Når strategien er laget, starter det viktigste arbeidet – å realisere målene. Arbeidet handler om å konkretisere aktiviteter, fordele ansvar, informere, gjennomføre, rapportere til ledelsen og følge opp.
Som offentlig oppdragsgiver er dere pålagt å ha egnede rutiner for å ivareta de samfunnshensynene som dere har tatt inn i anskaffelsesstrategien.
Lage handlingsplan og struktur for oppfølgning
I anskaffelsesstrategien har dere prioritert fokusområder og delmål for å nå målene. For å sikre at dere oppnår målene, bør du lage en handlingsplan som konkretiserer tiltak og aktiviteter som skal gjennomføres, hvem som har ansvaret, ressursrammer, milepæler og frister.
Identifiser, beskriv og prioriter tiltak
Tiltak er selve aktiviteten som må gjennomføres for at virksomheten skal nå målene. Ved å beskrive tiltakene, sikrer dere at de er både realistiske og målbare.
For hvert delmål kan det identifiseres mange tiltak. Det gjelder å prioritere de som gir best effekt.
Prioriteringen kan dere gjøre ved å rangere tiltakene basert på potensiell effekt for virksomheten sett opp mot kompleksitet i gjennomføringen. Dette er en kollektiv øvelse hvor dere beskriver og kategoriserer tiltakene. Dere kan vurdere om det er hensiktsmessig å gjøre denne øvelsen for hvert delmål eller hvert fokusområde.
Tiltakene som plasserer seg i de grønne områdene gir mest effekt i forhold til kompleksitet i gjennomføring og er et godt sted å starte. Disse tiltakene kan omtales som kritiske suksessfaktorer for at dere skal nå de enkelte delmålene.
Handlingsplanen skal sikre at man når målsettingene i anskaffelsesstrategien, og at det blir satt av tilstrekkelige ressurser. Her finner du mal for utforming...
En handlingsplan er ofte detaljrik og omfattende. Her finner du en mal for enkelt å kunne visualisere tiltakene i handlingsplanen.
Eksterne rammebetingelser, forventninger og virksomhetens prioritering av retning og mål er kontinuerlig i endring. Det vil derfor være nødvendig å revidere strategien jevnlig. Bli enig med ledelsen om prosessen for revidering og frekvensen på den. Handlingsplanen er dynamisk og bør revideres i løpet av strategiperioden.
Måle, rapportere, informere og følge opp
For å kunne følge utviklingen på de prioriterte tiltakene og se om dere oppnår ønskede resultater i strategiperioden, er det avgjørende at du måler og rapporterer på styringsparameterne til ledelsen.
Rapporteringen vil gi ledelsen innsikt i, og kontroll med, hvordan anskaffelsesstrategien faktisk blir implementert. Det gir mulighet til å identifisere områder der strategien fungerer bra, og områder der det er behov for justeringer for å oppnå de ønskede resultatene. Dette vil kunne gi en felles forståelse for forventninger til endringer av tiltak, risiko og utfordringer, samt hvilken innsats som vil kreves.
En gevinstrealiseringsplan beskriver gevinstene som er forbundet med de ulike tiltakene i strategien. Det innebærer å beskrive gevinsten, hvordan den skal måles, og hvem som er ansvarlig for gevinsten. Dere bør beskrive gevinstene, og planlegge for hvordan de skal måles og tas ut, etter at tiltakene er prioritert. Dere kan lese mer på prosjektveiviserens sider om gevinstrealisering.
Få oversikt over gevinster, og legg en plan for realisering av gevinstene. Bruk denne malen for gevinstplan i arbeidet med planlegging og oppfølging av...
Rapportering på styringsparameterne bør skje periodisk og som del av de ordinære rapporteringsrutinene i virksomheten. Det bør avklares med ledelsen hvordan dette konkret skal gjøres. Prøv å få til noen fysiske møter – det vi bidra til å opprettholde den gode dialogen.
Gjennom rapporteringen vil det kunne dokumenteres ovenfor ledelsen, relevante interessenter og alle ansatte hvordan dere ligger an med å oppnå målene satt i anskaffelsesstrategien. Dette er viktig innsikt som kan bidra til å opprettholde nødvendig forankring og engasjement for gjennomføring av anskaffelsesstrategien.
Eksempel på rapportering av anskaffelsesstrategi:
Se Rogaland fylkeskommunes årsrapport for 2022.