Når dere oppdager et behov som kanskje må løses ved å kjøpe en vare eller tjeneste, skal dere begynne med å beskrive behovet og samle nok informasjon til ledelsesforankring i neste steg.

Den som trenger noe, kalles behovseier. Dette kan være en rektor på en skole eller enhetsleder på et sykehjem.

Innkjøper og behovseier har hovedansvaret i forberedelsene til konkurransen. Dere skal sammen utforme en skriftlig beskrivelse av behovet. Det er i utgangspunktet behovseier som må lage denne behovsbeskrivelsen, mens innkjøper skal hjelpe behovseier slik at de får beskrevet behovet på en god måte. Innkjøper har en viktig rolle i å spisse behovsbeskrivelsen mot hva behovet egentlig er.

Det er tidlig i prosessen dere har størst mulighet til å påvirke anskaffelsen. Tenk allerede nå om dette er et behov som mange leverandører kan levere på, eller om dere bør åpne for nye løsninger. Dere skal også i gang med å vurdere hvordan dere kan ivareta relevante samfunnshensyn.

Virksomheten som skal gjøre en anskaffelse, kalles oppdragsgiver. Oppdragsgiver har ulike plikter etter anskaffelsesregelverket. 

Roller som bør involveres i steg 1

• 
  Behovseier

  • er den som har ansvaret for behovet og definerer hva virksomheten trenger
• 
  Innkjøper

  • veileder behovseier med å få frem hva behovet egentlig er
  • starter arbeidet med konkurransestrategien som skal lages i neste steg
• 
  Kontraktsforvalter

  • bidrar med erfaringer fra tidligere liknende kontrakter eller tidligere kontraktsperioder

Dokumenter som bør lages

Kartlegge behovet til behovseier

Skaff først en oversikt over behovseiere. Dersom det er flere behovseiere, må virksomheten avklare hvem som skal eie avtalen. Skal virksomheten inngå en rammeavtale for kontorrekvisita, vil for eksempel avtalen ofte eies av en administrasjonsenhet. Dette gjelder selv om mange i virksomheten skal bruke avtalen.

Avklar budsjettansvar. Behovseier må også avklare hvem som er ansvarlig for budsjett.

Begynn tidlig å skrive behovsbeskrivelse. Start med å innhente informasjon fra alle som har behovet. Beskriv behovet åpent, uten å låse formuleringen til en bestemt løsning eller et spesifikt produkt. Det gir leverandørene mulighet til å foreslå sine beste løsninger for å dekke behovet [lenke til behovsbeskrivelsen].

Beskriv formålet med anskaffelsen. Hvilket problem prøver dere å løse? Hvilket resultat og hva slags effekter ønsker dere å oppnå ved anskaffelsen? Bruk god tid på å sikre at alle involverte er enige om formålet.

Har virksomheten dokumenter som legger strategiske føringer for anskaffelsen? Disse kan være interne føringer som en anskaffelses-, bærekraft- eller virksomhetsstrategi eller eksterne som politiske vedtak, kommuneplaner eller lovbestemte plikter. Anskaffelsesloven § 5a pålegger oppdragsgiver å ha en anskaffelsesstrategi for å ivareta relevante samfunnshensyn.

Hvordan lykkes med anskaffelsesstrategi og -rutiner

Beskriv kvalitativt behov. Beskriv hva utfordringen er, og hva situasjonen blir om virksomheten ikke gjør noe. Beskriv til slutt eventuelle rammer og avhengigheter, for eksempel at en løsning skal virke sammen med eksisterende løsninger.

Kartlegg erfaringer. Dere bør samle inn virksomhetens erfaringer med eksisterende kontrakter og gjerne også andre kontrakter på lignende områder. Bruk erfaringene aktivt når dere skriver behovsbeskrivelsen. Det kan også være nyttig å hente inn erfaringer fra andre offentlige virksomheter.

Vurder hvordan tidligere leveranser har fungert, og om det er behov for endringer for å sikre bedre måloppnåelse. Har det for eksempel i en tidligere avtale vært problemer med levering eller kvaliteten på visse varer eller tjenester?

Innhent kvantitative historiske tall. Hva kjøper dere, hvor mye og fra hvem? Statistikken kan hentes fra egne økonomisystemer, leverandører eller bestillingsløsninger.

Skaff oversikt over anskaffelsens verdi og omfang. Dette trengs både for å kunne beregne budsjetter, og fordi anskaffelsens verdi avgjør hvilke regler i anskaffelsesloven med forskrifter som setter rammene for anskaffelsen. Vurderingene skal dokumenteres, noe som er særlig viktig opp mot kunngjøringsplikten.

Hvordan beregne anskaffelsens verdi?

Anskaffelsens verdi skal beregnes ut fra et anslag over den samlede betalingen eksklusive mva., inkludert eventuelle opsjoner og andre betalinger til leverandøren. Verdien av din anskaffelse avgjør hvilke deler av anskaffelsesregelverket som gjelder. Les om hvordan du beregner anskaffelsens anslåtte verdi:

Anskaffelsesregelverket er delt inn i flere deler. Det er strengere regler for store anskaffelser enn for små. Skillene mellom de ulike regelsettene kalles terskelverdier.

• Anskaffelser over EØS-terskelverdi omfattes av forskriftenes del III.
• Anskaffelser over nasjonal terskelverdi og under EØS-terskelverdi omfattes av forskriftenes del II.
• Anskaffelser under terskelverdi omfattes av forskriftenes del I.

Terskelverdier for offentlige anskaffelser

Små anskaffelser

Hvis behovet kan dekkes av en anskaffelse under 500 000 kroner, er virksomheten ikke forpliktet til å følge anskaffelsesreglene. Virksomheten må likevel følge økonomireglement og interne rutiner for pengebruk. Det er lurt å hente inn tilbud fra flere leverandører for å sikre markedspris og gode betingelser, og å dokumentere og arkivere undersøkelsene og kontakten med leverandørene.

Hvis din anskaffelse er under nasjonal terskelverdi, altså mellom 500 000 kroner og 1,3 millioner, finner dere veiledning om hvordan dere gjennomfører disse anskaffelsene.

Anskaffelser etter anskaffelsesforskriften del I

Trenger virksomheten å gjennomføre en anskaffelse?

Før dere beslutter å anskaffe, bør dere stoppe opp og vurdere hvordan behovet best kan dekkes.

• Undersøk først om virksomheten har en rammeavtale som dekker behovet. Hvis en slik avtale finnes, må dere vurdere om den er forpliktende og om dere skal benytte den.
• Den grønneste anskaffelsen er den dere ikke gjør. Offentlige virksomheter har gjerne klima- og miljømål, og å redusere forbruket og å reparere kan være de mest effektive tiltakene.
• Kan behovet løses ved å gå sammen med andre virksomheter?
• Kan jobben utføres med egne ansatte?
• Har virksomheten tomme lokaler, møbler eller tekstiler til overs andre steder?

Les om andres erfaringer

Forskjellen mellom egenregi og anskaffelse

En anskaffelse innebærer at virksomheten inngår en bindende avtale om å kjøpe noe fra en ekstern mot betaling/ytelse. Når virksomheten løser et behov ved å bruke egne ansatte eller interne ressurser, kalles det egenregi.

Egenregi

Begrepet egenregi brukes når virksomheten utfører arbeid eller tjenester med egne ansatte. Det kan også være egenregi når to enheter som tilhører det samme rettssubjektet, kjøper varer eller tjenester fra hverandre, for eksempel to enheter i samme kommune.

Det er typisk virksomhetens kjerne- og forvaltningsoppgaver som utføres i egenregi. Det kan også være hensiktsmessig å velge egenregi dersom virksomheten ønsker å beholde kontrollen over enkelte oppgaver, eller av andre strategiske grunner, for eksempel å bygge kompetanse.

En kontrakt som inngås mellom to selvstendige rettssubjekter, omfattes i utgangspunktet av anskaffelsesregelverket. Dette gjelder også når det inngås kontrakt mellom to offentlige oppdragsgivere, eksempelvis mellom to kommuner eller mellom en kommune og et kommunalt foretak. 

I noen tilfeller kan en virksomhet inngå en avtale med en annen virksomhet som den eier og kontrollerer, uten at det er omfattet av anskaffelsesregelverket. Dette kalles unntak for utvidet egenregi. 

Enkelte samarbeidsavtaler mellom offentlige oppdragsgivere kan også på visse vilkår være unntatt anskaffelsesregelverket. Dette kalles unntak for offentlig-offentlig samarbeid.   

Reglene om utvidet egenregi og offentlig-offentlig samarbeid er unntaksregler fra hovedregelen om at det skal være konkurranse om offentlige kontrakter. Vilkårene tolkes derfor strengt, og det er oppdragsgiver som har bevisbyrden for at unntaksreglene er oppfylt. Dette er tydelig beskrevet i veileder til anskaffelsesforskriften.

Veileder til anskaffelsesforskriften, punkt 4.2

Markedsundersøkelse

På dette tidspunktet skal dere først og fremst forstå leverandørmarkedet på et overordnet nivå. Dere kan søke etter informasjon på nett, kontakte noen aktuelle leverandører og forberede ytterligere markedsdialog senere i prosessen.

Det er viktig at leverandørene vet at dere skal i gang med en anskaffelse. Noen offentlige virksomheter annonserer dette på sin hjemmeside og eventuelt i avisen.

Vurder å invitere til et informasjonsmøte, enten fysisk eller digitalt. Dette er særlig viktig hvis det finnes lokale og regionale leverandører. Er det mange små leverandører, kan dere vurdere å tilby veiledning om hvordan man leverer tilbud.

Det er viktig å være tydelig på hvilke ambisjoner dere har innen bærekraft eller andre strategiske områder. Søk innspill fra leverandørene tidlig i prosessen.

Snakk gjerne med andre offentlige oppdragsgivere som har erfaringer fra lignende prosjekter. Kanskje dere kan diskutere markedsinnsikt eller ha nytte av en felles markedsdialog?

Tiden dere legger ned i et grundig arbeid tidlig i prosessen, tjener dere inn med god margin senere i prosessen.  Bruk erfaringer fra oppfølging av eksisterende kontrakter når dere forbereder nye anskaffelser.

Hva må være klart før du går videre?

Dere må undersøke hvordan beslutningsrutinene er i deres virksomhet.

Sørg for en skriftlig beslutning fra relevant leder om å gjennomføre en anskaffelse.