Her får du vite forskjellen på åpen og begrenset anbudskonkurranse og når du bør bruke hver av de to konkurranseformene.
Generelt om anbudskonkurranse
Åpen og begrenset anbudskonkurranse kan alltid benyttes for anskaffelser som følger forskriftens del III for anskaffelser med en anslått verdi som overstiger EØS-terskelverdiene i § 5-3. Finn ut hvilken del av forskriften anskaffelsen din er omfattet av, på sidene om terskelverdier.
I en åpen eller begrenset anbudskonkurranse er det ikke tillatt å forhandle om tilbudene. Dette innebærer at konkurransegrunnlaget setter rammen for konkurransen, og at tilbudene som inngis på grunnlag av konkurransegrunnlaget, i utgangspunktet vil være endelige.
Oppdragsgiver har imidlertid adgang til skriftlig å be leverandører ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger eller dokumentasjon innen en kort tilleggsfrist dersom opplysningene eller dokumentasjonen synes å inneholde feil eller uklarheter, eller dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler.
Slik ettersending, supplering, avklaring eller utfylling skal ikke medføre at tilbudet forbedres. Utover dette må oppdragsgiver tildele kontrakt basert på en vurdering av tilbudene slik de forelå ved tilbudsfristens utløp. Les mer om reglene for avklaring og ettersendelse. Du kan få utførlig beskrivelse i DFØs regelverksveileder kapittel 35.
Forskjellen på åpen og begrenset anbudskonkurranse
En åpen anbudskonkurranse innebærer at alle interesserte leverandører har anledning til å gi tilbud. Denne konkurransen gjennomføres i ett trinn.
En begrenset anbudskonkurranse gjennomføres i to trinn. Alle interesserte leverandører kan levere en forespørsel om å få delta i konkurransen, men bare de leverandørene som blir invitert av oppdragsgiveren, får gi tilbud. Oppdragsgiver må da enten invitere alle de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene få invitasjon, eller foreta en utvelgelse blant de kvalifiserte.
Det er mulig å sette en grense for hvor mange leverandører som skal få levere tilbud i en begrenset anbudskonkurranse. Hvis oppdragsgiver benytter denne muligheten, må dette opplyses i kunngjøringen. Grensen kan ikke settes lavere enn fem tilbydere, se forskriften §16-12 tredje ledd. Dersom oppdragsgiver foretar en utvelgelse blant de kvalifiserte leverandørene, skal dette gjøres etter objektive og ikke-diskriminerende kriterier eller regler som er fastsatt i kunngjøringen. Disse kriteriene kaller vi for utvelgelseskriterier, og de omtales mer utførlig i DFØs regelverksveileder kapittel 24.
Eksempel på begrenset anbudskonkurranse
Dersom en kommune gjennomfører en begrenset anbudskonkurranse for å velge en entreprenør til veiarbeider, vil interesserte leverandører først måtte sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Kommunen gjør deretter en utvelgelse av de leverandørene som har meldt sin interesse – såkalt prekvalifisering – basert på kvalifikasjonskravene kommunen har valgt. Dette er kriterier som stiller krav til leverandørene, for eksempel at de skal ha erfaring fra lignende prosjekter og tilstrekkelig økonomisk kapasitet. Kommunen sender så ut invitasjon til å gi tilbud til leverandørene som er valgt ut i prekvalifiseringen. Når tilbudsfristen er utløpt, evaluerer kommunen tilbudene, og velger det tilbudet som scorer høyest.
Les mer om åpen og begrenset anbudskonkurranse i DFØs regelverksveileder punkt 34.2 og 34.3.
Valg av åpen eller begrenset anbudskonkurranse
En åpen anbudskonkurranse egner seg godt til anskaffelser hvor det ikke er en veldig omfattende jobb å utarbeide og evaluere tilbud. En konkurranse om en vare eller tjeneste som skal avgjøres på bakgrunn av en vurdering av standardiserte kriterier som pris eller laveste kostnad, vil typisk være egnet for en åpen anbudskonkurranse.
Tilfeller som egner seg for å bruke åpen anbudskonkurranse, er
- standardiserte anskaffelser
- anskaffelser i markeder der det er færre potensielle leverandører
En begrenset anbudskonkurranse, på den andre siden, egner seg for anskaffelser hvor det er mer arbeid med å utarbeide og evaluere tilbud. I slike situasjoner er det lite hensiktsmessig at mange leverandører bruker tid på å utarbeide tilbud. Da er det bedre at oppdragsgiver begrenser antall leverandører som får levere tilbud. En slik begrensning vil også redusere belastningen med å evaluere tilbud. Dette er særlig relevant for konkurranser som tiltrekker seg et stort antall potensielle leverandører, for eksempel enkelte konsulenttjenester. Vær oppmerksom på at det totalt sett er lengre tidsfrister ved gjennomføring av begrenset anbudskonkurranse enn ved åpen anbudskonkurranse. Les mer om frister på disse sidene, og DFØs regelverksveileder kapittel 31