Organisering av bygg- eller anleggsprosjektet

De ulike rollene bidrar med riktig kompetanse for å nå prosjektmålene. Hvordan organisere prosjektet slik at alle viktige beslutninger og aktører kommer tidlig inn i prosessen.

Publisert: 18. okt 2019, Sist endret: 01. nov 2019

Rollene i  i en BAE-anskaffelse, avhenger av organisasjonens størrelse, prosjektets kompleksitet og størrelse, hvilken gjennomføringsmodell som brukes og hvilken fase prosjektet er i.

Hver enkelt aktør skal ikke bare ta ansvar for sin del av leveransen, men også forstå sin og de andre rollenes ansvar gjennom hele prosjektet. 

Det er viktig at byggherren lager en kontraktstrategi med klare mål om hvorfor pro­sjektet settes i gang og hva som er målet med prosjektet. Dette gjelder for alle typer prosjekter, uavhengig av størrelse, kom­pleksitet og kontraktstyper.

Byggherres roller 

Rollene under finnes i de fleste prosjekter uavhengig av størrelse og kompleksitet.

Byggherres prosjektleder

Prosjektleder er prosjektets «daglige leder» og rapporterer gjennom hele anskaffelsen til prosjekteier på milepæler, ressursbruk og måloppnåelse. Prosjektleder har kontroll på arbeidsomfang, kvalitet, kostnader, framdrift, organisering, prosjektets usikkerhet og kommunikasjon.

Valg av gjennomføringsmodell vil i stor grad påvirke ansvarsområder /-oppgaver. Tar du med leverandørene tidlig i prosessen kan dette i mange tilfeller gi en merverdi. I totalentrepriser vil entreprenørs prosjektleder ha stort ansvar ved å lede prosjektering og utførelse, inkludert leveransene fra alle underentreprenørene. Byggherres prosjektleder er derimot mer en kontraktsforvalter. I byggherrestyrte entrepriser vil imidlertid byggherres prosjektleder være ansvarlig for å koordinere framdrift og leveranser.

Vederlagsmodell og kontraktstype vil påvirke oppfølgingen. Fastsumkontrakter vil medføre mindre kostnadsfokus i oppfølgingen og mer fokus kan legges på framdrift, kvalitet i utførelse og eventuelle avvik/endringer.

I større prosjekter kan det i tillegg være behov for delprosjektledere i ulike fag eller deler av anskaffelsen. 

Prosjekteier

Prosjekteier representerer eier/byggherre og står hovedansvarlig for finansiering, risiko i prosjektet og for bruksverdien av sluttproduktet. Rollen ivaretas ofte av prosjektsjef, for eksempel en linjeleder, på vegne av rådmann eller lignende. Prosjekeier styrer den løpende prosessen for resultatmåling og tar beslutninger i tråd med politiske føringer og rammene satt for anskaffelsen. Prosjekteier kan ha ansvaret for flere anskaffelser innen et prosjekt eller en portefølje av prosjekter. Prosjekteier bør derfor ha omfattende prosjekterfaring. Prosjektier har ansvar for:

  • å sette av av nok tid til å planlegge godt så tidlig som mulig
  • å få godkjent framdrift og beslutninger fra politisk hold der dette er nødvendig
  • å godkjenne styringsdokumenter
  • kontraktstrategi og milepælsplaner
  • sluttrapporter 
  • måle prosjektregnskap mot budsjett
  • godkjenne faktura i tilfeller der prosjektleder ikke har myndighet 

Brukere

Personer som bruker bygget eller anlegget etter det er ferdigstilt. Oganisasjoner og personer som er knyttet til bygget eller anlegget kan også være brukere. Brukerne er viktige for å identifisere aspekter osm er viktige for å få en god dekning av behovet, for eksempel gap mellom dagens situasjon og behov, mulighetene for gjenbruk med mer. Brukerne må involveres på et tidligst mulig tidspunkt slik at bygget eller anlegget er tilpasset deres virksomhet og at de har forstått brukerbehovene på en god måte.

  • Er viktige for å identifisere gap mellom dagens situasjon og behov, mulighetene for gjenbruk med mer. 
  • Bør involveres på et tidligst mulig tidspunkt for at bygget eller anlegget blir tilpasset brukernes virksomhet og at prosjektet har forstått brukerbehovene på en god måte. Jo lenger ut i prosessen endringer på prosjekteringsgrunnlaget finner sted jo dyrere blir endringene. 
  • Ved siden av å betrakte bygget som et redskap for sin virksomhet, vil brukerne gjerne knytte beliggenhet, arkitektur og kvalitet til egen identitet (Eikeland 2001; Michelsen 2008). 

Styringsgruppe

Styringsgruppen beslutter endringer i budsjett, organisasjon og prosjektets innhold og målsetninger i samarbeid med prosjekteier. For å sikre en god vurdering og oversikt over ulike alternative løsninger, bør det settes sammen en styringsgruppe med tverrfaglig kompetanse. Prosjekteier leder ofte styringsgruppen.

Mulige deltakere i en slik styringsgruppe kan være:

  • Prosjekteier
  • Prosjektleder
  • Programmeringsleder
  • Rådgivere eller konsulenter
  • Brukerrepresentanter

Byggherres interne stab og støttefunksjoner, avhengig av prosjektets størrelse

Juridisk veileder / Juridisk ansvarlig

Denne rollen må kjenne innkjøpsregelverket, øvrig regelverk (for eksempel byggherreforskriften, miljølovgivning og veitrafikkloven) og kontraktsstandardene, for å tilrettelegge for god styring av prosjektrisiko og oppnåelse av prosjektets mål. Rollen må samtidig ha et ønske om å benytte mulighetsrommet innkjøpsregelverket gir for å minske risiko og nå prosjektets mål.

Kontraktsansvarlig /-forvalter

  • Har ansvaret for å foreslå og kvalitetssikre kontraktsstandard for de ulike anskaffelsene i et prosjekt og følge opp at kontraktspunktene blir overholdt. 
  • Bidrar ved planlegging og gjennomføring av anskaffelsen(e) og ved tildeling av kontrakt. 

En av kjerneoppgavene er å hjelpe prosjektleder med å oversette behovet til et godt konkurransegrunnlag som sikrer god konkurranse og gode tilbud. 
Kontraktsansvarlig følger i kompliserte prosjekter opp prosjektnedbrytingstruktur (inndeling i ulike delleveranser) sammen med prosjektleder. Rollen ivaretas ofte av juridisk ansvarlig.

Controller / prosjekt-økonom

Ansvarlig for økonomisk kontroll i byggeprosjekter. Følger opp at fakturering er i tråd med milepælsplan og ferdigstilte leveranser. Leverandør vil ofte også ha en prosjektøkonom/-controller med samme ansvarsområde.

Brukerkoordinator

Brukerperspektivet blir gjerne ivaretatt av en representant som betegnes som brukerkoordinator. Viktig oppgave for koordinatoren foreta en rolle- og forventningsavklaring slik at brukerne er bevisste på konsekvensene av å komme med nye ønsker og behov sent i prosessen og hvilken kostnadsmessig konsekvens dette har. Brukerkoordinator i prosjektet ivaretar rollen som kobling mellom prosjektleder og skolens organisasjon, slik at den behovet kan realiseres i prosjektet.

Evalueringsteam

Et evalueringsteam evaluerer tilbudene i konkurransen. Teamet bør være sammensatt av ressurser med tverrfaglig kompetanse, gjerne med én som har juridisk fagbakgrunn. Alle bør ha god kunnskap om anskaffelsesregelverket og tilbudsevalueringer. Gruppen evaluerer tilbudene og er med på alle intervjuene hvis intervjuer brukes i evalueringen (BVP).

Konkurransekoordinator

Konkurransekoordinator skal sikre en god håndtering av konkurransen. Særlig viktig er det at tilbudene håndteres anonymt og at prisen holdes utenfor evalueringen til etter intervjuene er gjennomført. skal sikre en god håndtering av konkurransen(-e) i prosjektet. Dette kan være en innkjøper, kontraktsansvarlig eller liknende.

Prosjektinformasjonsleder

Prosjektinformasjonsleder stiller krav om bruk av digitale løsninger basert på åpne standarder som oppfyller prosjektets mål, og som kan brukes aktivt i byggets bruk- og driftsfase. Prosjektinformasjonsleder er ansvarlig for avklaring av alle filhåndterings- og dokumentstyringstemaer i prosjektet. Han/Hun sikrer at all informasjon er i samsvar med standarder og at hver modell eller fil er godkjent som «egnet til formålet». Premissgiver på tvers av alle involverte organisasjoner/team (Neste steg, fasenorm Bygg21).

Grensesnittansvarlig

Grensesnittansvarlig skal ta tak i problemstillinger som ikke kan løses innenfor et team/oppgave. Ansvarlig overfor prosjekteringsansvarlig for at løsning utarbeides på tvers av involverte team/oppgaver og at konsekvensen fanges opp i planer og gjennomføring. Kvalitetssikringsrolle internt i hvert team. Kan ivaretas av oppgaveleder i mange tilfeller (Neste steg, fasenorm Bygg21)

Leverandørens roller

Her finner du leverandørens mest sentrale roller og deres ansvarsområder.

Prosjekterende/ prosjekteringsleder/ prosjekteringsgruppeleder

De fleste små eller mellomstore oppdragsgivere har ikke kompetanse eller kapasitet til å prosjektere selv, og kjøper vanligvis inn en ekstern rådgiver til  prosjekteringen. 

Prosjekterende har i tidligfase ansvar for rådgi og lage beslutnings- og produksjonsgrunnlag i form av tegninger og beskrivelser. 
Prosjekteringsleder er oftest en prosjekterende som har ansvaret for prosjektering og koordinering av en prosjekteringsgruppe bestående av ulike fag.

Prosjekterende kan blant annet være en av følgende roller:

  • Arkitekt (ARK)
  • Rådgivende ingeniør bygg (RIB)
  • Rådgivende ingeniør varme, ventilasjon og sanitæranlegg (RIV)
  • Rådgivende ingeniør elektro (RIE) 

Ansvarsområdene til hver av disse beskrives i funksjons- eller detaljbeskrivelser i konkurransegrunnlaget og blir som regel besluttet av byggherres prosjektleder. 
Prosjekteringsgruppeleder har det overordnede ansvaret for at prosjekteringsleveransen er i henhold til kontraktens krav og koordinerer de ulike prosjekterende sin innsats slik at alle leveranser blir levert korrekte, komplette og i rett tid, og skal

  • Identifisere behov for nødvendig samarbeid med andre fagressurser/kontrollingeniører
  • Kvalitetssikre leveranser
  • Produsere faglige utredninger, plangrunnlag og prosjektmateriale, og få dette kvalitetssikret

Arkitekt

Arkitektens viktigste oppgave er å håndtere et mangfold av interesser og behov for å forme gode helhetlige løsninger
Arkitekt vil samarbeide med alle fagressursene gjennom hele prosjektet for å sikre at byggets funksjon og estetiske uttrykk ivaretas på best mulig måte, samtidig som at krav innenfor de ulike faggrenene ivaretas for et sikkert og funksjonelt bygg. Arkitekt vil gjerne ha ansvaret for romprogram og materialløsninger, samt beregninger som viser at dette fungerer i praksis. Ofte visualiseres løsningene digitalt, som kan gi en bedre forståelse av hvordan løsningen fungerer.

Fagrådgiver

Prosjektets ulike rådgivere er eksperter på ulike fagområder. I utførelsen har rådgiverne gjerne ansvar for å følge opp at utførelsen er i tråd med prosjekteringsunderlaget på sitt fagfelt. Fagingeniører finnes for følgende fag:
RIA (Rådgivende ingeniør akustikk)
RIB (Rådgivende ingeniør bygg; også kalt byggetekniker)
RIBr (Rådgivende ingeniør Brann)
RIBfy (Rådgivende ingeniør Bygningsfysikk)
RIE (Rådgivende ingeniør elektroteknikk)
RIEn (Rådgivende ingeniør energi)
RIG (Rådgivende ingeniør geoteknikk; også kalt geotekniker)
RIGm (Rådgivende ingeniør miljøgeologi)
RIM (Rådgivende ingeniør ytre miljø)
RIMAsk (Rådgivende ingeniør maskin)
RIMT (Rådgivende ingeniør marin teknologi)
RIS (Rådgivende ingeniør sikkerhet)
RIV (Rådgivende ingeniør varme-, ventilasjons- og sanitærteknikk; VVS)
RIVA (Rådgivende ingeniør vann, avløp og overvann)
RID (Rådgivende ingeniør dører)
RIMur (Rådgivende ingeniør mur)

Produksjonsleder

Har det overordnede ansvaret for at den fysiske leveransen er i henhold til kontraktens krav. Koordinerer de ulike leverandørers innsats slik at leveranser blir levert korrekte, komplette og i rett tid (Neste steg, fasenorm Bygg21).

Produksjonsleder er avgjørende for at prosjektet skal bli vellykket. Produksjonsleder er ansvarlig for at produksjonen styres slik at prosjektets mål for økonomi, kvalitet og fremdrift nås. Bidrar til å sikre at ingen arbeidsulykker skjer i prosjektet. En av de viktigste arbeidsoppgaver er produksjonsplanlegging. Utarbeidelse av ukeplaner og teamarbeid. Rollen koordinerer og involverer ressursene både i egenproduksjon, og hos under- og sideentreprenører.

Oppgaveleder (fagansvarlig/bas)

Ansvarlig for produksjonen av resultat som knytter seg til den aktuelle oppgaven i sitt team (prosjekterings- eller produksjonsteam). Ansvarlig for den aktuelle oppgaven som skal løses (Neste steg, fasenorm Bygg21).

Kontrollingeniør  

Kontrollingeniør skal kontrollere fagrådgivers vurderinger og peke på risiko innenfor eget fagfelt og hvordan dette kan håndteres i anskaffelsen. Dete innebærer blant annet å

  • Kontrollere utførelsen av arbeidene med fokus på teknisk kvalitet, inkludert oppfølgingen av entreprenørens driftskontroll og gjennomføringen av byggherrens stikkprøvekontroll
  • Medvirke i den daglige kontakt med alle offentlige etater, naboer og tredjeperson, som blir berørt ved gjennomføringen av prosjektet
  • Medvirke ved utarbeidelse av tilbudsdokumenter.
  • Medvirke i byggemøtene
  • Varsle entreprenøren ved avvik fra kontrakt
  • Følge opp krav som er satt til dokumentasjon og rapportering underveis

Andre roller

Byggeleder

Byggeleder skal sikre at arbeid skjer i henhold til plan og avtalt kvalitet, samt ta avgjørelser ved avvik fra planen, endringer osv. Ofte vil byggherre i ha en egen byggeleder som byggherrens representant på byggeplassen. Byggeleder er byggteknisk rådgiver for byggherren og kontrollerer ytelsene fra entreprenøren/ underentreprenør. Byggeleder rapporterer til prosjektleder. I mindre prosjekter ivaretar prosjektleder dette selv forutsatt at han/hun har tilstrekkelig erfaring. Byggeleder må være besluttsom og ha gode kommunikasjonsegenskaper for å formidle hvilke betydninger endringer underveis får for framdrift, økonomi og risiko i prosjektet.

BIM-koordinator / BIM-leder

Koordinerer prosjektets behov for IT-løsninger, BIM-standard og metode Ansvarlig for at det på en konsistent måte utarbeides prosjektmodellering. Sikrer at alle modeller (BIM) og tegninger blir levert til prosjektet med de avtalte IT-løsninger, og i samsvar med de avtalte BIM-standardene og metodene som er avtalt (Neste steg, fasenorm Bygg21).

  • Legger føringer for en felles BIM-modell i prosjektet og utnytte potensialet av denne
  • Legger til rette for digitale bestillinger og produktidentifikasjon for bedre logistikk og dokumentasjon

Kompetanse

Du  må sikre at de ulike rollene har tilstrekkelig kompetanse. Bygg21 har utviklet en modell som identifiserer kjernekompetansen byggherresiden må ha i prosjektets ulike faser. Husk at dette også gjelder innleide personer, og at du får med føringer for kompetansen i anskaffelsen. 

Prinsippskisse roller og ansvar
 
 

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre
*