Vurdere kvalifikasjoner

Formålet med å vurdere leverandørenes kvalifikasjoner er å velge bort de leverandører som ikke er kvalifisert til å få kontrakten.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 08. nov 2018

Kvalifikasjonsvurdering

Det første du gjør etter at du har åpnet rett-tidige innkomne tilbud, er å vurdere om det foreligger noen avvisningsgrunner, se punktet overfor. Så vurderer du leverandørens kvalifikasjoner, dvs har de tilstrekkelig teknisk kompetanse, finansiell styrke og økonomi til å kunne gjennomføre kontrakten.

De leverandører som ikke oppfyller de kvalifikasjoner du har satt for konkurransen, skal avvises. Dette sparer deg for masse ekstraarbeid, da det ikke er noen vits i å vurdere tilbudene dersom leverandøren ikke oppfyller de kvalifikasjonskravene du har satt for deltagelse i konkurransen.

Dette forutsetter at du er i stand til å vurdere leverandørens kvalifikasjoner basert på den dokumentasjon de har sendt inn.

Du kan be leverandøren ettersende manglende dokumentasjon eventuelt supplere, avklare eller utdype det som er sendt inn, innen en kort tilleggsfrist slik at du kan vurdere om leverandøren oppfyller kvalifikasjonene eller ikke, se nærmere nedenfor.

  • Oppfyller leverandørene stilte krav til økonomi, soliditet, erfaring, kompetanse og pålitelighet? 
  • For anskaffelser over EØS-terskelverdi sjekkes i første omgang kun om leverandøren har svart ja på det Europeiske egenerklæringsskjemaet at alle de stilte kvalifikasjonene oppfylles. Senere i prosessen og senest ved valg av leverandør (før meddelelse om kontraktstildeling), må informasjonen fra egenerklæringen innhentes for å verifisere at kravene er oppfylt.
  • Ved begrensede konkurranser der man ønsker å prekvalifisere noen leverandører, må man innhente dokumentasjonen for samtlige leverandører som har sagt at de oppfyller kvalifikasjonene før leverandørene prekvalifiseres eller velges ut (dersom det er overtallige kvalifiserte leverandører).

Hvordan vurderer du kvalifikasjonene

Kvalifikasjonsvurderingen er en enten/eller-vurdering. Enten oppfyller leverandøren kvalifikasjonene du har satt for konkurransen, eller så gjør han det ikke. Det er med andre ord ikke en rangering av leverandørene.

Dersom du gjennomfører en konkurranse der du skal begrense antall leverandører som skal få være med videre i konkurransen, må du ha angitt i kunngjøringen/henvendelsen til markedet hvordan du skal velge bort overtallige leverandører.

Du skal forholde deg til de krav du har stillet og  det du har bedt leverandøren å dokumentere. Dette igjen av hensynet til likebehandling av leverandørene.

Det Europeiske Egenerklæringsskjemaet (ESPD)

Ved anskaffelser over EØS-terskelverdien er det obligatorisk å kreve at leverandøren leverer inn et Europeisk egenerklæringsskjema (ESPD) og kvalifikasjonsvurderingen vil som hovedregel foregå i to trinn. 

  • Leveandøren bekrefter via egenerklæringsskjemaet at han oppfyller kvalifikasjonene og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.
  • Ved åpne konkurranser (som anbudskonkurranse) er det tilstrekkelig å sjekke at leverandøren har svart bekreftende på kravene. Selve vurderingen av kvalifikasjonene foretar du senere og da må du innhente dokumentasjonen. Dokumentasjon tilgjengelige i offentlige registre henter du selv ut. Ved dokumentasjon som kun kan leveres fra leverandøren, må du be leverandøren straks ettersende.
  • Ved begrensede konkurranser, der du velger ut de leverandørene du vil ha med deg videre i konkurransen, kan det være lurt å be disse leverandørene levere inn dokumentasjonen før prekvalifiseringen, slik at du er sikker på at de faktisk oppfyller kvalifikasjonene.

Du plikter å innhente dokumentasjon fra den eller de leverandører du har til hensikt å inngå kontrakt med. Du kan imidlertid på ethvilket som helst tidspunkt før kontraktsinngåelse innhente dokumentasjon fra alle eller noen av leverandørene.

Der leverandøren støtter seg på kapasiteten til andre leverandører for å oppfylle kvalifikasjonskravet, skal også disse leverandørene levere inn separat egenerklæringsskjema.

Innføring av krav om bruk av ESPD blir trukket frem som ressursbesparende, du trenger bare sjekke dokumentasjonen til den eller de leverandørene du har til hensikt å inngå kontrakte med og leverandørene slipper å sende inn dokumentasjonen med mindre de blir innstilt på å vinne kontrakten.

Der det Europeiske Egenerklæringsskjemaet ikke brukes

Ved konkurranser der det ikke benyttes egenerklæringsskjema, må kravene vurderes konkret allerede nå før du begynner å evaluere tilbudne.  Det betyr at du må be leverandørene sende inn dokumentasjon på at de oppfyller kvalifikasjonene sammen med forespørselen om å få delta i konkurransen. 

Manglende dokumentasjon av kvalifikasjoner 

Du kan be leverandøren ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger og dokumentasjon innen en kort tilleggsfrist. Dette er i utgangspunktet en "kan"-regel, men det må tolkes som en "skal-regel. Det er imidlertid ikke anledning til å endre tilbudet.

Du har ikke lov til å be om dokumentasjon som det ikke er henvist til i anskaffelsesdokumentene eller vektlegge andre forhold som feks at du kjenner til leverandøren fra før og har god erfaring med ham.

Leverandøren kan støtte seg på andre leverandører for å oppfylle kvalifikasjonene. Det må imidlertid foreligge en forpliktelseserklæring om dette. Dersom det ikke foreligger, plikter du å avvise leverandøren, fordi du ikke vet om leverandøren faktisk disponerer andre ressurser, kapasitet eller kan støtte seg på en annen leverandørs økonomi.

Formkrav på dokumentasjon

Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra den fristen du har satt i konkurransegrunnlaget, vanligvis tilbudsfristen. Det er ellers ikke spesielle formkrav på dokumentasjonen, men de skal fremstå som troverdige.

Leverandøren kan dokumentere sin økonomiske eller finansielle stilling på en annen måte enn det du har bedt om, under forutsetning av at du godkjenner det. Et eksempel her er dersom du har bedt leverandøren fremlegge foretakets årsregnskap, kan det være nystartede virksomheter som ikke har et årsregnskap ennå. Dersom de imidlertid kan godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling på annen måte, som f.eks. kredittrating, vil det kunne være tilstrekkelig for å oppfylle det kvalifikasjonskravet du har satt.

Du kan be leverandøren dokumentere med attester utstedt av uavhengige organer som dokumentasjon på at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder inkludert universell utforming, jf § 16-7. Tilsvarende for miljøledelsessystemer eller -standarder - der du også kan kreve fremlagt attest utstedt av 3. part.

Konsekvenser av manglende oppfyllelse av kvalifikasjoner

Dersom noen av leverandørene ikke oppfyller kvalifikasjonene, plikter du å avvise ham. Dette skal gjøres snarest mulig med en kort begrunnelse.

Du kan du ikke angre deg fordi du nå vurderer at kravene har vært litt for strenge eller at det er en leverandør du likevel gjerne skulle hatt med i konkurransen. Du har ikke lov til å lempe på dem. Hensynet til forutberegnelighet og likebehandling hindrer deg i å gjøre det. Det kan være leverandører som har unnlatt å levere inn tilbud fordi de så at de ikke kunne oppfylle kvalifikasjonskravene, men som ville gjort det dersom de lempede kravene hadde blitt benyttet.

Grovt misvisende opplysninger

Det kan være andre grunner til å avvise leverandører. Anskaffelsesregelverket har regler om dette der det er noen pliktige avvisningsgrunner og noen valgfrie. Eksempler på avvisningsgrunner er der leverandøren i en rettskraftig dom er kjent skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige eller etiske krav i vedkommende bransje. Svart arbeid eller sosial dumping kan være eksempler på dette. Det er også en avvisningsgrunn dersom leverandøren har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller har unnlatt å gi opplysninger. Avvisning av leverandøren kan du foreta helt frem til kontrakten er undertegnet.

Begrensede konkurranser der det er satt et tak for antall leverandører som kan delta

Der du har en begrenset konkurranse ved at du i kunngjøringen har satt en øvre og nedre grense for antall leverandører, så må du velge ut hvilke leverandører som skal få være med videre i konkurransen.  Det betyr at du først vurderer hvilke leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonene og avviser dem. Der du har flere kvalifiserte leverandører igjen enn det du har satt som øvre grense, må du velge ut hvilke du skal invitere til å inngi tilbud. Forskriften regulerer ikke hvordan dette skal gjøres, men det er antatt at den måten som gir best konkurranse er den beste. Det kan bety at du vurderer hvilke leverandører som oppfyller enkelte av kvalifikasjonskravene best. Du bør ha angitt hvordan du skal velge ut i kunngjøringen.

 

 

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*