Miljøkrav og miljødokumentasjon - veileder

Kilde: Difi

Hvordan miljømerker, EPDer, miljøsertifiseringer, attester med mer kan brukes for å oppfylle miljøkrav og -kriterier samtidig som behovet ditt dekkes.

Publisert: 04. Apr 2018, Sist endret: 16. Jan 2019

Regelverkets muligheter

Anskaffelsesregelverket stiller krav til at miljøbelastningen skal minimeres og klimavennlig løsninger skal fremmes jf § 7-9. Samtidig setter regelverket de juridiske rammene for hvordan det kan gjøres.

Du har stor mulighet til å stille miljøkrav til leverandørene og til de produkter og tjenester du ønsker å anskaffe. Det er imidlertid vesentlig at du ikke stiller krav som fører til at behovet ditt ikke blir dekket. Ved å formulere formålet med anskaffelsen tydelig og lage en «grønn tittel», signaliserer du for leverandørene at du ønsker å prioritere miljøvennlige løsninger.

Jo høyere kontraktsverdi, jo mer detaljerte regler

De grunnleggende prinsipper i lovens § 6 skal alltid følges for alle anskaffelser over kr 100.000 eks mva. Forskriftens § 5-4 har regler om hvordan du beregner kontraktens verdi.

Alle miljøkrav og -kriterier skal være relevante og proporsjonale

Relevante 
- Dette betyr at kravene må ha tilknytning til leveransen. 
- Kravene skal støtte opp om miljømålene i din virksomhet.
- Kravene skal knytte seg til det som leveres i denne kontrakten.
- Kravene skal være saklige, og skal ikke gå lenger enn det formålet med kontrakten tilsier.
- Du kan ikke stille krav for å tilrettelegge for neste konkurranse alene. Kravet må ha betydning for denne kontrakten.

Proporsjonale
- Kravene skal ikke være urimelig tyngende for leverandøren.
- Fordelen for din virksomhet skal oppveie den byrden du legger på leverandøren
- Er leveransen strategisk viktig for din virksomhet? Hvor tyngende er eventuelle krav til miljø og dokumentasjonen for leverandøren? Hvis du stiller særskilte krav til dokumentasjon for at miljøkravene er oppfylt, bør du vurdere hvor viktig dette kravet er for leveransen opp mot hvor tyngende kravene er for leverandøren.

For anskaffelser under den nasjonale terskelverdi som er kr 1,3 mill eks mva (del I), er det ikke detaljerte regler for hvordan miljøkrav- og kriterier skal stilles og hva du kan be om av dokumentasjon.

  • Det betyr at du har mer fleksibilitet enn for anskaffelser som skal følge del II og III

For anskaffelser over kr 1,3 mill (del II og del III) er det nærmere regulert hvordan de grunnleggende prinsippene skal forstås.

  • Kvalifikasjonskrav kan stilles til leverandørens miljøkompetanse, miljøledelsestiltak eller miljøledelsessystem eller -standarder
  • Kravspesifikasjoner og tildelingskriterier kan stilles som krav/kriterier til miljøegenskaper eller miljømerker
  • Kontraktkrav som er relevante og proporsjonale kan stilles for å fastholde miljøforpliktelsen hele kontraktsperioden eller for å få til en endring i miljøprestasjon

Hvilke anskaffelser skal jeg stille krav til miljø?

Dersom anskaffelsene utgjør en vesentlig miljøbelastning bør du vektlegge å minimere miljøbelastningen og fremme klimavennlige løsninger, jf lov om offentlige anskaffelser § 5. Se rutiner for god anskaffelsespraksis for å ivareta miljø og klima.

Hvordan bør jeg gå frem?

  • Sjekk hvilke føringer det er i de styrende dokumentene i virksomheten din, som anskaffelsesstrategi og rutiner for god anskaffelsespraksis.
  • Hvilke miljømål har din virksomhet?
  • Foreta en risikokartlegging av hvilken miljøbelastning det du skal anskaffe medfører
  • Bruk muligheten du har til dialog med markedet
    • Sjekk hva som er den potensielle miljøbelastningen
    • Sjekk hvordan miljøbelastningen kan minimeres
    • Sjekk hvilke alternativer som finnes på kort og lang sikt
    • Sjekk hva er konkurransebegrensende miljøkrav – hvis få leverandører kan oppfylle kravene bør du vurdere om de kan stilles som tildelingskriterier i stedet, eventuelt som kontraktkrav
    • Sjekk hva som er fordyrende krav
    • Sjekk hvilke krav du ikke bør stille slik at du ikke stenger for nye mer miljøvennlige løsninger
    • Sjekk hvordan kan leverandøren dokumentere sin miljøprestasjon
  • Det viktigste er at behovet ditt dekkes. Du må derfor ikke stille miljøkrav som forhindrer at du får markedets beste løsning på ditt behov

Kilder til miljøkrav

Det finnes flere kilder til miljøkrav og -kriterier der du kan plukke krav som passer med din virksomhets målsettinger og der det også er tilhørende dokumentasjonskrav.
Det er utviklet flere verktøy både av Difi og andre myndigheter. Fordelen med slike «standardiserte» krav er at de er utviklet i samarbeid med bransjen og leverandørene slik at de er balanserte og relevante. Der det offentlige bruker disse, sender vi det samme signalet til markedet om hvilken miljøbelastning det er viktig å minimere og gjør det enklere for leverandørene å forholde seg til kravene.

Kilder for verktøy
- Difis kriterieveiviser
- Den svenske Upphandlingsmyndighetens kriterieveiviser
- EUs kriteriebibiliotek
- Danmarks kriterier
- Nederlands miljøkriterier

Andre kilder
- Miljømerker (her kan et merket brukes «som sådan» eller kun velge enkelte av de underliggende merkekravene), som for eksempel Svanekravene
- Miljøledelsessystemer, som for eksempel Miljøfyrtårns krav til enkeltbransjer

Miljødokumentasjon

Det er en fordel å vite hvilken type dokumentasjon leverandørene kan levere som svar på dine miljøkrav.
Sertifikater, attester, testrapporter, teknisk dokumentasjon, merkeordninger, EPD (environmental product declaration), beskrivelser, egenerklæringer og tekniske opplysninger er måter å dokumentere miljøprestasjon på. Du bør sjekke hva som er vanlig i markedet du skal anskaffe fra.

En miljømerkeordning kan brukes på flere måter

  • Du kan kreve en merkeordning «som sådan», det vil si at du kan kreve at de dokumenterer at ytelsen er sertifisert med et spesielt miljømerket under forutsetning av at vilkårene i §15-3 er oppfylt. Du plikter imidlertid å godta at leverandører har sertifisert ytelsene sine med et tilsvarende miljømerke. Dette er begrunnet i det grunnleggende kravet til likebehandling.
  • Du kan plukke underliggende merkekrav i miljømerkeordningen og kreve at de er oppfylt som kravspesifikasjon, tildelingskriterium eller kontraktsvilkår. Miljømerker kan her brukes av leverandøren som dokumentasjon på oppfyllelse av merkekravene 
  • Miljømerker kan brukes som tildelingskriterium, dvs at du vektlegger om leverandøren kan dokumentere at ytelsen er miljømerket og vekter det opp mot estimert/tilbudt volum 
  • Miljømerket kan fungere som et av flere dokumentasjonsmåter på at kravene er oppfylt

Vilkår for å stille krav om at ytelsen er miljømerket (§ 15-3) 

a) Samtlige merkekrav har tilknytning til leveransen og er egnet til å beskrive egenskapene ved varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som oppdragsgiveren skal anskaffe. Merkekravene kan likevel omfatte faktorer i leveransens livssyklus som nevnt i § 15-1 annet ledd enten de påvirker varenes, tjenestenes eller bygge- og anleggsarbeidenes egenskaper eller ikke
Det betyr: at dersom noen av merkekravene ikke oppfyller dette kravet, kan merkeordningen kun brukes som dokumentasjon på at visse merkekrav er oppfylt. Se nedenfor om tilknytningskravet.

b) Merkekravene er basert på etterprøvbare og ikke-diskriminerende kriterier
Det betyr: at kravene må la seg måle og dokumentere. I tillegg må de ikke inneholde krav som forskjellsbehandler leverandørene, som for eksempel bestemte fabrikater, patenter eller opprinnelse.

c) Merkeordningen er utviklet i en åpen og gjennomsiktig prosedyre hvor alle relevante interessenter kan delta
Det betyr: at leverandørens egne merkeordninger ikke kan kreves i en offentlig anskaffelse.

d) Merkeordningen er tilgjengelig for alle interesserte parter 
Det betyr: at alle som er interessert skal kunne få kunnskap om merkekravene og også kunne tilegne seg merkeordningen dersom deres ytelse oppfyller merkekravene.

e) Merkekravene er fastsatt av en tredjepart som leverandøren som søker om merkeordningen, ikke utøver bestemmende innflytelse over
Det betyr: at merkekravene må fremstå som uavhengige slik at de fremstår som troverdige ved at en leverandør ikke kan påvirke hvilke merkekrav som skal stilles eller nivået på kravet.

Husk: at oppdragsgiver skal angi hvilke merkekrav varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene skal oppfylle, dersom man ikke krever at alle kravene i en merkeordning skal være oppfylt.

Type I miljømerker oppfyller som regel forutsetningene i forskriften

Miljømerker utarbeidet i henhold til ISO 14024 standarden (type I merker), som Svanen og EU-Blomsten, oppfyller kravene i forskriften. Andre miljømerker utarbeidet i henhold til samme standard må sjekkes. Det kan være underliggende krav som ikke oppfyller tilknytningskravet (bokstav a). Dette kan være merkekrav som for eksempel leverandørens generelle policy eller rapporteringsplikt.

Type I miljømerker - ISO 14024
Type I merkeordninger er frivillige uavhengige tredjepartssertifiseringer, altså skal produktet eller tjenesten du kjøper oppfylle kravene i den respektive merkeordningen. På den måten kan type I merkeordninger være en tidseffektiv måte å oppnå god miljøprestasjon i anskaffelser. 

Type I merkeordninger baserer seg på produktgruppespesifikke livssyklusvurderinger i utviklingen av miljøkravene. Utviklingen av kravene skjer i en åpen prosess, og det er jevnlige revideringer av kravene slik at miljøprestasjonen ikke skal kunne bli utdatert. Du vil finne at type I merker alltid har flere krav, og et-kravs-merker som FSC (bærekraftig trevirke) er derfor ikke type I, men henvises gjerne til som type I-like.

 

Flere typer miljømerker – forskjellig miljøprestasjon

Ta utgangspunkt i klassifiseringen under for å vurdere hvilke merker som oppfyller ditt behov.

MiljømerkeInnholdEksempel
Type-I (multikrav)Underliggende krav er basert på objektiv informasjon om de mest vesentlige miljøbelastningene gjennom livssyklusen til produktet. Mest brukte miljømerkeordninger i offentlige anskaffelser. EU-Blomsten, Svanemerket, TCO, Bra miljöval, Blue Angel  med flere
Type I-lik (ett-krav og sektor-spesifikke krav)Oppnås ved at produktet kan dokumenteres å ha en prestasjon som oppnår ett minstekrav. For eksempel ett energieffektivitetskrav. Det samme gjelder sektor-spesifikke merker, som for eksempel sertifisering av bærekraftig uttak av skog. 

EU organic label, FSC eller PEFC

Graderte merker Produktet oppnår en grad i form av for eksempel en bokstav og/eller farge som indikerer miljøprestasjonen ut fra oppnådd terskel. 

Energimerking (A til E) i EU, Miljømerking av kjøretøy

Sjekk hvilke bransjer som bruker miljømerkeordninger

I Norge kan det være lurt å se på produktgruppene til kjente merkeordninger for å sjekke hvilke bransjer, produkter og tjenester som er sannsynlige brukere av en merkeordning. Sjekk alltid dette i markedsdialogen også, for eksempel gjennom leverandørkonferanse eller ved å legge konkurransegrunnlaget ut på høring.
svanemerket sin hjemmeside finner du oversikt over hvilke produkter som er miljømerket, hvor mange de er og hvor mange leverandører det gjelder. Dette gjør du gjerne for andre merkeordninger som EU Blomsten og TCO også. Internasjonalt kan du se på Global Ecolabelling network sin liste over produktkategorier for å få en pekepinn på når merkeordninger er relevant. Dernest bruke merkeordningene til å sjekke produkter og leverandører.

Annen dokumentasjon, som egendeklarasjoner med mer

I loven nevnes det en rekke dokumentasjonsmåter, som sertifikater, attester, testrapporter, teknisk dokumentasjon og egendeklarasjoner. I markedsdialogen kan du avdekke hvilke av disse som egner seg som dokumentasjon på relevante miljøkrav.

Egendeklarasjoner har internasjonal standard ISO 14021. Standarden er blant annet relevant for bransjespesifikke merker med miljømerke-design.

Det kan være mange tilfeller hvor en egendeklarasjon er tilstrekkelig dokumentasjon på ett miljøkrav. I utgangspunktet skal du kunne stole på det leverandøren sier, med mindre du har holdepunkter for noe annet. Du kan undersøke innholdet i egendeklarasjoner du aksepterer, og etterspørre utfyllende informasjon dersom du trenger det.

EPDer er en objektiv miljøprofil i et dokument

Environmental Product Declaration (EPD) er en objektiv beskrivelse av miljøprofilen til en komponent, et ferdig produkt eller en tjeneste på en standardisert måte.
EPDer utvikles i henhold til ISO standard 14025 og baseres på livsløpsanalyse og produktkategoriregler, for å sikre at for eksempel miljøprestasjonen til byggevarer er sammenlignbare.
Til forskjell fra miljømerker inneholder ikke en EPD en rekke krav som skal være oppfylt. Dette betyr at både leverandøren med god og mindre god miljøprestasjon i markedet kan ha en EPD. Det er opp til deg som innkjøper å sammenligne dem eller vurdere hvilke produkter som møter ditt krav. Det kan være lurt å be leverandør vise hvor i EPDen dokumentasjon oppfyllelsen av miljøkravet er omtalt.

Mest aktuelt innenfor byggevarer
I Norge er det EPD Norge som er programoperatør, og det er først og fremst innenfor byggevarer at EPDer er brukt. Det er også en del EPDer innenfor møbler, mens i andre land finnes EPDer innen en rekke andre produktkategorier.

 

Miljøledelsesstandarder og systemer

Miljøledelsesstandarder og system er verktøy til bruk i organisasjoner. Verktøyet skal bidra til å sikre at leverandøren arbeider mot gode miljømålsettinger, rutiner og tiltak både internt i virksomheten, men også for det leverandøren produserer eller leverer. Dette forbedres jevnlig for den produksjonen eller tjenesteutøvelsen organisasjonen har/leverer.
Et 3.parts sertifisert system innebærer at organisasjonen sertifiserer seg gjennom EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller andre miljøledelsesstandarder eller -systemer basert på relevante europeiske eller internasjonale standarder fra akkreditert organer.

Hvordan kan du bruke miljøledelsessystem i anskaffelser

Miljøledelsessystemer kan være til hjelp på forskjellige måter i en konkurranse.

  • Du kan stille krav til at leverandøren dokumenterer sitt miljøledelssystemer eller -standarder med et bestemt miljøledelsessystem som kvalifikasjonskrav. Også her må du godta at leverandøren legger frem en tilsvarende attest fra en annen EØS stat.
  • Du kan plukke underliggende rutiner og tiltak viktige for å oppnå prosjektet eller tjenesten sine miljømål og bruke dem som kvalifikasjonskrav, tildelingskriterium eller kontraktskrav 
  • Miljøledelsessystemet kan fungere som et av flere dokumentasjonsmåter på at krav er oppfylt
  • Miljøledelsessystemer kan brukes som kontraktskrav for å sikre at miljøprestasjonen opprettholdes i hele kontraktperioden 

Du bør sjekke hvilke bransjer som bruker miljøledelsessystemer

For å undersøke hvilke bransjer det kan være relevant med miljøledelsessystemer og for informasjon om underliggende bransjekrav kan du se Miljøfyrtårn sin liste over bransjespesifikke kriterier. Husk at EMAS og ISO 14001 også er vanlige systemer som kan være vel så relevant.

Hvor i prosessen bør jeg ta hensyn til miljøbelastningen? 

Du kan stille krav til miljø i hele prosessen, dvs både som kvalifikasjonskrav, som kravspesifikasjon som tildelingskriterium og som kontraktkrav.
Det er viktige at du ikke stenger for gode løsningsforslag som dekker behovet ditt samtidig som du begrenser miljøbelastningen.

Kvalifikasjonskrav

Kravspesifikasjon

Tildelingskriterium

Kontraktskrav

Minimumskrav som stilles til leverandører som ønsker å delta for å
sikre at de er egnet til å gjennomføre kontrakten

Miljøegenskaper ved ytelsen som skal oppfylles

Konkurransekriterier som tilbudene rangeres etter. Her behøver
ikke ytelsen oppfylle tildelingskriteriumet, men får poeng/skår avhengig av hvor godt de skårer

Krav som skal oppfylles av leverandøren gjennom kontraktsperioden

Eksempel: Krav til spesifikke miljøledelsestiltak eller -rutiner
eller en spesifikk erfaring på tilsvarende miljøutfordringer

Eksempel: Minst 60% av bilene skal oppfylle EURO6

Eksempel: Høyere andel biler enn 60 % som har EURO6 vil tillegges vekt

Eksempel: Biler som byttes ut i kontraktsperioden skal ha den nyeste tilgjengelige EURO-klasse

Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav er kompetanse som er nødvendige for å sikre at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontrakten. Kravene skal være relevante og proporsjonale. Det betyr at kompetansen må være påkrevet for den aktuelle kontrakten og de kravene du krever må stå i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet.

Hovedregel om miljøkompetanse

Tidligere erfaring er relevant som kvalifikasjonskrav. Du kan for eksempel stille krav om at leverandøren har en spesifikk miljøkompetanse som for eksempel erfaring med håndtering av kjemikaler, erfaring på å oppføre et bygg med tilsvarende miljøkrav eller har erfaring til utføre arbeider i sårbare våt-områder.
Du kan også stille krav om formell utdannelse som for eksempel miljørådgiver innen relevante fagområder.
Egnede miljøledelsesrutiner kan også være relevant som kvalifikasjonskrav. Det kan kreve at leverandøren har rutiner for å ivareta miljøutfordringer under utførelsen av kontrakten. Du kan da be leverandøren beskrive hvilke miljøledelsestiltak eller -systemer og rutiner han vil anvende under utførelsen.
Du kan også for eksempel kreve at leverandøren utfører tjenesten med nullutslipps biler og be leverandøren beskrive hva slags biler han råder over.

Spesialregel om miljøledelse

Du kan kreve at leverandøren fremlegger et bestemt miljøledelsessystem eller -standard som er 3. parts sertifisert for å dokumentere sin miljøkompetanse. Du skal da vise til EMAS, (som er EUs ordning for miljøstyring og miljørevisjon), en internasjonal standard (ISO 14001) eller andre anerkjente miljøledelsessystemer (som Miljøfyrtårn). 

Her krever du et miljøledelsessystem eller -standard «som sådan», dvs sertifiseringen er dokumentasjonen på den miljøkvalifikasjonen du ber om.

Sjekkliste før du krever et 3. parts sertifisert miljøledelsessystemer

- Finnes det miljøledelsessystemer eller -standarder i denne bransjen?

- Er det relevant og proporsjonalt å kreve at leverandøren har et 3. parts sertifisert miljøledelsesstandard eller -system for denne anskaffelsen, dvs er det nødvendig for å sikre at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontrakten med de miljømålene vi har?

- Er det tilstrekkelig antall leverandører som er 3.parts sertifisert som kan være med i konkurransen? 

- Vil det være tilstrekkelig for å oppfylle kvalifikasjonskravene at jeg likestiller flere 3. parts sertifiserte miljøledelsessystemer eller -standarder?

- Er det konkurrerende miljødokumentasjon i dette markedet? Utestenger jeg ett segment av markedet? 

- Bør jeg heller stille kvalifikasjonskrav til konkrete miljøledelsestiltak og åpne opp for at leverandøren kan dokumentere dette på flere måter? 

- Hvordan kan i så fall leverandørene dokumentere underliggende rutiner og tiltak?

- Burde jeg heller vurdere om det er relevant og proporsjonalt å stille det som kontraktskrav?

 

Du kan likestille ulike miljøledelsessystemer og -standarder

Du kan vise til kun ett av de overnevnte miljøledelsessystemene, men leverandøren har rett til å levere inn attester på andre tilsvarende miljøledelsessystemer eller – standarder. Du bør derfor for hver kontrakt vurdere om det kan være hensiktsmessig å likestille miljøledelsessystemene og -standardene du kjenner til. Da kan du slippe vanskelige vurderinger av om miljøledelsessystemene er tilsvarende.
Ved å likestille miljøledelsessystemene, setter du i realiteten «lista lavest». Husk at kvalifikasjonskrav er minstekrav til leverandørens egnethet og dersom det er tilstrekkelig å ha det du vurderer som lavest rangert, er det godt nok som kvalifikasjonskrav. Dette sikrer også en bredere konkurranse.

Eksempel

KvalifikasjonskravDokumentasjon
Leverandøren skal ha EMAS, ISO 14001 eller Miljøfyrtårn sertifisering

Gyldig lisensnummer for EMAS, ISO 14001 eller Miljøfyrtårn utstedt av uavhengige organer. Oppdragsgiver vil også godta andre tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØS stater.

Annen dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak godkjennes i den grad leverandøren ikke har hatt mulighet for å få attestener som nevnt innen fristene angitt i dette konkurransegrunnlaget. Forutsetningen er at dette ikke skyldes leverandøren selv.

 

Må jeg godta annen dokumentasjon fra leverandørene?

Leverandøren har rett til å levere inn annen dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak dersom han ikke rekker å få sertifiseringen eller tilsvarende sertifisering innen fristen og dersom leverandøren ikke kan klandres for det. Her må leverandøren dokumentere at kravene er oppfylt.

«Innen fristen» er den frist du har satt for å levere inn dokumentasjon på kvalifikasjonene eller ESPD skjemaet, dvs normalt tilbudsfristen eller fristen for å forespørre om å få delta i konkurransen ved begrensede konkurranser.

Informer markedet om krav i en fremtidig anskaffelse

Dersom leverandørene blir gjort oppmerksom på at du vil kreve 3. parts sertifisering tidlig nok, vil han normalt ha tid til å få sertifisert sin virksomhet. Dette må vurderes konkret for hver anskaffelse av hensyn til kravet om relevans og forholdsmessighet.

Du kan kreve at leverandøren sertifiserer seg etter et bestemt miljøledelsessystem,  dersom du har gode grunner for at det spesifikke miljøledelsessystemet best ivaretar det ønskede nivået på kvalifikasjonskravet i den konkrete konkurransen. Dersom det er tilstrekkelig at leverandøren har et 3. parts sertifisert miljøledelsessystem, kan det være hensiktsmessig å likestille flere 3. parts sertifieringsordninger. Du plikter å godta attester utsted fra andre EØS land,  dvs ISO sertifiseringer og EMAS sertifiseringer utstedt fra andre EØS land og andre annerkjente miljøledelsessystemer som er anerkjent av kommisjonen (på like vilkår som Miljøfyrtårn).

Du kan publisere en veiledende kunngjøring, lage en kjøperprofil på hjemmesiden til virksomhetens din eller legge konkurransegrunnlaget på høring på Doffin/TED.
Informasjon om kjøperprofilen din kan inneholde opplysninger om kommende anskaffelser. Det er viktig at du på forhånd har hatt en veiledende kunngjøring der du opplyser om at du har opprettet en kjøperprofil. Dette er begrunnet i likebehandlingsprinsippet ved at alle potensielle leverandører skal ha anledning til å tilegne seg den informasjonen du legger ut. Kunngjøringen og informasjonen på kjøperprofilen må være publisert såpass tidlig slik at leverandøren har tid til å 3. parts sertifisere seg.

Kan du likestille et miljøledelsessystem og et miljømerke?

Nei, du kan ikke stille krav om at leverandøren enten skal være miljømerket eller ha et miljøledelsessystem, da du ikke kan blande kvalifikasjonskrav og kravspesifikasjoner. Miljømerker kan ikke kreves «som sådan» som kvalifikasjonskrav. Og tilsvarende, et miljøledelsessystem kan ikke kreves som egenskap ved ytelsen som kravspesifikasjon. Et miljøledelsessystem kan imidlertid fungere som dokumentasjon på et miljøkrav i kravspesifikasjonen eller et tildelingskriterium, under forutsetning av at miljøledelsessystemet dokumenterer kravet/tildelingskriteriet.

Kravspesifikasjoner

Kravspesifikasjoner er absolutte krav til ytelsen. Krav til miljøegenskaper må være knyttet til kontraktens gjenstand, men behøver ikke påvirke egenskapene til det som skal leveres.

Hva du bør vurdere før du velger hvilke miljøkrav du skal stille?

  • Hvilke miljømål har virksomheten min som skal ivaretas i anskaffelsen?
    • Målsettingen kan være nedfelt i strategiske dokumenter som anskaffelsesstrategi og rutiner for god anskaffelsespraksis
  • Hvilken miljøbelastning medfører det som skal anskaffes?
  • Hvilke miljøkrav støtter opp under behovet som skal dekkes?
    • Pass på at du ikke stiller krav som i realiteten medfører at leverandøren ikke kan tilby den ytelsen som dekker behovet ditt best
  • Er det nok konkurranse i markedet slik at du kan få inn konkurransedyktige tilbud der du stiller spesifikke miljøkrav?
    • Hvis det ikke er nok konkurranse i markedet kan du vurdere å bruke miljøkravet som et tildelingskriterium i stedet

Hovedregel - miljøegenskaper

Kravspesifikasjonene skal beskrives åpent som ytelses- eller funksjonskrav, ved henvisning til standarder eller en kombinasjon. Det innebærer at du skal angi hvilken miljøeffekt eller resultat du vil oppnå men ikke hvordan leverandøren skal løse det. Dette er den måten som åpner opp for at leverandøren kan dokumentere kravet på flere måter.

Det kan være lurt å angi flere måter leverandøren kan dokumentere miljøkravene.

Eksempel

Kravspesifikasjon
 Dokumentasjon

Rengjøringstjenesten skal utføres på en miljøvennlig måte ved at det er gode rutiner for renhold og bruk og dosering av rengjøringsmidler.
Det skal ikke brukes rengjøringsmidler med kjemikalier på myndighetenes prioritetsliste.

Produktene skal ha tydelig merking og opplysningerom dosering og bruk. Personale skal få opplæring i bruk av rengjøringsmidler.

Leverandøren skal redegjøre for hvordan kravene er oppfylt.

Dersom leverandøren er Svanemerket eller annen tilsvarende 3.parts sertifisering, vil det bli godtatt som bevis.

Gyldig lisensnummer utstedt av uavhengige organer skal vedlegges.

Oppdragsgiver vil også godta andre tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØS stater

Tilsvarende for de leverandørene som har et 3. parts sertifisert miljøledelsessystem eller -standard. Det skal angis hvor i dokumentasjonen kravet er oppfylt.

 

Spesialregel - miljømerker

I stedet for å angi konkrete miljøegenskaper kan du kreve at ytelsen skal være miljømerket. Da sier du indirekte at miljøegenskapene er de underliggende kravene i merkeordningen. Der du vurderer å kreve et miljømerke, må miljømerket oppfylle visse vilkår. Du må også sjekke om det markedet kan tilby av miljømerkede ytelser faktisk dekker ditt behov.

Sjekkliste før du bruker miljømerker i anskaffelser 
• Finnes det 3.pars sertifiserte miljømerkede ytelser for det behovet som skal dekkes? 
• Er det tilstrekkelig antall leverandører til å sikre konkurranse? 
• Får jeg den modellen/det produktet/den tjenesten som best dekker behovet?
• Hvordan påvirker krav til miljømerke prisen? 
• Er det konkurrerende miljødokumentasjon i dette markedet? Utestenger jeg ett segment av markedet? 
• Bør jeg heller bruke underliggende merkekrav? 
• Hvordan kan i så fall leverandørene dokumentere underliggende merkekrav?

Se eksempel med PC og PC-skjermer.

Du må godta at leverandøren leverer inn andre miljømerker

Dersom du krever en miljømerkeordning, har leverandøren rett til å dokumentere oppfyllelse med en tilsvarende merkeordning.
Dette er begrunnet i det grunnleggende kravet til likebehandling. I tillegg er det ikke effektivt at leverandøren må sertifisere sine produkter med flere miljømerker avhengig av hvilket marked han henvender seg til. Leverandøren må påvise at det miljømerket han leverer inn oppfyller tilsvarende merkekrav som det merket du har krevet.

Tilsvarende merkeordning

Det er ikke noen 3. parts sertifiserte miljømerker som er helt like, de kan ha forskjellige underliggende merkekrav og nivået på kravene kan også være forskjellig. Imidlertid er det meget stor sannsynlighet for at miljømerker som er utviklet etter ISO 14024 (type I-merker) ivaretar de samme vesentlige miljøbelastninger ved en spesifikk ytelse, slik at de kan vurderes som tilsvarende.

Det er leverandøren som skal godtgjøre at merkeordningen er tilsvarende. I utgangspunktet skal du kunne stole på det leverandøren sier og legger frem av dokumentasjon. Det kan likevel være du må brukes noe tid på å vurdere dette. Hvordan leverandøren velger å bekrefte er i utgangspunktet opp til leverandøren, men det kan være lurt å angi at du ønsker en sammenstilling i form av tabell eller en samsvarsattest. Du kan imidlertid ikke avvise tilbudet dersom leverandøren har valgt en annen egnet måte.

Likestill flere miljømerker

Ved å likestille flere merkeordninger, som beskrevet under, begrenser du sannsynligheten for at du må vurdere hva som er tilsvarende merker.
Det enkleste er å likestille merkeordninger som er utviklet etter samme standard som ISO 14024.
Her setter du i realiteten «lista lavest», dvs den merkeordningen som har de minst ambisiøse kravene vil være godt nok. Her sikrer du på en enkelt måte at en viss grad av miljøprestasjon er ivaretatt.

Eksempel

KravspesifikasjonDokumentasjonskrav
Produktet skal være miljømerket EU-blomsten, Svanemerket, Blaue Angel eller tilsvarende.Produkter som er miljømerket med andre miljømerkeordninger utviklet i samsvar med ISO standard 14024 (Type I-miljømerker) aksepteres som tilsvarende. Leverandøren skal legge ved en bekreftelse på at merkeordningen er type I og utviklet i henhold til ISO 14024.

 

Dersom leverandørene ikke rekker å få et miljømerke, må du akseptere annen dokumentasjon

Leverandørene har rett til å levere inn annen type dokumentasjon dersom han ikke rekker å få miljømerket ytelsene sine innen fristen (normalt tilbudsfristen) og dersom leverandøren ikke kan klandres for det. Annen type dokumentasjon kan for eksempel være teknisk dokumentasjon fra leverandøren
Leverandøren har rett til å levere inn annen dokumentasjon dersom han ikke rekker å få sertifiseringen eller tilsvarende sertifisering innen fristen. Her må leverandøren påvise at den dokumentasjonen han legger ved viser at kravene er oppfylt.
«Innen fristen» er den frist du har satt for å levere inn dokumentasjon på dvs normalt tilbudsfristen.
Det tar noe tid å få et miljømerke og dersom tilbudsfristen ikke er lang nok, kan ikke leverandøren klandres for ikke å kunne levere inn tilbud på miljømerkede ytelser.

Informer markedet om krav i en fremtidig anskaffelse

Dersom leverandørene blir gjort oppmerksom på at du vil kreve 3. parts sertifisering tidlig nok, vil han normalt ha tid til å få sertifisert sin ytelse. Dette må vurderes konkret for hver anskaffelse av hensyn til kravet om relevans og forholdsmessighet.
Du kan ikke kreve at leverandøren sertifiserer ytelsene sine med et bestemt miljømerke, da leverandøren har rett til å levere inn ytelser som er sertifisert med andre tilsvarende miljømerker.
Du kan publisere en veiledende kunngjøring, lage en kjøperprofil på hjemmesiden til virksomheten din eller legge konkurransegrunnlaget ut på høring på Doffin/TED.
Informasjon om kjøperprofilen din kan inneholde opplysninger om kommende anskaffelser. Det er viktig at du på forhånd har hatt en veiledende kunngjøring der du opplyser om at du har opprettet en kjøperprofil. Kunngjøringen og informasjonen på kjøperprofilen må være såpass tidlig at leverandørene har tid til å sertifisere ytelsene sine. Dette er begrunnet i likebehandlingsprinsippet ved at alle potensielle leverandører skal ha anledning til å tilegne seg den informasjonen du legger ut.

Eksempler på krav til miljøegenskaper i kravspesifikasjonen

Produksjonsprosessen 
• det skal ikke brukes klor til å bleke papir
• grønnsakene skal være økologisk dyrket

Selve ytelsen, for eksempel 
• det skal ikke finnes skadelige kjemikalier fra myndighetenes prioritetsliste i ytelsen (en ikke synlig egenskap)
• energien skal komme fra fornybare kilder (energi fra fornybare kilder har ikke synlige egenskaper som er annerledes enn energi fra kullkraft) 
• leverandøren skal ta med seg emballasjen tilbake (virkemiddel for å få leverandøren til å minimere sin emballasje og tenke gjenbruk)
• tjenesten skal gjennomføres med kjøretøy som har null utslipp av CO2 (et åpent krav som tillater flere typer teknologi)
• tjenesten skal gjennomføres uten bruk av kjemikalier på som er uønsket i henhold til Reach-forskriften
• ytelsen skal være Svanemerket, EU-Blomsten, Blaue Ängel eller tilsvarende (krav til miljømerkeordning)

Bruk 
• bygget skal ikke bruke mer enn Xkwt pr døgn (både miljøvennlig og økonomisk lønnsomt)
• det skal være mulig å reparere ytelsen/krav til reservedeler (sikrer lang levetid og økonomisk lønnsomt)

Avhending 
• ytelsen skal kunne kildesortere og resirkuleres (bidrar til sirkulær økonomi)

Tildelingskriterier

På samme måte som for kravspesifikasjoner, kan du finne egnede tildelingskriterier i ulike kilder som kriterieveivisere, merkeordninger med mer.

Ulike måter å bruke tildelingskriterier 

Tildelingskriterier kan brukes alene eller brukes i kombinasjon med krav til miljøegenskaper, ved å stille krav om en minimums miljøprestasjon og så premiere som tildelingskriterier de tilbud som skårer bedre.

Eksempel

TildelingskriteriumDokumentasjonskrav
Energiforbruk vil tillegges vekt. Jo lavere forbruk pr time jo høyere skår.Attester, testrapporter, produktspesifikasjoner eller annen egnet dokumentasjon skal vedlegges. Leverandøren skal angi hvor i dokumentasjonen kriteriet energiforbruket er angitt.

 

Eksempel på kravspesifikasjon i kombinasjon med et tildelingskriterium

Kravspesifikasjon: Det skal benyttes minimum 20% resirkulert materiale under produksjon av utstyret. 
Tildelingskriterium: Større andel resirkulert materiale under produksjon enn kravet på 20% vil få ekstrapoeng.
Dokumentasjonskrav: EPD’er, merkeordninger, testrapporter, attester, produktspesifikasjoner eller annen egnet dokumentasjon som viser at kravet og tildelingskriteriet er oppfylt. Leverandøren skal angi hvor i dokumentasjonen det vises at kravet/kriteriet om resirkulering er angitt.

Det kan være lurt å si at leverandøren skal angi hvor i dokumentasjonen kravet/kriteriet er oppfylt, da det forenkler din jobb når du får inn tilbudene og skal evaluere dem. I tillegg er det leverandøren som er best kjent med sin dokumentasjon.

Evaluering og vekting

Du må vurdere hvor mye et miljø-tildelingskriterium skal vektes opp mot andre tildelingskriterier. Som hovedregel bør miljø vektes 30% der det brukes som tildelingskriterium, jf foa § 7-9.
Der du har stillet krav til miljø i kravspesifikasjonen, kan det likevel gi merverdi å stille miljø som tildelingskriterium.

Eksempel på vekting av miljø opp mot volum

Dersom det er flere ytelser som skal leveres som for eksempel ved anskaffelse av kontorrekvisita, rengjøringsmidler ol, kan det også være hensiktsmessig å vekte ut fra volum.
Der du for eksempel har anslått at du kommer til å kjøpe mer av produkt A enn av produkt B, så vil resirkulert materiale i produkt A telle mer enn resirkulert materiale i produkt B.

Eksempel
Tildelingskriterium: Det legges vekt på andel resirkulert materiale i produktene. Kriteriet vil bli vurdert ut fra antall produkter med resirkulert materiale vektet mot estimert volum på henholdsvis A og B.

Dokumentasjonskrav: EPD, merkeordninger, teknisk dokumentasjon fra produsenten eller annen egnet dokumentasjon. Det skal angis hvor i dokumentasjonen andel resirkulert materiale er angitt.

 

Du kan likestille ulike miljømerkeordninger Type 1

Siden det kan være hensiktsmessig å likestille Type I-merkeordninger, kan du heller vekte tilbudte ytelser som er miljømerket ut fra det estimerte volumet de utgjør på kunngjøringstidspunktet. Du må da huske å angi hva du estimerer av volum.

Eksempel på evaluering ut fra volum
Tildelingskriterium: Det legges vekt på om tilbudte produkter er Svanemerket, Eu-blomsten eller tilsvarende 3. parts sertifisert miljømerke type I. De produktene som er miljømerket vil få poeng vektet mot det estimerte volumet de utgjør.

 

Du kan gi forskjellige poeng til miljømerker som ivaretar forskjellige miljøhensyn

Dette kan være tilfelle med merkeordninger som tar med relevante miljøhensyn i hele livssyklusen som Type I merkeordninger mot merkeordninger som kun tar for seg ett miljøaspekt.

Ett-kravs merkeordninger som FSC (Forest Council Stewardship) tar kun for seg hvorvidt tremassen kommer fra bærekraftig skogbruk, mens flere-kravs merkeordninger som Svanemerket og EU-Blomsten, tar for seg hele livsløpet og den totale miljøbelastningen.

Det kan også være forskjeller som er relevant å premiere i flere-kravs merkeordninger type I fordi det støtter opp om miljømålene i din virksomhet.

Vurderingen av forskjellen mellom merkeordningene må foretas på tidspunktet tett opp til kunngjøring, da merkeordningene oppdateres på ulike tidspunkter.

Hva du bør vurdere før du bruke tildelingskriterier på miljø?

  • Hvilke miljømål har virksomheten din som skal ivaretas i anskaffelsen?
    • Målsettingen kan være nedfelt i strategiske dokumenter som anskaffelsesstrategi og rutiner for god anskaffelsespraksis.
  • Er det i tråd med strategien å bruke miljøtildelingskriterier i kombinasjon med miljøkrav for å premiere de tilbud som er best på miljø?
  • Vil det være bedre å stille krav til miljø?
    • Husk at et tildelingskriterium på miljø kan trumfes av andre tildelingskriterier som for eksempel pris. Dvs er prisen lav nok på et annet tilbud som ikke oppfyller miljøtildelingskriteriet, kan sistnevnte tilbud vinne.
  • Hvis det ikke er nok konkurranse i markedet til å stille krav til miljøprestasjon i kravspesifikasjonen, men du likevel ønsker god miljøprestasjon. Her bør du vurdere hvor høyt du vil vekte miljøtildelingskriteriet for at det skal få en reell betydning under evalueringen.
  • Vil det å premiere miljø som tildelingskriterium medføre at du får dekket behovet ditt bedre?
    • Pass på at du ikke premierer en ytelse som i realiteten ikke er det beste tilbudet for ditt verifiserte behov.

Miljø som kontraktskrav

Denne veiledningen gir deg gode råd om hvordan du kan bruke kontraktskrav for å opprettholde og bedre miljøprestasjonen i kontraktsperioden.

Kontraktskravene skal bidra til at du oppnår miljømålene og miljøkravene som det inngås avtale gjennom hele kontraktsperioden.

Kontraktskravene må ha betydning for den aktuelle kontrakten og ikke utelukkende for å legge forholdene bedre tilrette for kommende konkurranser.

Hva må du tenke på når du utformer kontraktskrav?

Kontraktskrav skal alltid fremgå av selve konkurransegrunnlaget. Du skal angi hvilke generelle og spesielle kontraktsvilkår som gjelder for anskaffelsen.

Du kan ikke gjøre vesentlige endringer i kontraktsperioden, men endringer og forpliktelser som det er opplyst om i anskaffelsesdokumentene er forutberegnelige for leverandørene og utgjør dermed ikke en vesentlig endring.

Hvilke miljøhensyn som vil være relevante vil variere fra kontrakt til kontrakt, og som oppdragsgiver må du vurdere hvor omfattende kontraktsvilkårene til miljø skal være.

Kontraktskravene skal være relevante og proporsjonale

Relevante 
- Kravene skal støtte opp om miljømålene i din virksomhet.
- Kravene skal knytte seg til det som leveres i denne kontrakten.
- Kravene skal være saklige, og skal ikke gå lenger enn det formålet med kontrakten tilsier.
- Du kan ikke stille krav for å tilrettelegge for neste konkurranse alene. Kravet må med andre ord ha betydning for denne kontrakten. 

Proporsjonale
- Kravene til miljø skal ikke være urimelig tyngende for leverandøren.
Er leveransen strategisk viktig for din virksomhet? 
- Krav til dokumentasjon og rapportering skal heller ikke være urimelig tyngende.
- Fordelen for leveransen skal oppveie den byrden du legger på leverandøren.

 

Kontraktskrav for å opprettholde kompetanse gjennom hele kontraktsperioden

Det er viktig at leverandøren er kvalifisert gjennom hele kontraktsperioden og du bør derfor stille et kontraktskrav som forplikter leverandøren til å opprettholde kvalifikasjonen.

Der du har stilt et kvalifikasjonskrav til miljøledelsestiltak kan et kontraktskrav se slik ut:

Eksempel
Leverandøren skal utføre kontrakten i henhold til relevante miljøledelsestiltak. Leverandøren skal rapportere på hvordan rutinene er overholdt, eventuelle avvik og korrektive tiltak på kontraktsoppfølgningsmøter.

 

Der du har stilt kvalifikasjonskrav til et 3. parts sertifisert miljøledelsessystem, bør du sikre deg at leverandøren er sertifisert i hele kontraktsperioden. Et kontraktskrav kan se lik ut:

Eksempel
Leverandøren forplikter seg til å fornye 3. parts sertifisert miljøledelsessystem eller -standard i god tid før den løper ut slik at sertifiseringen blir opprettholdt i hele kontraktsperioden. Leverandøren skal på forespørsel legge frem lisensnummer på sertifiseringen.

 

Kontraktskrav for å få til endringer i kontraktsperioden

Endringer i kontraktsperioden er bare relevant ved kontrakter av en viss varighet.

  • Det må være mulig tidsmessig og praktisk for leverandøren å kunne gjennomføre endringen
  • Det må være såpass lang tid igjen av kontraktsperioden etter at endringen er gjennomført, til at endringen faktisk får betydning for leveransen
  • Endringene må knytte seg til denne leveransen og ikke kun senere anskaffelser

Kontraktskrav for å forbedre kvalifikasjonene

Der du ikke har stilt krav til miljøledelsestiltak eller 3. parts sertifisering kvalifikasjonskrav til miljøledelsessystem fordi markedet er umodent, kan du forplikte leverandøren til å utforme relevante miljøledelsesrutiner og tiltak som et kontraktskrav.

Rutiner og tiltak må bidra til å ivareta miljømålene og miljøutfordringene i kontrakten. Du kan presisere hva rutinene skal omfatte, for eksempel rutiner for kjemikaliehåndtering eller opplæringsrutiner.

Kontraktkravet bør følges opp med et krav til jevnlig rapportering. Det er viktig at du følger opp rapporteringskravet og dette bør gjøres som ledd i den ordinære kontraktoppfølgningen.

Eksempel - sett en frist
- Leverandøren skal innen x. uker/måneder etter kontraktsinngåelse dokumentere rutiner og tiltak som viser hvordan leverandøren ivaretar relevante miljøhensyn knyttet til tjenestene som leveres.
- Rutinene skal være tilknyttet utøvende enhet.
- Leverandøren skal rapportere på hvert kontraktsoppfølgningsmøte om rutinene, eventuelle avvik og korrektive tiltak og hvordan disse har bidratt til å nå relevante miljømål.

 

Kan du stille krav om leverandøren 3. parts sertifiserer seg med et miljøledelsessystem eller -standard?

Det kan være relevant at leverandøren utarbeider rutiner, tiltak, kvalitetssikringstiltak og sjekklister i kontraktsperioden.

For å kunne kreve at leverandøren etabler et 3. parts sertifiserer miljøledelsesystem for sin virksomhet, må det være relevant og proporsjonalt. Dette må vurderes konkret for hver kontrakt.

Der leverandøren allerede har tilfredsstillende rutiner, vil en 3. parts sertifisering som regel ikke gi bedre kvalitet på leveransen. Der du har tilfredsstillende kontraktsoppfølgningsrutiner som rapportering, så vil du kunne kvalitetssjekke at leveransen holder det nivået som er avtalt.

Det kan i visse tilfeller være relevant dersom det er viktig for kvaliteten på det arbeidet som skal utføres eller tjenesten som skal leveres at det er en 3. part som har kvalitetssikret rutinene og tiltakene. Ved å pålegge leverandøren å 3. parts sertifisere sin virksomhet, så vet du at rutiner og tiltak ha blitt utviklet etter en viss kvalitetssikret standard og metode. Dette kan være relevant ved kontrakter med vesentlig risiko for miljøbelastning under utførelsen.

Du kan ikke kreve at leverandøren sertifiserer seg etter et bestemt miljøledelsessystem- eller standard. Det må være opp til leverandøren hvilket miljøledelsessystem han velger, bare det er tilsvarende det du i utgangspunktet ønsker.

Også for leverandører som har en 3. parts sertifisering er det viktig å følge opp rutiner og tiltak som ledd i den ordinære kontraktsoppfølgningen.

Kontraktskrav for å endre innholdet i det som leveres i kontraktsperioden

Der du ønsker en mer miljøvennlig ytelse enn det som er mulig å kreve i dag, så kan det være relevant å pålegge leverandøren å endre innholdet i leveransen i kontraktsperioden.

Eksempel
Hvis du skal anskaffe miljøvennlige kjøretøy til hjemmetjenesten i din kommune, kan det være relevant å stille krav om at leverandøren i løpet av kontraktsperioden skal øke sin andel av nullutslippskjøretøy som benyttes for å oppfylle kontrakten fra x % til y % innen en konkret frist.

Der du ønsker flere miljømerkede produkter i en rammeavtalen, så kan du pålegge leverandøren å endre sortementet i kontraktsperioden.

Eksempel
Antall produkter som er miljømemerket med Svanemerket, EU-blomsten eller andre miljømerker utviklet iht ISO 14001 Type I skal økes med 10% hvert år i rammeavtaleperioden. Hvert år skal endringen være gjennomført innen X.

 

Kan du kreve at leverandøren 3. parts sertifiserer ytelsene sine i kontraktsperioden?

Det må være viktig for din virksomhet at ytelsene blir sertifisert. Du må vurdere om kravet er relevant og proporsjonalt. Hvis ytelsen allerede oppfyller de miljøkrav du har stilt, vil det normalt være uproporsjonalt å kreve at ytelsen i tillegg skal sertifiseres.
Selve sertifiseringen må ha betydning for denne kontrakten. Dersom det er viktig at det er synlig at produktene er miljøvennlig, kan det være relevant og proporsjonalt. Forutsetningen er at ytelsene lar seg miljømerke.

Eksempel
Dersom dere har en kantine der dere bruker engangsbestikk og tallerkener, kan det være ønskelig at besøkende ser at produktene er miljøvennlige med et tydelig merke.
Hvis du krever at leverandøren skal miljømerke ytelsene sine, må du åpne opp for at leverandøren kan gjøre det med alternative merkeordninger. Husk at leverandører som henvender seg til det internasjonale markedet gjerne ønsker andre 3. parts sertifiserte miljømerker enn for eksempel Svanemerket.

 

Sanksjoner

Kontraktskravene bør også inneholde egnede sanksjoner for å sikre oppfyllelse. Sanksjoner kan være retting, prisavslag, dagbøter, erstatning og heving.
Krav om retting som sanksjon sikrer at du får levert det du har bestilt på de vilkår som fremgår av kontrakten. Et krav om prisavslag eller dagbot kan være egnet som «ris bak speilet» for å få leverandøren til å oppfylle kontrakten.

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre
*