Ta imot tilbod

Tilbod skal leverast inn elektronisk.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endra: 26. okt 2019

Ta imot tilbod

Tilbod skal mottas innen fristen som er satt av oppdragsgiver , med dato og klokkeslett. Tilbod som mottas etter denne fristen skal avvises. Det er ikkje rom for å vurdere denne fristen i ettertid av hensyn til det grunnleggende prinsipp om forutberegnelegheit. Det er leverandørens ansvar å sende inn tilbodet i tide.

Hovudregelen etter dei nye anskaffingsreglane er at tilboda skal leverast inn elektronisk. Det betyr at både oppdragsgivar og leverandørar må ha tilgang til systemløysingar for elektronisk tilbodsinnlevering, sjå sida Kontrakt og kontraktsvilkår.

Det er mulig i visse unntakstilfelle at oppdragsgiver tillater at tilbudene blir levert skriftlig, jfr FOA § 22-4. Dette er en unntakshjemmel der feks filformatene ikke er alminnelig tilgjengelig eller ikke kan behandles av alminnelig tilgjengelig programvare, der det er lisensordninger som ikke kan gjøres tilgjengelig over internett, der det skal levers fysiske modeller mv. Tilboda skal vere leverte på den adressa og innan den fristen som er sagt i konkurransegrunnlaget.

Foreligg det avvisingsgrunnar?

Etter at du har mottatt alle tilboda og tilbodsfristen har gått  ut, må du før du begynner å vurdere tilboda, vurdere om det ligg føre nokre avvisingsgrunnar, jf. § 9-6 og § 28-4. Dette skal gjerast utan ugrunna opphald og så snart du har høve til å oppdage eventuell avvisingsgrunn. Det kan vere avvisingsgrunnar av leverandøren og av tilbodet. Leverandøren skal informerast så snart som råd med ei grunngjeving, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 9-7 og § 24-10.

Avvisingsgrunnar av leverandøren.

  • Oppfyller leverandøren de formelle kravene og kvalifikasjonskravene du har stillet i konkurransen? For anskaffingar der det er nytta ESPD skjema, er det nok å sjå kva leverandøren har svart på skjemaet, med mindre noko er uklart og du bør be om utfyllande informasjon.
  • Er det andre grunner til å vurdere avvisning av leverandøren? (i tillegg til å oppfylle kvalifikasjonskravene kan det være plikt til å avvise leverandører som ikke har oppfylt sine forpliktelser til å betale skatt, som er under insolvensbehandling, som har begått alvorlige eller gjentatte brudd på bestemmelser om miljø, arbeidsforhold mv). Sjå meir under punktet 3 vurdering av kvalifikasjonar.

Avvisingsgrunnar av tilbodet, jf FOA § 24-8:

Skal avvisningsgrunnar:

  • dersom tilbodet er levert for sent (dvs ikkje levert innen tilbodsfristen) plikter du å avvise tilbodet.
  • dersom tilbodet er levert av ein leverandør som ikkje er invitert til å gi inn tilbod (i avgrensa konkurransar)? Viss ja, skal tilbodet avvisast.
  • dersom tilbodet ikkje kan ansees bindande
  • dersom tilbodet er unormalt lavt av di dei ikkje oppfyll krav til miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold mv, jf FOA § 24-9

Valfrie avvisningsgrunnar, bla a

  • dersom tilbodet innehald avvik frå anskaffingsdokumenta eller er uklare
  • dersom tilbodet er unormalt lavt av andre grunnar
  • overstig oppdragsgjevers budsjett som er dokumentert fastsett forut for konkurransen

Nokre av forholda lar seg relativt raskt avdekke, mens andre forhold først lar seg avdekke etter å ha lese tilboda grundig, bedt om supplerande/utfyllande dokumentasjon eller fått informasjon frå anna hald. Tilboda kan avvisast heilt fram til kontrakten er underteikna.

Ulovlig konkurransesamarbeid - blir du lurt?

Anbudssamarbeid er blandt de mest alvorlige former for økonomisk kriminalitet. Anbudssamarbeid innebærer at konkurrenter samarbeider om priser og vilkår før de leverer inn tilbud til oppdragsgiver, eller blir enige om at en eller flere ikke inngir tilbud i den konkrete konkurransen fordi de har avtalt at de deler markedet seg imellom. Offentlige anskaffelser utgjør store summer og det er derfor fristende for noen leverandører å profitere på det.

Konkurransetilsynet har utarbeidet en liten veileder med tips for hva du kan gjøre og hva du bør se etter. Konkurransetilsynet oppfordrer deg til å ta kontakt dersom du har mistanke om ulovlig anbudssamarbeid.

Konkurransetilsynet har også laget en liste på 10 faresignaler du bør se etter:

  1. Det kommer sjelden tilbud fra virksomheter det er naturlig å forvente at det kommer inn tilbud
  2. Unaturlig høy pris på tilbudene
  3. Vesentlig fall i prisnivået hos etablerte virksomheter ved tilbud fra en ny konkurrent
  4. Samme virksomhet leverer nesten slltid det beste tilbudet selv om det ikke er spesielle grunner til det
  5. Tilbudene fra konkurrerende virksomheter er nesten identisk bygget opp
  6. En virksomhet avslører detaljkunnskap om tilbudet til en konkurrent før tilbudsfristen
  7. Bare en bedrift deltar på tilbudsbefaringen selv om flere bedrifter leverer inn tilbud
  8. Det er stor prisforskjell og/eller kvalitetsforskjell på vet vinnende tilbudet og de andre tilbudene
  9. To eller flere bedrifter skifter på å gi det beste tilbudet etter et fast mønster
  10. Det vinnende tilbudet bruker stort sett konkurrentene sine som underleverandører

Hva bør du gjøre?

Ta kontakt med konkurransetilsynet dersom du har spørsmål eller mistanke om at "det skjer noe". Konkurransetilsynet har en tipstelefon.

Ikke diskuter mistankene dine med noen av de involverte virksomhetene. Ta vare på skriftlig materiale og kommunikasjon med de involverte virksomhetene.

Kva gjer du om du berre har eit gyldig tilbod?

Om du berre får inn eit tilbod, kan du velje om du vil inngå kontrakt med leverandøren viss du finn tilbodet godt nok. Det same gjeld der du har fått inn fleire tilbod, men berre står att med eit , då resten av tilboda er avviste, jf. FOA § 9-4 - § 9-6 for del II  og kapittel 24 for del III. Det kan vere sakleg grunn for å avlyse ein konkurranse når ein berre har eit tilbod, då ein ikkje kan samanlikne tilbod når det gjeld pris og andre element i tilboda. Konkurransen kan då sjåast på som mislukka, jf. FOA § 10-1 og § 25-1.

For anskaffingar som er kunngjort etter FOA del III og der alle tilboda er forkasta, kan du og vurdere om det er hensiktsmessig å gå over til konkurranse med forhandling utan kunngjering, jf. FOA § 13-3. Då må du invitere alle leverandørar som er avviste og som oppfylte dei formelle krava i konkurransen, men det er ikkje høve til å gjere vesentlege endringar i kravsspesifikasjonar eller kontraktsvilkåra. Du kan ikkje invitere nye leverandørar når du går over til konkurranse med forhandling utan kunngjering.

For anskaffingar som er kunngjort etter FOA del II, kan du alltid ha dialog om tilboda, med mindre du har avskrive moglegheita i anskaffingsdokumenta, jf. FOA § 9-3.»

Hva gjør du dersom du ikke mottar noen tilbud?

Dersom du ikke mottar noen tilbud på kunngjøringen din, har du høyst sannsynligvis bommet på kravspesifikasjonen, tidspunktet for kunngjøring eller levering/ferdigstillelse, tilbudsfrist eller tildelingskriterier.

Her bør du gå i dialog med markedet for å kunne tilrettelegge anskaffelsesdokumentene slik at det blir interessant for leverandører og delta i en konkurranse. Du kan få viktige innspill som for eksempel

  • kravspesifikasjonen hadde for deltajerte og/eller utdaterte krav slik at leverandørene ikke kunne levere sitt beste tilbud 
  • kvalifikasjonskravene var for strenge slik at for få eller ingen leverandører blandt de som kunne være interessert, kunne oppfylle dem
  • tilbudsfristen var for kort - det var ikke tilstrekkelig tid for leverandørene til å utarbeide et godt tilbud
  • tildelingskriteriene var ikke utformet slik at det var interessant å konkurrere om leveransen, feks bare pris som tildelingskriterium der det er nye miljøvennlige løsninger eller innovative løsninger som ønskes
  • tidspunktet for levering/ferdigstillelse var uhensiktsmessig - feks der "alle" skal ha levert /utført noe rett før årsskiftet
  • du har brukt feil prosedyre, kanskje du skulle ha valgt en begrenset tilbudskonkurranse eller en begrenset anbudskonkurranse eller konkurransepreget dialog?  Se omtale om flere ulike prosedyrer.

 

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

Hjelp oss å bli bedre
*