Identifisere risiko

Etter at mål for anskaffelsen og kritiske suksessfaktorer for å nå disse målene er identifisert, er neste steg å identifisere risiko for anskaffelsen.

Publisert: 29. aug 2018, Sist endret: 30. okt 2018

Når du identifiserer risikoer kartlegger du hvilke hendelser (risikoer) som kan true oppnåelse av målene for anskaffelsen.

Ta utgangspunkt i de kritiske suksessfaktorene (KSF). Omformuler KSF til risiko. Det er viktig å tenke på hele bruksperioden, og å få med driftsperspektivet for det som skal anskaffes.

Eksempel på kritisk suksessfaktor i byggeprosjekter

I byggeprosjekter vil det for eksempel være relevant å legge til grunn standardisert levetid for bygg.

  • Beskriv risikoene så konkret og tydelig som mulig. Det vil gi et godt grunnlag for både risikovurderingen og  utarbeidelse av tiltak.
  • Lag en liste over risikoene som er kartlagt. Det er lurt at listen inneholder en utdypende beskrivelse på hver risiko. Hvilke forhold gjør at dette er en risiko?
  • Begrens deretter antall risikoer til de viktigste.

En kritisk suksessfaktor for anskaffelsen var at fossilt brensel ble utfaset innen den datoen bystyret vedtok. En risiko vil da være at nye løsninger ikke er på plass innen denne datoen.

Kristisk suksessfaktor på trygghets- og varslingsteknologi

Det utgjør en risiko at varslings- og trygghetsteknologien som anskaffes ikke gir brukerne tilstrekkelig trygghet, slik at de ikke blir boende lenger i eget hjem.

Årsaksanalyse

Diskuter hva som er årsaken til at et forhold eller en hendelse utgjør en risiko. En slik diskusjon gir en mer omforent forståelse av risikoen, og kan føre til at formuleringen av risikoen spisses ytterligere. Årsaksanalysen gir viktig informasjon om hvilke tiltak som bør iverksettes.

Evaluer risiko underveis

Det kan skje endringer underveis i et anskaffelsesprosjekt. Da kan det være behov for å foreta en ny evaluering av risikobildet. Hensikten med evalueringen er å sjekke om det har kommet til nye risikomomenter underveis. Lag rutiner for jevnlig oppdatering av risikoanalysen.

Måter å kartlegge risikoer på

  • Intervjuer med personer som har innsikt i det aktuelle fagområdet. Innspillene gir en liste over risikoer som danner grunnlaget for risikovurderingen.
  • Arbeidsmøter/workshop der de som skal delta i risikovurderingen i fellesskap kartlegger og formulerer risikoene. Dette er en fin måte å sikre god diskusjon og felles forståelse av risikoene.
  • Skriftlige innspill kan gjøres når alle samles eller på e-post. Den som skal lede risikovurderingen sammenstiller risikoene på bakgrunn av innspillene i forkant av selve risikovurderingen.

Hvilken kartleggingsmåte som brukes vil avhenge av hvor mye tid du har til rådighet, og anskaffelsens omfang og kompleksitet. Det går også å kombinere de ulike måtene. Det anbefales at de som skal vurdere risikoene også er med i kartleggingen. Prosjektleder avgjør hvem som skal delta i risikokartleggingen, og hvem som skal være fasilitator. For å dokumentere risikostyringsmetoden kan det benyttes for eksempel et regnearkbasert risikostyringsverktøy. En enklere måte å dokumentere på er å skrive inn i et Excel- eller Worddokument som lagres.

Noen tips når det gjelder å formulere risikoer:

  • Det må fremgå tydelig hva som er risikoen, ikke konsekvensen.
  • Vær mest mulig spesifikk i formuleringen, men pass på at antall risikoer blir håndterbart.
  • Formuler risikoene slik at de blir mest mulig gjensidig utelukkende, det vil si at ikke flere risikoer omhandler det samme (noe overlapp vil kunne forekomme).
  • Dersom flere risikoer helt klart omhandler samme forhold; vurder sammenslåin

 

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*