Spesifikasjonen bør være utformet på en åpen måte der du som oppdragsgiver beskriver behov/funksjon som skal dekkes. Ved å beskrive behov gjennom en åpen spesifikasjon til ytelse og funksjon kan leverandørene i større grad selv vurdere hvilken løsning som vil være den beste.

Eksempel på åpen spesifikasjon

• Et behov kan være: "behov for raskere saksbehandlingstid".

Dette kan i prinsippet dekkes på flere måter, for eksempel ved å ansette flere saksbehandlere, standardisere svarbrev eller anskaffe et elektronisk saksbehandlingssystem. I dette eksemplet forutsetter vi at et saksbehandlingssystem blir valgt. Det overordnede behovet eller resultatet kan da defineres slik: 

• Saksbehandlingstiden skal være maksimum x timer/dager. 

• Et eksempel på et åpent krav til ytelsen/funksjonen for et saksbehandlingssystem kan være: IKT-systemet skal ha en oppetid på Y % mellom kl. 08.00 og kl. 16.00.

Fordeler med åpne spesifikasjoner

Åpne spesifikasjoner kan legge godt til rette for å få den beste løsningen, fordi det inviterer til flere løsningsalternativer, både løsninger man ikke kjenner til på andre områder og også helt nye, innovative løsninger.

Stiller du for mange krav til hvordan en løsning skal utformes, utnytter du ikke den kompetansen og kreativiteten som finnes i markedet, og kan dermed komme til å begrense markedsmuligheter. 

Husk at dersom tilbudet ikke oppfyller de kravene oppdragsgiver stiller, vil dette som hovedregel vurderes som et vesentlig avvik fra konkurransegrunnlaget, som medfører en plikt til å avvise tilbudet.. Det er derfor viktig ikke å stille så strenge krav at man begrenser konkurransen unødvendig, eller kommer i en situasjon der man må avvise tilbud man egentlig ønsker å ha med videre i konkurransen.

Detaljspesifikasjon

Dersom oppdragsgiver i detalj beskriver hva leverandøren skal levere, vil man risikere å få "gårsdagens løsning". Dette skjer typisk når man tar kravspesifikasjonen fra forrige konkurranse og bruker denne om igjen. Hvis man ønsker å åpne opp for også de løsningene man ikke vet om, bør man være varsom med å stille spesifikke krav. Kun de kravene som absolutt må være oppfylt, skal med.

En annen utfordring ved detaljspesifikasjoner er at det er oppdragsgiver sin virksomhet som har risikoen for at spesifikasjonen vil oppfylle behovet. Under forutsetning av at leverandøren leverer den avtalte ytelsen, er det oppdragsgiver sin virksomhets risiko at behovet ikke dekkes og målene ikke nås.

Dersom oppdragsgiver beskriver behovet og formålet, er det leverandørens risiko at leveransen dekker behovet og formålet – og det er leverandørens ansvar dersom det senere viser seg at leveransen ikke dekker behovet eller formålet.

I utgangspunktet har du ikke plikt til å be om dokumentasjon for krav. Oppdragsgiver skal kunne stole på det leverandør skriver, og oppdragsgiver har ikke plikt til å undersøke nærmere. Oppdragsgiver kan likevel ha en undersøkelsesplikt dersom noe er inkonsistent eller man blir gjort oppmerksom at det er noe som ikke stemmer.

Oppdragsgiver bør ha et bevisst forhold til hvordan man skal be leverandør beskrive sin tilbudte løsning og hva slags dokumentasjon man vil at leverandør skal innlevere. 

Anskaffelsesforskriften nevner en del dokumentasjonsmåter i § 15-4, men listen er ikke uttømmende.

Forskriften regulerer ikke når krav i kravspesifikasjonen skal være oppfylt. Utgangspunktet må være at kravene skal være oppfylt når oppdragsgiver skriver at de skal være oppfylt. I de tilfeller der oppdragsgiver ikke har skrevet noe om når kravene skal være oppfylt er rettstilstanden usikker. Les mer om rettstilstanden i regelverksveileder punkt 20.5.  DFØ oppfordrer derfor til at oppdragsgiver er nøye på å presisere når kravene i kravspesifikasjonen skal være oppfylt.

Elektronisk handelsformat (EHF) er en teknisk spesifikasjon som har til hensikt å legge til rette for en korrekt implementering av informasjonsinnholdet i de systemer som benyttes av oppdragsgiver og leverandør. Spesifikasjonen beskriver også de digitale prosessene mellom oppdragsgivers og leverandørs systemer. Basert på spesifikasjonen er systemleverandørene i stand til å utveksle ulike transaksjoner mellom systemer som har en effektiviseringsgevinst, og sikrer etterlevelse av LOA/FOA.

I planleggings- og konkurransegjennomføringsfasene er det definert tre EHF-spesifikasjoner:

• EHF-forespørselskatalog
• EHF-tilbudskatalog
• EHF-CV-Request og EHF-CV

EHF-forespørselskatalog

EHF-forespørselskatalog gjør det mulig for oppdragsgiver å uttrykke behov som skal dekkes i konkurransen på en generisk måte ved hjelp av standard produktklassifisering, som for eksempel UNSPSC-koder.

EHF-forespørselskatalog kan legges ved anskaffelsesdokumentene. Leverandører som skal vurdere og svare på anskaffelsen, kan laste ned forespørselskatalogen i sitt system, og benytte den generiske vare- og tjenesteinformasjonen oppdragsgiver har definert, som utgangspunkt for sitt tilbud.

EHF-tilbudskatalog

Leverandør velger firmaets varer og tjenester fra sin egen database, basert på de produktklassifiseringskoder som er definert av oppdragsgiver i EHF-forespørselskatalog, og legger inn pristilbud per vare og tjeneste samt produktinformasjon i henhold til EHF-tilbudskatalog-spesifikasjonen.
Leverandøren sender/laster opp EHF-tilbudskatalog sammen med resten av dokumentene i sitt tilbud.

Oppdragsgiver har da mulighet for å benytte sitt system i en mer automatisert evaluering av tilbudte varer.

EHF-forespørselskatalog og -tilbudskatalog egner seg i alle prosedyrer. Dynamisk innkjøpsordning (DPS) egner disse katalogene seg spesielt godt for. Katalogene legger til rette for en digital evalueringsprosess for oppdragsgiver som vil være tidsbesparende og øke kvalitet i informasjonen. EHF-tilbudskatalog kan også gjenbrukes i kontraktsgjennomføringsfasen, da den inneholder tilstrekkelig vare- og tjenesteinformasjon som bestillerne kan bruke ved bestilling av produkter.

EHF-CV-Request – EHF-CV som basis for forespørsel og tilbud på kompetanse

For krav til og tilbud på kompetanse er det utviklet en EHF CV Request og en EHF-CV-spesifikasjon.

Disse spesifikasjonene kan implementeres i systemene oppdragsgiver og leverandør benytter i konkurransegjennomføringsfasen. Spesifikasjonene gir systemleverandører mulighet for å gjennomføre en standard metode for å stille krav til kompetanse i en anskaffelse. EHF-CV-Request-fil vedlegges som en del av anskaffelsesdokumentene som gjøres tilgjengelig for leverandørene.
Leverandør kan gi tilbud, ved bruk av sitt system, basert på de kravene oppdragsgiver har stilt. Ved at leverandør sender/laster opp EHF-CV i et maskinlesbart format, har oppdragsgiver mulighet til å benytte sitt system for en digital evaluering av innsendt tilbud på kompetanse. EHF-CV inkluderes derfor i tilbudsdokumentene.

Det er en forutsetning at oppdragsgiver og leverandør sine systemer er i henhold til spesifikasjonene for å kunne digitalisere prosessen både for oppdragsgiver og leverandør

Hvordan stille miljøkrav i forespørselskatalogen og tilbudskatalogen

Oppdragsgiver har mulighet til å spesifisere ønskede miljøverdier (f.eks. CO₂-verdi per kg) for hvert produkt i EHF-forespørselskatalog ved hjelp av de frie feltene (Additional Item Properties).
Leverandør har mulighet til å legge inn CO₂-verdi for hvert produkt de tilbyr, ved bruk av de samme frie feltene i EHF-tilbudskatalog.

• Hvilken målsetting har virksomheten som skal ivaretas i anskaffelsen? Målsettingen kan være nedfelt i strategiske dokumenter som virksomhetens anskaffelsesstrategi. Krav i kravspesifikasjonen bør bidra til å nå denne målsetningen.
• Hvilken miljøbelastning medfører det som skal anskaffes? Gjør en kartlegging og bruk gjerne DFØs klima- og miljørisikoliste, veiledning om klima- og miljøhensyn i  utvalgte innkjøpskategorier eller Kriterieveiviseren – veileder til bærekraftige krav. Sjekk med markedet hvilke miljøkrav som kan stilles og hvordan leverandørene kan dokumentere sin miljøprestasjon
• Hvilke krav åpner for at nyetablerte bedrifter kan delta i konkurransen? Husk at små og nyetablerte bedrifter ofte har gode og innovative løsninger. 
• Ta med formålet med anskaffelsen i anskaffelsesdokumentene – det vil være nyttig for leverandørens forståelse av behovet. For eksempel på grunn av ny lovgivning, pålegg, organisasjonsendring, mål om effektivisering eller mål om bedre kvalitet?
• Dersom én av målsettingene er å fremme innovasjon, bør dette formålet komme klart frem i konkurransegrunnlaget.
• Bruk åpne spesifikasjoner som ytelses- og funksjonskrav fordi det legger til rette for at leverandørene kan levere inn sine beste tilbud uten å være bundet av unødvendige og fordyrende krav.
• Kombiner åpne spesifikasjoner med krav som må overholdes, for eksempel lovkrav, miljøkrav eller henvisning til standarder.
• Vurder grensesnitt til andre løsninger/ytelser. Hva skal varen eller tjenesten passe sammen med?
• Vurder forholdet mellom krav og tildelingskriterier. Hvilke krav må være oppfylt, og hvilke krav vil bidra til bedre løsninger?
• Gå i dialog med leverandørene under planleggingen. Det vil gi viktig tilbakemelding på hva som er for strenge, unødvendige eller fordyrende krav. Det vil også gi viktig informasjon om hvordan leverandørene kan dokumentere krav og kriterier. Les mer om dialog med leverandør her.
• Vurder om spesifikasjonen bidrar til å oppfylle behovet. Det er din oppgave som innkjøper å verifisere de spesifikasjonene som fagpersoner og interessenter foreslår.
• Bruk god tid på spesifikasjonene – den er førende for hva du faktisk får tilbud om.
• Formuler kravene tydelig, slik at leverandør forstår hva som er innholdet i kravene.

Kravene som stilles skal være egnet for å oppnå formålet med anskaffelsen. Det er dermed viktig at oppdragsgiver tenker nøye gjennom hvilke krav som skal stilles.