Ved innføring av ny løysing er det viktig å ha tydelege mål og nøkkelindikatorar, ein gjennomtenkt plan for opplæring og endringsleiing, samt eit godt samarbeid med leverandør. Denne teksten gir innsikt i korleis verksemda kan sikre ei vellukka implementering og realisere gevinstane gjennom strukturert arbeid og god oppfølging.
Kva var måla for anskaffinga?
Etter at kontrakta er signert, startar innføringa. I denne fasen vil ein få att for dei gode førebuingane. Måla som vart sette for anskaffinga, heng saman med gevinstane verksemda skal oppnå gjennom den nye løysinga. Ei vellukka innføring av ny løysing medfører ikkje berre meir effektive anskaffingar og betre kontraktsforvaltning – det styrkar også verksemda sin profesjonalitet og etterleving av regelverk.
Det kan vere nyttig å sette konkrete nøkkelindikatorar (KPI) for å sikre at verktøyet oppfyller behova til verksemda. KPI-ar kan vere knytte til blant anna brukarvenlegheit og opplæring, effektivitet i anskaffingsprosessen, kvalitet og samsvar. Nøkkelindikatorane bør henge saman med verksemda sine mål og vere moglege å vurdere/måle.
Plan for implementering
Plan for implementering er eit viktig dokument for å sikre ei god innføring. I denne planen skal verksemda sine behov og leverandøren si anbefaling for innføring vere nedfelt i ein prosjektplan. Prosjektplanen bør innehalde aktivitetar med konkrete mål og milerpælar. Planen må også synleggjere opplæring for dei ulike brukergruppene som skal bruke løysinga.
Innføring av eit fagsystem krev i dei fleste tilfelle endringar i organsasjonen. Ulike brukergrupper får nye verktøy å løyse oppgåvene sine i, og må få opplæring i kva og korleis oppgåvene skal løysast. Planen bør skildre rollene som er påverka, med klare mål, ansvarsområder og oppgåver, samt naudsynte kvalifikasjonar og opplæring.
Gevinstane ligg ofte i at desse organisatoriske endringane faktisk skjer. Eit godt implementert system automatiserer rutineoppgaver, betrar arbeidsflyt og reduserer tid brukt på manuelle prosessar.
I digitale løysingar er innsamling, handsaming, lagring og deling av data grunnleggjande, og har stor innvirkning på motivasjonen for vidare bruk av løysinga.
Leverandøroppfølging
Eit viktig fora er jamnlege statusmøter med leverandør for oppfølging av KPI-ar og forbetringar.
Ofte er leverandørar ein viktig samarbeidspart i ein gitt kontraktsperiode for å utvikle organsasjon og løysing. Det er avgjerande om kontrakta tar høgde for, og kan inkludere, kjøp av endringar som er naudsynte.
I kva grad løysinga skal integrerast med andre løysingar, heng saman om det er avtalt moglegheit for å ta i mot og dele data, til dømes gjennom opne API. Anskaffing av støtteverktøy kan vere del av ein større plan, slik utvikling av dataflyt internt i verksemda kan vere tema som takast opp med leverandør.