Før dere begynner

Før du begynner arbeidet med å implementere kontrakten i din virksomhet, må konkurransen være gjennomført og kontrakten signert.

Roller som bør involveres i steg 6

• 
  Kontraktsforvalter

  • er ansvarlig for å implementere kontrakten
  • er ansvarlig for å forvalte og følge opp leverandør og kontrakt i egen virksomhet
• 
  Innkjøper

  • er ansvarlig for å overføre kunnskap om kontrakten til kontraktsforvalter
• 
  Bestiller

  • mottar informasjon om kontrakten
  • får opplæring av kontraktsforvalter i bestillingsrutiner
  • kan også bekle vare- og tjenestemottakerrollen
• 
  Mottaker

  • får opplæring av kontraktsforvalter om mottaksrutiner, inkludert digitalt vare- og tjenestemottak via bestillingssystem
• 
  Fagspesialist

  • bidrar med fagkompetanse i risikovurderingen av kontrakten
• 
  Regnskap

  • sørger for å legge til rette for at EHF-faktura importeres i regnskapssystemet og tilgjengeliggjøres for bestiller i attestasjonsprosessen

Ta kontrakten i bruk

I dette steget tas den signerte kontrakten i bruk i oppdragsgivers virksomhet. God implementering legger grunnlaget for effektiv kontraktsoppfølging, god behovsdekning, avtalelojalitet og gevinstrealisering gjennom hele kontraktsperioden.

Gevinstrealisering innebærer at oppdragsgiver sikrer at leveransene skjer på kontraktens vilkår og med riktig kvalitet, og at kontrakten bidrar til å nå målene oppdragsgiver har satt. Dette kan for eksempel være oppnåelse av klima- og miljømål som er satt for kontrakten.

Etter at kontrakten er signert i steg 5, tar kontraktsforvalteren over ansvaret for kontrakten fra innkjøperen. I noen virksomheter er dette samme person, mens større virksomheter ofte har egne kontraktsforvaltere.

Kontraktsforvalteren innhenter og setter seg inn i informasjon om kontrakten og leverandøren. Informasjonen som trengs i den operative kontraktsoppfølgingen, overføres fra konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV) til virksomhetens støttesystemer, for eksempel kontraktsadministrasjonsverktøyet (KAV). Dette sikrer at kontrakten følges opp riktig og effektivt fra start.

Videre må kontraktsforvalter sette seg inn i virksomhetens anskaffelsesstrategi og -rutiner for å sikre at relevante samfunnshensyn følges opp i forbindelse med kontraktsoppfølgingen.

Har virksomheten fagspesialister, for eksempel innen produktkunnskap, jus, miljø eller seriøsitet, bør de involveres i kontraktsoppfølgingen når det er relevant.

Kontraktsforvalter må etablere et samarbeid med de som forvalter og har fagkompetanse på de støttesystemene som benyttes i kontraktsoppfølgingen. Eksempler på slike støttesystemer er

• bestillingssystemer (inkludert katalogverktøy som håndterer produkt- og tjenesteinformasjon)
• faktura- og regnskapssystem
• eventuelle analyse- og rapporteringssystemer

Siden det er lovpålagt med elektronisk faktura, er det viktig å etablere et samarbeid med økonomi- og regnskapsavdelingen for å sikre korrekt håndtering av fakturaer knyttet til kontrakten.

Risikovurdering av kontrakten

Kort tid etter at kontrakten er signert, bør kontraktsforvalter gjøre en risikovurdering av kontrakten eller oppdatere risikovurderingen som ble gjort før konkurransen ble gjennomført. Formålet er å avdekke forhold som kan påvirke gjennomføringen og leveransen i kontraktsperioden. Dette kan for eksempel være oppfølging av frister og å avdekke forhold med betydning for gevinstrealiseringen.

Risikovurderingen kan omfatte

• markedssituasjon
• kontraktens strategiske betydning for virksomheten
• risiko for forsinkelser i leveransen
• risiko for manglende kvalitet på varer eller tjenester
• risiko knyttet til leverandørens kapasitet eller kompetanse
• risiko for uklar rolle- og ansvarsfordeling hos kontraktspartene
• risikofaktorer knyttet til samfunnshensyn
• forhold knyttet til leverandøren, for eksempel om leverandøren er nyetablert, og underleverandører skal brukes mv.
• krav om digital samhandling i henhold til kontraktsvilkår eller samhandlingsavtale som vedlegg til kontrakt

Basert på risikovurderingen utformes det en plan for kontraktsoppfølgingen med risikoreduserende tiltak. Forslagene til tiltak deles med leverandøren for å sikre en felles forståelse av risiko og oppfølging.

Rutiner

Følg virksomhetens rutiner for bestilling og mottak av varer og tjenester i oppfølgingen av kontrakten. Dette gjelder også rutiner for fakturering og betaling. Dersom virksomheten ikke har rutiner, må kontraktsforvalter etablere slike rutiner. Rutinene må være i tråd med virksomhetens krav til økonomistyring og internkontroll, og skal dokumenteres skriftlig.

Rutinene sikrer god informasjonsflyt mellom kontraktsforvalter, bestiller og mottaker, slik at de fanger opp og følger opp avvik i tråd med kontrakten. 

Hvis kontrakten stiller krav til klima og miljø eller andre samfunnshensyn, skal kontraktsforvalteren sette seg inn i og følge virksomhetens rutiner for disse kravene. Kontraktsforvalteren skal også følge rutinene for mottak og lagring av data fra digitale prosesser.

Samfunnshensyn i offentlege anskaffingar

Informasjon til bestillere og mottakere

Kontraktsforvalter informerer bestillere og mottakere om kontraktens innhold og om virksomhetens rutiner.

Informasjonen bør blant annet omfatte

• hvilke ytelser kontrakten omfatter
• hvem som er forpliktet til å bruke kontrakten eller rammeavtale
• priser og leveringsbetingelser
• standardsortiment
• minsteordregebyrer
• hvordan bestilling eller avrop skal gjøres, og hvilke bestillingsløsninger som skal benyttes
• rutiner for godkjenning og fakturahåndtering

Kontraktsforvalter skal gi bestillere og mottakere opplæring i bruk av kontrakten, slik at bestillinger gjøres riktig og i tråd med kontraktens bestemmelser. Dette bidrar til avtalelojalitet og realisering av kontraktens gevinster.

Kontraktsforvalter bør dele informasjon om kontrakten på virksomhetens nettside, i et Teams-rom eller lignende.

Bestilling

Bestiller skal gjøre bestillinger i tråd med vilkårene i kontrakten. Ved bestilling på en rammeavtale (avrop) skal bestiller følge vilkårene i rammeavtalen. Det kan innebære å bruke en fastsatt fordelingsnøkkel eller å gjennomføre en minikonkurranse.

Bestillingsløsninger

For enkelte kontraktstyper, for eksempel rammeavtaler for varekjøp, skal kontraktsforvalteren sørge for at bestillere får tilgang til det avtalte sortimentet. Tilgangen skal gis i leverandørens nettbutikk dersom virksomheten ikke har et eget bestillingssystem.

Hvis virksomheten har et elektronisk bestillingssystem, skal alle bestillinger gjøres der. Det gir en felles og helhetlig bestillingsprosess.

For å sikre sporbarhet, kvalitet og etterlevelse av kontrakten skal kontraktsforvalter håndtere elektroniske vare- og tjenestekataloger når dette er et krav i kontrakten. Det innebærer å

• ta imot katalogfiler fra leverandør (EHF/BIS)
• kontrollere at innholdet er i tråd med kontrakten og følge opp avvik
• gjøre katalogen tilgjengelig for bestillere i systemet

Kontraktsforvalteren skal ha oversikt over leverandører som utgår, slik at vare- og tjenesteinformasjonen deres kan fjernes når en ny kontrakt tas i bruk. Hvis virksomheten ikke har et elektronisk bestillingssystem, skal virksomheten sikre at bestillere kan

• søke i varekatalog eller kontrakten
• opprette elektronisk ordre
• få ordren godkjent i tråd med budsjett (anvisning)
• sende ordren til leverandør
• følge opp leveransen
• kontrollere og godkjenne mottak (attestasjon mot bestilling og kontrakt)
• kontrollere faktura mot godkjent mottak og kontraktens betingelser
• betale faktura (remittering)
• arkivere dokumentasjonen

Administrative forhold

Kontraktsforvalter bør etablere en møtestruktur som sikrer jevnlig oppfølging av kontrakten, og som legger til rette for et godt samarbeid og dialog med leverandøren.

For å dokumentere erfaring med kontrakten og leverandøren til senere anskaffelser, bør kontraktsforvalter påbegynne et erfaringsdokument allerede i dette steget.

Sjekklisten for rammeavtaler om varer og tjenester inneholder en mal for erfaringsdokument.

Sjekkliste for rammeavtale om varer og tjenester

Oppstartsmøte

Kontraktsforvalter bør gjennomføre et oppstartsmøte med leverandøren kort tid etter kontraktsinngåelse, etter at risikovurderingen er gjennomført. Oppstartsmøtet bidrar til en felles forståelse av kontrakten og forventningene til gjennomføringen av denne.

I oppstartsmøtet bør dere blant annet avklare

• bestillings- og avropsmekanismer
• kravene til ytelsen som er kontraktsfestet
• leveringsbetingelser
• priser og faktureringsbetingelser
• krav til samfunnshensyn
• eventuelle risikomomenter
• kontaktinformasjon for gjennomføring av kontrakten

Egenrapportering

Dersom kontrakten stiller krav til egenrapportering, for eksempel knyttet til lønns- og arbeidsvilkår eller menneskerettigheter, bør dere innhente egenrapporteringen før oppstartsmøtet.

Samarbeids- og oppfølgingsmøter

Jevnlige oppfølgingsmøter er et verktøy i oppfølgingen av kontrakten. Jevnlige møter gir struktur i dialogen med leverandøren, og gjør det lettere å følge opp leveranser, kvalitet og eventuelle avvik.

Møtehyppighet og agenda for oppfølgingsmøtene bør avklares allerede i oppstartsmøtet. Møtehyppighet vil blant annet avhenge av kontraktens viktighet for virksomheten og virksomhetens kapasitet til å gjøre analyser av hvordan kontrakten fungerer. Dersom analysene viser at kontrakten fungerer etter hensikten, kan møtehyppigheten reduseres. For løpende tjenestekontrakter og rammeavtaler er regelmessige møter som regel nødvendig.

Oppfølgingsmøter kan også gjennomføres ved behov, for eksempel dersom kontrakten inneholder omfattende rapporteringskrav, eller det oppstår utfordringer som må følges opp.

Kontraktsforvalter bør sikre seg tilgang til data fra gjennomførte bestillinger og betalingsprosesser som en del av forberedelsene til oppfølgingsmøter.

Hva må være klart før dere går videre?

Før du går videre til neste steg i anskaffelsesprosessen, skal du ha informert bestillere og mottakere om rutiner for bestilling, mottak og fakturakontroll, og du skal ha etablert en bestillingsløsning for kontrakten. I tillegg bør du ha gjennomført et oppstartsmøte med leverandøren og ha avtalt regelmessige oppfølgingsmøter med leverandøren.