Før du begynner

Før du begynner med dette steget, må du ferdigstille markedsdialog og å ha fått nødvendige avklaringer med markedet. Du må ha startet på et utkast til konkurransegrunnlag.

Roller som bør inkluderes i steg 4

• 
  Innkjøper

  • skal gjøre klart for kunngjøring av konkurranse
  • skal kvalitetssikre konkurransegrunnlaget og utarbeidede øvrige anskaffelsesdokumentene
• 
  Behovseier

  • bistår med kvalitetssikring av dokumentene før kunngjøring av konkurransen
• 
  Fagspesialist

  • bistår med spisskompetanse ved behov
• 
  Budsjetteier

  • skal godkjenne anskaffelsesdokumentene før de kunngjøres

Dokumenter som bør lages

Ferdigstilles

Oppdateres

Opprettes

Kvalitetssikring og ferdigstillelse av konkurransegrunnlaget

Før anskaffelsen kunngjøres, skal anskaffelsesdokumentene kvalitetssikres. Innkjøper innarbeider relevante innspill fra behovshavere, leverandører og ledelsen i konkurransegrunnlaget og øvrige anskaffelsesdokumenter.

Fyll ut kunngjøringen og ESPD-skjema  

Innkjøper fyller ut kunngjøringsskjema i konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV). For anskaffelser over EØS-terskelverdi skal oppdragsgiver bruke ESPD-skjema og kunngjøre konkurransen i både Doffin og TED (Tenders Electronic Daily). Innkjøper utarbeider kunngjøringen i KGV-systemet, som videresender kunngjøringen til Doffin og TED.

Veiledning om nye kunngjøringsskjema

Anskaffelsesforskriften kapittel 21 inneholder en oversikt over hvilke typer kunngjøring som kan benyttes.  

Alminnelig kunngjøring 

Oppdragsgiver skal som hovedregel kunngjøre anskaffelser som omfattes av anskaffelsesforskriften. Anskaffelser etter del II kunngjøres i Doffin, enten ved en alminnelig kunngjøring eller ved en forhåndskunngjøring, jf. forskriften § 8-17.  

Anskaffelser med en kontraktsverdi over EØS‑terskelverdiene skal som hovedregel kunngjøres i TED via Doffin. Dette gjøres gjennom en alminnelig kunngjøring etter forskriftens del III, jf. § 21‑2. 

Kunngjøringen skal minst inneholde en beskrivelse av hva som skal anskaffes, og en frist for å be om deltakelse i konkurransen, melde interesse eller sende inn tilbud. 

Det er noen unntak fra kunngjøringsplikten, jf. forskriften § 5-2. Disse unntakene skal tolkes restriktivt.

Forhåndskunngjøring 

Ved forhåndskunngjøring kan oppdragsgiver kunngjøre flere planlagte anskaffelser i en viss periode.  

Ved anskaffelser etter del II i regelverket kan alle offentlige virksomheter benytte seg av forhåndskunngjøring. Etter del III i regelverket kan kun ikke-statlige oppdragsgivere bruke forhåndskunngjøring. Det er ikke et krav at konkurransegrunnlaget skal være tilgjengelig ved kunngjøringstidspunktet. Siden dette er den eneste kunngjøringen av konkurransen, skal det skal imidlertid være angitt presist hvilke ytelser kontrakten omfatter, og hva som er fristen for å be om deltakelse, jf. § 8-17 og § 21-2 (2).   

Kunngjøring av kjøperprofil 

Oppdragsgiver kan opprette en kjøperprofil på virksomhetens nettside. Profilen inkluderer informasjon om planlagte og pågående anskaffelser, inngåtte kontrakter og avlyste konkurranser, jf. anskaffelsesforskriften § 21‑4. 

Oppragsgivere som bruker kjøpeprofilen for å publisere veiledende kunngjøring, må bruke TED for å kunngjøre at profilen er etablert. Informasjonen må ikke publiseres før dagen kunngjøringen om bruk sendes til TED. Formålet er å sikre lik informasjon til alle leverandører. 

For anskaffelsesforskriften del I og II finnes ingen tilsvarende krav, men det kan være hensiktsmessig å publisere også slike anskaffelser som en kjøperprofil på virksomhetens nettside. For anskaffelser etter forskriften del II må bruken av kjøperprofil meldes til Doffin før publisering. 

Intensjonskunngjøring 

En intensjonskunngjøring kan brukes når oppdragsgiver mener det er hjemmel til å inngå kontrakt uten å kunngjøre konkurransen, jf. anskaffelsesforskriften §§ 8-18 og § 21‑5.  

Intensjonskunngjøring kan benyttes hvis minst ett av disse vilkårene er oppfylt:

• Oppdragsgiver er i tvil om anskaffelsen faller utenfor regelverket.
• Oppdragsgiver mener kontrakten er unntatt etter anskaffelsesforskriften § 5‑2.
• Oppdragsgiver vurderer at vilkår for forhandling uten kunngjøring er oppfylt.
• Konkurranse er ikke mulig (f.eks. unikt kunstnerisk verk), jf. anskaffelsesforskriften § 13-4.

I intensjonskunngjøringen må oppdragsgiver opplyse om hvem kontrakten skal inngås med. Oppdragsgiver må gjøre en forsvarlig vurdering av om vilkårene for å unngå kunngjøring av konkurransen er oppfylt.

Angivelse av CPV-koder 

Innkjøper må i kunngjøringen angi korrekte CPV-koder for anskaffelsen. Ved å angi CPV-koder er det enklere for leverandører å finne frem til konkurranser som de ønsker å levere tilbud på.

Frister  

Tilbudsfrist og vedståelsesfrist må oppgis i kunngjøringsskjemaet eller i konkurransegrunnlaget.

Anskaffelser etter del III 

Tilbudsfristen skal være minst 30 dager, jf. anskaffelsesforskriften §§ 20-2 til 20-5. Dette er en minimumsfrist, og oppdragsgiver bør vurdere om det er behov for en lengre frist. Dette kan være aktuelt hvis anskaffelsen er veldig kompleks, med omfattende dokumentasjonskrav, eller det er mange helligdager eller feriedager i perioden der anskaffelsen ligger ute. Tilbudsfristen regnes fra den dagen den alminnelige kunngjøringen sendes til TED-databasen.

Dersom oppdragsgiver ikke har angitt en vedståelsesfrist, er fristen automatisk satt til 30 dager regnet fra utløpet av tilbudsfristen. Vedståelsesfristen skal ikke være lenger enn nødvendig.

Anskaffelser etter del II

For anskaffelser over nasjonal terskelverdi skal anskaffelsen kunngjøres på Doffin. Det foreligger ingen plikt til kunngjøring i TED.  

Det er heller ingen plikt til å benytte ESPD-skjema.  

Kunngjøringen skal inneholde en beskrivelse av hva som skal anskaffes, og en frist for mottak av forespørsel om å bli kvalifisert, eller mottak av tilbud. Det er ikke eksakte minimumsfrister for levering av tilbud i anskaffelser som reguleres etter del II i forskriften. Ved fastsettelse av fristen må oppdragsgiver ta hensyn til kontraktenes kompleksitet og tiden det tar for leverandøren å utarbeide tilbud eller forespørsel om å delta i konkurransen.  

Skrive anskaffelsesprotokoll  

Oppdragsgiver skal føre protokoll over vesentlige forhold for gjennomføring av anskaffelsen, jf. anskaffelsesforskriften § 7-1 tredje ledd. 

Innkjøper bør begynne arbeidet med anskaffelsesprotokollen allerede i dette steget. Protokollen kan fylles ut fortløpende etter hvert som beslutninger tas. 

Dette bidrar til at viktige forhold blir dokumentert underveis. Protokollen ferdigstilles først i steg 5, fordi den også skal inneholde informasjon om gjennomføringen av konkurransen. 

Godkjenne anskaffelsesdokumentene om nødvendig  

Når anskaffelsesdokumentene er ferdigstilt, skal konkurransen gjennomføres. Det er begrensede muligheter til å gjøre endringer i anskaffelsesdokumentene etter at konkurransen er kunngjort, uten at konkurransen må avlyses og kunngjøres på nytt.  

Dette understreker hvor viktig det er at anskaffelsesdokumentene kvalitetssikres og forankres hos behovseier og budsjetteier. Budsjetteier bør godkjenne anskaffelsesdokumentene og beslutningen om å kunngjøre konkurranse.   

Før dere går videre

Før du går videre til neste steg, må du ferdigstille og kvalitetssikre alle anskaffelsesdokumentene.