Dette dokumentet skal opprettes i steg 1 og ferdigstilles i steg 3.

Hvorfor er det viktig å skrive en god behovsbeskrivelse? 

Behovsbeskrivelsen er et nødvendig dokument til både ledelsesforankring og i kommunikasjon med leverandører. Den kan brukes på ulike måter i ulike deler av prosessen. 

I dialog med potensielle leverandører gir behovsbeskrivelsen leverandører mulighet til å forstå problemet du prøver å løse, og hva slags resultat du ønsker å oppnå. 

Når du skal utforme konkurransegrunnlaget, vil behovsbeskrivelsen være utgangspunktet for å skrive treffende krav og kriterier. 

Under konkurransen fungerer behovsbeskrivelsen som kontekst for kravene og kriteriene, slik at leverandørene forstår hva du trenger. Den bør legges ved konkurransegrunnlaget.

Hvordan skrive en god behovsbeskrivelse? 

Dere bør gå i gang med en skriftlig behovsbeskrivelse tidlig.  

En behovsbeskrivelse inneholder vanligvis disse fire elementene: 

​Utfordringen 

Dagens situasjon beskrives på en utdypende måte. Utfordringen kan for eksempel være at det skal innføres nye IT-løsninger, nye miljømål som skal nås eller at kontraktsperioden for et produkt eller tjeneste er i ferd med å gå ut.  

Det kan være hensiktsmessig å bruke personas for å forstå hvem brukerne er og hvordan de oppfører seg. Personas er fiktive brukere med typiske behov. Det kan bidra til å beskrive hvordan utfordringene henger sammen med dagens situasjon. 

Ønsket situasjon 

​Beskriv ønsket situasjon. Forklar hvilke effekter og gevinster som skal oppnås ved anskaffelsen.  Beskriv hvordan dere ønsker at anskaffelsen skal påvirke folk i organisasjonen, brukere og kunder. 

Rammer og regelverk 

Få oversikt over lover, forskrifter, standarder og andre regulatoriske rammer som løsningen må være i samsvar med. For en løsning som skal muliggjøre ombruk av byggematerialer, vil dette omfatte byggteknisk forskrift (TEK). Det kan også være interne rammebetingelser som legger føringer for anskaffelsen, for eksempel politiske føringer i en kommune.  

​Begrensninger og andre betingelser 

Få oversikt over begrensninger og betingelser som vil påvirke anskaffelsen. Det kan være krav til integrasjon med andre IT-systemer, oppfyllelse av sertifiseringer, eller brukernes tekniske ferdigheter.

Finn ut hva behovet egentlig er

Det er fort gjort å gripe etter de ferdige løsningene eller kopiere gamle konkurransegrunnlag. Bruk heller tid på å aktivt undersøke hva dere faktisk trenger. Få det ned på papiret tidlig.  

Formuler behovet åpent. Med det mener vi at dere beskriver behovet uten å legge unødvendige begrensninger, som for eksempel at leveringer må skje på tirsdag eller at dere beskriver den ferdige løsningen. Når leverandørene får muligheten til å ta utgangspunkt i et behov, kan de komme med bedre og billigere løsninger som dere ikke har tenkt på. 

Ofte vil elementer som gjør løsningen mer bærekraftigvære relevant i behovsbeskrivelsen. Sjekk om dere har interne rutiner om å begrense forbruk. Ikke kjøp mer enn dere trenger. 

Husk på hva behovet egentlig er også når du lager krav og kriterier. Når du stiller krav, legger du begrensninger på løsningene og hvem som kan levere. Det kan gi dere færre og dårligere tilbud enn dere kunne fått hvis dere stiller unødvendige krav. 

Bruk historiske tall og tidligere erfaringer for å forstå behovet bedre 

I mange anskaffelser har oppdragsgiver relevante historiske tall, egne erfaringer og andres erfaringer. Dette er nyttig bakgrunnsinformasjon når dere skal utforme behovsbeskrivelsen.  

Noen ganger er det lurt å inkludere historiske tall om forbruksmønster i behovsbeskrivelsen. Det hjelper leverandørene med å forstå behovets omfang og kompleksitet. Slik får også leverandører som ikke kjenner en eventuell eksisterende avtale, bedre muligheter til å gi et godt tilbud og konkurrere på like vilkår. 

Historiske tall gir ikke nødvendigvis riktig bilde av fremtidige behov. Tenk derfor gjennom om det fremtidige behovet vil være mindre eller større enn de historiske tallene viser.  

Forbedre behovsbeskrivelsen gjennom markedsdialog 

Bruk informasjon fra dialog med potensielle leverandører for å oppdatere og utvikle behovsbeskrivelsen. Dialogen blir også bedre hvis dere tar utgangspunkt i behovsbeskrivelsen.

Eksempler 

Behovsbeskrivelsen vil være forskjellig i alle anskaffelser. Vi har derfor ingen maler. 

Eksempel på behovsbeskrivelse i et innovasjonspartnerskap

Her finner du et eksempel på hvordan en behovsbeskrivelse kan se ut i et innovasjonspartnerskap. Eksempelet er fra Statsbyggs prosjekt om smarte innevegger.