Miljøkrav og miljødokumentasjon - veileder

Kilde: Difi

Hvordan miljømerker, EPDer, miljøsertifiseringer, attester med mer kan brukes for å oppfylle miljøkrav og -kriterier samtidig som behovet ditt dekkes.

Publisert: 04. Apr 2018, Sist endret: 07. nov 2019

Regelverkets muligheter

Anskaffelsesregelverket stiller krav til at miljøbelastningen skal minimeres og klimavennlig løsninger skal fremmes jf § 7-9. Samtidig setter regelverket de juridiske rammene for hvordan det kan gjøres.

Du har stor mulighet til å stille miljøkrav til leverandørene og til de produkter og tjenester du ønsker å anskaffe. Det er imidlertid vesentlig at du ikke stiller krav som fører til at behovet ditt ikke blir dekket. Ved å formulere formålet med anskaffelsen tydelig og lage en «grønn tittel», signaliserer du for leverandørene at du ønsker å prioritere miljøvennlige løsninger.

Jo høyere kontraktsverdi, jo mer detaljerte regler

De grunnleggende prinsipper i lovens § 6 skal alltid følges for alle anskaffelser over kr 100.000 eks mva. Forskriftens § 5-4 har regler om hvordan du beregner kontraktens verdi.

Alle miljøkrav og -kriterier skal være forholdsmessige og relevante

Forholdsmessighetsprinsippet (også kalt proporsjonalitetsprinsippet) setter grenser både for hvor strenge krav oppdragsgiveren kan stille til leverandørene og for hvor strenge krav som kan stilles til oppdragsgiveren ved gjennomføringen av en anskaffelse.

Forholdsmessighet
- Kravene skal ikke være urimelig tyngende for leverandøren.
- Fordelen for din virksomhet skal oppveie den byrden du legger på leverandøren

Spørsmål du bør stille deg er:

  • Er leveransen strategisk viktig for din virksomhet?
  • Er det en stor anskaffelse i verdi og lengde?
  • Er det en potensiell stor miljøbelastning ved anskaffelsen?
  • Er det potensiale for å minimere miljøbelastningen?
  • Hvor tyngende er eventuelle krav til miljø og dokumentasjonen for leverandøren?

Relevans 
- Dette betyr at kravene må ha tilknytning til leveransen. 
- Kravene skal støtte opp om miljømålene i din virksomhet.
- Kravene skal knytte seg til det som leveres i denne kontrakten.
- Kravene skal være saklige, og skal ikke gå lenger enn det formålet med kontrakten tilsier.
- Du kan ikke stille krav for å tilrettelegge for neste konkurranse alene. Kravet må ha betydning for denne kontrakten.

For anskaffelser under den nasjonale terskelverdi som er kr 1,3 mill eks mva (del I), er det ikke detaljerte regler for hvordan miljøkrav- og kriterier skal stilles og hva du kan be om av dokumentasjon.

  • Det betyr at du har mer fleksibilitet enn for anskaffelser som skal følge del II og III

For anskaffelser over kr 1,3 mill (del II og del III) er det nærmere regulert hvordan de grunnleggende prinsippene skal forstås.

  • Kvalifikasjonskrav kan stilles til leverandørens miljøkompetanse, miljøledelsesrutiner, miljøledelsestiltak eller miljøledelsessystem eller -standarder
  • Kravspesifikasjoner og tildelingskriterier kan stilles som krav/kriterier til miljøegenskaper ved det som skal leveres
  • Kontraktkrav som er relevante og proporsjonale kan stilles for å fastholde miljøforpliktelsen hele kontraktsperioden eller for å få til en endring i miljøprestasjon i kontraktens løpetid

Hvilke anskaffelser skal jeg stille krav til miljø?

Dersom anskaffelsene utgjør en vesentlig miljøbelastning bør du vektlegge å minimere miljøbelastningen og fremme klimavennlige løsninger, jf lov om offentlige anskaffelser § 5. Se rutiner for god anskaffelsespraksis for å ivareta miljø og klima.

Hvordan bør jeg gå frem?

  • Sjekk hvilke føringer det er i de styrende dokumentene i virksomheten din, som anskaffelsesstrategi og rutiner for god anskaffelsespraksis.
  • Hvilke miljømål har din virksomhet?
  • Foreta en risikokartlegging av hvilken miljøbelastning det du skal anskaffe medfører
  • Bruk muligheten du har til dialog med markedet
    • Sjekk hva som er den potensielle miljøbelastningen
    • Hva er den viktigste miljøbelastningen?
    • Sjekk hvordan miljøbelastningen kan minimeres
    • Sjekk hvilke alternativer som finnes på kort og lang sikt
    • Sjekk hva som er konkurransebegrensende miljøkrav – hvis få leverandører kan oppfylle kravene bør du vurdere om de kan stilles som tildelingskriterier i stedet, eventuelt som kontraktkrav for ikke unødig å begrense konkurransen
    • Sjekk hva som er fordyrende krav
    • Sjekk hvilke krav du ikke bør stille slik at du ikke stenger for nye mer miljøvennlige løsninger
    • Sjekk hvordan kan leverandøren dokumentere sin miljøprestasjon
  • Det viktigste er at behovet ditt dekkes. Du må derfor ikke stille miljøkrav på en slik måte at du ikke får markedets beste løsning på ditt behov.

Hvor i prosessen bør jeg ta hensyn til miljøbelastningen? 

Du kan stille krav til miljø i hele prosessen, dvs både som kvalifikasjonskrav, som kravspesifikasjon som tildelingskriterium og som kontraktkrav.
Det er viktige at du ikke stenger for gode løsningsforslag som dekker behovet ditt samtidig som du begrenser miljøbelastningen.

Kvalifikasjonskrav

KravspesifikasjonTildelingskriteriumKontraktskrav
Minimumskrav som stilles til leverandører som ønsker å deltaMiljøegenskaåer ved ytelsen som skal oppfyllesKonkurransekriterier som tilbudene skal rangeres etterKrav som skal oppfylles av leverandøren gjennom kontraktsperioden
Eksempel: Miljøledelsestiltak eller erfaring på å nå tilsvarende miljømålEksempel: Minst 60% av bilene skal oppfylle EURO6Eksempel: Høyere andel biler enn 60% som har EURO 6 vil tillegges vektEksempler: Biler som byttes ut i kontraktsperioden skal ha den nyeste tlgjengelige EURO-klasse

Kilder til miljøkrav

Det finnes flere kilder til miljøkrav og -kriterier der du kan plukke krav som passer med din virksomhets målsettinger og der det også er tilhørende dokumentasjonskrav.
Det er utviklet flere verktøy både av Difi og andre myndigheter. Fordelen med slike «standardiserte» krav er at de er utviklet i samarbeid med bransjen og leverandørene slik at de er balanserte og relevante. Der det offentlige bruker disse, sender vi det samme signalet til markedet om hvilken miljøbelastning det er viktig å minimere og gjør det enklere for leverandørene å forholde seg til kravene.

Kilder for verktøy
- Difis kriterieveiviser
- Den svenske Upphandlingsmyndighetens kriterieveiviser
- EUs kriteriebibiliotek
- Danmarks kriterier
- Nederlands miljøkriterier

Andre kilder
- Miljømerker er en god kilde for å se hvilke miljøegenskaper som det er relevant å stille krav til, som for eksempel Svanekravene
- Miljøledelsessystemer har også underliggende krav, som for eksempel Miljøfyrtårns krav til enkeltbransjer

Miljødokumentasjon

Det er en fordel å vite hvordan leverandøren kan dokumentere at de overholder de miljøkrav og kriterier du stiller. 
Sertifikater, attester, testrapporter, teknisk dokumentasjon, merkeordninger, EPD (environmental product declaration), beskrivelser, egenerklæringer og tekniske opplysninger er måter å dokumentere miljøprestasjon på. Du bør sjekke hva som er vanlig i markedet du skal anskaffe fra.

En miljømerkeordning kan brukes på flere måter

  • Du kan angi hvilke miljøegenskaper du ønsker at ytelsen skal oppfylle ved å plukke underliggende merkekrav i miljømerkeordningen og kreve at de er oppfylt som kravspesifikasjon, tildelingskriterium eller kontraktsvilkår.
  • Miljømerker kan her brukes av leverandøren for å dokumentere at ytelsen de tilbyr oppfyllelser de miljøkrav og -kriterier du har stillet. 
  • Du kan angi at miljøegenskapen ved ytelsen skal være oppfyllelses av et miljømerke ved at du  krever en merkeordning «som sådan». Det vil si at du kan kreve at de dokumenterer at ytelsen er sertifisert med et spesielt miljømerket under forutsetning av at miljømerket oppfyller vilkårene i §15-3 . Du plikter imidlertid å godta at leverandører har sertifisert ytelsene sine med et tilsvarende miljømerke. Dette er begrunnet i det grunnleggende kravet til likebehandling.
  • Miljømerker kan brukes som tildelingskriterium, dvs at du vektlegger om leverandøren kan dokumentere at ytelsen er miljømerket og vekter det opp mot estimert/tilbudt volum 

Vilkår for å stille krav om at ytelsen er miljømerket (§ 15-3) 

a) Samtlige merkekrav har tilknytning til leveransen og er egnet til å beskrive egenskapene ved varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som oppdragsgiveren skal anskaffe. Merkekravene kan likevel omfatte faktorer i leveransens livssyklus som nevnt i § 15-1 annet ledd enten de påvirker varenes, tjenestenes eller bygge- og anleggsarbeidenes egenskaper eller ikke
Det betyr: at dersom noen av merkekravene ikke oppfyller dette kravet "tilknytning til leveransen og er egnet til å beskrive egenskapene ved varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene", kan merkeordningen kun brukes som dokumentasjon på at visse merkekrav er oppfylt. Se nedenfor om tilknytningskravet.

b) Merkekravene er basert på etterprøvbare og ikke-diskriminerende kriterier
Det betyr: at kravene må la seg måle og dokumentere. I tillegg må de ikke inneholde krav som forskjellsbehandler leverandørene, som for eksempel bestemte fabrikater, patenter eller opprinnelse.

c) Merkeordningen er utviklet i en åpen og gjennomsiktig prosedyre hvor alle relevante interessenter kan delta
Det betyr: at leverandørens egne merkeordninger ikke kan kreves i en offentlig anskaffelse.

d) Merkeordningen er tilgjengelig for alle interesserte parter 
Det betyr: at alle som er interessert skal kunne få kunnskap om merkekravene og også kunne tilegne seg merkeordningen dersom deres ytelse oppfyller merkekravene.

e) Merkekravene er fastsatt av en tredjepart som leverandøren som søker om merkeordningen, ikke utøver bestemmende innflytelse over
Det betyr: at merkekravene må fremstå som uavhengige slik at de fremstår som troverdige ved at en leverandør ikke kan påvirke hvilke merkekrav som skal stilles eller nivået på kravet.

Husk: at oppdragsgiver skal angi hvilke merkekrav varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene skal oppfylle, dersom man ikke krever at alle kravene i en merkeordning skal være oppfylt.

Type I miljømerker oppfyller som regel forutsetningene i forskriften

Miljømerker utarbeidet i henhold til ISO 14024 standarden (type I merker), som Svanen og EU-Blomsten, oppfyller kravene i forskriften. Andre miljømerker utarbeidet i henhold til samme standard må sjekkes. Det kan være underliggende krav som ikke oppfyller tilknytningskravet (bokstav a). Dette kan være merkekrav som for eksempel leverandørens generelle policy eller rapporteringsplikt.

De miljømerkene som ikke oppfyller tilknytningskravet i bokstav a, kan du ikke kreve. Leverandøren kan imidlertid bruke et slikt miljømerke som dokumentasjon på oppfyllelse av stilte miljøegenskaper i kravspesifikasjonen, under forutsetning av at merkekravene oppfyller tilsvarende krav som det stilte merket. Du ser med andre ord bort fra de "overskytende krav" som policy mm.

Type I miljømerker - ISO 14024
Type I merkeordninger er frivillige uavhengige tredjepartssertifiseringer, altså skal produktet eller tjenesten du kjøper oppfylle kravene i den respektive merkeordningen. På den måten kan type I merkeordninger være en tidseffektiv måte å oppnå god miljøprestasjon i anskaffelser. Dette vil spesielt være der det du anskaffer består av mange type ytelser, som rengjøringsprodukter, kontorrekvisita mm.

Type I merkeordninger baserer seg på produktgruppespesifikke livssyklusvurderinger i utviklingen av miljøkravene. Utviklingen av kravene skjer i en åpen prosess, og det er jevnlige revideringer av kravene slik at miljøprestasjonen ikke skal kunne bli utdatert. Du vil finne at type I merker alltid har flere krav, og et-kravs-merker som FSC (bærekraftig trevirke) er derfor ikke type I, men henvises gjerne til som type I-like.

Ta utgangspunkt i klassifiseringen nder for å vurdere hvilke merker som oppfyller ditt behov.

MiljømerkeInnholdEksempel
Type-I (Multikrav)Underliggende merkekrav er basert på objektiv informasjon om de mest vesentlige miljøbelasningene gjennom livssyklusen til produktet. For å få sertifisert produktet må det oppfylle minstekravene.
Mest brukte miljømerkeordninger i offentlige anskaffelser
EU-Blomsten (http://www.svanemerket.no/blomsten), Svanemerket (https://www.svanemerket.no/svanens-krav),
TCO (https://tcocertified.com/product-categories/)
Bra Miljöval (https://www.naturskyddsforeningen.se/node/12484),
Blue Angel (https://www.blauer-engel.de/en)
med flere (https://globalecolabelling.net/eco/green-certification-by-country/)
Type I-lik (ett-krav og sektorspesifikke kravOppnås ved at produktet kan dokumenteres å ha en prestasjon som oppnår et minstekrav. For eksempel ett energieffektivitetskrav. Det samme gjelder sektor-spesifikka merker, som for eksemåel sertifisering av bærekraftig skog.EU organic label (http://www.ecolabelindex.com/ecolabel/eu-organic-products-label)
FSC (https://no.fsc.org/) eller PEGC (http://www.pefcnorge.org)
Graderte merkerProduktet oppnår en grad i form av for eksempel en bokstav og/eller farge som indikerer miljøprestasjonen ut fra oppnådd terskelEnergimerking (A til E) i EU (https://ec.europa.eu/energy/en/topics/energy-efficiency/energy-efficient...), Miljømerking av kjøretøy (https://www.vegvesen.no/om+vegvesen/presse/nyheter/nasjonalt/bedre-energ...)

 

Annen dokumentasjon, som egendeklarasjoner, EPDer

I loven nevnes det en rekke dokumentasjonsmåter, som sertifikater, attester, testrapporter, teknisk dokumentasjon og egendeklarasjoner. I markedsdialogen kan du avdekke hvilke av disse som egner seg som dokumentasjon på relevante miljøkrav.

Egendeklarasjoner har internasjonal standard ISO 14021. Standarden er blant annet relevant for bransjespesifikke merker med miljømerke-design.

Det kan være mange tilfeller hvor en egendeklarasjon er tilstrekkelig dokumentasjon på ett miljøkrav. I utgangspunktet skal du kunne stole på det leverandøren sier, med mindre du har holdepunkter for noe annet. Du kan undersøke innholdet i egendeklarasjoner du aksepterer, og etterspørre utfyllende informasjon dersom du trenger det.

EPDer er en objektiv miljøprofil i et dokument

Environmental Product Declaration (EPD) er en objektiv beskrivelse av miljøprofilen til en komponent, et ferdig produkt eller en tjeneste på en standardisert måte.
EPDer utvikles i henhold til ISO standard 14025 og baseres på livsløpsanalyse og produktkategoriregler, for å sikre at for eksempel miljøprestasjonen til byggevarer er sammenlignbare.
Til forskjell fra miljømerker inneholder ikke en EPD en rekke krav som skal være oppfylt. Dette betyr at både leverandøren med god og mindre god miljøprestasjon i markedet kan ha en EPD. Det er opp til deg som innkjøper å sammenligne dem eller vurdere hvilke produkter som møter ditt krav. Det kan være lurt å be leverandør vise hvor i EPD-dokumentasjonen oppfyllelsen av miljøkravet/kravene er omtalt.

Mest aktuelt innenfor byggevarer
I Norge er det EPD Norge som er programoperatør, og det er først og fremst innenfor byggevarer at EPDer er brukt. Det er også en del EPDer innenfor møbler, mens i andre land finnes EPDer innen en rekke andre produktkategorier.

Kvalifikasjonskrav - hovedregel om miljøledelsestiltak

Kvalifikasjonskrav er kompetanse som er nødvendige for å sikre at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontrakten. Kravene skal være relevante og forholdsmessige (proporsjonale). Det betyr at kompetansen må være pnødvendig for å få gjennomført den aktuelle kontrakten og de kravene du krever må stå i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet.

Hovedregel om miljøkompetanse/miljøledelsestiltak som kvalifikasjonskrav 

Egnede tiltak for å nå miljømål og miljøledelsesrutiner kan være relevant som kvalifikasjonskrav. Det kan være rutiner og tiltak for å ivareta miljøutfordringer under utførelsen av kontrakten. Du kan da be leverandøren beskrive hvilke miljøledelsestiltak eller -systemer og rutiner han vil anvende under utførelsen.

Spesialregel om miljøledelsestiltak

Miljøledelsesstandarder og -system er verktøy til bruk i organisasjoner. Verktøyet skal bidra til å sikre at leverandøren arbeider mot gode miljømålsettinger, rutiner og tiltak både internt i virksomheten, men også for det leverandøren produserer eller leverer. Dette forbedres jevnlig for den produksjonen eller tjenesteutøvelsen organisasjonen har/leverer.

Du kan stille krav om at leverandøren har en spesifikk 3. parts sertifisering på plass for å bli kvalifisert som leverandør. Her krever du et miljøledelsessystem eller -standard «som sådan», dvs sertifiseringen er dokumentasjonen på den miljøkvalifikasjonen du ber om.

Du skal da vise til 

  • EMAS, ISO 14001eller Miljøfyrtårn (eventuelt likestille disse)
  • du plikter å godta andre miljøledelsesstandarder eller -systemer basert på relevante europeiske eller internasjonale standarder fra akkreditert organer eller andre miljøledelsessystemer som er anerkjent av EU-kommisjonen etter en særskilt søknad og prosess i kommisjonen. 

Pr 2019 er det kun Miljøfyrtårn som har søkt og blitt anerkjent av EU kommisjonen.

Det finnes også andre miljøledelsessystemer ikke som er anerkjent av EU-kommisjonen, da det kreves en formell prosess og søknad til kommisjonen for å bli "anerkjent". Noen av disse som feks Green Key (for hotell og overnattingssteder) er svært lik EMAS og ISO 14001 og kan være en egnet dokumentasjon på oppfyllelse av konkrete miljøledelsestiltak for hotell- og overnattingssteder. Du kan imidlertid ikke kreve at leverandøren har et slik system og heller ikke likestille det som andre 3. parts sertifiserte systemer.

Hvordan kan du bruke miljøledelsesstandard eller -system i anskaffelser

Miljøledelsessystemer kan være til hjelp på forskjellige måter i en konkurranse.

  • Du kan plukke underliggende rutiner og tiltak som er viktige for å oppnå prosjektet eller tjenesten sine miljømål og bruke dem som kvalifikasjonskrav, tildelingskriterium eller kontraktskrav.  
  • Miljøledelsessystemet kan fungere som et av flere måter leverandøren dokumenterer at kravet er oppfylt
  • Du kan stille krav til at leverandøren dokumenterer sitt miljøledelssystemer eller -standarder med et bestemt miljøledelsessystem som kvalifikasjonskrav. Også her må du godta at leverandøren legger frem en tilsvarende attest fra en annen EØS stat.
  • Miljøledelsessystemer kan brukes for å sikre at miljøprestasjonen opprettholdes i hele kontraktperioden og du kan derfor stille et kontraktskrav om at leverandøren opprettholder sin miljøsertifiering gjennom hele kontraktsperioden.
  • Der leverandøren ikke er 3. parts sertifisert, kan du som et kontraktskrav kreve at leverandøren 3. parts sertifiserer virksomheten sin dersom han blir tildelt kontrakten. Dette forutsetter at et slikt krav er forholdsmessig ved at det vil bidra til å sikre bedre miljøprestasjon i kontraktsgjennomføringsfasen. I tillegg er det kun aktuelt der kontrakten er av en viss varighet slik at det både gir tid til å gjennomføre sertifiseringen og at sertifiseringen får virke i kontraktsperioden.

Sjekkliste før du krever et 3. parts sertifisert miljøledelsessystemer

- Finnes det 3. parts sertifiserte miljøledelsessystemer eller -standarder i denne bransjen?

- Er det relevant og proporsjonalt å kreve at leverandøren har et 3. parts sertifisert miljøledelsesstandard eller -system for denne anskaffelsen, dvs er det nødvendig for å sikre at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontrakten med de miljømålene vi har? 

- Vil det være tilstrekkelig for å oppfylle kvalifikasjonskravene at jeg likestiller flere 3. parts sertifiserte miljøledelsessystemer eller -standarder?

-Er det tilstrekkelig antall leverandører som er 3.parts sertifisert slik at det blir en reell konkurranse?

- Er det konkurrerende miljødokumentasjon i dette markedet? Utestenger jeg ett segment av markedet? 

- Bør jeg heller stille kvalifikasjonskrav til konkrete miljøledelsestiltak og åpne opp for at leverandøren kan dokumentere dette på flere måter? 

- Hvordan kan i så fall leverandørene dokumentere underliggende rutiner og tiltak?

- Burde jeg heller vurdere om det er relevant og proporsjonalt å stille det som kontraktskrav?

Kan du likestille ulike 3. parts sertifiserte miljøledelsessystemer og -standarder?

Du kan vise til kun ett av de 3. parts sertifiserte miljøledelsessystem (EMAS, ISO 14001 (som er en internasjonal standard) eller Miljøfyrtårn), men leverandøren har rett til å levere inn attester på andre tilsvarende 3. parts sertifiserte miljøledelsessystemer eller – standarder, feks sertifieringer etter andre internasjonale standarder. Du bør derfor for hver kontrakt vurdere om det kan være hensiktsmessig å likestille miljøledelsessystemene og -standardene du kjenner til. Da kan du slippe å bruke tid på å vurdere om de tilbudte miljøledelsessystemene er tilsvarende.

Ved å likestille 3. parts sertifiserte miljøledelsessystemer, setter du i realiteten «lista lavest». Husk at kvalifikasjonskrav er minstekrav til leverandørens egnethet og dersom det er tilstrekkelig å ha det du vurderer som lavest rangert, er det godt nok som kvalifikasjonskrav. Dette sikrer også en bredere konkurranse.

Du plikter å akseptere annen type dokumentasjon der leverandøren ikke har hatt tid til å tilegne seg den etterspurte sertifiseringen og det ikke skyldes ham, feks fordi det ikke er tid nok til å få en sertifisering. Du kan imidlertid åpne opp for at leverandøren også leverer annen dokumentasjon selvom det er tilstrekkelig tid.

Eksempel

KvalifikasjonskravDokumentasjon
Leverandøren skal ha EMAS, ISO 14001 eller Miljøfyrtårn sertifisering

Gyldig lisensnummer for EMAS, ISO 14001 eller Miljøfyrtårn utstedt av uavhengige organer. Oppdragsgiver vil også godta andre tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØS stater.

Annen dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak godkjennes også i den grad leverandøren ikke har hatt mulighet for å få attester som nevnt innen fristene angitt i dette konkurransegrunnlaget. Forutsetningen er at dette ikke skyldes leverandøren selv.

Kan jeg godta annen dokumentasjon fra leverandørene?

Leverandøren har rett til å levere inn annen dokumentasjon for tilsvarende 3. parts sertifisert miljøledelsestiltak dersom han ikke rekker å få sertifiseringen eller tilsvarende sertifisering innen fristen og dersom leverandøren ikke kan klandres for det. Her må leverandøren dokumentere at kravene er oppfylt. «Innen fristen» er den frist du har satt for å levere inn dokumentasjon på kvalifikasjonene eller ESPD skjemaet, dvs normalt tilbudsfristen eller fristen for å forespørre om å få delta i konkurransen ved begrensede konkurranser.

Du plikter imidlertid ikke å godta annen dokumentasjon dersom leverandøren burde ha rukket å få en sertifisering innen fristen, men du kan åpne opp for det.

Der du ønsker å  åpne opp for annen dokumentasjon, må du stille konkrete krav til  miljøledelsesrutiner og -tiltak som leverandøren skal ha for å gjennomføre kontrakten. Her må det foretas en konkret vurdering av om dokumentasjonen oppfyller de krav du har stillet. Det er leverandøren som har bevisbyrden for dette. Her kan du også åpne opp for at leverandøren dokumenterer konkrete miljøledelsesrutiner med annen dokumentasjon som for eksempel en merkeordning, der det godtgjøres at merkeordningen oppfyller tilsvarende krav.

Eksemåel der du åpner for flere dokumentasjonsmåter 

Anskaffelse av hotelltjenester

KvalifikasjonskravDokumentasjonskrav
Leverandøren skal ha miljøledelsessystem og -rutiner som ivaretar driften av den tilbudte hotelltjenesten på en miljømessig god måteGyldig lisens for EMAS, ISO 14001 eller Miljøfyrtårn utstedt av uavhengige organer. Oppdragsgiver vil også godta andre tilsvarende 3. parts sertifiserte attester utstedt av organer i andre EØS-stater. Annen dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak som Green Key* eller Svanemerket godtas også under forutsetningen av at de underliggende kravene er tilsvarende.

*Merk at sertifisering etter Green Key bare dokumenterer miljøvennlig drift av hotell og overnattingstjenester. Svanemerket kan brukes som dokumentasjon også for andre områder, under forutsetning av at leverandøren kan dokumentere at de underliggende merkekravene er tilsvarende de miljøledelsessystemene som er krevet. 

Hvem har bevisbyrden for at annen dokumentasjon verifiserer de krav og kriterier jeg har stillet?

Det er leverandøren som skal godtgjøre at dokumentasjonen verifiserer at kravene er oppfylt.  I utgangspunktet skal oppdragiver kunne stole på det leverandøren sier/leverer inn, med mindre det er holdepunkter for noe annet. Oppdragsgiver må imidlertid undersøke dokumentasjonen. Oppdragsgiver skal imidlertid ikke måtte bruke uforholdsmessig lang tid på dette.

I departementets (Nærings- og fiskeridepartementet) veileder står det at oppdragsgiver ikke skal bruke uforholdsmessig mye ressurser for å kontrollere at kravet er oppfylt, se pkt 20.3.6. 

I den danske veiledningen til anskaffelsesregelverket (som er likt vårt på dette området), er det sagt om "uforholdsmessig mye tid"  at oppdragsgiver ikke bør bruke mer enn en time mer enn det som kreves for å verifisere den dokumentasjonen oppdragsgiver krevet. 

Hvordan informere markedet om krav i en fremtidig anskaffelse

Dersom leverandørene blir gjort oppmerksom på at du vil kreve 3. parts sertifisering tidlig nok, vil han normalt ha tid til å få sertifisert sin virksomhet. Dette må vurderes konkret for hver anskaffelse av hensyn til kravet om relevans og forholdsmessighet. Du bør være varsom med å kreve et spesielt miljøledelsessystem eller -standard, da leverandøren har rett til å velge det systemet som er best tilpasset det markedet han opererer i. For de leverandører som opererer internasjonalt, kan det være hensiktsmessig å velge et internasjonalt miljøledelsessystem.

Du plikter å godta attester utsted fra andre EØS land,  dvs ISO sertifiseringer og EMAS sertifiseringer utstedt fra andre EØS land og andre annerkjente miljøledelsessystemer som er anerkjent av kommisjonen (på like vilkår som Miljøfyrtårn).

Du kan publisere en veiledende kunngjøring, lage en kjøperprofil på hjemmesiden til virksomhetens din eller legge konkurransegrunnlaget på høring på Doffin/TED.
Informasjon om kjøperprofilen din kan inneholde opplysninger om kommende anskaffelser. Det er viktig at du på forhånd har hatt en veiledende kunngjøring der du opplyser om at du har opprettet en kjøperprofil. Dette er begrunnet i likebehandlingsprinsippet ved at alle potensielle leverandører skal ha anledning til å tilegne seg den informasjonen du legger ut. Kunngjøringen og informasjonen på kjøperprofilen må være publisert såpass tidlig slik at leverandøren har tid til å 3. parts sertifisere seg.

Kravspesifikasjoner til miljøegenskaper - hovedregel

Kravspesifikasjoner er absolutte krav til ytelsen. Krav til miljøegenskaper må være knyttet til kontraktens gjenstand, men behøver ikke påvirke egenskapene til det som skal leveres.

Hva du bør vurdere før du velger hvilke miljøkrav du skal stille?

  • Hvilke miljømål har virksomheten min som skal ivaretas i anskaffelsen?
    • Målsettingen kan være nedfelt i strategiske dokumenter som anskaffelsesstrategi og rutiner for god anskaffelsespraksis
  • Hvilken miljøbelastning medfører det som skal anskaffes?
  • Hvilke miljøkrav støtter opp under behovet som skal dekkes?
    • Pass på at du ikke stiller krav som i realiteten medfører at leverandøren ikke kan tilby den ytelsen som dekker behovet ditt best
  • Er det nok konkurranse i markedet slik at du kan få inn konkurransedyktige tilbud der du stiller spesifikke miljøkrav?
    • Hvis det ikke er nok konkurranse i markedet kan du vurdere å bruke miljøkravet som et tildelingskriterium i stedet
       

Hovedregel - miljøegenskaper

Kravspesifikasjonene skal beskrives åpent som ytelses- eller funksjonskrav og kan inkludere miljøegenskaper. Du kan beskrive åpent eller ved henvisning til standarder eller en kombinasjon. Det innebærer at du skal angi hvilken miljøeffekt eller resultat du vil oppnå men ikke hvordan leverandøren skal løse det. Dette er den måten som åpner opp for at leverandøren kan dokumentere kravet på flere måter. Ved å beskrive åpent, vil du kunne få inn flere mulige miljøvennlige løsningsalternativer og også helt nye løsningsalternativer.

Det kan være lurt å angi flere måter leverandøren kan dokumentere hvordan han oppfyller de stilte krav til miljøegenskaper.

Eksempel der det åpnes opp for ulike dokumentasjonsmåter

KvalifikasjonskravDokumentasjon
Rengjøringstjenesten skal utføres på en miljøvennlig møte ved at det er gode rutiner fo r renhold og bruk og dosering av rengjøringsmidler. Det skal ikke brukes rengjøringsmidler med kjemikalier på myndighetenes prioritetsliste.
Produktene skal ha tydelig merking og opplysning om dosering og bruk. Det skal være rutiner for opplæring i bruk av rengjøringsmidler.

Leverandøren skal redegjøre for hvordan kravene er oppfylt.
Dersom leverandøren 3. parts sertifisert, som Miljøfyrtårn eller tilsvarende vil det bli godtatt som gyldig bevis. Gyldig lisensnummer utstedt av uavhengige organer skal vedlegges.
Oppdragsgiver vil også godta andre tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØS-stater og det skal angis hvor i dokumentasjonen kravene er oppfylt.

Oppdragsgiver vil også godta et miljømerke (som Svanemerket) på at kravene er oppfylt, under forutsetning av at miljøledelsesrutinene og tiltakene er oppfylt. Leverandøren skal da vise at kravene er oppfylt.

Spesialregel om miljøegenskaper - miljømerker - sjekkliste

I stedet for å angi konkrete miljøegenskaper kan du kreve at ytelsen skal være miljømerket. Da sier du indirekte at miljøegenskapene er de underliggende kravene i merkeordningen. Der du vurderer å kreve et miljømerke, må miljømerket oppfylle visse vilkår. Du må også sjekke om det markedet kan tilby av miljømerkede ytelser faktisk dekker ditt behov.

Sjekk hvilke bransjer som bruker miljømerkeordninger

I Norge kan det være lurt å se på produktgruppene til kjente merkeordninger for å sjekke hvilke bransjer, produkter og tjenester som er sannsynlige brukere av en merkeordning. Sjekk alltid dette i markedsdialogen også, for eksempel gjennom leverandørkonferanse eller ved å legge konkurransegrunnlaget ut på høring.
svanemerket sin hjemmeside finner du oversikt over hvilke produkter som er miljømerket, hvor mange de er og hvor mange leverandører det gjelder. Dette gjør du gjerne for andre merkeordninger som EU Blomsten og TCO også. Internasjonalt kan du se på Global Ecolabelling network sin liste over produktkategorier for å få en pekepinn på når merkeordninger er relevant. Dernest bruke merkeordningene til å sjekke produkter og leverandører.

Sjekkliste før du bruker miljømerker i anskaffelser 
• Finnes det 3.pars sertifiserte miljømerkede ytelser for det behovet som skal dekkes? 
• Er det tilstrekkelig antall leverandører til å sikre konkurranse? 
• Får jeg den modellen/det produktet/den tjenesten som best dekker behovet?
• Hvordan påvirker krav til miljømerke prisen? 
• Er det konkurrerende miljødokumentasjon i dette markedet? Utestenger jeg ett segment av markedet? 
• Bør jeg heller bruke underliggende merkekrav? 
• Hvordan kan i så fall leverandørene dokumentere underliggende merkekrav?

Se eksempel med PC og PC-skjermer.

Må jeg godta at leverandøren leverer inn andre miljømerker?

Dersom du krever en miljømerkeordning, har leverandøren rett til å dokumentere oppfyllelse med en tilsvarende merkeordning.
Dette er begrunnet i det grunnleggende kravet til likebehandling. I tillegg er det ikke effektivt at leverandøren må sertifisere sine produkter med flere miljømerker avhengig av hvilket marked han henvender seg til. Leverandøren må påvise at det miljømerket han leverer inn oppfyller tilsvarende merkekrav som det merket du har krevet.

Tilsvarende merkeordning

Det er ikke noen 3. parts sertifiserte miljømerker som er helt like, de kan ha forskjellige underliggende merkekrav og nivået på kravene kan også være forskjellig. Imidlertid er det meget stor sannsynlighet for at miljømerker som er utviklet etter ISO 14024 (type I-merker) ivaretar de samme vesentlige miljøbelastninger ved en spesifikk ytelse, slik at de kan vurderes som tilsvarende.

Det er leverandøren som skal godtgjøre at merkeordningen er tilsvarende. I utgangspunktet skal du kunne stole på det leverandøren sier og legger frem av dokumentasjon. Det kan likevel være du må brukes noe tid på å vurdere dette. Hvordan leverandøren velger å bekrefte er i utgangspunktet opp til leverandøren, men det kan være lurt å angi at du ønsker en sammenstilling i form av tabell eller en samsvarsattest. Du kan imidlertid ikke avvise tilbudet dersom leverandøren har valgt en annen egnet måte.

Likestill flere miljømerker

Ved å likestille flere merkeordninger, som beskrevet under, begrenser du sannsynligheten for at du må vurdere hva som er tilsvarende merker.
Det enkleste er å likestille merkeordninger som er utviklet etter samme standard som ISO 14024.
Her setter du i realiteten «lista lavest», dvs den merkeordningen som har de minst ambisiøse kravene vil være godt nok. Her sikrer du på en enkelt måte at en viss grad av miljøprestasjon er ivaretatt.

Eksempel

KravspesifikasjonDokumentasjonskrav
Produktet skal være miljømerket EU-Blomsten, Blaue Ängel, Svanemerket eller tilsvarendeGyldig lisensnummer skal vedlegges.
Produktet som er miljømerket med andre miljømerkeordninger utviklet i sansvar med ISO standard 14024 (typr I-miljømerker) aksepteres som tilsvarende. Leverandøren skal legge ved en bekreftelse på at merkeordningene er Type-I miljømerke og er utviklet i henhold til ISO 14024.

Eksempler på krav til miljøegenskaper i kravspesifikasjonen

Eksempler på åpne spesifikasjoner som legger til rette for flere tilbud

Produksjonsprosessen 
• det skal ikke brukes klor til å bleke papir
• grønnsakene skal være økologisk dyrket

Selve ytelsen, for eksempel 
• det skal ikke finnes skadelige kjemikalier fra myndighetenes prioritetsliste i ytelsen (en ikke synlig egenskap)
• energien skal komme fra fornybare kilder (energi fra fornybare kilder har ikke synlige egenskaper som er annerledes enn energi fra kullkraft) 
• leverandøren skal ta med seg emballasjen tilbake (virkemiddel for å få leverandøren til å minimere sin emballasje og tenke gjenbruk)
• tjenesten skal gjennomføres med kjøretøy som har null utslipp av CO2 (et krav som tillater flere typer teknologi)
• tjenesten skal gjennomføres uten bruk av kjemikalier på som er uønsket i henhold til Reach-forskriften
• ytelsen skal være Svanemerket, EU-Blomsten, Blaue Ängel eller tilsvarende (krav til miljømerkeordning)

Bruk 
• bygget skal ikke bruke mer enn Xkwt pr døgn (både miljøvennlig og økonomisk lønnsomt)
• det skal være mulig å reparere ytelsen/krav til reservedeler (sikrer lang levetid og økonomisk lønnsomt)

Avhending 
• ytelsen skal kunne kildesortere og resirkuleres (bidrar til sirkulær økonomi)

Tildelingskriterier - kombinasjon krav og tildelingskriterier på miljøegenskaper

På samme måte som for kravspesifikasjoner, kan du finne egnede tildelingskriterier i ulike kilder som kriterieveivisere, merkeordninger med mer.

Ulike måter å bruke tildelingskriterier 

Tildelingskriterier kan brukes alene eller brukes i kombinasjon med krav til miljøegenskaper, ved å stille krav om en minimums miljøprestasjon og så premiere som tildelingskriterier de tilbud som skårer bedre.

Eksempel på tildelingskriterium

TildelingskriteriumDokumentasjonskrav
Energiforbruk vil bli tillagt vekt. Jo lavere forbruk pr time jo høyere skårAttester, testrapporter, produksjonsspesifikasjoner eller annen egnet dokumentasjon skal vedlegges. Leverandøren skal angi hvor i dokumentasjonen kriteriet til energiforbruk er angitt.

Eksempel på kravspesifikasjon i kombinasjon med et tildelingskriterium

Kravspesifikasjon: Det skal benyttes minimum 20% resirkulert materiale under produksjon av utstyret. 
Tildelingskriterium: Større andel resirkulert materiale under produksjon enn kravet på 20% vil få ekstrapoeng.
Dokumentasjonskrav: EPD’er, merkeordninger, testrapporter, attester, produktspesifikasjoner eller annen egnet dokumentasjon som viser at kravet og tildelingskriteriet er oppfylt. Leverandøren skal angi hvor i dokumentasjonen det vises at kravet/kriteriet om resirkulering er angitt.

Det kan være lurt å si at leverandøren skal angi hvor i dokumentasjonen kravet/kriteriet er oppfylt, da det forenkler din jobb når du får inn tilbudene og skal evaluere dem. I tillegg er det leverandøren som er best kjent med sin dokumentasjon.

Evaluering og vekting

Der du har stillet krav til miljø i kravspesifikasjonen, kan det likevel gi merverdi å stille miljø som tildelingskriterium.

Som hovedregel bør miljø vektes 30% der det brukes som tildelingskriterium, jf foa § 7-9, men du må vurdere hvor mye et miljø-tildelingskriterium skal vektes opp mot andre tildelingskriterier. Hvilken vekting gir den beste oppfyllelse av det behovet som skal dekkes og det formål (herunder miljøformål) som skal nås.

Eksempel på vekting av miljø opp mot volum

Dersom det er flere ytelser som skal leveres som for eksempel ved anskaffelse av kontorrekvisita, rengjøringsmidler ol, kan det også være hensiktsmessig å vekte ut fra volum.
Der du for eksempel har anslått at du kommer til å kjøpe mer av produkt A enn av produkt B, så bør du angi at resirkulert materiale i produkt A telle mer enn resirkulert materiale i produkt B.

Eksempel
Tildelingskriterium: Det legges vekt på andel resirkulert materiale i produktene. Kriteriet vil bli vurdert ut fra antall produkter med resirkulert materiale vektet mot estimert angitt volum på henholdsvis A og B.

Dokumentasjonskrav: EPD, merkeordninger, teknisk dokumentasjon fra produsenten eller annen egnet dokumentasjon. Det skal angis hvor i dokumentasjonen andel resirkulert materiale er angitt.

Du kan likestille ulike miljømerkeordninger Type 1

Siden det kan være hensiktsmessig å likestille Type I-merkeordninger, kan du heller vekte tilbudte ytelser som er miljømerket ut fra det estimerte volumet de utgjør på kunngjøringstidspunktet. Du må da huske å angi hva du estimerer av volum.

Eksempel på evaluering ut fra volum
Tildelingskriterium: Det legges vekt på om tilbudte produkter er Svanemerket, Eu-blomsten eller tilsvarende 3. parts sertifisert miljømerke type I. De produktene som er miljømerket vil få poeng vektet mot det estimerte volumet de utgjør.

Du kan gi forskjellige poeng til miljømerker som ivaretar forskjellige miljøhensyn

Dette kan være tilfelle med merkeordninger som tar med relevante miljøhensyn i hele livssyklusen som Type I merkeordninger mot merkeordninger som kun tar for seg ett miljøaspekt.

Ett-kravs merkeordninger som FSC (Forest Council Stewardship) tar kun for seg hvorvidt tremassen kommer fra bærekraftig skogbruk, mens flere-kravs merkeordninger som Svanemerket og EU-Blomsten, tar for seg hele livsløpet og den totale miljøbelastningen.

Det kan også være forskjeller som er relevant å premiere i flere-kravs merkeordninger type I fordi det støtter opp om miljømålene i din virksomhet.

Vurderingen av forskjellen mellom merkeordningene må foretas på tidspunktet tett opp til kunngjøring, da merkeordningene oppdateres på ulike tidspunkter.

Hva du bør vurdere før du bruke tildelingskriterier på miljø?

  • Hvilke miljømål har virksomheten din som skal ivaretas i anskaffelsen?
    • Målsettingen kan være nedfelt i strategiske dokumenter som anskaffelsesstrategi og rutiner for god anskaffelsespraksis.
  • Blir miljømålene best ivaretatt ved kun stille krav til miljø?
    • Husk at et tildelingskriterium på miljø kan trumfes av andre tildelingskriterier som for eksempel pris. Dvs er prisen lav nok på et annet tilbud som ikke oppfyller miljøtildelingskriteriet, kan sistnevnte tilbud vinne.
  • Blir miljømålene bedre ivaretatt miljøtildelingskriterier i kombinasjon med miljøkrav for å premiere de tilbud som er best på miljø?
  • Hvis det ikke er nok konkurranse i markedet til å stille krav til miljøprestasjon i kravspesifikasjonen, men du likevel ønsker god miljøprestasjon kan tildelingskriterier på miljø være egnet. Her bør du vurdere hvor høyt du vil vekte miljøtildelingskriteriet for at det skal få en reell betydning under evalueringen.
  • Vil det å premiere miljø som tildelingskriterium medføre at du får dekket behovet ditt bedre?
    • Pass på at du ikke premierer en ytelse som i realiteten ikke er det beste tilbudet for ditt verifiserte behov.

Miljø som kontraktskrav

Kontraktskrav kan brukes for å opprettholde og bedre miljøprestasjonen i kontraktsperioden.
Kontraktskravene skal bidra til at du oppnår miljømålene og miljøkravene som det inngås avtale gjennom hele kontraktsperioden.
Kontraktskravene må ha betydning for den aktuelle kontrakten og ikke utelukkende for å legge forholdene bedre tilrette for kommende konkurranser.
Hva må du tenke på når du utformer kontraktskrav?
Kontraktskrav skal alltid fremgå av selve konkurransegrunnlaget. Du skal angi hvilke generelle og spesielle kontraktsvilkår som gjelder for anskaffelsen.
Du kan ikke gjøre vesentlige endringer i kontraktsperioden, men endringer og forpliktelser som det er opplyst om i anskaffelsesdokumentene er forutberegnelige for leverandørene og utgjør dermed ikke en vesentlig endring.
Hvilke miljøhensyn som vil være relevante vil variere fra kontrakt til kontrakt, og som oppdragsgiver må du vurdere hvor omfattende kontraktsvilkårene til miljø skal være.
Kontraktskravene skal være relevante og forholdsmessige
Relevante - Kravene skal støtte opp om miljømålene i din virksomhet.- Kravene skal knytte seg til det som leveres i denne kontrakten.- Kravene skal være saklige, og skal ikke gå lenger enn det formålet med kontrakten tilsier.- Du kan ikke stille krav for å tilrettelegge for neste konkurranse alene. Kravet må med andre ord ha betydning for denne kontrakten. 

Forholdsmessige
- Kravene til miljø skal ikke være urimelig tyngende for leverandøren.
Er leveransen strategisk viktig for din virksomhet? 
- Krav til dokumentasjon og rapportering skal heller ikke være urimelig tyngende.
- Fordelen for leveransen skal oppveie den byrden du legger på leverandøren.

Kontraktskrav for å opprettholde kompetanse gjennom hele kontraktsperioden

Det er viktig at leverandøren er kvalifisert gjennom hele kontraktsperioden og du bør derfor stille et kontraktskrav som forplikter leverandøren til å opprettholde kvalifikasjonen.

Der du har stilt et kvalifikasjonskrav til miljøledelsestiltak kan et kontraktskrav se slik ut:

Eksempel
Leverandøren skal utføre kontrakten i henhold til relevante miljøledelsestiltak. Leverandøren skal rapportere på hvordan rutinene er overholdt, eventuelle avvik og korrektive tiltak på kontraktsoppfølgningsmøter.

Der du har stilt kvalifikasjonskrav til et 3. parts sertifisert miljøledelsessystem, bør du sikre deg at leverandøren er sertifisert i hele kontraktsperioden. Et kontraktskrav kan se lik ut:

Eksempel
Leverandøren forplikter seg til å fornye sitt 3. parts sertifisert miljøledelsessystem eller -standard i god tid før den løper ut slik at sertifiseringen blir opprettholdt i hele kontraktsperioden. Leverandøren skal på forespørsel legge frem lisensnummer på sertifiseringen.

Kontraktskrav for å få til endringer i kontraktsperioden

Endringer i kontraktsperioden er bare relevant ved kontrakter av en viss varighet.

  • Det må være mulig tidsmessig og praktisk for leverandøren å kunne gjennomføre endringen
  • Det må være såpass lang tid igjen av kontraktsperioden etter at endringen er gjennomført, til at endringen faktisk får betydning for leveransen
  • Endringene må knytte seg til denne leveransen og ikke kun senere anskaffelser

Kontraktskrav for å forbedre kvalifikasjonene

Der du ikke har stilt krav til miljøledelsestiltak eller 3. parts sertifisering kvalifikasjonskrav til miljøledelsessystem fordi markedet er umodent, kan du forplikte leverandøren til å utforme relevante miljøledelsesrutiner og tiltak som et kontraktskrav.

Rutiner og tiltak må bidra til å ivareta miljømålene og miljøutfordringene i kontrakten. Du kan presisere hva rutinene skal omfatte, for eksempel rutiner for kjemikaliehåndtering eller opplæringsrutiner.

Kontraktkravet bør følges opp med et krav til jevnlig rapportering. Det er viktig at du følger opp rapporteringskravet og dette bør gjøres som ledd i den ordinære kontraktoppfølgningen.

Eksempel - sett en frist
- Leverandøren skal innen x. uker/måneder etter kontraktsinngåelse dokumentere rutiner og tiltak som viser hvordan leverandøren ivaretar relevante miljøhensyn knyttet til tjenestene som leveres.
- Rutinene skal være tilknyttet utøvende enhet.
- Leverandøren skal rapportere på hvert kontraktsoppfølgningsmøte om rutinene, eventuelle avvik og korrektive tiltak og hvordan disse har bidratt til å nå relevante miljømål.

Det må være viktig for din virksomhet at ytelsene blir sertifisert. Du må vurdere om kravet er relevant og forholdsmessig. Hvis ytelsen allerede oppfyller de miljøkrav du har stilt, vil det normalt være uproporsjonalt å kreve at ytelsen i tillegg skal sertifiseres.
Selve sertifiseringen må ha betydning for denne kontrakten. Dersom det er viktig at det er synlig at produktene er miljøvennlig, kan det være relevant og proporsjonalt. Forutsetningen er at ytelsene lar seg miljømerke.

Eksempel
Dersom dere har en kantine der dere bruker engangsbestikk og tallerkener, kan det være ønskelig at besøkende ser at produktene er miljøvennlige med et tydelig merke.
Hvis du krever at leverandøren skal miljømerke ytelsene sine, må du åpne opp for at leverandøren kan gjøre det med alternative merkeordninger. Husk at leverandører som henvender seg til det internasjonale markedet gjerne ønsker andre 3. parts sertifiserte miljømerker enn for eksempel Svanemerket.

Der leverandøren allerede har tilfredsstillende rutiner, vil en 3. parts sertifisering som regel ikke gi bedre kvalitet på leveransen. Der du har tilfredsstillende kontraktsoppfølgningsrutiner som rapportering, så vil du kunne kvalitetssjekke at leveransen holder det nivået som er avtalt.

Det kan i visse tilfeller være relevant dersom det er viktig for kvaliteten på det arbeidet som skal utføres eller tjenesten som skal leveres at det er en 3. part som har kvalitetssikret rutinene og tiltakene. Ved å pålegge leverandøren å 3. parts sertifisere sin virksomhet, så vet du at rutiner og tiltak ha blitt utviklet etter en viss kvalitetssikret standard og metode. Dette kan være relevant ved kontrakter med vesentlig risiko for miljøbelastning under utførelsen.

Kontraktskrav for å endre innholdet i det som leveres i kontraktsperioden

Der du ønsker en mer miljøvennlig ytelse enn det som er mulig å kreve i dag, så kan det være relevant å pålegge leverandøren å endre innholdet i leveransen i kontraktsperioden.

Eksempel
Hvis du skal anskaffe miljøvennlige kjøretøy til hjemmetjenesten i din kommune, kan det være relevant å stille krav om at leverandøren i løpet av kontraktsperioden skal øke sin andel av nullutslippskjøretøy som benyttes for å oppfylle kontrakten fra x % til y % innen en konkret frist.

Der du ønsker flere miljømerkede produkter i en rammeavtalen, så kan du pålegge leverandøren å endre sortementet i kontraktsperioden.

Eksempel
Antall produkter som er miljømemerket med Svanemerket, EU-blomsten eller andre miljømerker utviklet iht ISO 14001 Type I skal økes med 10% hvert år i rammeavtaleperioden. Hvert år skal endringen være gjennomført innen X.

Kan du stille krav om leverandøren 3. parts sertifiserer seg med et miljøledelsessystem eller -standard?

Det kan være relevant at leverandøren utarbeider rutiner, tiltak, kvalitetssikringstiltak og sjekklister i kontraktsperioden.

For å kunne kreve at leverandøren etabler et 3. parts sertifiserer miljøledelsesystem for sin virksomhet, må det være relevant og forholdsmessig. Dette må vurderes konkret for hver kontrakt

Du kan ikke kreve at leverandøren sertifiserer seg etter et bestemt miljøledelsessystem- eller standard. Det må være opp til leverandøren hvilket miljøledelsessystem han velger, bare det er tilsvarende det du i utgangspunktet ønsker.

Også for leverandører som har en 3. parts sertifisering er det viktig å følge opp rutiner og tiltak som ledd i den ordinære kontraktsoppfølgningen.

Sanksjoner

Kontraktskravene bør også inneholde egnede sanksjoner for å sikre oppfyllelse. Sanksjoner kan være retting, prisavslag, dagbøter, erstatning og heving.
Krav om retting som sanksjon sikrer at du får levert det du har bestilt på de vilkår som fremgår av kontrakten. Et krav om prisavslag eller dagbot kan være egnet som «ris bak speilet» for å få leverandøren til å oppfylle kontrakten.

 

 

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre
*