Dette dokumentet skal opprettes i steg 3 og ferdigstilles i steg 4.

Hvordan fungerer ESPD?

ESPD er et elektronisk skjema som skal fylles ut av både oppdragsgiver og leverandør. ESPD er en foreløpig dokumentasjon på at leverandøren oppfyller følgende krav:

• kvalifikasjonskravene
• at det ikke foreligger avvisningsgrunner som følge av forhold ved leverandøren
• eventuelle utvelgelseskriterier

Oppdragsgiver skal fylle ut og gjøre tilgjengelig ESPD-skjema sammen med kunngjøringen. Kravene fylles først ut av oppdragsgiver, og denne ESPD-forespørselen følger anskaffelsesdokumentene.

Hvordan du som oppdragsgiver oppretter en ESPD-egenerklæring

Det er nødvendig med et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) for å kunne lage en ESPD-forespørsel. De mest brukte KGV-løsningene i det norske markedet tilbyr integrert funksjonalitet for ESPD. Leverandør fyller også ut ESPD i din KGV-løsning i samme prosess som de leverer sitt tilbud. DFØ anbefaler at integrert ESPD-funksjonalitet legges inn som et krav når virksomheten kjøper KGV.

Leverandører legger inn sine svar med utgangspunkt i de kravene oppdragsgiver har stilt, og leverer det utfylte skjemaet til oppdragsgiver sammen med tilbudet i åpne konkurranser, eller ved forespørselen om å delta i begrensede konkurranser.

Hvordan du som leverandør besvarer en ESPD-forespørsel

Det er nødvendig med et elektronisk verktøy for å kunne fylle ut ESPD. De fleste leverandører har ikke egen løsning for innlevering av tilbud, og må fylle ut ESPD-erklæringen i oppdragsgivers KGV. Har du imidlertid egen innleveringsløsning med integrert funksjonalitet for ESPD, vil du kunne besvare forespørselen der.

Merk at leverandør skal kunne levere en ESPD kostnadsfritt. Ta kontakt med oppdragsgiver dersom du ikke får levert ESPD uten å måtte betale.

Som hovedregel skal ikke underleverandører levere en ESPD. Det er to unntak fra dette:

• Dersom en leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal også den virksomheten som hovedleverandør støtter seg på, levere en ESPD-erklæring med skjemaets del II generelt om virksomheten, del III avvisningsgrunner og de relevante kvalifikasjonskravene i del IV.
• Dersom flere leverandører deltar i konkurransen i fellesskap (som et konsortium), skal alle de deltakende leverandørene levere hver sin komplette ESPD-egenerklæring.

En leverandør som støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter, må også dokumentere at han rår over de nødvendige ressursene. Dette gjøres for eksempel ved å legge frem en forpliktelseserklæring, jf. FOA § 16-10(2). Denne bestemmelsen gjelder i tillegg til bestemmelsen om ESPD.

Norsk standardformular for ESPD

Egenerklæringsskjemaet har de samme feltene med samme innhold i hele EØS-området, og det er Nærings- og fiskeridepartementet som har laget det norske standardformularet.

Informasjon om ESPD og hvordan du skal fylle ut en ESPD, finner du i Nærings- og fiskeridepartementets veileder for ESPD. Her finner du blant annet en PDF som viser spørsmålene i ESPD-skjemaet. 

NB! PDF-en skal ikke brukes til utfylling – den er kun en visning. Oversettelsen er oppdatert per 16.2.2017. 

Regler for dokumentasjon 

Leverandøren trenger ikke legge frem dokumentasjon som oppdragsgiver har mulighet til å hente kostnadsfritt selv, eller som oppdragsgiver allerede har fra tidligere kontraktsforhold. 

Dokumentasjon underveis i anskaffelsesprosessen 

Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i anskaffelsesprosessen be leverandørene om å levere den dokumentasjon som er nødvendig for en korrekt gjennomføring av prosessen.  

Oppdatert informasjon før tildeling av kontrakt 

Før oppdragsgiver tildeler kontrakten, skal den leverandøren som oppdragsgiver vil tildele kontrakt, legge frem oppdatert dokumentasjon for de forholdene leverandøren tidligere bare har lagt frem egenerklæring om. 

Prekvalifisering og dokumentasjon 

Dokumentasjon av kvalifikasjon er særlig aktuelt i anskaffelsesprosesser hvor det gjennomføres en prekvalifisering. 

Hensikten med en prekvalifisering er å velge ut kvalifiserte leverandører, og da vil man gjerne ha behov for å kontrollere disse. Kontrollbehovet gjelder særlig dokumentasjon som ikke utstedes av offentlige myndigheter eller uavhengige tredjeparter. 

Eksempler på slik dokumentasjon kan være diverse redegjørelser og beskrivelser fra leverandøren om dennes tekniske og faglige kvalifikasjoner. Ved denne typen dokumentasjon må oppdragsgiveren gjerne gjøre en subjektiv vurdering av om leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene, og det kan være vanskelig på bakgrunn av en egenerklæring. 

Dette vil særlig være utfordrende i begrensede konkurranser, hvor det settes en grense for antall leverandører som blir invitert til å levere tilbud. Utvelgelsen vil ofte være basert på hvilke leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene best.