3.1 Krav til system og rutine for krav til lønns- og arbeidsvilkår

Oppdragsgiver plikter etter anskaffelsesloven § 5a å ha en anskaffelsesstrategi, samt egnede rutiner for arbeidet med krav til lønns- og arbeidsvilkår i relevante anskaffelser.

Kontrollplikten etter anskaffelseslovens § 5i er nært knyttet til påseplikten etter forskrift om informasjons-, påseplikt og innsynsrett. Påseplikten krever at det iverksettes «systemer og rutiner for å undersøke og om nødvendig følge opp at allmenngjøringsforskrifter etterleves», jf. forskrift om informasjons-, påseplikt og innsynsrett § 6 fjerde ledd.

Det legges til grunn at det er et krav å etablere slike systemer og rutiner også for kravet til å føre nødvendig kontroll av anskaffelseslovens krav til lønns- og arbeidsvilkår (jamfør også Riksrevisjonenes revisjonsrapport om statlige virksomheters oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår i anskaffelser, rapport i Dokument 1 (2022 - 2023) punkt. 4.2). Kravet til anskaffelsesstrategi og rutiner etter anskaffelsesloven § 5a dekker dette kravet til å ha system og rutiner.  

3.2 Krav til anskaffelsesstrategi

Anskaffelsesloven § 5a pålegger oppdragsgiver å ha en anskaffelsesstrategi for å ivareta relevante samfunnshensyn. I anskaffelsesstrategien skal oppdragsgiver identifisere mål, for eksempel knyttet til å sikre anstendige lønns- og arbeidsvilkår i relevante kontrakter. Den skal bidra til at oppdragsgiver prioriterer å stille krav, kontrollerer at kravene etterleves og legger en langsiktig plan for arbeidet. Strategien skal være offentlig tilgjengelig.

Arbeidet med anskaffelsesstrategien forutsetter at oppdragsgiver kartlegger nåsituasjonen for å sikre at krav til lønns- og arbeidsvilkår ivaretas i relevante kontrakter.

Anskaffelsesstrategien kan for eksempel inneholde: 

• identifiserte risikoområder (for eksempel om det foreligger kontraktsarbeid som omfatter bransjer med utfordringer knyttet til arbeidslivskriminalitet mv.)
• prioritering av ressurser for arbeidet med å både stille krav til lønns- og arbeidsvilkår, samt gjennomføre nødvendig kontroll
• mål og KPI-er for oppfølging av arbeidet i virksomheten
• plan for kompetanseheving av innkjøpere og kontraktsforvaltere

3.3 Krav til rutiner

Rutinene sikrer at kravene til lønns- og arbeidsvilkår, kontroll og sanksjoner etterleves. Rutinene skal dokumenteres skriftlig.

Rutinene bør minst:

• dekke alle kravene i anskaffelsesloven §§ 5e, 5f, 5i og 5p og sikre at oppdragsgiver stiller kontraktsvilkår, herunder krav til dokumentasjon og egnede sanksjoner
• sikre at kravene til lønns- og arbeidsvilkår fremgår klart av anskaffelsesdokumentene
• beskrive oppfølging og gjennomføring av kontrollplikten: 
  • beskrive hvem (rolle) som har ansvar for å følge opp kontrakten
  • beskrive hyppighet og gjennomføring av risikovurdering av kontraktsporteføljen, samt utplukk av kontrakter med behov for grundigere risikovurderinger og eventuelt dokumentasjonsbasert kontroll
  • beskrive hvordan kontroll kan gjennomføres
  • beskrive hvordan eventuelle avvik skal følges opp og eventuelt sanksjoneres
  • beskrive hvordan oppfølging og kontroll skal dokumenteres

Eksempel på rutine for lønns- og arbeidsvilkår

Dokumenter gjerne system og rutiner i en konkurransestrategi, slik at det er tydelig hvem som er ansvarlig for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår for den aktuelle anskaffelsen. I konkurransestrategien kan du også inkludere vurderinger av risikoen for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår for den kontrakten oppdragsgiver skal inngå.