Meddele tildeling av kontrakt

Tildeling av kontrakt med begrunnelse og klagefrist

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 26. aug 2019

Etter at evaluering av tilbudene er gjennomført skal tilbyderne informeres om resultatet av evalueringen før kontrakten tildeles og undertegnes.  For anskaffelser som er gjennomført etter del I i forskriften er det ikke krav om begrunnelse, meddelelse og karensperiode. God forvaltningsskikk tilsier imidlertid at leverandørene blir informert om hvem som ble tildelt kontrakt.

Hensynet bak denne plikten er at leverandørene skal ha anledning til å klage på kontraktstildelingen dersom de mener den er urettmessig og oppdragsgiver har anledning til å endre en feilaktig resultat i konkurransen.

Meddelelse til leverandøren før kontrakt inngås 

Meddelelse med karensperiode

Etter at evalueringen av tilbudene er ferdig og en vinner er kåret, plikter oppdragsgiver å sende ut en meddelelse til leverandørene om hvilken leverandør man har til hensikt å inngå kontrakt med, jf FOA § 10-1 og § 25-1.

Oppdragsgiver kan ikke inngå kontrakten før etter karensperiodens utløp.

Meddelelsen om tildeling av kontrakt skal sendes samtidig til leverandørene og skal inneholde

  • Navn på den leverandøren som er innstilt på å få kontrakten
  • En redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene
  • Opplyse om karensperiode for å klage på innstillingen av leverandør. Denne karensperioden skal være minimum 10 dager regnet fra dagen etter at meddelelsen om valget av leverandøren er sendt for anskaffelser som er gjennomført etter Del III i forskriften og innenfor den fristen oppdragsgiver har satt i konkurransegrunnlaget for del II anskaffelser. Kravet for anskaffelser som er gjennomført etter Del II i forskriften er "rimelig frist".

Etter at du har sendt en begrunnelse og karensperioden er utløpt, kan du inngå kontrakt, under forutsetning av at du ikke får en klage. Det er ingen frist for å avvente med å inngå kontrakt etter at karensperioden er utløpt.

Du plikter imidlertid å hemmeligholde forretningshemmeligheter og opplysninger som av konkurransemessige hensyn er viktig å unnta fra begrunnelsesplikten. Dette kan være opplysninger som kan skade konkurransen mellom leverandørene.

Noen av leverandørene vil typisk nå be om innsyn i evalueringen eller noen av tilbudene. Det har de rett til, men du må passe på å sladde taushetsbelagte opplysninger i tilbud og evaluering.

En oppdragsgiver kan uansett klage annullere en beslutning om å tildele kontrakt frem til kontrakt er signert, dersom han skulle finne at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med egne tildelingskriterier. 

Formålet med klagefrist

Begrunnelsen for karensperiode (klagefrist) er todelt:

  • leverandørene skal ha anledning til å vurdere om oppdragsgivers behandling av tilbud og innstilling på leverandør er riktig. Dersom de mener det et brudd på anskaffelsesregelverket, kan de klage på tildelingsbeslutningen, slik at den kan bli gjort om dersom de vinner frem med sin klage.
  • oppdragsgiver har mulighet til å rette opp en feilaktig tildeling før kontrakten undertegnes.

Hvem skal ha begrunnelse med karentstid?

Meddelelsen skal sendes til alle leverandørene som fortsatt er med i konkurransen, jf FOA § 10-1 (del II) og § 25-2 (del III). Dette gjøres vanligvis gjennom et konkurransegjennomføringsverktøy, eventuelt direkte til deltagerne i konkurransen. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse som gjør at leverandørene kan vurdere om konkurransen har foregått i henhold til anskaffelsesreglene og de regler som er satt for konkurransen.

Det er de leverandørene som ble kvalifisert og som ikke har fått sitt tilbud avvist eller forkastet som skal ha meddelselsesbrev. De leverandører/tilbud som er avvist eller forkastet skal allerede ha blitt gitt meddelelse med begrunnelse for dette, jf FOA §§ 9-4  - 9-6 for del II og FOA kapittel 24 for del III.

Det er ikke plikt til karentstid ved tildeling av kontrakter under en rammeavtale eller tildeling av kontrakter under en dynamisk innkjøpsordning. Det er heller ikke plikt der den valgte leverandøren er den eneste leverandøren som er igjen i konkurransen.

Hvorfor begrunnelse?

Formålet med å gi en begrunnelse for valg av leverandør, er å ivareta det grunnleggende prinsipp til etterprøvbarhet ved å vise at anskaffelsesregelverket er fulgt og forklare hvorfor den leverandøren som er innstil faktisk var den som skåret best på tildelingskriteriene. Du betrygger de andre deltagerne i konkurransen på at prosessen har foregått ryddig og i henhold til de regler som var satt for konkurransen.

Leverandørene har klageadgang og en begrunnelse vil være et viktig utgangspunkt. Begrunnelsen skal være tilstrekkelig utfyllende slik at leverandørene kan kontrollere hvorvidt oppdragsgivers beslutning og saksbehandling er i samsvar med regelverket og om det er grunnlag for å imøtegå tildelingsbeslutningen.

Selvom det kan oppleves som omstendelig å gi begrunnelse og vente med å inngå kontrakt til klagefristen og eventuell ny behandling av klage er gjennomført, så kan det også være et gode for oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan bli gjort oppmerksom på at han faktisk har begått en feil og får så muligheten til å rette opp feilen ved en ny vurdering av tilbudene. På den måten kan oppdragsgiver unngå å inngå kontrakt med en leverandør som ikke skulle hatt kontrakten dersom prosessen hadde vært lovlig gjennomført.

Begrunnelsens innhold

Et viktig stikkord når en skal begrunne resultatet er hvorfor. Hvorfor har resultatet blitt som det har blitt? Hvilke egenskaper er det ved det/de tilbudene som har blitt innstilt som vinner som har vært avgjørende for utfallet? De momentene som trekkes frem må selvsagt være i samsvar med de angitte tildelingskriteriene. I regelverket heter det at du skal gi "en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler."

Begrunnelsen må derfor være tilstrekkelig slik at leverandøren faktisk kan se hvordan evalueringen har foregått. Begrunnelsen må imidlertid ikke inneholde opplysninger som er taushetsbelagte. Dette kan typisk være opplysninger som er å anse som forretningshemmeligheter. Leverandørens sladdede tilbud (dersom det er innlevert sammen med tilbudet), kan her være et godt utgangspunkt for hva som kan være forretningshemmeligheter. Du plikter imidlertid å foreta en selvstendig vurdering.

Leverandøren har rett til få innsyn i prosessen uten at du som oppdragsgiver røper forretningshemmeligheter hos andre leverandører. Leverandøren kan klage på oppdragsgivers beslutning dersom han mener at oppdragsgiver ikke har foretatt en lovlig evaluering.

Da det alltid er en risiko for at en konkurranse blir avlyst som følge av en klage eller at dere selv ser dere har gjort feil med den virkning at det kunngjøres en ny konkurranse, kan visse opplysninger som feks pris være en forretningshemmelighet som ikke skal opplyses om på dette tidspunktet.

Det kan være lurt også å si noe om de enkelte leverandørers konkrete tilbud slik at den enkelte kan se hvordan deres tilbud er vurdert sammenlignet med det tilbudet som er innstilt som vinner. 

Hva gjør jeg dersom jeg får en klage?

Dersom du får en klage innen karensperioden, plikter du å realitetsbehandle klagen.

Der du opprettholder din opprinnelige innstilling, kan du inngå kontrakt etter karensperioden utløp.

Der du omgjør din beslutning fordi du oppdager at du har gjort en feil slik at det er en annen leverandør som kåres som en vinner, må du sende en ny begrunnelse til leverandørene med karensperiode. Den leverandøren som opprinnelig var innstilt som vinner må også få anledning til å vurdere innstillingen og eventuelt klage. Dette gjelder også de andre leverandørene, da en omgøring av en innstilling også kan endre rekkefølgen på innstilte leverandører.

 

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre
*