Før ein går til innkjøp av eit konkurranseverktøy (KGV) og eit kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV), er det avgjerande med grundige førebuingar. Denne sida gir deg ei oversikt over sentrale førebuingstrinn og tilrådingar.
Avklare behov
Ei grundig førebuingsfase er ein kritisk suksessfaktor for å lykkast med anskaffing og implementering av støtteverktøy som KGV og KAV. Gjennom gode førebuingar sikrar du at behova til organisasjonen blir tydeleg definerte, at marknaden blir forstått, og at anskaffinga blir gjennomført på ein effektiv og målretta måte. Dette inneber grundig kartlegging av behov, god kjennskap til marknaden, samt klare mål og brei forankring.
De bør gjennomføre ein grundig behovsanalyse som kan innebere:
Kartlegg dagens prosessar
- Korleis blir konkurransar gjennomførte og kontraktsoppfølging i dag?
- Kva verktøy blir brukte, og av kven?
- Kva fungerer godt og mindre godt?
- Kva utfordringar opplever brukarane og organisasjonen?
Identifiser forbetringsområder
- Er det behov for auka effektivitet, betre sporbarheit, sterkare etterleving av regelverk, betre datagrunnlag og styring eller forbetra brukaroppleving?
Få oversikt over brukarbehov og interessentar
- Kva behov har dei ulike brukargruppene?
- Kven bør bli involvert i prosessen, som innkjøparar, kontraktsforvaltarar, juridisk rådgivar, leiarar, økonomi-leiinga, arkivar, IT-avdelinga og eventuelle sluttbrukarar?
- Kva brukarhistorier eller scenarium bør bli utarbeida for å gjere behova tydelege?
Forankring og organisering
God forankring av prosjektet, i leiinga og hos aktuelle aktørar, er eit viktig suksesskriterium for å lykkast med dei nødvendige organisasjonsendringane som anskaffing av nye støtteverktøy inneber.
- Etabler ei prosjektgruppe: Sett saman ei tverrfagleg gruppe med representantar frå relevante einingar.
- Ha tydeleg rolle- og ansvarsfordeling: Avklar kven som har ansvar for avgjerder, fagleg innhald og teknisk vurdering.
- Sikre forankring i leiinga: Sikre at anskaffinga blir støtta av leiinga og at det blir sett av nødvendige ressursar.
Plan for gevinstrealisering og implementering
Allereie i førebuingsfasen er det viktig å planleggje korleis løysinga skal bli tatt i bruk, og kva gevinstar de ønskjer å oppnå. Ei god førebuing legg til rette for at både organisasjonen og brukarane opplever verdi frå investeringa.
- Gevinstanalyse: Kva gevinster er forventa – og korleis skal dei bli målt og realisert?
- Endringsleiing: Korleis blir organisasjonen førebudd på nye verktøy og prosessar?
- Opplæring og innføring: Kva trengst for å sikre god brukaradopsjon?
Løysingar
Det finst både integrerte løysingar og modulbaserte løysingar på marknaden for konkurransegjennomføring og kontraktsadministrasjon. Ved val av løysingar bør de vurdere:
- Heilheitleg arbeidsflyt: Korleis støttar løysinga opp under ein saumlaus prosess frå konkurranseutlysing til kontraktsoppfølging?
- Datagjenbruk og sporbarheit: I kva grad kan data bli overført og gjenbrukt mellom KGV og KAV?
- Modulbaserte løysingar: Vurder om organisasjonen ønskjer éi samla løysing eller separate verktøy frå ulike leverandørar.
Samarbeid
Ved anskaffing av støtteverktøy som KGV og KAV kan det vere formålstenleg å vurdere samarbeid med andre kommunar, fylkeskommunar eller offentlege verksemder:
- Felles behov gir stordriftsfordeler: Fleire offentlege aktørar har like behov for verktøy som støttar regelverk, digital dokumentasjon og kontraktsoppfølging. Eit samarbeid kan gi betre forhandlingsposisjon, meir robuste løysingar og lågare kostnader.
- Felles anskaffing eller rammeavtalar: Vurder om det finst eksisterande rammeavtalar (til dømes frå statlege innkjøpsorganisasjonar eller interkommunale selskap) som kan nyttast, eller om det er formålstenleg å gjennomføra ei felles anskaffing.
- Erfaringsdeling: Kommunar og verksemder som allereie har teke i bruk støtteverktøy, kan dele erfaringar og tilrådingar. Dette kan gi verdifull innsikt i både anskaffingsprosessen og implementeringa.
- Organisatorisk samarbeid: I tilfelle der fleire verksemder nyttar same system, kan ein også samarbeida om administrasjon, superbrukarstøtte og opplæring.
Slike samarbeid kan bidra til meir heilskaplege løysingar og redusert administrativ belastning for kvar enkelt verksemd, samtidig som dei fremjar standardisering og digital modnad i offentleg sektor.
Oversikt over leverandørmarknaden
Kunngjeringar til TED og Doffin må komme frå eit konkurranseverktøy (KGV). Det har dei siste åra vore fleire nykommarar til marknaden, og fleire andre lager varslingstenester.
Følgande konkurranseverktøy (KGV) har ein integrasjon til Doffin:
Marknadsdialog
Når du skal skaffa digitale støtteverktøy, er det avgjerande å forstå kva marknaden tilbyr og korleis løysingane passar inn i din organisasjons behov og arbeidsprosessar. Det finst mykje nyttig informasjon om marknadsdialog på DFØ sine sider om anskaffingsprosessen.
Start med dialog – få innsikt i kva marknaden tilbyr
Ved anskaffing av digitale støtteverktøy er det spesielt viktig å forstå funksjonalitet, brukaroppleving og tekniske krav. For å kartleggje og danne dykk eit oversiktsbilete kan de:
- gjennomføre marknadsdialog tidleg i prosessen – det kan du for eksempel gjere via:
- Request for Information (RFI)
- Digitale leverandørmøte
- Webinarer eller leverandørkonferansar
- publisere invitasjon til dialog på Doffin – for å sikre åpenheit og brei deltaking
- tilretteleggje for digital dialog – slik at leverandørar enkelt kan delta og demonstrere sine løysingar
- be om demonstrasjonar av verktøya – gjerne i form av video, testbrukar eller sandkassemiljø
- involvere fagpersoner og sluttbrukarar i dialogen slik at de får innsikt i korleis verktøya faktisk vil fungere i praksis
Kartlegg funksjonalitet og marknadstilbod
Dette vil gi eit godt grunnlag for å forme ut kravspesifikasjonen og vurdere kva løysingar som er mest relevante for organisasjonen din.
- Undersøk kva funksjonar som blir tilbodne som standard, og kva som krev tilpasning eller tilleggskjøp.
- Vurder korleis løysingane støttar arbeidsprosessar, uthenting av data, rapportering, analyse eller samhandling.
- Sjå etter brukarvenlegheit, fleksibilitet og moglegheit for vidareutvikling.
Vurder leverandørane og tekniske forhold
Når du har identifisert aktuelle leverandørar, bør du gjere ei heilskapleg vurdering:
- Sjekk referansar og eventuelt tidligare leveransar frå liknande verksemder eller sektorar.
- Vurder sikkerheit, datalagring og integrasjonsmoglegheiter med eksisterande system.
- Sørg for at løysinga oppfyller krav til personvern (GDPR) og informasjonstryggleik.
- Avklar support, vedlikehald og lisensmodellar tidleg.