Kapittel 6
6. Kontroll
I dette kapittelet finner du veiledning om kravet til å føre nødvendig kontroll med at krav til lønns- og arbeidsvilkår overholdes i kontraktsperioden.
Etter kontraktsinngåelse har oppdragsgiver plikt til å føre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår, herunder krav om obligatorisk tjenestepensjon og HMS-kort er oppfylt i kontraktsperioden.
Kontrollplikten bidrar til å motvirke arbeidslivskriminalitet og sosial dumping i forbindelse med offentlige kontrakter og sikrer anstendige arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid på de aktuelle kontraktene. Kravet til kontraktsvilkår om informasjons- og språkferdigheter omfattes ikke av kontrollplikten.
Krav til kontroll
Oppdragsgiver skal føre nødvendig kontroll av at kontraktsvilkårene som nevnt i §§ 5e første ledd, 5f første ledd, 5g og 5h overholdes. Risikovurderingen og etterfølgende dokumentasjonskontroll skal dokumenteres.
Leverandører og underleverandører skal på forespørsel utlevere nødvendig dokumentasjon til oppdragsgiver for å dokumentere overholdelse av kontraktsvilkår som nevnt i §§ 5e, 5f og 5g.
Anskaffelsesloven § 5i
6.1 Nødvendig kontroll
Kravet til at kontrollen skal være nødvendig, innebærer at oppdragsgiver skal gjennomføre risikobasert kontroll. Innhold og omfang av kontrollplikten avhenger derfor av risikoen for brudd på kontraktsvilkårene om lønns- og arbeidsvilkår.
Kontrollplikten gjelder bare de ansatte og innleide hos leverandøren eller underleverandøren som utfører arbeid på kontrakten når de medvirker til å utføre kontraktsarbeidet. Oppdragsgiver skal for eksempel ikke kontrollere hvilke lønns- og arbeidsvilkår de ansatte eller innleide har hatt tidligere, om de ansatte har hatt obligatorisk tjenestepensjon mv. før kontraktsinngåelse, eller hvilke lønns- og arbeidsvilkår de har når de ikke medvirker på kontrakten med oppdragsgiver.
For krav til lønns- og arbeidsvilkår etter § 5e pålegger forskrift om informasjons- og påseplikt bestiller en plikt til å påse at lønns- og arbeidsvilkår hos virksomhetens underleverandører er i overensstemmelse med gjeldende allmenngjøringsforskrifter (påseplikt). Påseplikten gjelder for bestilleren (oppdragsgiver anses som bestiller dersom leverandøren ikke benytter underleverandører).
Overholdelse av kontrollplikten etter anskaffelsesloven § 5i vil som det klare utgangspunkt også oppfylle påseplikten i tilfeller der disse pliktene overlapper for en offentlig oppdragsgiver.
6.2 Leverandørens og underleverandørs dokumentasjonsplikt
Leverandør og eventuelle underleverandør plikter på forespørsel å utlevere nødvendig dokumentasjon til oppdragsgiver for å dokumentere overholdelse av kontraktsvilkårene om krav til lønns- og arbeidsvilkår.
Dokumentasjonen må være egnet til å dokumentere at kontraktsvilkåret er oppfylt. Dette kan for eksempel være arbeidsavtaler, lønnsslipper, timelister, avtale om tjenestepensjon mv. Denne dokumentasjonen sikrer at oppdragsgiver kan gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår etterleves i kontraktsperioden.
Det er ikke tilstrekkelig med en egenerklæring eller lignende fra leverandøren. Dersom oppdragsgiver ønsker å innhente spesifikk dokumentasjon, som for eksempel avtaler om gjennomsnittsberegning av arbeidstid eller arbeidsplaner mv., bør dette kontraktsfestes.
6.2.1 Krav til personvern
Dokumentasjonen som innhentes i forbindelse med oppfølging og kontroll, kan inneholde personopplysninger om leverandørens og eventuelle underleverandørers ansatte. Personvernregelverket regulerer hvilke personopplysninger som kan utleveres og innhentes. Leverandøren kan kun utlevere, og oppdragsgiver kan kun motta, personopplysninger som er relevante og nødvendige for at oppdragsgiver kan kontrollere at de konkrete kontraktsvilkårene er oppfylt. Lovens § 5i gir oppdragsgiver nødvendig behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen for å kontrollere at kontraktsvilkårene om krav til lønns- og arbeidsvilkår etter §§ 5e og 5f overholdes innenfor virkeområdet til disse bestemmelsene.
6.2.3 Forholdet til kontrolletatene
Offentlige oppdragsgivere skal ikke etterforske mulige lovbrudd. Hvis det mistenkes at det foreligger lovbrudd, eller andre kritikkverdige forhold, bør Arbeidstilsynet, Skatteetaten eller politiet kontaktes.
Selv om et forhold anmeldes, eller en av kontrolletatene varsles, må oppdragsgiver fortsatt vurdere om det foreligger brudd på kontraktsvilkårene. I slike tilfeller må det vurderes om eventuelle kontraktsbrudd skal sanksjoneres i tråd med kontraktens bestemmelser.
6.3 Risikovurdering
Det første steget av kontrollplikten er å gjøre en risikovurdering.
Oppdragsgiver skal kartlegge og vurdere relevante kontrakter systematisk for å identifisere risiko for brudd på krav til lønns- og arbeidsvilkår. Fremgangsmåte, omfang og innhold må tilpasses virksomheten og de aktuelle kontraktene. Risikovurderingen skal dekke oppdragsgivers kontrakter som omfattes av anskaffelsesloven §§ 5e og 5f.
Basert på denne risikovurderingen må oppdragsgiver vurdere behovet for å gjøre mer dokumentasjonsbasert kontroll av kontrakten:
- Når risikovurderingen avdekker lav risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv., er det ikke nødvendig å gjennomføre ytterligere dokumentasjonsbasert kontroll. Kontrollen kan da avsluttes etter dokumentert risikovurdering. Selv om risikoen vurderes som lav, kan det skje brudd på kravene på et senere tidspunkt. Om skriftlighet og dokumentasjon, se punktet om Rapport etter kontroll.
- Når risikovurderingen viser middels risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv., kan oppdragsgiver vurdere om det bør gjennomføres en stikkprøvekontroll i form av en dokumentasjonsgjennomgang for enkelte arbeidstakere hos leverandøren. Dette kan for eksempel gjelde områder som peker seg ut i risikovurderingen, som for eksempel bruk av underleverandører. Ved en slik stikkprøvekontroll bør omfanget av kontrollen være mindre omfattende enn kontroll dersom risikoen er høy.
- Når risikovurderingen viser høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv., skal det gjennomføres mer kontroll. Oppdragsgiver skal da be leverandøren om å dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv. er oppfylt (dokumentasjonsgjennomgang).
Anskaffelsesloven § 5i gir ikke grunnlag for såkalt stedlig kontroll (kontroll på lokasjon). Kontroll etter anskaffelsesloven innebærer kun innhenting av dokumentasjon fra leverandør. Stedlig kontroll er derfor ikke nødvendig for å oppfylle kontrollplikten. Hvis oppdragsgiver likevel ønsker å gjennomføre stedlige kontroller, må dette kontraktsfestes.
Du finner mer veiledning om slike stedlige kontroller i DFØs veileder om beste praksis for kontraktsoppfølging.
Vi anbefaler at oppfølging og kontroll av krav til lønns- og arbeidsvilkår mv. i størst mulig grad gjennomføres sammen med den generelle kontraktsoppfølgingen. Det kan for eksempel være hensiktsmessig å ta opp oppfølgingen av kravene i statusmøter med leverandøren. Basert på leverandørens svar på egenrapporteringen eller annen informasjon, bør oppdragsgiver vurdere om det skal gjennomføres en ny risikovurdering av kontrakten.
Innhenting av informasjon før risikovurdering
DFØ anbefaler at oppdragsgiver bruker et egenrapporteringsskjema for å innhente informasjon som kan legges til grunn i risikovurderingen av kontrakten.
Før egenrapporteringsskjemaet sendes ut, kan oppdragsgiver søke i åpne registre for å bekrefte grunnleggende informasjon om leverandøren, og avdekke forhold som bør følges opp i risikovurderingen. Listen nedenfor er ikke uttømmende, og bør tilpasses den aktuelle kontrakten som skal følges opp.
Nøkkelopplysninger om leverandøren i Enhetsregisteret:
- Bekreft organisasjonsnummer og foretaksnavn i Enhetsregisteret.
- Sjekk selskapsform, registreringsdato sam forretningsadresse i Enhetsregisteret.
- Informasjon om nøkkelroller i selskapet.
- Sjekk registrert næringskode for å se om leverandøren opererer i bransjen som omfattes av kontraktsarbeidet.
- Registrert revisor.
Endringshistorikk:
Sjekk kunngjøringer om:
- navnebytte
- endret organisasjonsnummer
- bytte av revisor
Slike opplysninger kan gi indikasjoner på omorganisering for å unngå historikk om tidligere avvik.
Økonomi og kapasitet:
- Undersøk konkursregisteret for informasjon om konkurs eller konkurskarantene.
- Antall registrerte ansatte https://virksomhet.brreg.no/nb/oppslag/enheter.
Antall registrerte ansatte bør sammenholdes med oppdragets omfang. Et stort oppdrag hos en leverandør med få eller ingen registrerte ansatte kan tyde på utstrakt bruk av underleverandører eller innleie, og bør følges opp i egenrapporteringen og risikovurderingen.
Godkjenningsordninger:
- Sjekk Arbeidstilsynets oversikt over godkjente bemanningsforetak der dette er relevant.
- Sjekk om renholdsvirksomheten er godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister der dette er relevant.
- Sjekk om leverandør som tilbyr tjenester innenfor manuell bilpleie, hjulskift og hjullagring er godkjent av Arbeidstilsynet der dette er relevant.
Oppdragsgiver må være oppmerksom på at det kan skje endringer i risikobildet i løpet av kontraktsperioden.
Tegn på endringer som kan ha betydning i kontraktsperioden:
- flere og hyppigere klager på utført arbeid på kontrakten
- hyppige skifter av personell eller kontaktperson hos leverandøren
- om kontraktsarbeidet utføres til andre tidspunkter enn avtalt
- leverandøren endrer firmanavnet, men beholder organisasjonsnummer eller omvendt
- arbeidstilsynet ilegger leverandøren overtredelsesgebyr eller helt eller delvis stanser virksomhetens aktiviteter. Sjekk eventuelt eInnsyn
- medieoppmerksomhet om leverandørens forhold
Dette kan være signaler om at noe er galt, og i slike tilfeller bør det gjennomføres en ny risikovurdering av kontrakten. Resultatet kan være at risikonivået endrer seg fra lav til høy risiko.
Risikovurderingen skal dokumenteres skriftlig og arkiveres på samme sak som kontrakten, se kapittelet om "Rapport etter kontroll" nedenfor.
6.3.1 Årlige risikovurderinger av kontraktsporteføljen
DFØ anbefaler at virksomheten gjør årlige risikovurderinger av kontraktsporteføljen for å avdekke grunnleggende risikofaktorer som bør håndteres i kontraktsoppfølgingen. Kontrakter med høyest risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår m.v. bør prioriteres slik at virksomhetens ressurser kan benyttes mest mulig effektivt og målrettet. Basert på den overordnede risikovurderingen kan det utarbeides oppfølgings- og kontrollplaner. Omfanget av risikovurderingen av kontrakten kan tilpasses vurderingen av risiko på porteføljenivå.
6.3.2 Risikomomenter
Risiko avhenger av konkrete forhold. Det er derfor ikke mulig å angi alle risikofaktorer uttømmende. Enkelte risikofaktorer går imidlertid igjen:
Bransje
Risikoen for brudd på krav til lønns- og arbeidsvilkår er erfaringsmessig stor i enkelte bransjer. Dette gjelder spesielt for bransjer hvor det finnes allmenngjøringsforskrifter.
Underleverandører
Hvis leverandøren vil benytte underleverandører under utførelsen av kontraktsarbeidet, kan dette indikere høyere risiko. Dette kommer av at bruk av mange underleverandører gir deg mindre oversikt, og gjør det vanskeligere å følge med på hvordan de ansattes lønns- og arbeidsvilkår ivaretas. Oppdragsgiver må derfor skaffe seg kunnskap om hvordan leverandøren skal utføre kontraktsarbeidet og hvilke underleverandører som utfører arbeidet.
Utenlandske leverandører
Dersom det forventes at det vil være utenlandske leverandører, eller at underleverandøren vil bruke utenlandsk arbeidskraft under gjennomføringen av kontraktsarbeidet, kan dette tilsi behov for mer omfattende kontroll. Utenlandske arbeidstakere har erfaringsmessig dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det norske arbeidstakere har i tilsvarende arbeidsforhold. Dette til tross for at de tilbudte lønns- og arbeidsvilkårene er akseptable i hjemlandet.
Kontraktens verdi og varighet
- Kontrakter med stor verdi og lang varighet kan ha større risiko knyttet til brudd på lønns- og arbeidsvilkår enn kontrakter av mindre verdi og kortere varighet. Hvis kontraktsarbeidet er av et stort omfang, betyr det at det vil være mange arbeidstakere involvert under utførelsen av oppdraget. Dersom kontrakten i tillegg har lang varighet, kan dette indikere høyere risiko for brudd på regelverket.
- Risikoen for brudd på kravene kan likevel være høy i for eksempel bygge- og anleggskontrakter av kortere varighet dersom kontraktsarbeidet gjennomføres intensivt.
Innleid arbeidskraft
Er det en stor andel av innleid arbeidskraft, kan dette innebære høyere risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår.
Lave krav til formell kompetanse
Lave krav til formell kompetanse hos arbeidstakerne kan være en risikofaktor.
Tidligere erfaringer
Har oppdragsgiver anskaffet tilsvarende tjenester fra leverandøren tidligere, eller har kjennskap til leverandørens praksis vedrørende lønns- og arbeidsvilkår fra tidligere oppdrag, kan dette være viktig informasjon å ta med i risikovurderingen. Er oppdragsgiver kjent med at leverandøren tidligere har operert med lovlige lønns- og arbeidsvilkår, kan det tilsi at behovet for kontroll er mindre enn ved motsatt tilfelle.
6.4 Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår etter anskaffelsesloven § 5e
Dersom risikovurderingen viser at det er høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten, må oppdragsgiver gjennomføre kontroll av relevant dokumentasjon fra leverandøren og eventuelle underleverandører.
Disse dokumentene sier noe om de lønns- og arbeidsvilkårene som arbeidstakeren har:
- kopi av arbeidsavtaler
- lønnslipper
- timeregistreringer
- arbeidsplaner
- avtaler om kost og losji
Dokumentasjonen som kreves fremlagt, må gjelde for ansatte og innleide som utfører eller har utført arbeid på kontrakten. Dokumentasjonen må være egnet til å dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv. er oppfylt. Det er derfor ikke tilstrekkelig med en egenerklæring eller lignende fra leverandøren. Dersom oppdragsgiver ønsker å innhente spesifikk dokumentasjon, som for eksempel arbeidsavtaler og timelister, bør dette kontraktsfestes.
6.4.1 Kontrollutvalg og kontrollperiode
Utvalget for kontroll og lengde på kontrollperioden avhenger av kontraktens varighet og omfang. Kontrollperioden bør være avgrenset. Det bør innhentes dokumentasjon for et tilstrekkelig antall ansatte hos leverandøren eller underleverandøren. Hva som er tilstrekkelig, avhenger for eksempel av hvor mange arbeidstakere som har utført arbeid på kontrakten.
Utvalget som skal kontrolleres, kan være basert på en vurdering av risiko; kontrollen kan for eksempel konsentreres om underleverandører eller utenlandske arbeidstakere, mens i andre tilfeller kan det være hensiktsmessig med et tilfeldig utvalg.
Tips for utplukk av arbeidstakere for kontroll:
- Mannskapslister:
- I et bygg- eller anleggsprosjekt kan det tas utgangspunkt i oversiktslister og velge ut et representativt utvalg av arbeidstakere. I en renholdskontrakt kan oppdragsgiver be leverandøren om å oppgi navn på ansatte og innleide som utfører arbeid på kontrakten.
- De ansatte eller innleide som har jobbet mest:
- En mer generell tilnærming, uten å be om dokumentasjon for navngitte ansatte og innleide, kan for eksempel være å be om dokumentasjon for de som har jobbet mest på kontrakten i en aktuell periode.
- Underleverandører eller utenlandske arbeidstakere:
- Kontrollen kan også konsentreres om underleverandører eller utenlandske ansatte og innleide. Dette kan være aktuelt dersom risikovurderingen har avdekket risiko knyttet til disse gruppene.
- Tilfeldig utvalg:
- Andre ganger kan det være mer relevant med en mer generell tilnærming og ta et tilfeldig utvalg av ansatte og innleide som har arbeidet på kontrakten i en bestemt periode.
- Erfaring og tips:
- Utvalget kan noen ganger basere seg på lokalkunnskap, erfaring og tips.
6.4.2 Hva skal kontrolleres?
Hvis kontrakten gjelder en bransje som er omfattet av en allmenngjøringsforskrift, skal oppdragsgiver kontrollere at arbeidstakerne som utfører arbeid på kontrakten, får de lønns- og arbeidsvilkår som fremgår av den aktuelle allmenngjøringsforskriften.
For områder som er dekket av landsomfattende tariffavtale, skal oppdragsgiver kontrollere:
- bestemmelser om minste arbeidstid i den landsomfattende tariffavtalen
- lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg
- dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad tariffavtalen har slike bestemmelser
Begrepet "minste arbeidstid" er ikke nærmere definert i anskaffelsesloven, men er forstått og praktisert slik at regelverket sikter til mer fordelaktig arbeidstid, typisk ukentlige arbeidstid i timer i de landsomfattende tariffavtalene.
Arbeidsmiljøloven krever at det skal inngås en skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Gjennom innsyn i arbeidsavtalene får oppdragsgiver informasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til den enkelte ansatte eller innleide som har utført arbeid på kontrakten. Oppdragsgiver kan bruke denne informasjonen ved kontroll av ansatte og innleides lønns- og arbeidsvilkår. Oppdragsgiver skal ikke kontrollere at arbeidsavtalene oppfyller kravene i arbeidsmiljøloven. Hvis det mangler relevante opplysninger om arbeidsvilkårene, kan leverandøren bes om å dokumentere de opplysningene som mangler. I tillegg kan leverandøren gjøres oppmerksom på at arbeidsavtalen ikke tilfredsstiller lovens krav, og det kan eventuelt meldes fra om dette til Arbeidstilsynet.
Du finner maler for arbeidsavtaler på Arbeidstilsynets sider.
6.4.3 Kontroll av lønn
Oppdragsgiver må først finne ut hvilken allmenngjøringsforskrift eller tariffavtale som gjelder for den bransjen som omfattes av kontraktsarbeidet:
- På Arbeidstilsynets nettside finnes det en oversikt over hvilke bransjer som er dekket av en allmenngjøringsforskrift.
- Dersom det ikke foreligger noen allmenngjøringsforskrift som dekker arbeidet som omfattes av kontrakten, må oppdragsgiver finne ut hvilken landsomfattende tariffavtale som er relevant for kontraktsarbeidet. Oppdragsgiver kan be om at leverandøren oppgir hvilken tariffavtale som de lønner i henhold til, i egenrapporteringsskjema eller lignende. Det kan fremgå informasjon om tariffavtaler i arbeidsavtalen.
Du finner en oversikt over gjeldende allmenngjøringsforskrifter på Arbeidstilsynets hjemmesider.
For å finne landsomfattende tariffavtaler kan for eksempel partene i arbeidslivet kontaktes. Du kan også søke på lovdata.
Det finnes også informasjon på hjemmesidene til partene i arbeidslivet, se for eksempel på hjemmesidene til Fellesforbundet.
For å sikre korrekt grunnlag for kontrollen må oppdragsgiver sjekke at virkeområdet for den tariffavtalen som leverandøren har oppgitt, dekker arbeidet som utføres på kontrakten.
Etter regelverket skal oppdragsgiver bare kontrollere hvilke lønns- og arbeidsvilkår som gjelder for den perioden kontraktsarbeidet pågår. Det er derfor ikke relevant hvilke lønns- og arbeidsvilkår arbeidstakerne har hatt på tidligere oppdrag eller får på kontrakter med andre oppdragsgivere.
Oppdragsgiver må kontrollere innhentede lønnslipper opp mot arbeidsavtalen og den allmenngjøringsforskriften eller landsomfattende tariffavtalen som leverandøren baserer sine lønns- og arbeidsvilkår på.
Arbeidsmiljøloven krever at arbeidstakeren skal ha en skriftlig oppgave som viser:
- beregningsmåten for lønnen
- beregningsgrunnlaget for feriepenger
- hvilke trekk som eventuelt er foretatt
Dette gir oppdragsgiver mulighet til å kontrollere om arbeidstakerens lønn tilfredsstiller kravene til lønns- og arbeidsvilkår.
Kontrollgrunnlag lønn:
- gjeldende allmenngjøringsforskrift for den aktuelle bransjen
- landsomfattende tariffavtale med et virkeområde som gjelder for kontraktsarbeidet
Oppdragsgiver må avgjøre hvilken allmenngjøringsforskrift eller landsomfattende tariffavtale som gjelder for kontrakten for å finne ut hvilke lønns- og arbeidsvilkår som gjelder for den kontrakten som skal kontrolleres.
Oppdaterte satser kan finnes ved søk på lovdata eller på Arbeidstilsynets nettside. Du finner også informasjon om hvilken allmengjøringsforskrift eller landsomfattende tariffavtale leverandøren har lagt til grunn i egenrapporteringsskjemaet.
Dokumentasjon:
- arbeidsavtale
- timeliste
- arbeidsplaner
- lønnsslipper
Kontroll:
- Er den avtalte lønnen minimum i samsvar med gjeldende tariffavtale eller allmenngjøringsforskrift?
- Er det samsvar mellom timelister og timer på lønnsslippen?
- Stemmer timelønn og eventuelle tillegg oppgitt på den enkelte arbeidstakers lønnsslipp med arbeidsavtalens opplysninger om timelønn og tillegg?
- Sjekk om den ansatte eller innleide etter arbeidsplanen er satt opp til arbeid, eller har arbeidet i perioder, hvor de har krav på tillegg etter allmenngjøringsforskriften eller den landsomfattende tariffavtalen.
- Sjekk at timeantallet for tilleggsberettiget arbeid er det samme i arbeidsplanen som i timeregistreringen. Dersom det ikke er samsvar, bør leverandøren bes om å dokumentere forholdet.
- Dersom det er fastsatt flere minstelønnssatser i allmenngjøringsforskriften eller i den landsomfattende tariffavtalen (basert på alder eller erfaringsnivå), vil dette føre til at størrelsen på tillegget kan bli ulikt for ulike arbeidstakere.
- Er beregning av overtidstimer og overtidsgodtgjørelse i samsvar med gjeldende allmenngjøringsforskrift eller landsomfattende tariffavtale?
Last ned sjekkliste
Ved mistanke om brudd - er utbetalt lønn i samsvar med lønnsslippen? Dette kontrollpunktet fordrer at oppdragsgiver har kontraktsfestet rett til å få utlevert leverandørens bankutskrift. I slike tilfeller må det sikres at leverandøren sladder sensitive personopplysninger som ikke har betydning for gjennomføring av kontrollen og av personopplysninger om andre arbeidstakere som ikke omfattes av kontrollen.
Husk å kontrollere at timelisten og lønnsslippen gjelder for arbeid utført i samme måned.
Det kan være lurt å involvere HR-avdelingen eller lønns- og personalavdelingen i din virksomhet ved innhenting og tolkning av dokumentasjon som for eksempel arbeidsavtaler, lønnslipper og timeregistreringer. I mange tilfeller kan disse også bistå med hjelp i eventuelle arbeidsrettslige tolkninger.
Eksempel
Lillevik kommune har tildelt en kontrakt om bygging av ny skole til Skoleentreprenøren AS. Entreprenøren benytter tre underleverandører: Rør AS, Tømrer AS og Murer AS. Kommunen har gjennomført en risikovurdering som viser at det er høy risiko for brudd på lønns- og arbeidsvilkår knyttet til bruken av underleverandørene. Kommunen må derfor gjennomføre mer kontroll.
Trinn 1: Innhenting av dokumentasjon
Kommunen henvender seg til hovedleverandøren og ber om en oversiktsliste som viser hvem som arbeider på byggeplassen. På bakgrunn av denne velger kommunen ut ansatte og innleide som skal kontrolleres, og kontakter de respektive underleverandørene.
Kommunen ber om følgende dokumentasjon for den siste måneden:
- arbeidsavtaler
- lønnslipper
- timeregistreringer
- eventuelle avtaler om kost og losji
Alle tre underleverandørene opplyser at ingen av arbeidstakerne overnatter utenfor hjemmet i forbindelse med prosjektet, og at det derfor ikke foreligger slike avtaler.
Merk: Oppdragsgiver bestemmer selv hvilke arbeidstakere som skal kontrolleres, og for hvilken periode. En periode på én til tre måneder er ofte hensiktsmessig. Kontrollør må vurdere hvor grundig kontrollen bør være i det konkrete tilfellet.
Trinn 2: Gjennomføring av kontrollen
Kontrollen gjennomføres for én utvalgt arbeidstaker hos hver av de tre underleverandørene. Fremgangsmåten er den samme i alle tilfeller: kontroller arbeidsavtalen først, deretter lønnsslippen, og til slutt timeregistreringen.
Murer AS – Oskar Smith
Arbeidsavtalen viser at Oskar er ansatt som murer. Kommunens ser at den avtalte timelønnen er noe lavere enn gjeldende minstelønn, men merker seg at arbeidsavtalen er fem år gammel. Siden allmenngjøringsforskriften opererer med ulike satser for faglærte og ufaglært, må kommunen finne ut hva som er riktig i dette tilfellet. Av forskriften fremgår det at faglært arbeidstaker er en med offentlig godkjent fag- eller svennebrev eller tilsvarende kompetanse. Kommunen vurderer at Oskar, som er ansatt som murer, er faglært og skal lønnes deretter.
Lønnsslippen viser at Oskar har fått betalt for 150,5 timer denne måneden, til en timelønn som tilsvarer gjeldende minstelønnssats for faglærte. At arbeidsavtalen angir en lavere lønn, er ikke i seg selv et avvik – det er den faktiske lønnen utbetalt i perioden, som kontrolleres.
Timeregistreringen bekrefter at Oskar har arbeidet 150,5 timer i perioden.
Konklusjon: Oskar har mottatt korrekt lønn.
Tømrer AS – Knut Gran
Arbeidsavtalen viser at Knut er ansatt som tømrer med fagbrev, og skal dermed ha lønn som faglært. Arbeidsavtalen angir en månedslønn, ikke timelønn.
Lønnsslippen bekrefter at Knut har mottatt den avtalte månedslønnen, men kommunen kan ikke på dette grunnlaget alene vurdere om minstelønnskravet er oppfylt – det krever kjennskap til antall arbeidede timer.
Timeregistreringen brukes til å beregne timelønn: månedslønnen divideres på antall registrerte timer. Utregningen viser at timelønnen er i tråd med gjeldende minstelønn for faglærte.
Konklusjon: Knut har mottatt korrekt lønn.
Rør AS – arbeidstaker under 18 år
Arbeidsavtalen viser stillingstittel hjelpearbeider og en timelønn som ved første øyekast ser ut til å ligge under minstesatsen for ufaglærte. Kontrollør merker seg imidlertid at arbeidstakeren er under 18 år.
Lønnsslippen og timeregistreringen bekrefter at utbetalt timelønn og antall timer stemmer overens med arbeidsavtalen.
Kommunen sjekker forskriften på nytt og finner at det gjelder en egen, lavere sats for arbeidstakere under 18 år. Den utbetalte lønnen er i tråd med denne satsen.
Konklusjon: Arbeidstakeren har mottatt korrekt lønn.
6.4.4 Kontroll av arbeidstid
Oppdragsgiver skal kontrollere bestemmelser om minste arbeidstid i gjeldende allmenngjøringsforskrift som er dekkende for kontraktsarbeidet eller i landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransjen. Kontrollplikten gjelder ikke kontroll av arbeidstid etter arbeidsmiljøloven kapittel 10.
Arbeidsmiljøloven krever at det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Denne oversikten er godt egnet for å vurdere om det er samsvar mellom timelistene og timer på lønnsslippene, og oversikten bør derfor innhentes fra leverandøren og eventuelle underleverandører.
Oppdragsgiver kan kontraktsfeste at leverandøren og eventuelle underleverandører plikter å føre timelister som minimum viser dato og klokkeslett for arbeidets begynnelse og slutt, varighet på lovpålagte pauser og det totale antall arbeide timer per dag og per uke. Det bør fremkomme tydelig hvilke oppdrag timene gjelder for.
Kontrollgrunnlag arbeidstid:
Dokumentasjon:
- informasjon om leverandørens timeregistreringssystem
- eventuelle rutinebeskrivelser vedrørende timeregistrering hos leverandøren
- timelister
- aktuell landsomfattende tariffavtale eller allmenngjøringsforskrift
Kontroll:
- Er det samsvar mellom timelistene for den enkelte arbeidstaker og den registrerte oversikten over arbeidede timer for arbeidstakeren?
- Finnes det bestemmelser om arbeidstid i den landsomfattende tariffavtalen eller allmenngjøringsforskriften som gjelder i dette tilfellet?
Last ned sjekkliste
6.5 Kontroll av krav om obligatorisk tjenestepensjon (OTP)
Dersom risikovurderingen viser at det er høy risiko for brudd på kontraktsvilkårene, skal oppdragsgiver gjennomføre kontroll av relevant dokumentasjon fra leverandøren og eventuelle underleverandører. I slike tilfeller er det ikke tilstrekkelig å bare gjøre en risikovurdering.
6.5.1 Når gjelder kravet til å ha OTP?
Kravet gjelder i den utstrekning leverandøren er forpliktet til å ha en tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Kravet gjelder ikke for utenlandske virksomheter med utsendte arbeidstakere i Norge, jamfør arbeidsmiljøloven § 1–7 og forskrift om utsendte arbeidstakere § 2.
Leverandøren skal opprette pensjonsordning for sine ansatte når minst ett av disse vilkårene er oppfylt:
- Foretaket har minst to ansatte, og begge har en arbeidstid og lønn som utgjør 75 prosent eller mer av en full stilling.
- Foretaket har minst én arbeidstaker som ikke har eierinteresser i foretaket, og en arbeidstid og lønn som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling.
- Foretaket har personer som hver har en arbeidstid og lønn som utgjør 20 prosent eller mer av full stilling, og som til sammen utfører arbeid som tilsvarer minst to årsverk.
Leverandøren skal opprette en avtale om OTP med en godkjent pensjonsinnretning slik som bank, livsforsikringsselskap, pensjonskasse, innskuddspensjonsforetak eller forvaltningsselskap for verdipapirfond.
Hvis leverandøren plikter å ha pensjonsordning etter OTP-loven, gjelder pensjonsordningen for arbeidstakere som:
- er pliktig medlem av folketrygden
- har fylt 13 år
- har inntekt som overstiger grensene for rapporteringspliktig lønn i a-meldingsordningen. Grensen er kr 1000 eller kr 10 000 om leverandøren er en skattefri organisasjon
6.5.2 Hva skal kontrolleres?
Oppdragsgiver må kontrollere at leverandøren har inngått gyldig avtale om OTP med en pensjonsinnretning (leverandøren av pensjonsordningen).
Oppdragsgiver skal også kontrollere at arbeidstakerne som utfører arbeid på kontrakten, er innmeldt i OTP-ordningen, forutsatt at den ansatte omfattes av OTP-ordningen. Det er leverandøren som må dokumentere at eventuelle arbeidstakere ikke omfattes av ordningen.
Relevant dokumentasjon kan være:
- avtalen med pensjonsinnretningen (pensjonsleverandøren) som viser at leverandøren har OTP for aktuelle ansatte
- faktura med vedlegg som viser at ansatte som har utført arbeid på kontrakten omfattes av OTP-avtalen
- liste over arbeidstakere som har utført arbeid på kontrakten
Dokumentasjonen må vise at avtalen med pensjonsinnretningen er gyldig. Det er ikke tilstrekkelig med et tilbud om OTP-ordning fra en pensjonsinnretning. Dokumentasjonen må også vise at relevante arbeidstakere er innmeldt i ordningen. Dersom enkelte arbeidstakere ennå ikke fremkommer av siste faktura eller lignende dokumentasjon, må leverandøren dokumentere på annen måte at arbeidstakeren er innmeldt i ordningen.
Bruk oversiktslisten som føres i medhold av byggherreforskriften til å skaffe oversikt over arbeidstakere som har utført arbeid på kontrakten.
Oppdragsgiver skal ikke kontrollere at det avsettes pensjon for den enkelte arbeidstaker, og at innmeldte opplysninger om inntektsforhold med videre er riktige.
Oppdragsgiver bør sikre at leverandøren sladder personopplysninger om ansatte som ikke utfører arbeid på kontrakten, fra dokumentasjonen som innhentes. Vi anbefaler at dette gjennomgås med leverandøren etter kontraktssignering (for eksempel under oppstartsmøtet).
6.5.3 Last ned sjekkliste ved kontroll av obligatorisk tjenestepensjon (OTP)
6.4 Kontroll av HMS-kort
I kontrakter der leverandøren skal utføre bygge- eller anleggsarbeider eller renholdstjenester som er omfattet av CPV-kode 90910000 (rengjøring), skal oppdragsgiver kontraktsfeste krav om HMS-kort i samsvar med forskrift om HMS-kort på bygge- og anleggsplasser og forskrift om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter om kjøp av renholdstjenester.
Alle virksomheter som tilbyr renholdstjenester og bygge- og anleggsarbeider, skal sørge for at arbeidstakerne har gyldig HMS-kort. Kravet gjelder for både norske og utenlandske arbeidstakere.
HMS-kortet viser hvem arbeidstakeren er, og hvilken virksomhet vedkommende jobber for. Kortet bekrefter at både virksomheten og arbeidstakeren er registrert i nødvendige offentlige register.
HMS-kortet skal bæres godt synlig, og skal på oppfordring fremvises. HMS-kortet skal inneholde følgende opplysninger på norsk og engelsk:
- navn på arbeidsgiver eller enkeltpersonforetak
- organisasjonsnummer for registreringspliktige virksomheter
- navn på kortinnehaveren
- bilde av kortinnehaveren
- kortinnehaverens fødselsdato
- utstedelsesdato
- kortnummer
- navn på utsteder av kortet
Du kan lese mer om HMS-kort på Arbeidstilsynets sider.
6.4.1 Kontroll
Oppdragsgiver skal kontrollere at leverandørene oppfyller kravene til HMS-kort, eksempelvis ved å be om dokumentasjon på at enhver som plikter det, innehar HMS-kort. For renholdskontrakter må det kontrolleres at leverandøren er godkjent av Arbeidstilsynet.
Kontrollplikten oppfylles for eksempel ved at det fremlegges kopi av HMS-kortene, eller ved at HMS-kortene fremvises på lokasjonen hvor arbeidet utføres. Du kan sjekke gyldighet på HMS-kort her. Arbeidstilsynet har utarbeidet en sjekkliste for kontroll av HMS-kort for renholdstjenester.
Oppdragsgiver skal dokumentere kontrollen skriftlig, jamfør kapittelet om "Rapport etter kontroll".
6.4.2 Last ned sjekkliste ved HMS-kontroll
6.5 Oppfølging av krav til informasjonsplikt og språkferdigheter
I kontrakter der leverandøren skal utføre bygge- og anleggsarbeider, skal oppdragsgiver kontraktsfeste krav om informasjonsplikt og språkferdigheter i samsvar med forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser (byggherreforskriften) § 19 og 19a.
Informasjon skal foreligge slik at den enkelte arbeidstaker forstår informasjonen godt. Dette gjelder for eksempel informasjon om:
- planer og rutiner for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø
- sikkerhetsopplæring
- verneprotokoller
- sikkerhetsinstrukser
- sikkerhetsdatablader
- varselsskilter
- bruksanvisninger for verktøy og arbeidsutstyr mv.
Kravet til språkferdigheter innebærer at leverandøren skal sørge for at arbeidstakerne og innleide arbeidstakere i virksomheten kan kommunisere på en slik måte at kommunikasjonen ikke utgjør en sikkerhetsrisiko. Leverandøren plikter å sørge for at minst én av de utførende arbeidstakerne og innleide arbeidstakerne på ethvert arbeidslag på bygge- eller anleggsplassen skal, når det er nødvendig for å ivareta sikkerhetshensyn, kunne forstå og gjøre seg forstått på et språk de andre på arbeidslaget forstår og kan gjøre seg forstått på.
Oppdragsgiver kan be om at leverandøren dokumenterer at kravet til språkferdigheter og informasjonsplikt er oppfylt, men det foreligger ikke en forpliktelse etter forskriften til dette. Det kan for eksempel være å innhente dokumentasjon som viser at planer og instrukser foreligger på arbeidstakernes morsmål, såfremt arbeidstakerne ikke forstår norsk eller engelsk.
