Hva er en konkurransestrategi?

Konkurransestrategien er et styringsdokument. Dokumentet beskriver hvorfor man gjennomfører en anskaffelse, hvilke rammer man må forholde seg til, og hvordan man skal gjennomføre anskaffelsen. Hensikten er å lage og forankre et beslutningsgrunnlag.

Ved å godkjenne konkurransestrategien gir budsjetteier innkjøper og prosjektgruppen myndighet til å gjennomføre en anskaffelse innenfor rammene strategien setter.

Hvorfor ha en konkurransestrategi?

Forankring hos ledelsen er en forutsetning for å kunne gå i gang med en anskaffelse. Strategien brukes for å gi en tydelig felles forståelse for formålet og rammene for anskaffelsen.

Selv i små og enkle anskaffelser kan det være nyttig å skrive ned og samle strategiske føringer og viktige vurderinger i ett dokument.

Konkurransestrategien er et nyttig verktøy i dialogen mellom budsjetteier og prosjektgruppen. Den minner dere på hva som er formålet med anskaffelsen, og hva som er viktig å huske på underveis.

Når konkurransestrategien er forankret hos ledelsen, skal den arkiveres.

Hva bør en konkurransestrategi inneholde?

Hvor omfattende en konkurransestrategi skal være, er avhengig av anskaffelsens størrelse og kompleksitet. Dere må vurdere hva som er relevant og viktig i den enkelte anskaffelsen.

Formål

Hva er formålet med anskaffelsen? Hvilket problem prøver oppdragsgiver å løse og hva ønsker dere at resultatet skal være?

Gjennomføringsplan

Hva skal gjøres, av hvem og i hvilken rekkefølge?

Organisering av nøkkelpersoner

Hvem bør være med i de ulike stegene i prosessen? Disse skal navngis og de må sette av tid i kalenderen. Det er lurt at prosjektleder følger med på endringer her.

Foreløpig budsjett

Hva er den anslåtte verdien på anskaffelsen? Hva kommer det til å koste å drifte og vedlikeholde det oppdragsgiver anskaffer? Kommer dere til å bli noen kostnader knyttet til gjennomføring av anskaffelsen?

Markedssituasjon

Er det kun store leverandører, eller er det mange små og mellomstore leverandører? Er det mange leverandører i dette markedet?

Vurdering av oppdeling

Oppdragsgiver skal vurdere oppdeling av kontrakten. Hensikten er å undersøke om oppdragsgiver vil få bedre eller flere tilbud hvis dere deler opp kontrakten i flere delkontrakter eller i flere mindre kontrakter. Finnes det leverandører som kun kan levere på deler av behovet? Er det tendenser til monopoldannelser i markedet? Finnes det hensiktsmessige avgrensninger for delkontrakter (for eksempel geografi, produktgrupper eller fagområder)?

Aktuelle prosedyrer

Hvilke anskaffelsesprosedyrer kan benyttes i denne anskaffelsen? Skal oppdragsgiver anskaffe noe som finnes i markedet fra før, noe som må tilpasses eller noe som ikke finnes? Oppdragsgiver velger prosedyre på et senere tidspunkt.

Aktuelle standardkontrakter

Finnes det balanserte standardkontrakter oppdragsgiver kan bruke? Finnes det en norsk standard, bør den brukes. Finnes andre typer standardkontrakter, for eksempel statens standardkontrakter eller interne kontrakter i deres virksomhet?

Vurder allerede nå om det er behov for særlige kontraktsvilkår som ivaretar relevante samfunnshensyn eller sikrer oppfyllelse av kontrakten.

Samfunnshensyn

Har anskaffelsen klima- og miljøpåvirkning? Hvordan planlegger oppdragsgiver å ivareta klima og miljø i anskaffelsen, samt tiltak for å begrense forbruk?

Veileder til regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser

Har produktkategorier i denne anskaffelsen høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter? Sjekk høyrisikolisten, og beskriv overordnet hvordan dere skal ivareta menneskerettighetene.

Høyrisikolisten

Er det plikt til å stille seriøsitetskrav?

• krav til lønns- og arbeidsvilkår
• krav om betaling av lønn via bank
• krav om begrensning av antall ledd i leverandørkjeden
• krav om bruk av lærlinger

Er det aktuelt med reservert kontrakt eller inkluderende kontrakt?

Risikokartlegging

Hva kan gå galt, hva er risikoen for at det går galt, og hvilke konsekvenser kan det få? Hvordan skal oppdragsgiver planlegge for å styre denne risikoen?