Dette dokumentet skal opprettes i steg 3 og ferdigstilles i steg 4.

Formålet med kravspesifikasjonen er å beskrive oppdragsgivers behov på en måte som sikrer forutberegnelighet for leverandørene. Kravene oppdragsgiver stiller i kravspesifikasjonen, definerer også rammene for hva leverandørene kan og skal tilby i konkurransen.

Hvordan utforme kravspesifikasjoner?

Hvordan kravene formuleres, avhenger av hva som skal anskaffes, og hva formålet er. Kravspesifikasjonene kan vise til alle sider av, og trinn i, livssyklusen til leveransen. Dette innebærer at det er tillat å stille krav til for eksempel emballasje, frakt eller gjenvinnings- og innsamlingsmetoder, selv om det ikke påvirker en vares egenskaper direkte.

Oppdragsgiver har i utgangspunktet et bredt skjønn til å utforme kravspesifikasjonen slik at den best mulig dekker virksomhetens behov. Samtidig setter anskaffelsesregelverket noen rammer for hvordan kravspesifikasjon kan utformes:

• Kravene skal angi egenskapene ved ytelsen som skal anskaffes.
• Kravene skal ha tilknytning til leveransen og stå i forhold til den konkrete anskaffelsens formål og verdi.
• Kravene skal, som klar hovedregel, ikke vise til bestemte fabrikater, prosesser, varemerker, patenter, typer eller prosesser som fører til at visse leverandører eller produkter favoriseres eller utelukkes. Det er imidlertid tillatt med en slik henvisning der det er nødvendig ut fra anskaffelsens formål, eller det ikke er mulig å beskrive anskaffelsen tilstrekkelig presist. Oppdragsgiver må i så fall huske å ta med "eller tilsvarende" for å ikke begrense konkurransen.
• De grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4 setter også rammer for oppdragsgivers skjønn, for eksempel prinsippene om konkurranse og likebehandling.

Disse rammene gjelder både for anskaffelser som følger del II og del III i anskaffelsesforskriften. Vær oppmerksom på at regelverket er mer omfattende for anskaffelser i del III enn i del II.

For anskaffelser som reguleres av del III i forskriften, er det tillegg en del ekstra regler i §§ 15-1 til 15-3 om kravspesifikasjonen. Dette gjelder blant annet krav i § 15-1 om at kravene skal utformes

• som ytelses- eller funksjonskrav inkludert miljøegenskaper
• ved henvisning til standarder og tekniske spesifikasjoner
• som en kombinasjon av ytelses- og funksjonsegenskaper og tekniske spesifikasjoner

Valg om utforming av kravspesifikasjonen påvirker både konkurransen og muligheten for leverandøren til å tilby innovative løsninger. 

Ytelses- og funksjonskrav

I ytelses- og funksjonskrav beskriver oppdragsgiver behovet eller målet som skal nås, i stedet for en bestemt fremgangsmåte eller teknisk løsning. Dette betyr at oppdragsgiver skal beskrive hva behovene er, og ikke hvordan det skal løses. Leverandører kan dermed i større grad selv vurdere hvilken løsning som vil være den beste å tilby for å dekke de behovene oppdragsgiver har angitt. Slike spesifikasjoner kalles for åpne spesifikasjoner.

• Fordeler: Åpne spesifikasjoner lar leverandørene tilby sine beste løsninger, og åpner for innovasjon. Risikoen for at løsningen ikke dekker behovet, flyttes i større grad over på leverandøren.
• Eksempel: I stedet for å spesifisere en «støyskjerm», kan oppdragsgiver stille krav om «maksimalt støynivå på x desibel».

Detaljspesifikasjon

Her beskriver oppdragsgiver nøyaktig hvordan ytelsen skal utformes.

Når oppdragsgiver beskriver i detalj hva leverandøren skal levere, øker risikoen for å få "gårsdagens løsning». Dette skjer ofte når oppdragsgiver gjenbruker kravspesifikasjonen fra en tidligere konkurranse uten å vurdere om den fortsatt er hensiktsmessig. Hvis oppdragsgiver ønsker å åpne for nye og alternative løsninger, bør man være varsom med å stille detaljerte krav. Kun krav som er helt nødvendige, bør tas med.

Detaljerte krav innebærer også at oppdragsgiver bærer risikoen for at løsningen dekker behovet. Så lenge leverandøren leverer i tråd med spesifikasjonen, er det oppdragsgivers ansvar dersom behovet ikke blir dekket eller målene ikke nås.

Når oppdragsgiver i stedet beskriver behovet og formålet med anskaffelsen, flyttes risikoen over på leverandøren. Da er det leverandørens ansvar å levere en løsning som dekker behovet og oppfyller formålet. Dersom løsningen senere viser seg ikke å gjøre dette, ligger ansvaret hos leverandøren.

Bruk av standarder og tekniske spesifikasjoner

Oppdragsgiver kan vise til nasjonale standarder, tekniske godkjenninger eller spesifikasjoner når du utformer en kravspesifikasjon.

Når du henviser til spesifikasjoner eller standarder, må du alltid legge til uttrykket «eller tilsvarende». Dette sikrer at du ikke favoriserer bestemte leverandører, og gir leverandører muligheten til å dokumentere at deres løsninger oppfyller kravene dine på andre måter.

For anskaffelser i del III følger det av forskriften § 15-1 at oppdragsgiver må velge tekniske spesifikasjoner i en bestemt rekkefølge. Det vil si at oppdragsgiver kun skal velge neste type spesifikasjon på listen hvis det ikke finnes aktuelle spesifikasjoner i den nevnte kategorien.

Rangert rekkefølge på tekniske spesifikasjoner:

1. norske standarder som gjennomfører europeiske standarder
2. europeiske tekniske bedømmelser
3. felles tekniske spesifikasjoner
4. internasjonale standarder
5. andre tekniske referanser

Spesifikasjonsform	Formulering
Ytelsesspesifikasjon	Husrom for 5 personer i Oslo-området.
Funksjonsspesifikasjon	Permanent hus med 4 soverom, garasje, 2 bad og vinterisolert og landlig beliggenhet.
Detaljspesifikasjon	Spesialtilpasset, arkitekttegnet «Villa Enestående» på en bestemt tomt.
Standard	Enebolig av gitt størrelse med valmet tak og passivhusstandard (NS3701).

Sjekkliste før kunngjøring

Før du kunngjør konkurransegrunnlaget, kan du gå gjennom denne listen for å sikre at kravspesifikasjonene er lovlige / dekker dine behov:

• Er formålet med anskaffelsen tydelig beskrevet for leverandørene?
• Er kravene forståelige og uten rom for misforståelser?
• Har jeg åpnet opp for nye løsninger ved å bruke funksjonskrav?
• Har jeg spesifisert når kravene skal være oppfylt (f.eks. ved tilbudsfrist eller ved levering)?
• Har jeg vært i dialog med markedet for å sjekke om kravene er realistiske?

Råd for utforming av kravspesifikasjoner

For å sikre at kravspesifikasjonen treffer markedet og dekker virksomhetens behov, bør du vurdere følgende punkter i planleggingsfasen:

• Forankring i målsettinger: Sørg for at kravene bidrar til å nå virksomhetens overordnede mål, som for eksempel er nedfelt i anskaffelsesstrategien.
• Kartlegg miljøbelastning: Hvilken miljøbelastning medfører det som skal anskaffes? Sjekk med markedet hvilke miljøkrav som kan stilles, og hvordan leverandørene kan dokumentere sin miljøprestasjon. Bruk verktøy som
  • DFØs klima- og miljørisikoliste
  • veiledning om klima- og miljøhensyn i utvalgte innkjøpskategorier 
  • Kriterieveiviseren – veileder til bærekraftige krav for å identifisere miljøutfordringer
• Slipp til SMB og nyetablerte: Vurder om kravene er utformet slik at små og nyetablerte bedrifter kan delta. SMB sitter ofte på innovative løsninger som kan gå tapt hvis kravene er for snevre.
• Bruk åpne spesifikasjoner: Bruk ytelses- og funksjonskrav for å gi leverandørene frihet til å tilby sine beste løsninger. Kombiner gjerne disse med absolutte krav til for eksempel lovverk, miljø eller standarder.
• Vurder sammenhenger: Tenk over hvordan ytelsen skal passe sammen med andre løsninger (grensesnitt). Hva skal varen eller tjenesten passe sammen med?
• Vurder forholdet mellom krav og tildelingskriterier: Hvilke krav må være oppfylt, og hva er ønsker som vil bidra til bedre løsninger?
• Gå i dialog med markedet: Snakk med leverandørene tidlig. Det gir deg nyttig informasjon om hvilke krav som er fordyrende eller unødvendige, og hvordan kravene best kan dokumenteres. Les mer om dialog med leverandør i steg 3.
• Kvalitetssikre kravene: Bruk god tid på utformingen, da spesifikasjonen legger føringen for tilbudene du får. Verifiser forslag fra fagpersoner og formuler kravene så tydelig at det ikke oppstår rom for misforståelser.

Bruk av digitale vedlegg i anskaffelsesdokumentene i henhold til EHF-spesifikasjoner

Elektronisk handelsformat (EHF) er en teknisk spesifikasjon som legger til rette for en korrekt implementering av informasjonsinnholdet i de systemene som benyttes av oppdragsgiver og leverandør. Spesifikasjonen beskriver også de digitale prosessene mellom oppdragsgivers og leverandørs systemer.

Basert på spesifikasjonen er systemleverandørene i stand til å utveksle ulike transaksjoner mellom systemer som har en effektiviseringsgevinst, og sikrer etterlevelse av LOA/FOA.

I planleggings- og gjennomføringsfasene er det definert tre EHF-spesifikasjoner:

• EHF-forespørselskatalog
• EHF-tilbudskatalog
• EHF-CV-Request og EHF-CV

EHF-forespørselskatalog og -tilbudskatalog egner seg i alle prosedyrer. Dynamisk innkjøpsordning (DPS) egner disse katalogene seg spesielt godt for. Katalogene legger til rette for en digital evalueringsprosess for oppdragsgiver som vil være tidsbesparende og øke kvalitet i informasjonen. EHF-tilbudskatalog kan også gjenbrukes i kontraktsgjennomføringsfasen, da den inneholder tilstrekkelig vare- og tjenesteinformasjon som bestillerne kan bruke ved bestilling av produkter.

EHF-forespørselskatalog

EHF-forespørselskatalog gjør det mulig for oppdragsgiver å uttrykke behov som skal dekkes i konkurransen på en generisk måte ved hjelp av standard produktklassifisering, som for eksempel UNSPSC-koder.

EHF-forespørselskatalog kan legges ved anskaffelsesdokumentene. Leverandører som skal vurdere og svare på anskaffelsen, kan laste ned forespørselskatalogen i sitt system, og benytte den generiske vare- og tjenesteinformasjonen oppdragsgiver har definert, som utgangspunkt for sitt tilbud.

EHF-tilbudskatalog

Leverandør velger firmaets varer og tjenester fra sin egen database, basert på de produktklassifiseringskodene som er definert av oppdragsgiver i EHF-forespørselskatalog, og legger inn pristilbud per vare og tjeneste samt produktinformasjon i henhold til EHF-tilbudskatalog-spesifikasjonen.

Leverandøren sender / laster opp EHF-tilbudskatalog sammen med resten av dokumentene i sitt tilbud.

Oppdragsgiver har da mulighet for å benytte sitt system i en mer automatisert evaluering av tilbudte varer.

EHF-CV-Request – EHF-CV som basis for forespørsel og tilbud på kompetanse

For krav til og tilbud på kompetanse er det utviklet en EHF-CV-Request og en EHF-CV-spesifikasjon.

Disse spesifikasjonene kan implementeres i systemene oppdragsgiver og leverandør benytter i konkurransegjennomføringsfasen. Spesifikasjonene gir systemleverandører mulighet for å gjennomføre en standard metode for å stille krav til kompetanse i en anskaffelse. EHF-CV-Request-fil vedlegges som en del av anskaffelsesdokumentene som gjøres tilgjengelig for leverandørene.

Leverandør kan gi tilbud, ved bruk av sitt system, basert på de kravene oppdragsgiver har stilt. Ved at leverandør sender / laster opp EHF-CV i et maskinlesbart format, har oppdragsgiver mulighet til å benytte sitt system for en digital evaluering av innsendt tilbud på kompetanse. EHF-CV inkluderes derfor i tilbudsdokumentene.

Det er en forutsetning at oppdragsgiver og leverandør sine systemer er i henhold til spesifikasjonene for å kunne digitalisere prosessen både for oppdragsgiver og leverandør.

Hvordan stille miljøkrav i forespørselskatalogen og tilbudskatalogen

Oppdragsgiver har mulighet til å spesifisere ønskede miljøverdier (f.eks. CO₂-verdi per kg) for hvert produkt i EHF-forespørselskatalog ved hjelp av de frie feltene (Additional Item Properties).

Leverandør har mulighet til å legge inn CO₂-verdi for hvert produkt de tilbyr, ved bruk av de samme frie feltene i EHF-tilbudskatalog.

Beskrivelse av inkludering av CO₂-verdier i EHF

De tekniske prosessbeskrivelsene

Når skal krav i kravspesifikasjonen være oppfylt?

Forskriften regulerer ikke når kravene i kravspesifikasjonen skal være oppfylt. Det er derfor opp til oppdragsgiver å bestemme og presisere dette i konkurransegrunnlaget. Dersom oppdragsgiver ikke har skrevet noe om når kravene skal være oppfylt, er rettstilstanden usikker.

DFØ oppfordrer derfor til at oppdragsgiver er nøye på å presisere når kravene i kravspesifikasjonen skal være oppfylt.

Hvordan skal krav i kravspesifikasjonen dokumenteres?

I utgangspunktet har du ikke plikt til å be om dokumentasjon for krav. Oppdragsgiver skal kunne stole på det leverandør skriver, og oppdragsgiver har ikke plikt til å undersøke nærmere. Oppdragsgiver kan likevel ha en undersøkelsesplikt dersom noe er inkonsistent, eller man blir gjort oppmerksom at det er noe som ikke stemmer.

Oppdragsgiver bør ha et bevisst forhold til hvordan man skal be leverandør beskrive sin tilbudte løsning, og hva slags dokumentasjon man vil at leverandør skal innlevere. 

Anskaffelsesforskriften nevner en del dokumentasjonsmåter i anskaffelsesforskriften § 15-4 for anskaffelser som reguleres etter del III, men listen er ikke uttømmende.

Krav til klima, miljø og menneskerettigheter

Oppdragsgiver har plikt til å ta hensyn til klima og miljø i alle anskaffelser, jf. anskaffelsesloven § 5b. Som utgangspunkt skal klima og miljø ivaretas i tildelingskriteriene. Hovedregelen for anskaffelser som er kunngjøringspliktige anskaffelser, er at klima og miljø skal vektes med minimum tretti prosent. Tildelingskriterier kan erstattes eller kombineres med klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen, dersom dette gir en bedre klima- eller miljøeffekt. Dette skal begrunnes i anskaffelsesdokumentene.

Veileder til regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser

Miljøkrav kan formuleres på mange måter, for eksempel gjennom krav til levetid eller ved å kreve spesifikke miljømerker som Svanemerket. Vær likevel oppmerksom på at du må godta tilsvarende dokumentasjon dersom en leverandør ikke kan skaffe en bestemt merkeordning innen fristen.

Ved anskaffelser hvor det er risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår, bør oppdragsgiver stille krav eller kriterier for å motvirke at slike brudd oppstår, jf. anskaffelsesloven § 5m.

Universell utforming

Universelt utformede ytelser handler om utforming og tilrettelegging av fysiske forhold for å fremme like muligheter for personer i samfunnet. Oppdragsgiver har plikt til å stille krav om universell utforming i offentlige kontrakter, der det er fastsatt regler om dette i forskrift, jf. anskaffelsesloven § 5n. Plikten innebærer blant annet at kravspesifikasjonene skal inkludere hensyn til universell utforming når oppdragsgiver skal anskaffe ytelser som skal brukes av personer, enten det er allmennheten eller ansatte hos oppdragsgiver, med mindre unntak kan begrunnes særskilt.

Der det finnes bestemmelser i lov eller forskrift som stiller krav til universell utforming, skal kravspesifikasjonen vise til disse.

Les om hvordan du kan stille krav til universell utforming:

• Se UU-tilsynets veiledning om krav til IKT-løsninger, der hovedregelen er at løsningene skal være universelt utformet.
• Se mer informasjon om universell utforming og planlegging etter plan- og bygningsloven på regjeringen.no.

Krav til sikkerhet og beredskap

Av anskaffelsesloven § 5d fremgår det at oppdragsgiver kan stille krav eller kriterier for å ivareta sikkerhet og beredskapshensyn. Sikkerhet og beredskap løftes også frem i formålsbestemmelsen i anskaffelsesloven § 1. I utforming av kravspesifikasjonen har du et stort handlingsrom for å ivareta sikkerhet og beredskap, og det oppfordres til å stille slike krav der det er relevant. Du kan også stille krav til sikkerhet og beredskap som kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier eller kontraktsvilkår.

Du bør også være oppmerksom på at det kan foreligge en plikt til å stille sikkerhets- og beredskapskrav i enkelte anskaffelser, for eksempel dersom anskaffelsen er sikkerhetsgradert i henhold til sikkerhetsloven.  

Merkeordninger

Oppdragsgiver kan bruke merkeordninger for å dokumentere at anskaffelsen oppfyller miljømessige, sosiale eller andre krav. Merkeordninger kan brukes i kravspesifikasjonen, som tildelingskriterium eller som kontraktsvilkår. Reglene om merkeordninger fremgår av anskaffelsesforskriften §§ 8-6 og15-3 første ledd. Hvis du krever en bestemt merkeordning, må du likevel godta andre merker som oppfyller tilsvarende krav.

For å kunne kreve en bestemt merkeordning må fem vilkår være oppfylt:

1. Tilknytning: Merkekravene må beskrive selve leveransen og ha en direkte sammenheng med det du skal anskaffe.
2. Likebehandling: Kravene må være objektive og ikke-diskriminerende. Alle leverandører skal ha lik mulighet til å få merket, uavhengig av for eksempel medlemskap i bransjeforeninger.
3. Åpen prosess: Merkeordningen må være utviklet gjennom en åpen prosess der alle relevante aktører har fått delta.
4. Tilgjengelighet: Selve ordningen og de underliggende kravene må være tilgjengelige for alle interesserte parter, for eksempel på internett.
5. Uavhengighet: Kravene må være fastsatt av en nøytral tredjepart som leverandøren ikke har kontroll over.

Ved tjenestekjøp bør oppdragsgiver være varsom med å kreve merkeordning. Det er bedre å stille et krav som åpner for at både leverandører med merkeordning på ytelsen og leverandører med system for miljøledelse kan inngi tilbud.