Dokument
Kontrakt
Kontrakten inneholder betingelser og krav mellom oppdragsgiver og leverandør. Disse kalles kontraktsvilkår.
Dette dokumentet skal opprettes i steg 3 og ferdigstilles i steg 5.
Hvorfor har vi kontraktsvilkår
Kontraktsvilkårene fastsetter rettigheter og plikter for både oppdragsgiver og leverandør, og bestemmer hvordan risikoen skal fordeles. Kontraktsvilkårene er nødvendige for å sikre at leveransen dekker virksomhetens behov, og de gir rammer for å følge opp kontrakten, håndtere endringer og sanksjonere eventuelle brudd. Dette kan være alt fra pris og leveringstid til krav om miljø, innovasjon og sosiale forhold.
Kontrakten skal
- bestemme hva som skal leveres, hvordan det skal gjøres og på hvilke vilkår
- fordele risiko og regulere partenes rettigheter og plikter
- fungere som et verktøy for å sikre at oppdragsgiver får det som er avtalt
Kontraktsvilkårene skal ha tilknytning til leveransen og være beskrevet i anskaffelsesdokumentene, jf. anskaffelsesforskriften §§ 8-12 (for del II) og 19-1 (for del III). Kontraktsvilkårene trenger ikke å være oppfylt ved innlevering av tilbudet, men skal oppfylles under gjennomføringen av kontrakten. Videre må kontraktsvilkårene være i samsvar med de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesretten.
Det kan også oppstå spørsmål om kontraktsvilkårene kan endres i løpet av konkurransen, for eksempel om adgangen til å bruke prisreguleringsklausuler og endringsklausuler.
Hvordan utarbeide kontraktsvilkår
Kontraktsvilkårene skal være relevante og forholdsmessige, som betyr at oppdragsgiver må vurdere konkret hvilke kontraktsvilkår som kan og bør stilles for den spesifikke anskaffelsen.
Kontraktsvilkårene må følges opp i kontraktsperioden. Du bør tenke gjennom hvordan kontraktsvilkårene skal følges opp når du utarbeider dem.
Her er en huskeliste for utarbeidelse av krav:
- oppdragsgivers spesifikasjon – et helt sentralt bilag til kontrakten, som angir hvilke krav oppdragsgiver har til den aktuelle ytelsen
- tilbudet – leverandørens besvarelse av oppdragsgivers kravspesifikasjon, som angir hva leverandøren har forpliktet seg til å levere
- hvem som har ansvar for hvilke leveranser (oppdragsgiver kan også ha ansvar for leveranser)
- når og hvor skal ytelsene leveres
- hvordan leveransen skal godkjennes (f.eks. hva er kvalitetsmessig ytelse, hvilke rutiner skal følges eller hvilke tester skal gjennomføres før godkjenning)
- hvem skal godkjenne leveransene
- hvordan skal avvik håndteres
- hva skal betales, hvilke betalingsmekanismer som gjelder, og når det skal betales
- eventuelle prisreguleringsklausuler
- hvilke sanksjoner gjelder (sanksjoner er verktøy for å bidra til kontraktsmessig ytelse), som retting, dagbot, erstatning eller heving av kontrakt
- avtaleperiode og eventuelle opsjoner
- eventuell oppsigelse av kontrakt fra oppdragsgivers side
- eventuelle biforpliktelser som rapportering, statistikk eller bidrag til å kontrollere om kvalitet, resultater og målsettinger er nådd
- eventuelt krav om ivaretagelse av grunnleggende menneskerettigheter ved anskaffelse av høyrisikoprodukter
- eventuelle krav ved ønske om å bytte av underleverandører, konsulenter mv.
Bruk av balanserte og fremforhandlede kontrakter
Anskaffelsesforskriften §§ 8-12 og19-1 slår fast at oppdragsgiver som hovedregel skal bruke fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder der disse finnes. Fremforhandlede kontraktsstandarder er kontrakter som er utarbeidet gjennom forhandlinger mellom representanter for ulike parter.
Bruk av balanserte kontraktsstandarder bidrar til effektiv konkurranse. Ubalanserte kontraktsvilkår kan begrense mindre leverandørers mulighet til å inngi tilbud, og kan medføre økte kostnader. Oppdragsgiver bør derfor utvise tilbakeholdenhet med å fravike fremforhandlede standardkontrakter eller innføre bestemmelser som skaper en skjev risikofordeling mellom partene. Les også brev fra 2026 fra næringsministeren til offentlige oppdragsgivere om å bruke balanserte kontraktsvilkår.
I oversikten over kontraktsmaler finner du lenker til bygg- og anleggskontrakter, IT-kontrakter og andre kontrakter.
Det finnes det en rekke kontrakter som er fremforhandlet i regi av Standard Norge. Du kan lese mer om de på Standard Norge sine sider.
Statens standardavtaler (SSA) er utarbeidet i tett samarbeid med representanter fra både oppdragsgivere og leverandører, men avtalene anses ikke anses som «fremforhandlede» kontrakter slik begrepet er definert i anskaffelsesforskriften.
Endringsklausuler
For anskaffelser som følger anskaffelsesforskriften del III, regulerer § 19-1 andre ledd hvilke endringer som kan fastsettes i endringsklausuler, og angir prisindeksklausuler eller opsjoner som to eksempler. Andre endringsklausuler er også tillatt. Endringsklausulene kan ikke åpne for at kontraktens overordnede karakter endres.
Anskaffelsesforskriften § 28-1 angir noen endringer som er tillatt uten at det er inntatt en endringsklausul. Dette er snevre unntakshjemler, og vilkåret er blant annet at kontraktens karakter ikke endres.
For anskaffelser som følger anskaffelsesforskriften del II, regulerer § 11-2 at det ikke kan foretas endringer som er vesentlige i en kontrakt. En endring er vesentlig dersom innholdet i kontrakten blir vesentlig forskjellig fra den opprinnelige kontrakten.
Dersom endringer i gjennomføringsperioden er forutberegnelige for leverandøren, dvs. angitt i anskaffelsesdokumentene, er de som regel lovlige.
Oppdragsgiver bør derfor ta høyde for at det kan oppstå forhold som kan medføre at kontrakten bør endres. Eventuelle endringsklausuler skal fremgå av kunngjøringen av hensyn til det grunnleggende kravet til forutberegnelighet. Eksempler på tilfeller der det kan være behov for en endringsklausul:
- Kan det være behov for å åpne opp for muligheten til å forlenge kontrakten? Da bør dere regulere en opsjonsmulighet, f.eks. at kontrakten kan forlenges 1 år.
- Kan det være aktuelt å ta høyde for at en annen virksomhet vil slutte seg til avtalen underveis? Da må det angis i anskaffelsesdokumentene sammen med estimert omfang for denne virksomheten.
- Er det forhold ved finansiering eller tilskudd som kan danne grunnlag for utvidelse av kontrakten dersom midlene blir tilgjengelige?
- Kan det oppstå problemer eller utfordringer i kontraktsgjennomføringsfasen, som du bør ta høyde for nå i kontrakten?
Dersom oppdragsgiver endrer en inngått kontrakt i strid med kravene i anskaffelsesregelverket, eller de kunngjorte endringsklausulene, og endringen er vesentlig, kan dette utgjøre en ulovlig direkte anskaffelse.
Prisendringsklausuler
Leverandør kan ha et ønske om at prisene kan reguleres i kontraktsperioden. Ved langvarige kontrakter vil det særlig være hensiktsmessig med mulighet til å endre prisen, fordi alternativet "fast pris" gjør at leverandøren må ta høyde for eventuelle økninger i pris allerede fra dag 1 ved å legge prisnivået høyt i tilbudet sitt.
Eventuell mulighet til prisendring må reguleres i kontrakten, da endring av priser som hovedregel vil være en ulovlig endring etter anskaffelsesregelverket dersom det ikke er regulert.
Klar og konkret regulering av hvordan eventuelle prisendringer skal håndteres i kontraktsperioden, kan også forebygge konflikter mellom partene.
Dersom det ikke er en fastpriskontrakt, bør kontrakten regulere følgende:
- Hva skal til for å endre en pris? Skal endringer i lønn, innsats, råvarepriser, valutaendringer o.l. medføre mulighet for å endre priser?
- Hvor ofte skal en prisendring vurderes? Skal det skje én gang i året (angi presist tidspunkt) eller oftere?
- Hvilken prisendring skal kunne medføre endring i priser? Er det f.eks. kun der prisene endres med en viss prosent at det er anledning til å endre prisene (angi konkret hvilken prisendring opp eller ned)?
- Hvilken indeks skal brukes for å vurdere om det er en prisendring? Gjelder det f.eks. tariffavtale, konsumprisindeks eller valutakurs?
- Hvilken del av anskaffelsen skal prisendringen kunne gjelde for? Er det kun for innsatsfaktorer som produkter/varer, eller er det også for tjenesteelementene?
Sanksjoner
Det viktigste for å sikre kontraktsmessig ytelse er god kontraktsoppfølging. Risikokartleggingen viser hvor tett leverandøren bør følges opp; jo større konsekvens mislighold vil ha, jo tettere bør oppfølgingen være. Sanksjoner må tilpasses kontrakten og konsekvensene av avvik. Eksempler på vanlige sanksjoner:
- retting
- dagbøter
- erstatning
- heving
Kontraktsvilkår om samfunnshensyn
Anskaffelsesloven stiller flere obligatoriske krav til ivaretakelse av samfunnshensyn. Oppdragsgiver skal stille flere kontraktsvilkår, blant annet krav til lønns- og arbeidsvilkår, krav om betaling av lønn og annen godtgjørelse via bank, krav om bruk av lærlinger i relevante kontrakter og krav om begrensning av antall ledd i leverandørkjeden i relevante kontrakter, jf. anskaffelsesloven §§ 5e,5f, 5g, 5h og 5k.
Oppdragsgiver kan også stille kontraktsvilkår som ivaretar andre samfunnshensyn som for eksempel klima- og miljøhensyn, menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår, universell utforming og innovasjon, jf. anskaffelsesloven §§ 5b, 5m, 5n og 5o.
Obligatoriske forpliktelser om samfunnshensyn
Kontraktsvilkår om krav til lønns- og arbeidsvilkår
Oppdragsgiver skal stille kontraktsvilkår om krav til lønns- og arbeidsvilkår i tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter med en verdi som er lik eller overstiger terskelverdien for kunngjøring av vare- og tjenestekontrakter, jf. anskaffelsesloven §§ 5e og 5f.
Mal: Kontraktsvilkår for lønns- og arbeidsvilkår
Kontraktsvilkår om begrensning i antall ledd i leverandørkjeden
Oppdragsgiver skal som hovedregel stille kontraktsvilkår om at leverandør ikke har mer enn to ledd i l leverandørkjeden under seg når leverandøren skal utføre bygge- og anleggsarbeider eller renholdstjenester, jf. anskaffelsesloven § 5k. Kravet gjelder når kontraktens verdi er lik eller overstiger kunngjøringsplikt for vare- og tjenestekontrakter.
Kontraktsvilkår om betaling av lønn og annen godtgjørelse via bank
Oppdragsgiver skal stille kontraktsvilkår om betaling av lønn og annen godtgjørelse via bank i kontrakter om utførelse av bygge- og anleggsarbeider eller renholdstjenester med en verdi som er lik eller overstiger kunngjøringsplikt for vare- og tjenestekontrakter, jf. anskaffelsesloven § 5 g.
Kontraktsvilkår om bruk av lærlinger
Oppdragsgiver skal stille krav om bruk av lærlinger i tjenestekontrakter og kontrakter om bygg- og anleggsarbeider når vilkårene i anskaffelsesloven § 5h er oppfylt.
Andre samfunnshensyn
Mal: Kontraktsvilkår for krav om bruk av lærlinger
Menneskerettigheter
Oppdragsgiver bør stille krav eller kriterier i anskaffelser hvor det er risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, jf. anskaffelsesloven § 5m.
Mal: Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden
Sanksjoner for brudd på kontraktsvilkår om samfunnshensyn
Hvis oppdragsgiver har plikt til, eller har valgt, å ta inn kontraktsvilkår for å ivareta samfunnshensyn etter §§ 5b til 5m i anskaffelsesloven, skal oppdragsgiver innta egnede sanksjoner for leverandørens eller underleverandørens brudd på kontraktsvilkårene, jf. anskaffelsesloven § 5p.
Planlegg hvordan avtalen skal følges opp
For å sikre god behovsdekning og måloppnåelse må oppdragsgiver allerede under planleggingen av anskaffelsen vurdere hvordan kontrakten bør følges opp. Oppdragsgiver skal følge opp at kontraktsvilkårene overholdes og iverksette sanksjoner ved brudd. Kontrakten bør derfor inneholde bestemmelser som gir mulighet til å:
- innhente nødvendig dokumentasjon
- innhente statistikk
- eventuelt gjennomføre revisjoner
Det er viktig å tenke igjennom hvilke krav som er nødvendige, også med tanke på ressursbruk hos leverandøren.
Bruk kontrakt med krav til digital samhandling
En digital prosess krever at oppdragsgiver og tilbydere/leverandører er informert om hva som kreves før besvarelser av en anskaffelse. Dette for at tilbydere/leverandører tar høyde for dette i sitt tilbud av varer og tjenester.
Et virkemiddel er informasjon i forkant av en anskaffelses hvis man ser at dette leverandørsegmentet som umodent når det gjelder digitale prosesser. Hvis leverandørene er modne kan det holde med at oppdragsgiver inkluderer krav i anskaffelsesdokumentene som sendes ut.
DFØ har utformet ulike maler du kan benyttes som inspirasjon:
- Konkurransegrunnlag og kontraktstekst
- Samhandlingsavtalen som vedlegg til konkurransedokumentet og/-eller kontrakt
Oppdragsgiver har plikt til å ta imot EHF-faktura i henhold til fakturaforskriften. Dermed må dette kravet legges inn som standardkrav i alle kontrakter som utformes. Hvis virksomheten benytter en bestillingsløsning, eller planlegger å ta det i bruk, må de samme absolutte krav legges inn i konkurransegrunnlag og kontrakt for en digital samhandling. Se over for nyttige verktøy man kan benytte (Samhandlingsavtale).
Fra januar 2027 vil det også være pliktig for alle private virksomheter å sende EHF-fakturering og Peppol BIS billing i henhold til bokføringslover og bokføringsforskriften. I 2030 vil det være pliktig og motta EHF-fakturering og Peppol BIS billing og benytte et digitalt regnskapssystem for privat sektor. Dette vil medføre at alle virksomhetens leverandører vil få de samme krav som offentlige virksomheter.
Kontraktsnummer/avtalenummer er et veldig viktig informasjonselement som setter virksomhetene i stand til å analysere sine kjøp på tvers av anskaffelsesprosessen. Et kontraktsnummer/avtalenummer oppstår tidlig i anskaffelsesprosessen. Eksempel kan være et sak/arkivnummer. Det er viktig at virksomheten benytter det samme nummeret gjennom hele anskaffelsesprosessen, og setter som krav at leverandøren benytter nummeret i de prosessene der dette er naturlig. Eksempel på digitale transaksjoner virksomheten kan kreve dette, er produktinformasjon i form av EHF-katalog, bestillinger i form av en EHF-ordre og krav til nummeret i EHF-fakturering.
Ved en digital samhandling er det også viktig å kreve at all informasjon skal inkluderes i de digitale meldingene som benyttes, og ikke beskrives i form av PDF-vedlegg. Hvis man ønsker å analysere miljøverdier gjennom EHF-transaksjoner er det viktig å kontraktsfeste dette.
Les mer om digital samhandling
- Hva er EHF og digitale prosesser?
- Miljøinformasjon for bruk i EHF-katalog og -faktura
- Hvilke systemleverandører kan hjelpe dine leverandører med en digital samhandling
- Enkle nettportaler for EHF-faktura
- Hva er Peppol Network?