Vurdere kvalifikasjoner

Formålet med å vurdere leverandørenes kvalifikasjoner er å velge bort de leverandørene som ikke er kvalifisert til å få kontrakten. I det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) ligger kjerneopplysninger for denne vurderingen.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 15. Mai 2019

Kvalifikasjonsvurdering

Kvalifikasjonsvurderingen er en enten/eller-vurdering. Enten oppfyller leverandøren kvalifikasjonskravene du har satt i konkurransen, eller så gjør den det ikke. Du skal altså ikke rangere leverandørene i denne vurderingen. Du kan lese om hvordan du bør utforme og hvilke kvalifikasjonskrav du bør stille under punktet Avklare behov og forberede konkurransen.

Første steg ved vurderingen av innkomne tilbud er å vurdere om det foreligger noen avvisningsgrunner. Avvisningsgrunnene som gjelder forhold ved leverandøren bestemmer at en leverandør skal avvises dersom denne ikke oppfyller kvalifikasjonskravene.

Du må foreta en konkret vurdering av dokumentasjonen leverandøren har levert opp mot kvalifikasjonskravene satt i konkurransen. Du kan benytte deg av leverandørens svar i det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) som hjelpemiddel. Skjemaet fungerer som foreløpig dokumentasjon på at det ikke foreligger avvisningsgrunner, og at alle kvalifikasjonskravene er oppfylt.

At leverandøren mangler dokumentasjonen du har etterspurt er fører ikke alltid til automatisk avvisning. I disse tilfellene bør du benytte deg av avklaringsadgangen. Du må uansett foreta en forsvarlig vurdering av om en leverandør som har levert utilstrekkelig dokumentasjon, likevel oppfyller kvalifikasjonskravene. ESPD-skjemaet åpner for at leverandøren kan svare «nei» på om kvalifikasjonskravet oppfylt, og beskrive nærmere hvorfor den likevel oppfyller kvalifikasjonskravet.

Først senere i anskaffelsesprosessen, senest ved valg av leverandør, men før meddelelse om tildeling, leverer leverandøren dokumentasjon på at kravene er oppfylt. Hensikten med dette er å spare både leverandøren og oppdragsgiver for tid, slik at det kun er nødvendig å kontrollere eller levere dokumentasjon for tilbudet som vinner konkurransen.

Det Europeiske Egenerklæringsskjemaet (ESPD)

Ved anskaffelser over EØS-terskelverdien er det obligatorisk å bruke det Europeisk egenerklæringsskjemaet (ESPD) som grunnlag for kvalifikasjonsvurderingen. Også i konkurranser under EØS-terskelverdi kan det være praktisk å bruke ESPD-skjemaet, selv om dette ikke er obligatorisk.

Oppdragsgiver spesifiserer i ESPD-forespørselen hvilke kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjon som gjelder i den aktuelle konkurransen. Leverandøren gir i sin ESPD-erklæring opplysninger om sin økonomiske og finansielle kapasitet, sine tekniske og faglige kvalifikasjoner, sin egnethet, samt at leverandøren bekrefter at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Leverandøren henviser i erklæringen også til sine dokumentasjonsbevis der det er etterspurt av oppdragsgiver.

Egenerklæringsskjemaet er et standardskjema som er likt i hele EØS-området, og er derfor tilpasset også grenseoverskridende handel. 

De fleste konkuransegjennomføringsverktøy (KGV) i det norske markedet har innarbeidet skjemaet i sine løsninger, så når du som oppdragsgiver eller leverandør fyller ut etterspurte felt i KGV, vil ESPD-forespørselen og ESPD-erklæringen for konkurransen utarbeides automatisk i løsningen.

Manglende dokumentasjon av kvalifikasjoner 

Du kan be leverandøren ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger og dokumentasjon innen en kort tilleggsfrist. Dette er i utgangspunktet en "kan"-regel, men det må tolkes som en "skal-regel. Det er imidlertid ikke anledning til å endre tilbudet.

Du har ikke lov til å be om dokumentasjon som det ikke er henvist til i anskaffelsesdokumentene eller vektlegge andre forhold som feks at du kjenner til leverandøren fra før og har god erfaring med ham.

Formkrav på dokumentasjon

Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra den fristen du har satt i konkurransegrunnlaget, vanligvis tilbudsfristen. Det er ellers ikke spesielle formkrav på dokumentasjonen, men de skal fremstå som troverdige.

Leverandøren kan dokumentere sin økonomiske eller finansielle stilling på en annen måte enn det du har bedt om, under forutsetning av at du godkjenner det. Et eksempel her er dersom du har bedt leverandøren fremlegge foretakets årsregnskap, kan det være nystartede virksomheter som ikke har et årsregnskap ennå. Dersom de imidlertid kan godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling på annen måte, som f.eks. kredittrating, vil det kunne være tilstrekkelig for å oppfylle det kvalifikasjonskravet du har satt.

Du kan be leverandøren dokumentere med attester utstedt av uavhengige organer som dokumentasjon på at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder inkludert universell utforming, jf § 16-7. Tilsvarende for miljøledelsessystemer eller -standarder - der du også kan kreve fremlagt attest utstedt av 3. part.

Konsekvenser av manglende oppfyllelse av kvalifikasjoner

Dersom noen av leverandørene ikke oppfyller kvalifikasjonene, plikter du å avvise ham. Dette skal gjøres snarest mulig med en kort begrunnelse.

Du kan du ikke angre deg fordi du nå vurderer at kravene har vært litt for strenge eller at det er en leverandør du likevel gjerne skulle hatt med i konkurransen. Du har ikke lov til å lempe på dem. Hensynet til forutberegnelighet og likebehandling hindrer deg i å gjøre det. Det kan være leverandører som har unnlatt å levere inn tilbud fordi de så at de ikke kunne oppfylle kvalifikasjonskravene, men som ville gjort det dersom de lempede kravene hadde blitt benyttet.

Grovt misvisende opplysninger

Det kan være andre grunner til å avvise leverandører. Anskaffelsesregelverket har regler om dette der det er noen pliktige avvisningsgrunner og noen valgfrie. Eksempler på avvisningsgrunner er der leverandøren i en rettskraftig dom er kjent skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige eller etiske krav i vedkommende bransje. Svart arbeid eller sosial dumping kan være eksempler på dette. Det er også en avvisningsgrunn dersom leverandøren har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller har unnlatt å gi opplysninger. Avvisning av leverandøren kan du foreta helt frem til kontrakten er undertegnet.

Begrensede konkurranser der det er satt et tak for antall leverandører som kan delta

Der du har en begrenset konkurranse ved at du i kunngjøringen har satt en øvre og nedre grense for antall leverandører, så må du velge ut hvilke leverandører som skal få være med videre i konkurransen.  Det betyr at du først vurderer hvilke leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonene og avviser dem. Der du har flere kvalifiserte leverandører igjen enn det du har satt som øvre grense, må du velge ut hvilke du skal invitere til å inngi tilbud. Forskriften regulerer ikke hvordan dette skal gjøres, men det er antatt at den måten som gir best konkurranse er den beste. Det kan bety at du vurderer hvilke leverandører som oppfyller enkelte av kvalifikasjonskravene best. Du bør ha angitt hvordan du skal velge ut i kunngjøringen.

eBevis

eBevis - en tjeneste for automatisk innhenting av dokumentasjonsbevis

eBevistjenesten gjør det mulig å elektronisk hente inn dokumentasjonsbevisene fra enkelte offentlige registre.

Fra april 2019 får oppdragsgivere tilgang til virksomhetsinformasjon fra Brønnøysundregistrene og opplysninger om restanser fra Skatteetaten. Informasjonen som hentes inn baserer seg på leverandørens ESPD-erklæring, og vil derfor være spesifikt tilpasset den enkelte konkurranse. 

eBevistjenesten er tidsbesparende for oppdragsgiverne fordi bevisene ikke lenger må hentes inn manuelt. Leverandørene slipper å levere skatteattest.

eBevistjenesten er tilgjengelig gjennom oppdragsgivers fagsystem, typisk et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) eller et kontraktsoppfølgingssystem. Som oppdragsgiver bør du kreve at ditt fagsystem er koblet til eBevistjenesten.

Skatteopplysninger

Opplysninger om betalte skatter og avgifter vil bestå av følgende felter:

  • Arbeidsgiveravgift
  • Forskuddstrekk
  • Ansvarskrav skatt
  • Ansvarskrav merverdiavgift

Disse opplysningene erstatter tidligere skatteattest og danner grunnlaget for oppdragsgivers vurdering av om leverandøren har oppfylt sine forpliktelser til å betale skatter, avgifter og trygdeavgifter.
Dersom alle elementene viser kr. 0,- i rest, indikerer det at forpliktelsene til å betale skatter, avgifter og trygdeavgifter er oppfylt.
Dersom én eller flere av elementene viser restanser, må du sjekke leverandørens ESPD-erklæring. Har leverandøren svar at han:

  1. Ikke har restanser, kontakter du leverandøren for nødvendige avklaringer og hvorfor han er registrert med restanser
  2. Har restanser, kan du avvise med mindre det vil være klart uforholdsmessig. Du kan lese mer om vurdering rundt avvisning ved ikke betalte skatter, avgifter og trygdeavgifter i NFDs veileder.

Opplysninger fra Brønnøysundregistrene om konkurs og insolvens

eBevis vil kunne hente følgende opplysninger fra Brønnøysundregistrene knyttet til avvisning og kvalifikasjon, basert på det oppdragsgiver har bedt om i ESPD-forespørselen.

  • Hvorvidt leverandøren er konkurs

eBevis henter status "ja" eller "nei" på spørsmålet om leverandøren er konkurs.

  • Om leverandøren er under frivillig eller tvungen avvikling eller tvangsoppløsning

eBevis henter statusen "ja" eller "nei" for hvorvidt leverandrøren er under avvikling, og statusen "ja" eller "nei" for om leverandøren er under tvangsoppløsning. Frivillig avvikling av et selskap kan ta tid, men dersom avviklingen ikke er gjennomført ett år etter registreringen om dette i Foretaksregisteret, kan tingretten overta ansvaret for avviklingen, og det er dette som kalles tvangsoppløsning.

Oppdragsgiver kan avvise en leverandør som er insolvent. Å være insolvent innebærer at selskapet er varig ute av stand til å betale sine forpliktelser ved forfall. Dette er en konkret vurdering, basert på en rekke momenter og ikke en enkelt status selskapet får. Både konkurs og insolvens er også frivillige avvisningsgrunner, slik at oppdragsgiver alltid må foreta en vurdering i det enkelte tilfellet. Du kan lese mer om avvisning i NFDs veileder.

Firmaopplysninger fra Brønnøysundregistrene

eBevistjenesten henter inn ulike firmaopplysninger fra Brønnøysundregistrene.

  • Registrert i enhets- eller foretaksregisteret
    For norske leverandører kan det kreves at virksomheten er registrert i et foretaksregister (enten Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret). eBevis sjekker om oppgitte organisasjonsnummer er registert i et av de nevnte registre og leverer status "Ja" eller "Nei". Se informasjon om foretaksregister-registrering i NFD sin veileder.
  • Stiftelsesdato/etableringsdato
    Datoen er knyttet til kvalifikasjonskravet "Leverandørens etableringsdato" i ESPD. Datoen er relevant for de leverandørene som ikke har vært etablert lenge nok til å kunne levere årsregnskap for det antallet år som oppdragsgiver krever.
  • Næringskode med beskrivelse
    Næringskoden vil angi hvorvidt leverandøren er registrert i Brønnøysundregisteret under det fagfeltet som etterspørres i anskaffelsen.
  • Antall ansatte
    Kvalifikasjonskrav knyttet til leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner. eBevis vil levere antall ansatte i virksomheten i inneværende år, men ikke gjennomsnitt for de tre siste årene. NFDs veileder på beskrivelse av gjennomsnittlige årlig arbeidsstyrke.
  • Generell informasjon om organisasjonsnummer, navn, organisasjonsform og adresse 

Firmaattest fra Brønnøysundregistrene

Firmaattesten er et standardisert utskrift fra Foretaksregistreret med opplysninger om en virksomhet. Attesten er offentlig tilgjengelig og kommer i et PDF-format, også når opplysningene hentes via eBevis. For innkjøper vil det være enkelte opplysninger som er relevante å hente fra firmaattesten:

  • Navn på foretakets styremedlemmer hvis aksjeselskap
    Dokumentasjon på kvalifikasjonskravet om antall medarbeidere i ledelsen i de siste tre årene i ESPD del IV C.
    Det vil også være aktuelt å ha oversikt over styremedlemmer knyttet til avvisningsgrunnene, da feil eller overtredelser begått av personer i leverandørens ledelse skal sidestilles med feil eller overtredelse av leverandøren selv. Se NFDs veiledning knyttet til identifikasjon mellom leverandør og fysiske personer.
  • Signatur- og prokurabestemmelser
  • Navn på revisor

Regnskapsinformasjon fra Brønnøysundregistrene

De fleste som driver bedrift må levere årsregnskap, og siste frist for innsending av årsregnskapet er 31.7 for bedrifter som avslutter regnskapet per 31.12.
Enkeltpersonforetak som har under 50 000,- i årlig inntekt og ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret trenger ikke føre regnskap, men det vil være få av disse som er leverandører i en offentlig anskaffelse.

eBevis kan hente inn årsregnskap for siste tre år, samt dato for sist leverte årsregnskap.

  • Dato for sist innsendte årsregnskap
    eBevis leverer en dato for når siste årsregnskap er levert inn til Brønnøysundregistrene.
  • Inntil siste 5 års regnskap - som PDF-vedlegg
    ESPD har flere alternative krav til økonomisk og finansiell kapasitet, herunder total årsomsetning, gjennomsnittlig årsomsetning, spesifikk årsomsetning, gjenomsnittlig omsetning, finansielle nøkkeltall og øvrige økonomiske og finansielle krav som årsregnskapet kan være dokumentasjon for. Det er oppdragsgiver som kan definere innholdet i disse kvalifikasjonskravene.​​​
    Merk at det kan være år der årsregnskap ikke har blitt levert inn og det kan derfor være "hull".
    Se mer om vurdering og dokumentasjon i NFDs veileder.
  • Stiftelsesdato/etableringsdato
    Datoen er knyttet til kvalifikasjonskravet "Leverandørens etableringsdato" i ESPD. Datoen er relevant for de leverandørene som ikke har vært etablert lenge nok til å kunne levere årsregnskap for det antallet år som oppdragsgiver krever.

 

     

    Hjelp oss å bli bedre

    Fant du det du lette etter?

    Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

    Hjelp oss å bli bedre