Kartlegg kva krav som er nødvendige for verksemda di, og prioriter deretter kva som er viktigast. Hugs at fleire krav ikkje nødvendigvis gir ei betre anskaffing.
Spesifikasjonar, krav og kriterier
Funksjonelle og lovpålagte krav
Norsk forskrift og regelverk stiller nokre krav til leverandørar av konkurranseverktøy (KGV) som opererer i den norske marknaden. Når du skal kjøpe eit KGV, er det derfor viktig at du stiller riktige krav.
Nokre krav er du nødt til å stille:
Språk (må-krav)
Du som kjøper av eit KGV, må stille krav til at tenesta tilbyr støtte for å handtera minst to språk. Det kan også vere aktuelt å stille krav til at løysinga kjem med ei omsetjingsteneste som omset andre konkurransedokument i tillegg til kunngjeringa. Då er du ikkje avhengig av ei ekstern løysing for omsetjing (slik som Doffin).
Doffin og eForms (må-krav)
I samsvar med norsk regelverk er det berre Doffin som kan formidle norske kunngjeringar til TED, og Doffin er derfor den einaste tenesta med status «eSender» i Noreg. eForms er det einaste formatet som blir godteke av både Doffin og TED, både for over og under terskelverdi
Som kjøper av eit KGV må du derfor stille krav til at systemet er integrert mot Doffin sitt programmeringsgrensesnitt (API), og at alle kunngjeringar blir utforma i eForms.
ESPD (må-krav)
ESPD er ei eigenerklæring for kvalifikasjonskrav og eventuelle utveljingskriterium, og dessutan at det ikkje ligg føre avvisingsgrunnar. Skjemaet må fyllast ut i KGV, som igjen må vere i samsvar med gjeldende ESPD-spesifikasjon. Det finst ingen sentral ESPD-teneste i Noreg. Som kjøper av KGV må du derfor stille krav om at løysinga har ei integrert ESPD-teneste, som kan brukast både til å utforme førespurnader frå oppdragsgivarar og til å ta imot svar frå leverandørar.
Nokre krav bør du stille:
EHF
For å kunne digitalisere konkurransegjennomføringsprosessen bør konkurranseverktøyet kunne handtere eksport av maskinlesbare filer, slik at leverandøren kan bruke eigne system til å utforme tilboda sine. Døme på dette er EHF førespurnadskatalog, EHF tilbodskatalog og utforming av standard krav til kompetanse via EHF CV.
eBevis
eBevis er ei teneste for elektronisk innhenting av dokumentasjonsbevis for norske verksemder frå enkelte offentlege register. Bevisa blir henta inn via Altinn, basert på samtykke frå leverandør. Som kjøpar av KGV bør du stille krav til ei eBevis-teneste, og ta høgd for moglegheita for nye måtar å henta inn bevis på i framtida.
eCertis
eCertis er eit nettbasert oppslag frå EU som gir ei oversikt over gjeldande dokumentasjonsbevis frå dei ulike EU/EØS-landa.
Andre krav til kvalitet
Når du vurderer kvalitet i ei anskaffing av støtteverktøy som KGV og KAV, bør du sjå på fleire aspekt av løysinga. Desse spørsmåla kan hjelpa dykk å konkretisera og evaluera krava:
- Brukervennlighet
- Er løysinga enkel å forstå og bruke i praksis?
- Blir løysinga tilpassa ulike brukargrupper med ulik kompetanse og behov?
- Digital støtte
- Er det mogleg å eksportere og importere dataformat til og frå oppdragsgivar og leverandørar eller mellom konkurranseverktøyet og andre digitale system?
- Er løysinga oppdatert etter gjeldande standard av eForms (DFØ)?
- Kan du digitalt evaluera ulike delar av svara frå leverandørane i ein konkurranse?
- Kan fleire personar få tilgang til å arbeide i same digitale arbeidsflate?
- Gir løysinga støtte for automatisering og digitale prosesser?
- Bidrar løysinga til å redusere manuelle oppgåver?
- Strukturert informasjon
- Korleis sikrer løysinga at informasjon blir lagra og organisert på ein systematisk måte?
- Tilrettelegg løysinga for søk, deling og vidare bruk av data?
- Gjenbruk av data
- Kan data enkelt bli gjenbrukt i andre prosessar eller system?
- Er det lagt til rette for integrasjonar med eksisterande løysingar?
- Effektivisering av arbeidsprosessar
- Korleis bidreg løysinga til å forenkle eller effektivisere arbeidsprosessar?
- Reduserer løysinga tid, kostnader eller feilrisiko i arbeidet?
- Fleksibilitet og rapportering
- Tilbyr løysinga moglegheiter for fleksible rapportar og statistikk tilpassa ulike behov?
- Kan brukarane sjølv hente ut relevant informasjon utan avansert teknisk kunnskap?
- Tenestenivå, vedlikehald og feilretting
- Kva tenestenivå blir tilbydd (for eksempel responstid, opetid og support)?
- Fins det tydelege rutinar for vedlikehald, oppdateringar og feilretting?
Kontraktskrav
Det kan skje endringar på anskaffingsområdet, både i regelverket og som følgje av digitalisering. Det kan vere formålstenleg å stille enkelte krav som kontraktskrav i staden for krav som må vere oppfylt på anskaffingstidspunktet. Då unngår de å avvise leverandørar som ikkje har utvikla ny funksjonalitet endå.
Kravspesifikasjonen kan innehalde krav til utvikling som sikrar at tenesta blir vidareutvikla i takt med samfunnet. De kan be om eit vegkart for vidareutvikling av tenesta som dokumentasjon for eit slikt krav, og vil dermed kunna fange opp funksjonalitet som kan bli tilgjengeleg i kontraktsperioden. Dersom de ønskjer å stille krav til når leverandøren skal ha på plass endringane i løysinga si, kan de ta med klausular om dette i kontrakten.
Krav til samsvar med gjeldande regelverk
Det er viktig å krevje at løysinga til kvar tid har funksjonalitet i samsvar med krav i gjeldande regelverk på anskaffingsområdet og andre område med regelverk offentlege verksemder må forhalda seg til.
Krav til tryggleik under lagring av informasjon
Når KGV har fått eit dokument, til dømes førespurnad om deltaking i konkurransen, tilbod eller dokumentasjonsbevis, må løysinga ha funksjonalitet som sikrar desse i samsvar med regelverket:
- Innhaldet i tilboda skal holdast konfidensielt og beskyttast mot uautorisert innsyn under lagring.
- Ingen skal ha tilgang til innhaldet i dokumenta før fristen for mottak av tilbod eller førespurnader har løpt ut.
- Berre autoriserte personar skal deretter ha tilgang.
- Integriteten til dokumenta skal bli bevart.
- Forsøk på brot på reglane skal i tilstrekkeleg grad kunne sporast.
Personvern
KGV-leverandøren skal behandle personopplysningar på vegner av oppdragsgivar, og er databehandlar. Oppdragsgivar må derfor inngå ein databehandlaravtale med leverandøren av KGV.
Du som oppdragsgivar er behandlingsansvarleg,og må sørge for at behandlinga skjer i samsvar med personopplysningslova og personvernforordninga (General Data Protection Regulation).
Andre forhold å vurdere
Når ein stiller krav i ein anskaffingsprosess, er det viktig å sjå utover dei grunnleggjande funksjonelle krava. Nedanfor finn du døme på andre typar krav som kan vere relevante å inkludere, avhengig av behova og måla for verksemda.
Forretningskrav
Forretningskrav handlar om korleis løysinga støttar opp under det overordna målet for verksemda og rammevilkår:
- Leveranse- og anskaffingsplan – krav til planlegging og handtering av både planlagte og uforutsette behov
- Forvaltning – krav til korleis løysinga skal bli forvalta og videreutvikla over tid
- Kravstyring – tydelege rutiner for korleis krav skal bli dokumentert, fulgt opp og justert
- Informasjonstryggeleik – krav til beskyttelse av data og system
- Innovasjon – moglegheiter for utvikling av nye og betre arbeidsformer eller løysingar. Leverandørar er ein viktig samarbeidspart i ein gitt kontraktsperiode for å utvikle organisasjon og løysing. Det er avgjerande om kontrakta tar høgde for, og kan inkludere kjøp av endringar som er naudsynte.
- IKT-strategi – krav om at løysinga skal støtte og vere i tråd med den overordna IKT-strategien i verksemda
Brukarkrav
Brukarkrav handlar om korleis de ønskjer løysinga skal bli opplevd og brukt i praksis av tilsette og andre brukarar:
- Spend – gir moglegheit for oversikt og kontroll over innkjøpskostnader
- Analyse og rapportering – funksjoner for å hente ut data og lage analyser og rapportar
- Operativ gjennomføring av anskafingar – støtte for prosessar knytta til bestillinger og kjøp
- Integrasjonar – evne til å samhandle med andre system verksemda nytter
- Kategoristyring – støtte for styring og oppfølging av ulike vare- og tenestekategoriar
- Gevinstmåling og gevinstrealisering – moglegheit til å måle og følgje opp gevinstar frå anskaffingar
- Kontraktsforvaltning – funksjonalitet for å administrere og følgje opp kontraktar
- Brukargrensesnitt – eit intuitivt og brukarvenleg design som gjer systemet enkelt å ta i bruk
Kontrakt og statens standardavtaler
Konkurranseverktøy er døme på system der ein som oftast kjøper tilgang til ei løpande teneste, slik som standardsystem for rekneskap, lønn, faktura eller arkiv. Du kan bruke SSA-L for å kjøpe standardsystem som løpande teneste. Du får tilgang til systemet over internett. Systema kan vere sky-tenester eller såkalla ASP-tenester (Application Software Provider-tenester) som køyrer på ein server som blir drifta hos leverandøren. Les meir om SSA som ofte blir nytta ved kjøp av IT.
Vi set pris på synspunkta dine! Har du kommentarar eller forslag til korleis vi kan gjere rettleiaren betre, er du velkommen til å ta kontakt.
Ta kontakt om du har spørsmål og innspill om Doffin og støtteverktøy:
- doffin [at] dfo.no (doffin[at]dfo[dot]no)
Lisensmodell
Antall og type brukarar er gjerne eitt av priselementa i anskaffinga. De må derfor vurdere kva slags brukarbehov de har, og beskrive dette slik at leverandørane har eit grunnlag for sitt pristilbod.
Rettigheiter og tilganger kan variere mellom ulike verksemder, men eksempler på vanlege roller og tilganger er beskrivne nedanfor. Lista er ikkje uttømmande:
- Administrator
- Lesartilgang
- Redigering
- Evaluering av tilbod
Ulike lisensmodeller
Faste lisenser: Ofte har verksemda ein innkjøpseining med eit antall medarbeidarar som bør vere faste brukarar. Desse kan ha ulike tilganger, eller alle kan ha tilgang til alt.
Flytande lisenser: Det er vanleg at medarbeidarar i verksemda gjer eller deltek i anskaffingar enkelte gonger – kanskje det er behovshavarar som også handterer anskaffinga i KGV. Då er det ikkje ønskeleg å betale ein full lisens for alle desse som bruker KGV innimellom.
Tilgangsstyring: Det er viktig at systemet er i stand til å sette rettar og tilganger i tråd med verksemda sine rutiner for kven som har rettar og ansvar for kva i anskaffingssarbeidet. Fleire roller kan gjerne bli tildelt same person, men vi anbefaler tydelege rutiner for fordeling av tilganger som gjer det mogleg å publisere ei anskaffing, redigere anskaffingsdokument og inngå kontrakt.