Kva nytte gir støtteverktøy?

Støtteverktøy er eit samleomgrep for mange ulike tenester som tilbyr støtte i planlegging, gjennomføring og forvaltning av anskaffingane.

Nokre funksjonar må de ha. Andre funksjonar støttar opp under andre behov som kan gi auka effektivitet, betre prosess og god datakvalitet. Nokre leverandørar leverer A–Å-tenester, medan andre leverandørar har spesialisert seg på delar av prosessen, så det finst fleire variantar og kombinasjonar.

Kunngjeringer

Kunngjeringa er offentleg informasjon om anskaffinga. Gjennom å kunngjere anskaffinga oppfyller oppdragsgivar krava i samsvar med dei grunnleggjande prinsippa om konkurranse, likebehandling, føreseielege forhold og etterprøvbarheit. Formålet med å kunngjere er også å nå ut til ein stor marknad.

Jamfør anskaffingsforskrifta kapittel 22 skal ein bruke elektronisk kommunikasjon i anskaffingsprosessen. Dette inneber mellom anna at tilbod skal leverast elektronisk – noko som krev at du har eit eigna verktøy for å ta i mot og vurdere tilboda.

Digitalisering

eForms er det nye kunngjeringsformatet som regulerer offentlege anskaffingar over EØS-terskelverdi. EU innførte formatet som obligatorisk for kunngjering i oktober 2023. I Noreg vart eForms innført parallelt med ny versjon av Doffin, databasen for offentlege anskaffingar, og dei blir kontinuerleg vidareutvikla for å vareta regelverk for offentlege anskaffingar.

Innføringa av eForms er eit viktig framsteg i arbeidet med å digitalisere anskaffingsprosessen. Informasjon frå kunngjeringar gir meir data som kan sorterast og systematiserast i langt større grad. Dette gir betre grunnlag for å lede, styre og gjennomføre offentlige anskaffinger.

I praksis er eForms eit teknisk format som ligg under panseret på KGV-løysinga. Det er KGV-leverandørane si oppgåve å lage brukarvenlege, prosessorienterte grensesnitt som samlar den påkrevde informasjonen og presenterer den logisk for brukaren. eForms er eit komplekst format, og dette er ei stor og krevande oppgåve, men heilt sentral for å lukkast med forenkla og digital anskaffingsprosess.

Kva gjer eit KGV?

KGV si primære oppgåve er å leggje til rette for å overhalde regelverket, så effektivt som mogleg, og gjerne med samhandling mellom innkjøparar og leverandørar i konkurransefasen. Eit KGV må også kunne sende kunngjeringar om dei ulike fasane av anskaffinga til Doffin, t.d. kunngjering av konkurranse og kunngjering av inngått kontrakt. Det er ikkje alle fasane av ei offentleg anskaffing som er obligatorisk å kunngjere, likevel kan det vere ei føretrekt rutine å kunngjere i tidlege fasar og gjenbruke allereie kjend informasjon i neste og ev. obligatoriske kunngjøring.

KGV tilbyr grensesnitt for utfylling av kunngjeringar i ulike fasar av anskaffingsprosessen. KGV må oppfylla dei reguleringane som gjeld for anskaffingar over og under terskelverdi, gjennom eForms og dei norske tilpassingane.

Kva gjer eit KAV?

Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) er ei teneste som anten kan vere integrert i eit KGV, eller fungere som ei frittståande teneste. Føremålet med KAV-tenesta er å støtte verksemda i avtale- og kontraktsforvaltning.

Dei to viktigaste elementa er at systemet kan varsle når sluttdatoen for avtaleperioden nærmar seg, slik at verksemda kan planleggje neste anskaffing før avtalen eller kontrakten går ut. Det andre viktige elementet er verdien på avtalen, slik den er fastsett i kunngjeringa, anskaffingsdokumenta og kontrakten. For å unngå at verksemda overskrid avtaleverdien, kan informasjon om grenseverdi leggjast inn i KAV. Kvar faktura med kontraktsnummer registrert i KAV kan rapportere påløpte utgifter fortløpande, og sikrar dermed god kontroll for verksemda.

Dette er eit system som blir brukt til å administrere og følgje opp inngåtte kontraktar etter at konkurransen er avslutta. Det kan brukast til å setje varsel for viktige hendingar, registrere fakturaer og følgje opp leveransar. Dette verktøyet er ikkje absolutt nødvendig å skaffa, og det vil vere stor variasjon i kva kvar enkelt offentleg verksemd treng, ønskjer og har kapasitet og kompetanse til å følgje opp. Talet på aktørar i marknaden aukar, og DFØ tilrår å orientere seg om dagens status.

Om ein ønskjer å nytte ulike leverandørar til KGV og KAV, blir eigenskapar som integrasjon og dataflyt viktig for å kunne dele relevante data gjennom prosessen.

Kva seier lovverket?

Gjennom EØS-avtalen er Noreg forplikta til EUs regelverk om offentlege anskaffingar.

Hovudregelen er at alle anskaffingar som har anslått verdi over EØS-terskelverdiane, skal kunngjerast på minst eitt EU-språk på TED. Oppdragsgivaren skal kunne dokumentere kva dato kunngjeringa blir send Ted-databasen. Doffin sender oppdragsgivaren ei stadfesting på kva dato kunngjeringa blir send over til Ted-databasen. Fristberekninga i samsvar med minimum, i forskrifta kapittel 20, skal byrje dagen etter at kunngjeringa blir send over til Ted-databasen.

I samsvar med norsk lovverk så skal kunngjeringa også vere tilgjengeleg på norsk i Doffin. Sidan Noreg ikkje er eit medlemsland i EU, står norske oppdragsgivarar ansvarlege for at ei kunngjering over terskel er tilgjengeleg på norsk og minst eitt av dei andre formelle EU-språka før ei kunngjering kan bli publisert.

Doffin tilbyr ei gratis maskinell omsetjing. Juridisk er det EU-språket som er brukt, som er bindande for kunngjeringar over terskel, så kvalitetskontroll av det maskinelle forslaget til omsetjing er viktig.

Det er mange fordelar ved å kunngjere anskaffingar under EØS-terskelverdi òg, t.d. tilgang til data.

På nasjonale skjema (under terskel) er det norsk som er bindande.

Doffin formidlar til TED (Tender Electronic Daily) (eSender)

I samsvar med norsk regelverk er det berre Doffin som kan formidla kunngjeringar til TED, og derfor er Doffin einaste eSender i Noreg. Doffin nyttar same programmeringsgrensesnitt (APIer) som TED så langt det er mogleg for at det skal bli enkel og smidig flyt.

Nasjonale skjema

eForms regulerer skjema over terskelverdi. Under terskelverdi har Doffin eigne nasjonale skjema. Per i dag er dette klona versjonar av eForms 4, 16 og 29 til nye N4, N16 og N29. Dette er dermed skjema som kan sendast til Doffin, men som ikkje kan vidaresendast til TED.

§ 7-9. Klima- og miljøomsyn i offentlege anskaffingar

Alle oppdragsgivarar er pålagde å vurdera miljø og klima effektar av anskaffingane sine, og skal som hovudvekt vekte miljø minst 30 prosent ved tildeling.

Les meir om klima- og miljøomsyn i DFØ sin rettleiar til regler om klima- og miljøomsyn i offentlege anskaffingar.