Før dere begynner

Start med å sette deg inn i kontraktens bestemmelser og virksomhetens rutiner som omtalt i steg 6.

Roller som bør involveres i steg 7

• 
  Kontraktsforvalter

  • følger opp kontrakten
  • håndterer avvik
  • sikrer avtalelojalitet
  • bistå innkjøper med erfaringer
  • godkjenner produktinformasjon i betsillingssystemer
• 
  Budsjetteier

  • følger opp budsjettet underveis i kontraktsperioden, basert på statistikk fra bestilling til betalingsprosessen
• 
  Bestiller

  • gjør bestillinger eller avrop i tråd med virksomhetens bestillingsrutiner, basert på vare- og tjenesteinformasjon tilgjengeliggjort av kontraktsforvalter
  • bestiller rapporterer eventuelle avvik til kontraktsforvalter
• 
  Mottaker

  • mottar varer og tjenester som bestilles på kontrakten
  • melder eventuelle avvik fra bestilling og kontrakt til kontraktsforvalter
  • legger eventuelle avvik inn i systemet dersom virksomheten har elektronisk varemottak
• 
  Fagspesialist

  • bistår med råd innenfor ulike fagområder som for eksempel produktkunnskap, jus, samfunnshensyn og sikkerhet
  • bistår med faglig spisskompetanse i oppfølgingsarbeidet – også ved endring av sortiment
• 
  Regnskap

  • sørger for at EHF-faktura importeres i regnskapssystemet og tilgjengeligjøres for bestiller i attestasjonsprosessen

Løpende kontraktsoppfølging og gevinstrealisering 

I dette steget starter den løpende oppfølgingen av kontrakten. God og systematisk kontraktsoppfølging gjennom hele kontraktsperioden sikrer god behovsdekning og realisering av gevinster.   

Oppfølgingen må tilpasses til den enkelte kontrakten og ta hensyn til om det er enn rammeavtale eller en tjeneste- eller varekontrakt. Oppfølgingen skal også stå i forhold til kontraktens verdi, omfang og risiko.  

Dokumenter oppfølgingen underveis i erfaringsdokumentet som ble påbegynt i steg 6. 

Kontraktsforvalter har hovedansvar for å følge opp kontrakten gjennom hele kontraktsperioden, og har ansvar for å håndtere avvik fra kontraktens krav.

Videre må kontraktsforvalter sette seg inn i virksomheten anskaffelsesstrategi og -rutiner for å sikre at relevante samfunnshensyn følges opp i forbindelse med kontraktsoppfølgingen.

Avhengig av hvilke krav som er stilt i kontrakten, kan disse metodene brukes som verktøy i oppfølgingsarbeidet:

• oppfølgingsmøter
• måling av kvalitet gjennom indikatorer og rapportering om nøkkeltall
• spørreundersøkelse til leverandøren, bestillere eller tredjeparter (for eksempel brukere av kommunens tjeneste)
• revisjoner hos leverandøren
• oppfølging av kvalitet på digital samhandling – samhandlingsavtalen kan benyttes som støtte

Oppfølging av kvalitet

Oppfølgingen avhenger av hvilke krav til kvalitet som er kontraktsfestet.

• Ved varekjøp må mottaker kontrollere at kvalitetskriteriene er oppfylt ved mottak av varen. Ved avvik må mottaker melde fra til kontraktsforvalter for videre oppfølging.
• Ved tjenestekontrakter bør kvaliteten følges opp underveis i kontraktsforløpet.

Oppfølging av prisbestemmelser

Kontraktsforvalter følger opp at leverandøren overholder kontraktens prisbestemmelser. Dette gjøres gjennom fakturakontroll.

Oppfølging av leveransefrister

Kontraktsforvalter følger også opp at levering skjer innen avtalte frister og på kontraktens betingelser. Mottaker må informere kontraktsforvalter om eventuelle avvik ved levering, i tråd med virksomhetens rutiner.

Kontraktsforvalter kan også følge opp statistikk fra bestillingssystemet som for eksempel viser antall bestillinger med manglende varer, avvik på bestilte konsulenttimer mv. 

Oppfølging av klima- og miljøkrav og andre samfunnshensyn

Eventuelle krav til klima- og miljøkrav og andre samfunnshensyn følges opp sammen med kontraktens øvrige krav, og eventuelle kontrollplikter må etterleves.

Endringer i kontraktsperioden

Kontraktsforvalter godkjenner eller avviser endringer i kontrakten. Endringer i priser eller andre betingelser kan kun skje i samsvar med kontraktens bestemmelser. Alle endringer skal godkjennes skriftlig. Kontraktsforvalter må sørge for at eventuelle endringer skjer innen rammene i anskaffelsesregelverket.

Oppfølging av rammeavtaler

For å sikre avtalelojalitet må kontraktsforvalter følge opp at det ikke gjøres kjøp utenfor avtalen.

Kontraktsforvalteren sikrer at rammeavtalens omfang ikke overskrides, og fører oversikt over samlet uttak.

Dersom virksomheten har et kontraktsadministrasjonssystem (KAV), kan det legges inn informasjon om uttak på kontrakten. I kombinasjon med EHF-fakturaverdier per kontrakt kan kontraktsforvalter legge opp varslinger når grenseverdier er nådd. 

Ved risiko for overskridelse bør det gjøres en juridisk vurdering. Overskridelsen kan være en vesentlig endring og gi risiko for en ulovlig direkte anskaffelse.

Oppfølging av rapporteringskrav

Kontraktsfestede KPI-er (Key Performance Indicators) om for eksempel avtalelojalitet og miljøgevinster, følges opp jevnlig i kontraktsperioden. Dette kan for eksempel være et tema på oppfølgingsmøtene med leverandøren.

Budsjett

Kontraktsforvalter skal ha oversikt over påløpte kostnader, for eksempel i prosjekter, for å sikre at budsjettrammene overholdes.

Avvikshåndtering og sanksjoner

Ved avvik fra kontraktens krav til ytelse, pris eller levering, må det vurderes om det er grunnlag for sanksjoner i tråd med kontraktens bestemmelser. Ved behov bør juridisk fagkompetanse involveres.

Ved avvik fra kontraktens krav varsles kontraktsforvalter.

Det er viktig å være oppmerksom på eventuelle reklamasjonsfrister i kontrakten. Dette er særlig aktuelt i varekontrakter, som ofte inneholder garantibestemmelser i tillegg til reklamasjonsregler. I slike tilfeller må det vurderes om garantien kan gjøres gjeldende.

Vurderinger knyttet til bruk av sanksjoner skal dokumenteres skriftlig.

Markedsinformasjon

Kontraktsforvalter bør følge utviklingen i aktuelle markeder i løpet av kontraktsperioden.

Endringer i markedssituasjonen kan innebære risiko for leveransen. Dette kan for eksempel handle om

• tilgang til erstatningsvarer eller -produkter
• økte priser (kan ha betydning for vurderingen av om opsjon bør benyttes eller om det er hensiktsmessig å gjennomføre en ny anskaffelse)
• økte råvarepriser som kan påvirke leverandørenes økonomiske stabilitet
• forandringer i markedsstrukturen, som for eksempel fusjoner eller oppkjøp som endrer leverandørens forutsetninger
• risiko for arbeidslivskriminalitet

Opsjon på rammeavtaler

Det må vurderes om opsjon skal utløses i god tid før rammeavtalen utløper slik at virksomheten kan gjennomføre en ny anskaffelse dersom opsjon ikke utløses.

Før opsjon eventuelt utløses, må det sikres at samlet verdi av avrop ikke overstiger det omfanget som ble angitt ved kunngjøringen av konkurransen.

Avslutning av kontrakten

Kontraktsforvalter ferdigstiller erfaringsdokumentet. Erfaringsdokumentet kan for eksempel inneholde følgende informasjon:

• vurdering av om kostnadsberegningene var riktige
• leverandørens etterlevelse av kontraktsvilkår
• vurdering av om KPI-er og eventuelle rapporteringskrav var riktige
• kunnskap om markedssituasjonen
• forhold som kunne vært håndtert annerledes

Kontrakten må også avsluttes i relevante systemer:

• Deaktiver gjeldende katalog, fjern punch-out-lenke eller mulighet til å benytte fritekst, og sjekk at bestillere ikke har tilgang til å bestille utgåtte varer og tjenester. Ny kontrakt skal være klar til å aktiveres i systemene. 
• Hvis leverandør har tilgang til virksomhetens systemer, må tilgangen fjernes.
• Hvis leverandør har fått tildelt e-postadresse fra virksomheten, skal denne slettes.
• Ved bruk av leverandørens systemer for bestilling må det sikres at tilganger for virksomhetens bestillere er slettet, og at relevant bestillings- og betalingsdata overleveres til virksomheten

Aktivere og deaktivere leverandører

Ta med erfaringene videre

Ferdigstill erfaringsdokument til senere anskaffelser. Sjekk at relevante bestillings- og betalingsdata er lagret og sikret i virksomhetens database.