Konseptutvikling i BAE-anskaffelser

Du skal vurdere ulike konsepter og finne det som dekker behovet best. Les hvordan du lager prosjektplan, styringsdokument, alternativsvurderinger, og organiserer prosjektet.

Publisert: 18. okt 2019, Sist endret: 14. nov 2019

Andre betegnelser brukt på denne fasen

Forsvarsbygg

Tidligfase 1 Konseptvalg

Statsbygg

Utvikle

Oslo kommune

KVU

Mange av valgene du gjør tidlig i prosjektet får betydning for kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av det ferdige bygget eller anlegget.

Beregning av livssykluskostnader tidlig i prosjektet er viktig for at byggherren og beslutningstagere kan vurdere reelle konsekvenser av ulike alternativer i beslutningsgrunnlaget.

Hva er rammene for prosjektet?

Målene for prosjektet bør i tillegg til brukernes behov hensynta overordnede mål, som (fylkes-) kommunale bærekraftmål, økonomisk situasjon, mål i eiendomsstrategien og øvrige interessenter. Dette er viktige forutsetninger som gjennomgang av behov og målsetninger må skje innenfor. 

Hvilke målsetninger har prosjektet?

I vurderingen av alternativer må du formulere tydelige prioriterte, målbare og rangerte mål som oppfyller brukernes behov.

Hvordan legge frem prosjektet for ledelse eller politisk behandling

Ofte krever et prosjekt og grunnlagsmaterialet som er utarbeidet politisk behandling.

Disse grunnprinsippene bør du følge når du legger frem saken:

  • Prosjektmålene skal være godt synlige i saksdokumentene. Hvilken verdi et tiltak eller en løsning har for målene skal gå tydelig fram.
  • Lekfolk må forstå saksdokumentene. Gjør det enkelt og tydelig.
  • Saksfremstillingen bør omtale brukergrupper i prosjektet med forslag til prioritering av ulike behov og/eller aktiviteter.
  • Hvis alternativer eller tillegg presenteres, må konsekvensene for fremdrift, kostnad og kvalitet være tydelig.
  • Saksdokumentene må inneholde klare forslag til vedtak, og eventuelt alternative vedtak, med en konsekvensvurdering av de ulike alternativene.

LCC i konseptutvikling

Påvirkningen på livssykluskostnadene er størst tidligst i prosjektet. Areal er den største kostnadsdriveren. Enkelt sagt er den billigste kvadratmeteren den du ikke trenge å bygge. Et kritisk blikk på faktisk behov  før et prosjekt settes i gang kan derfor være det viktigste tiltaket for å redusere livssykluskostnaden.

LCC-analysene blir grove i tidligfase, de gir likevel byggherre og beslutningstagere et anslag over mulige variasjoner i årskostnadene. Tidligfase gir grunnlaget for å fastsette den økonomiske rammen for prosjektet, og gir forutsetninger for senere konkurransegrunnlag.

Det er mindre oppmerksomhet rundt at du i denne fasen også foretar mange valg som får konsekvenser for driftsfasen og kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) av det ferdige bygget eller anlegget. LCC-analyser er viktig for å vurdere konsekvenser av de ulike valgene du har.

Når behovet er definert bør det gjøres alternativvurderinger med LCC-beregninger for ulike alternative konsepter. Det er ikke alltid alternativet med lavest LCC er det beste valget. Hvordan kvalitative mål og samfunnsansvar svares ut av de ulike alternativene må også vurderes opp mot forskjeller i LCC-kostnaden. For eksempel kan kostnaden for kjernevirksomheten som skal bruke bygget variere. En dårlig lokalisering (se film 1 konseptvalg i basiskurset for LCC), langt unna knutepunkt eller andre deler av virksomheten kan øke virksomhetskostnaden betydelig. Dette synliggjøres ikke i en tradisjonell LCC-beregning og må enten beregnes separat og vurderes kvalitativt.

Eksempel på arealvurderinger fra Statsbygg:

En utdanningsinstitusjon meldte inn behov for større areal. Det ble blant annet meldt om behov for flere grupperom for studenter. For å sjekke behovet gjennomførte Statsbygg en telling av rombruk. Dette viste at det var flere grupperom for studenter med god kapasitet. Ved å øke brukermedvirkningen gjennomførte utdanningsinstitusjonen samme telling med tilsvarende resultat. Gjennom gruppeintervjuer med ulike brukergrupper, deriblant studentene, viste det seg at grupperommene med god kapasitet var mindre sentralt passert. Grupperommene med høy bruk lå slik at de «så og ble sett» - studentete så når andre gikk til lunsj, tok pauser med andre grupper og gjorde avtaler om andre sosiale hendelser. Det reelle behovet var ikke flere grupperom, det var kunne holde med en reorganiseringen av rombruken, noe som er langt billigere og mer arealeffektivt enn å bygge ut.

Eksempel kvalitative mål kvalitative mål Kristiansand kommune brukte i evalueringen av ulike alternativer for nytt rådhuskvartal

I en LCC-analyse kan vi ikke sette en kroneverdi på alle mål. Forskjeller i mulighet for samarbeid på tvers av virksomheter i en kommune er for eksempel vanskelig å verdsette i et kronebeløp. Det kan være mer fornuftig å verdsette dette med en poenggivning mellom de ulike alternativene. I tabellen under vises de kvalitative målene Kristiansand kommune brukte da de evaluerte ulike alternativer for nytt rådhuskvartal:

Scenarie012345
Løsninger som stimulerer til helhetlig ledelse på alle plan264353
Løsninger som legger til rette for tverrsektoriell samarbeid og medvirkning264353
Fysiske og tekniske løsninger som gir en bedre og mer attraktiv arbeidsplass354444
Sikkert bygg i bruk666666
Tilrettelegging for bedre publikumsservice264344
God intern og ekstern kommunikasjon264343
Bygningsmessig og teknisk fleksibilitet og generalitet for å møte endring i nåtid og framtid254233
Relativt sett lav ressursbruk i driftsfasen (energi, renhold, vedlikehold)254554
Miljøriktige løsninger som gir godt inneklima og arbeidsmiljø455555
Sum poeng255544344135

Les mer om LCC på våre temasider.  

Huskeliste

Huskeliste

  • Sett klare, prioriterte mål for prosjektet. Hvilken verdi skal sluttproduktet gi brukerne?
  • Få inn bærekraft og samfunnsansvar i prosjektets målsetninger. Trekk inn ledelse og brukere i disse diskusjonene.
  • Foreta prinsippvalg og utréd ulike alternative løsninger med utgangspunkt i dette for eksempel: leie eller eie?
  • Undersøk hvordan behov og ulike løsninger påvirker livssykluskostnadene.
  • Sikre lederforankring av beslutninger på et tidlig tidspunkt.
  • Undersøk om innovasjon kan gi nye og bedre løsninger og utvikle markedet.

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre
*