Kapittel 8
8. Oppdragsgivers dokumentasjonsplikt
I dette kapittelet finner du informasjon om dokumentasjon etter gjennomført kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår samt er oppfylt.
8.1 Oppdragsgivers dokumentasjonsplikt
Oppdragsgiver plikter å dokumentere risikovurderingen og eventuell etterfølgende dokumentasjonsbasert kontroll, jf. anskaffelsesloven § 5i første ledd første punktum.
Omfanget av dokumentasjonsplikten avhenger av utfallet av risikovurderingen. Dersom risikovurderingen avdekker lav risiko for en kontrakt, kan oppdragsgiver eksempelvis vise til sine rutiner samt kort angi hvilke momenter som er vurdert. Konklusjonen på vurderingen må fremgå av dokumentasjonen.
Dersom risikovurderingen avdekker høy risiko, og det derfor gjennomføres dokumentasjonsbasert kontroll, bør oppdragsgiver for eksempel dokumentere:
- momenter som er vurdert i risikovurderingen
- for hvilken periode kontrollen er gjennomført
- utplukk av ansatte og innleide til kontroll
- hvilken dokumentasjon som er innhentet fra leverandør eller underleverandør
- vurderingen av dokumentasjonen
- utfall av kontrollen
- eventuell sanksjonering av avvik
Oppdragsgiver bør etablere rutiner som sikrer at erfaringer og tidligere vurderinger av risikonivå på kontrakten og gjennomførte kontroller kan brukes i senere risikovurderinger. Slik dokumentasjon kan også legges til grunn dersom oppdragsgiver vurderer å avvise leverandøren ved senere anskaffelser.
Det bør utarbeides et notat eller en rapport etter at kontrollen er avsluttet. Notatet eller rapporten vil, sammen med en skriftlig risikovurdering, vise at oppdragsgiver har ivaretatt kontrollplikten etter anskaffelsesloven § 5i.
Dokumentasjonen vil også ligge til grunn for fremtidige kontroller, og som en erfaring som kan benyttes i fremtidige risikovurderinger av kontraktsforhold med denne leverandøren. DFØ anbefaler også at oppdragsgiver utarbeider et erfaringsdokument ved avslutning av kontrakten, hvor kontrollrapporten inngår. Mer informasjon om erfaringsdokument finnes på anskaffelser.no.
8.2 Tilsyn
Arbeidstilsynet og Havindustritilsynet fører tilsyn med at oppdragsgivere etterlever plikten til å stille krav til lønns- og arbeidsvilkår samt kravet til å føre nødvendig kontroll.
Arbeidstilsynet kan gi pålegg og treffe enkeltvedtak som er nødvendige for gjennomføring av bestemmelsen, og kan for eksempel gi pålegg, benytte tvangsmulkt, ilegge overtredelsesgebyr og helt eller delvis stanse en virksomhet. Arbeidstilsynet kan også kreve å få utlevert de opplysninger som de anser nødvendig for tilsynet.
Du kan lese mer om tilsyn og mulige reaksjoner på Arbeidstilsynets hjemmesider.
