Tidligfase i et byggeprosjekt

Her planlegges prosjektet og anskaffelsene. Beslutningene i tidligfase legger grunnlaget for et vellykket byggeprosjekt.

Publisert: 26. sep 2013, Sist endret: 29. Apr 2019

Stegene i tidligfasen gir deg veiledning om hvordan tidligfase bør gjennomføres for å sikre gode anskaffelser og et godt prosjektresultat.

I tidligfase tar du mange valg som får betydning for kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av det ferdige bygget eller anlegget. Beregning av livssykluskostnader gjør det mulig for byggherren og beslutningstagere å foreta konsekvensvurderinger av ulike alternativer og dermed ta informerte beslutninger i tidligfase.

Huskeliste

  • Sett klare og prioriterte mål for prosjektet. Hvilken verdi skal bygget ha for bruker?
  • Få inn samfunnsansvar i målene. Trekk inn ledelse og brukere i disse diskusjonene.
  • Tenk langsiktig - behovet ditt kan endre seg over tid.
  • Undersøk hvordan behov og løsninger påvirker livssykluskostnadene.
  • Sikre lederforanrikring for alle avgjørelser på et tidlig tidspunkt.
  • Undersøk om det er rom for innovasjon for å få bedre løsninger og utvikle markedet. Legg til rette for dette i prosjektet.

LCC i behov- og konseptutvikling

Påvirkningen på livssykluskostnadene er størst tidligst i prosjektet. I denne tidlige fasen er areal den største kostnadsdriveren. Enkelt sagt er den billigste kvadratmeteren den du ikke trenge å bygge. Et kritisk blikk på faktisk behov  før et prosjekt settes i gang kan derfor være det viktigste tiltaket for å redusere livssykluskostnaden.

LCC-analysene blir grove i tidligfase, det gir likevel byggherre og beslutningstagere et anslag over mulige variasjoner i årskostnader i driftsfasen. De fleste byggherrer er bevisst at tidligfase utformer grunnlaget for å fastsette prosjektrammen, samt lager forutsetningene for senere konkurransegrunnlag.

Det er mindre oppmerksomhet rundt at du i denne fasen også foretar mange valg som får konsekvenser for driftsfasen og kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) av det ferdige bygget eller anlegget. LCC-analyser er viktig for å vurdere konsekvenser av de ulike valgene du kan ta.

Når behovet er definert bør det gjøres alternativvurderinger med LCC-beregninger for de ulike alternativenekonseptene. Det er ikke alltid alternativet med lavest LCC er det beste valget. Hvordan de kvalitative målene og samfunnsansvaret svares ut av de ulike alternativene må også vurderes opp mot forskjeller i LCC -kostnaden. Det er ikke alltid alternativet med lavest LCC er det beste valget. For eksempel kan kostnaden for kjernevirksomheten som skal bruke bygget variere. En dårlig lokalisering (se film 1 konseptvalg i basiskurset for LCC), langt unna knutepunkt og/ eller andre deler av virksomheten kan øke virksomhetskostnaden betydelig. Dette synliggjøres ikke i en tradisjonell LCC-beregning og må enten beregnes separat og/ eller vurderes kvalitativt.

Eksempel på arealvurderinger fra Statsbygg:

En utdanningsinstitusjon meldte inn behov for større areal. Det ble blant annet meldt om behov for flere grupperom for studenter. For å sjekke behovet gjennomførte Statsbygg en telling av rombruk. Dette viste at det var flere grupperom for studenter med god kapasitet. For å øke brukermedvirkningen gjennomførte utdanningsinstitusjonen samme telling med tilsvarende resultat. Gjennom gruppeintervjuer med de ulike brukergruppene, deriblant studentene, viste det seg at grupperommene med god kapasitet var mindre sentralt passert. Grupperommene med høy bruk lå slik at man «ser og blir sett» - man fikk med seg når andre gikk til lunsj, tok pauser med andre grupper og gjorde avtaler om andre sosiale hendelser. Det reelle behovet var ikke flere grupperom, det var en reorganiseringen av rombruken, noe som er langt billigere og mer arealeffektivt enn å bygge ut. 
 

Eksempel kvalitative mål kvalitative mål Kristiansand kommune brukte i evalueringen av ulike alternativer for nytt rådhuskvartal

I en LCC-analyse er det ikke alle mål som kan vi kan sette en kroneverdi på. Forskjeller i mulighet for samarbeid på tvers av sektorer i en kommune er for eksempel vanskelig å verdsette i kronebeløp. Det kan være mer fornuftig å verdsette dette med en poenggivning mellom de ulike alternativene. I tabellen under vises de kvalitative målene Kristiansand kommune brukte da de evaluerte ulike alternativer for nytt rådhuskvartal:

Scenarie012345
Løsninger som stimulerer til helhetlig ledelse på alle plan264353
Løsninger som legger til rette for tverrsektoriell samarbeid og medvirkning264353
Fysiske og tekniske løsninger som gir en bedre og mer attraktiv arbeidsplass354444
Sikkert bygg i bruk666666
Tilrettelegging for bedre publikumsservice264344
God intern og ekstern kommunikasjon264343
Bygningsmessig og teknisk fleksibilitet og generalitet for å møte endring i nåtid og framtid254233
Relativt sett lav ressursbruk i driftsfasen (energi, renhold, vedlikehold)254554
Miljøriktige løsninger osm gir godt inneklima og arbeidsmiljø455555
Sum poeng255544344135

 

Milepæler: Fremleggelse for ledelse eller politisk behandling

Ofte krever et prosjekt og grunnlagsmaterialet som er utarbeidet politisk behandling. Når du legger frem saken for administrativ ledelse eller politisk behandling, må du ha god kjennskap til prosjektet, og være godt forberedt på spørsmål som kan komme.

Disse grunnprinsippene bør du følge når du legger frem saken:

  • Prosjektmålene skal være godt synlige i saksdokumentene. Hvilken verdi et tiltak eller en løsning har for målene skal gå tydelig fram.
  • Lekfolk må forstå saksdokumentene. Gjør det enkelt og tydelig.
  • Saksfremstillingen bør omtale brukergrupper i prosjektet med forslag til prioritering av ulike behov og/eller aktiviteter.
  • Hvis alternativer eller tillegg presenteres, må konsekvensene for fremdrift, kostnad og kvalitet være tydelig.
  • Saksdokumentene må inneholde klare forslag til vedtak, og eventuelt alternative vedtak, med en konsekvensvurdering av de ulike alternativene.
  • Hvis valg av gjennomføringsmodell er den del av beslutningsgrunnlaget, bruk entrepriseveilederen eller tidligfase OPS.

Samfunnsansvar

Du finner veiledning om samfunnsansvar i alle stegene i hele byggeprosessen. Dersom du ønsker mer informasjon om temaene, finner du dette på egne fagsider om samfunnsansvar.

 

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre
*