Før dere begynner

Før du begynner med dette steget, skal du ha forankret konkurransestrategien hos ledelsen i virksomheten. Du bør ha et utkast til behovsbeskrivelse.

Hvem bør involveres i steg 3

• 
  Innkjøper

  • utarbeider konkurransegrunnlag
  • gjennomfører markedsdialog
• 
  Behovseier

  • bistår med faglige innspill til utarbeidelse av konkurransegrunnlag, kravspesifikasjoner, tildelingskriterier, kvalifikasjonskrav og kontraktsvilkår
• 
  Fagspesialist

  • bistår med sin spisskompetanse, ved behov
• 
  Budsjetteier

  • bistår med spisskompetanse ved behov

Nyttige dokumenter

Ferdigstilles

Opprettes

Hva er et konkurransegrunnlag

Konkurransegrunnlaget er en del av anskaffelsesdokumentene. Anskaffelsesdokumentene er en fellesbetegnelse for kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD). Konkurransegrunnlaget beskriver behovet som skal dekkes, ytelsen leverandørene skal gi tilbud på, og hvordan konkurransen skal gjennomføres.

Formålet er å fastlegge elementene i anskaffelsen, slik at det er forutsigbart for leverandørene hvordan konkurransen gjennomføres, og hvordan én eller flere leverandører velges. Oppdragsgiver har risikoen for uklarheter i konkurransegrunnlaget.

Anskaffelsesforskriften har en uttømmende liste over hva som må med i konkurransegrunnlaget, i § 8-4 andre ledd for anskaffelser etter del II og § 14-1 tredje og fjerde ledd for anskaffelser etter del III. Hvis kunngjøringen inneholder alle de nødvendige opplysningene, er det ikke nødvendig å utarbeide et eget konkurransegrunnlag. Det er mest aktuelt for helt enkle anskaffelser.

Krav til opplysninger i konkurransegrunnlaget i del II

• hva som skal anskaffes
• hvilke kontraktsvilkår som gjelder for oppdraget
• om oppdragsgiver vil inngå en rammeavtale
• hvordan oppdragsgiver vil gjennomføre konkurransen
• hvilke krav som gjelder for innholdet i og utformingen av en forespørsel om å delta i konkurransen eller et tilbud
• andre opplysninger som er av betydning for utarbeidelsen av en forespørsel om å delta i konkurransen eller et tilbud

Noen sentrale krav til opplysninger i konkurransegrunnlaget i del III

• hva som skal anskaffes, inkludert eventuelle kravspesifikasjoner  og merkekrav som er stilt for anskaffelsen og absolutte krav
• hvilke kvalifikasjonskrav som leverandøren må oppfylle og hvilke objektive krav som skal brukes for å velge ut leverandøren ved begrensede prosedyrer (utvelgelseskriterier)
• hvilke tildelingskriterier som gjelder
• om oppdragsgiveren vil inngå en rammeavtale eller et innovasjonspartnerskap eller etablere en dynamisk innkjøpsordning
• hvordan oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen inkludert informasjon om: hvilken prosedyre som er valgt, hvilke frister som gjelder, krav til kommunikasjon og hvorvidt elektroniske kataloger eller elektroniske auksjoner vil bli brukt
• hvilke krav som gjelder for innholdet og utformingen av en forespørsel om å delta i konkurransen eller et tilbud
• hvor lenge leverandørene må vedstå seg tilbudet sitt

Se §§ 14-1 til 14-3 for en fullstendig beskrivelse av kravene som gjelder for konkurransegrunnlag for anskaffelser som skal følge del III i forskriften.

Oppdragsgiver skal gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget fra anskaffelsen kunngjøres, jf. § 14-3. Kunngjøringen skal opplyse hvor konkurransegrunnlaget er tilgjengelig.

Konkurransegrunnlaget settes sammen av flere dokumenter dere utarbeider i dette steget – blant annet konkurransebestemmelsene, kravspesifikasjonen, kvalifikasjonskravene, tildelingskriteriene og kontrakten. Dette publiseres ofte som ett samlet dokument.

Konkurransegrunnlag – én mal for hver anskaffelsesprosedyre

Markedsdialog 

Innkjøper må ha god kunnskap om markedet når konkurransegrunnlaget skal utformes. Leverandørene kan gi verdifull innsikt om muligheter, begrensninger, trender, risiko, miljøpåvirkning og hvordan behov best kan dekkes – både på kort og lang sikt. Markedsdialog gir bedre grunnlag for å fastsette egnede krav, tildelingskriterier, kvalifikasjonskrav og kontraktsvilkår.

Regler for dialog med markedet

Før kunngjøring av konkurranse er det like regler om markedsdialog for anskaffelser som reguleres av del II og del III i anskaffelsesforskriften. Det er ingen begrensning i å ha kontakt med markedet, så lenge oppdragsgiver

• sikrer likebehandling
• ikke røper leverandørenes forretningshemmeligheter for andre
• treffer egnede tiltak for å sikre at de leverandører som har gitt råd, ikke får en urimelig konkurransefordel

Sikre likebehandling

Oppdragsgiver kan ivareta kravet til likebehandling på flere måter. Her er noen eksempler:

• Vær tydelig på hva som er formålet med dialogen, og lag en agenda når du inviterer markedet til møter.
• Lag en tydelig plan for hvilken informasjon dere skal gi ut. Skriv tydelige referater fra møtene. På den måten sikrer dere god oversikt over hvilken informasjon som er gitt om behovet og den planlagte anskaffelsen.
• Lagre/arkivere all kommunikasjon med leverandørene, slik at dere enkelt kan finne tilbake til det.

Forretningshemmeligheter, innsyn og taushetsplikt

Forretningshemmeligheter er beskyttet av offentleglova og forvaltningsloven. Innkjøper er pålagt å holde disse hemmelige.

Typiske eksempler på forretningshemmeligheter kan være opplysninger om

• produksjonsmetoder
• markedsføringsstrategier
• markedsanalyser
• økonomiske beregninger
• arbeidsteknikker

Taushetsplikt og offentlige anskaffelser

Slik kan oppdragsgiver utjevne urimelig konkurransefordel

Oppdragsgiver har plikt til å treffe egnede tiltak for å sikre at leverandører som har deltatt i dialog forut for kunngjøring, ikke får en urimelig konkurransefordel, jf. anskaffelsesforskriften §§ 8-2 og 12-2.

Egnede tiltak kan for eksempel være

• å sørge for at alle leverandører som deltar i konkurransen, får de samme opplysningene, også de som ikke har deltatt i markedsdialogen
• å sette en frist som gir leverandørene tilstrekkelig tid til å utarbeide tilbud

Frister

Planlegg dialogaktivitetene godt

Lag en plan for dialogaktivitetene dere skal gjennomføre. Vurder følgende:

• Hvorfor dere har dialog?
• Hva dere ønsker innspill om?
• Hvem dere vil ha dialog med?
• Når og hvordan dialogen skal skje?

Forskjellige typer markedsdialog

RFI – Request for Information

RFI egner seg for å få informasjon før du kunngjør en konkret anskaffelse.

Formålet er å

• få informasjon fra leverandørene som ikke er offentlig tilgjengelig
• utnytte kompetansen i leverandørmarkedet

Slik sender du en forespørsel om informasjon (RFI): Veiledende kunngjøring i ditt konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) kan brukes for å be om å få tilsendt informasjon fra leverandørene før kunngjøring av konkurranse.

Leverandørkonferanse/dialogkonferanse

Leverandørkonferanser er egnet for å presentere fremtidige behov og anskaffelsesplaner, men kan også brukes ved konkrete planlagte enkeltanskaffelser.

Formålet er å

• få økt oppmerksomhet, flere tilbydere og større konkurranse
• få overordnede innspill fra leverandørene
• få innspill fra leverandører, fageksperter og forskningsmiljøer på et tema, for eksempel hvordan anskaffe bærekraftige bygg

Målgruppe:

En leverandørkonferanse må være åpen for alle leverandører som ønsker å delta. Hvis dere ønsker innspill på et fagtema anbefales det å kommunisere med leverandørene at dere ønsker at de sender «fagansatte» og ikke «selgerne».

Andre målgrupper for en leverandørkonferanse er bransjeforeninger og bedriftsnettverk, forsknings- og utviklingsmiljøer, interesseorganisasjoner, næringsutviklingsmiljøer og andre offentlige myndigheter med interesse for området (eksempelvis planmyndigheter).

Tips til gjennomføring av leverandørkonferanse

Kommuniser bredt via bransje- og egne nettverk, egne nettsider og sosiale medier. Sjekk gjerne ut mulighetene i ditt konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).

Ta direkte kontakt med personer/ leverandører du ønsker at skal delta.

Forslag til agenda

• Kaffe og registering
• Innledning/ velkommen. Informere hvorfor dere har invitert, hvem dere er og hva dere ønsker å oppnå med konferansen
• Presentasjon av anskaffelsesplaner og behov
• Spørsmål og diskusjon
• Veien videre

Spørreundersøkelser

Spørreundersøkelser kan brukes for å hente strukturerte innspill fra markedet om konkrete problemstillinger.

Én-til-én-møter

Det kan også gjennomføres én-til-én-møter med leverandørene.

Én-til-én-møter egner seg før kunngjøring av konkrete anskaffelser.

Formålet er å få innspill og presentasjon fra leverandørene på et konkret behov eller anskaffelse. I én-til-én-møter deler leverandørene mer informasjon enn når det er konkurrerende virksomheter tilstede.

Målgruppe: Når du inviterer leverandører til én-til-én-møter, må du gjennomføre møter med alle leverandører som ønsker å delta. Det er også viktig at leverandørene mottar den samme informasjonen,

Slik gjennomfører du én-til-én-møter

Én-til-én-møter kan gjerne arrangeres etter eller i forbindelse med en dialogkonferanse/befaring. Det er også mulig å kun invitere til én-til-én-møter (må kunngjøres på forhånd).

Kommuniser bredt via bransjenettverk og egne nettverk, egne nettsider og sosiale medier.

Lag en møteplan slik at de samme punktene og spørsmålene tas opp i alle møtene. Dette er for å sikre likebehandling.

Be om å få innspillene skriftlig i forkant av møte. Leverandørene presenterer løsningsforslag og innspill muntlig i møte.

Leverandørene kan også i etterkant av dialogkonferansen sende inn en skriftlig beskrivelse av hvordan de best kan løse de behov og utfordringer som er presentert (bør ikke være mer enn 4 A4-sider) og gi oppdragsgiver gode råd i anskaffelsesprosessen.

Skriv referat fra møtene. Husk at oppdragsgiver plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om leverandørenes tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold, som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Lag en plan for hvordan dette skal håndteres ved en eventuelle innsynsbegjæringer. Les mer om taushetsplikt og offentlige anskaffelser.

Noen ganger kan ikke behovet dekkes av én leverandør alene og leverandørene er avhengig av underleverandører eller samarbeidspartnere. For å svare på behov for gode integrerte løsninger trenger leverandørene kunnskap om hverandre. Som oppdragsgiver kan du invitere leverandørene til å ha en-til-en-dialogmøter sammen. Du kan også arranger arbeidsseminar og «speed dating» mellom leverandørene. Samarbeid og arranger gjerne med klyngeorganisasjoner innen aktuell bransje eller andre bransjeforeninger og nettverk for å skape mer engasjement blant leverandørene.

Et en-til-en-møte anbefales å ha en varighet på ca 20–30 min.

Forslag til agenda

1. Ønske velkommen
2. Presentasjonsrunde
3. Informere om at både offentlighetsloven og forvaltningsloven har bestemmelser som pålegger oppdragsgiver å hemmeligholde forretningshemmeligheter
4. Informere om «spilleregler» for innholdet i møte. Det skal kun snakkes om innholdet i leverandørenes presentasjon og punkter/ spørsmål i møteplan
5. Informer om at idéer og innspill som kommer frem kan bli bruk i kravspesifikasjonen og senere anskaffelser
6. Leverandørene presenterer sitt løsningsforslag og innspill
7. Spørsmål og diskusjon rundt leverandørenes presentasjon og punkter/ spørsmål i møteplan
8. Takk leverandørene for at de har satt av tid og informer om videre prosess

Behovsbeskrivelse – hva er konkurransen ment å dekke

Før du begynner arbeidet med konkurransegrunnlaget, er det å viktig å ha fastslått hva virksomheten trenger.

Ferdigstill behovsbeskrivelsen før du utarbeider konkurransegrunnlaget.  

Konkurransebestemmelser

Konkurransebestemmelsene beskriver hvordan konkurransen skal gjennomføres – fra kunngjøring til kontraktsinngåelse. De forteller leverandørene hvordan, når og på hvilke vilkår de skal levere tilbud, og hvordan tilbudene blir behandlet og evaluert. Tydelige konkurransebestemmelser gjør konkurransen forutsigbar og påvirker leverandørenes vilje til å delta.

På siden om konkurransebestemmelser finner du informasjon om

• hvilke rammer anskaffelsesloven og forskriften setter for konkurransebestemmelsene
• hva konkurransebestemmelsene bør inneholde, blant annet prosedyre, frister, kommunikasjon og krav til tilbudet
• forholdet mellom konkurransebestemmelsene og de øvrige dokumentene i konkurransegrunnlaget

Du finner også råd og en huskeliste for utforming av konkurransebestemmelser.

Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav er minimumskrav oppdragsgiver kan stille for å sikre at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontrakten. Eksempler kan være krav til leverandørens faglige kompetanse eller økonomisk evne.

Formålet med kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren har de nødvendige organisatoriske, tekniske, faglige, økonomiske og finansielle evnene til å gjennomføre kontrakten.

På siden om kvalifikasjonskrav finner du informasjon om

• hvilke rammer anskaffelsesloven og forskriften setter for utformingen av kvalifikasjonskrav
• hvilke typer kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har lov til å stille  
• forholdet mellom kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav

Du finner også råd og eksempler på utforming av kvalifikasjonskrav.

Kravspesifikasjon

I kravspesifikasjonen oppgis kravene til det som skal anskaffes. Kravspesifikasjonen skal beskrive oppdragsgivers behov slik at det er forutsigbart for leverandørene.

Kravspesifikasjonen angir rammene for hvordan leverandørene skal utforme tilbudene sine.

På siden om kravspesifikasjon finner du informasjon om

• hvilke rammer anskaffelsesloven og forskriften setter for utformingen av kravspesifikasjon
• funksjonsspesifikasjon og ytelseskrav
• bruk av standarder
• merkeordninger
• universell utforming

Du finner også råd og eksempler på utforming av kravspesifikasjon.

Tildelingskriterier

Tildelingskriterier gir informasjon til leverandørene om hva oppdragsgiver vil vektlegge i evalueringen. Oppdragsgiver må allerede i planleggingen av anskaffelsen være bevisst på valget av tildelingskriterier og evalueringsmodell. Disse valgene kan være avgjørende for hvilket tilbud som vinner konkurransen.

På siden om tildelingskriterier finner du informasjon om

• hvilke rammer anskaffelsesloven og forskriften setter for utformingen av tildelingskriterier
• miljø som tildelingskriterier
• evalueringsmodeller

Du finner også råd og eksempler på utforming av tildelingskriterier.

Kontraktsvilkår

Kontraktsvilkårene fastsetter rettigheter og plikter for både oppdragsgiver og leverandør, og bestemmer hvordan risikoen skal fordeles. Kontraktsvilkårene gir rammer for å følge opp kontrakten, håndtere endringer og sanksjonere eventuelle brudd.

På nettsiden om kontrakt finner du blant annet informasjon om

• hva oppdragsgiver må stille krav til
• når plikten gjelder
• EHF-prosesser/katalog

Bør det stilles kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjoner, tildelingskriterier eller kontraktsvilkår? 

Kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjoner, tildelingskriterier og kontraktsvilkår har forskjellige funksjoner. Dere bør vurdere hvilke av dem som er best egnet for å oppfylle ulike deler av behovet i behovsbeskrivelsen.

Kvalifikasjonskrav må være oppfylt for at leverandøren kan tildeles kontrakten. For mange anskaffelser er kompetanse og erfaring relevante krav. Kompetanse og erfaring kan være relevant både som kvalifikasjonskrav og som tildelingskriterium, men med ulik funksjon.

Som kvalifikasjonskrav stilles det krav til et minimumsnivå av kompetanse og erfaring som leverandøren må oppfylle for at leverandøren er kvalifisert. Som tildelingskriterium vurderes kvaliteten eller omfanget av kompetansen og erfaring til tilbudte ressurser for å identifisere det beste tilbudet.

Krav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår må sees i sammenheng og brukes der det passer best, ut fra behovet, konkurransesituasjonen og kostnader. Noen ganger er den beste løsningen å bruke en kombinasjon av disse for å oppfylle et behov.

Kravspesifikasjonen er de kravene som stilles til ytelsen, det vil si varen, tjenesten eller bygge- og anleggsarbeidene. Kravene skal sikre at det som anskaffes, oppfyller oppdragsgivers behov. Stiller oppdragsgiver et krav i en konkurranse, må leverandørene, som hovedregel, oppfylle dette kravet for å kunne tildeles kontrakten.

Tildelingskriterier er kriterier som skal utpeke vinneren av konkurransen. De delene av behovet som gir merverdi, men som ikke er nødvendige, egner seg som utgangspunkt for tildelingskriterier. I markeder der bare noen leverandører oppfyller et bestemt krav, kan det være bedre å bruke kravet som tildelingskriterium i stedet for et minstekrav. Da kan flere leverandører levere tilbud.

Kontraktsvilkår regulerer gjennomføringen av leveransen og risikofordelingen mellom oppdragsgiver og leverandør. De delene av behovet som skal oppfylles i gjennomføringen av kontrakten, kan stilles som kontraktsvilkår. Kontraktsvilkår skal ikke evalueres. Leverandøren behøver ikke oppfylle kontraktsvilkårene på det tidspunktet de leverer tilbud, men leverandøren forplikter seg til å gjennomføre kontrakten på den måten som kontraktsvilkåret regulerer.

Før dere går videre

Før du går videre til neste steg, må du ha ferdigstilt behovsbeskrivelsen eventuell markedsdialog. Du må ha begynt å lage konkurransegrunnlaget.