Utforme anskaffelsesstrategi

Strategien prioriterer endringer virksomheten skal gjennomføre og konkretiserer fokusområder som bidrar til at virksomheten når sine målsetninger.

Kjennetegn ved en god anskaffelsesstrategi?

En god anskaffelsesstrategi kjennetegnes ved at den:

• er forankret i toppledelsen
• har mål som bygger opp under virksomhetens overordnede mål og strategier
• har tydelig prioritering av fokusområder for virksomheten, basert på kartlagt nåsituasjon
• har tyringsparametere som er enkle å måle
• er oversiktlig og ikke for detaljert
• kan enkelt gjøres kjent i virksomheten
• er utformet i samarbeid med relevante interessenter

En strategi er typisk bygget opp av mål, fokusområder og delmål.

Den utfordrende prioriteringen

Noe av det viktigste du gjør i strategien, er å prioritere retning. Det betyr at du og ledelsen aktivt må ta stilling til hva dere skal fokusere på, og hva som skal prioriteres ned. Prioriteringen gjør dere med utgangspunkt i mulighetene dere identifiserer. Prioriteringene må gjenspeile de overordnede målene for virksomheten.

Hvordan gå fra mulighetsrom til konkrete mål

Når du har kartlagt og analysert nåsituasjonen i virksomheten, kan du identifisere et mulighetsrom og forbedringsområder. Med utgangspunkt i mulighetsrommet, og virksomhetens overordnede mål, må du prioritere mål og tiltak virksomheten skal jobbe mot i strategiperioden.

Det er viktig at ledelsen og andre interessenter er involvert i dette arbeidet. Ta med analysene og virksomhetsmålene inn i arbeidsmøter der dere sammen identifiserer mål og fokusområder. Det dere kommer frem til, skal være førende for alt anskaffelsesarbeidet i virksomheten, så det er viktig med bred involvering og god forankring i prosessen.

Hvordan gå fra mulighetsrom til prioriterte tiltak

1. Identifiser og beskriv mulighetsrommet

I kartleggingsfasen er nåsituasjonen i virksomheten kartlagt og analysert. Dette er grunnlaget for å identifisere og beskrive muligheter dere har til å forbedre nåsituasjonen.

Se på analysene og identifiser så mange muligheter dere kan. Dere kan bruke denne enkle malen for å beskrive mulighetene. Én mulighet pr side. Dette kan dere bruke som utgangspunkt for å identifisere fokusområder.

2. Definer fokusområder

Når dere har beskrevet mulighetene, er neste steg å gruppere mulighetene for å identifisere fokusområder. Fokusområdene definerer dere ut ifra virksomhetens overordnede mål.

Se hvordan mulighetene grupperer seg og gi hensiktsmessige navn. Eksempler på fokusområder kan være:

• Samfunnsansvar
• Klima og miljø
• Digitalisering
• Kompetanse
• Forbruk
• Organisering
• Styring og etterlevelse
• Leverandørutvikling
• Innovasjon
• Sikkerhet og beredskap

Her er det viktig at dere gjør en utvelgelse av fokusområder, som reflekterer det dere skal prioritere å jobbe med.

3. Definer delmål per fokusområde

Mål er knyttet til mulighetene dere grupperte under fokusområdene. Det er ikke et poeng å ha så mange og så ambisiøse mål som mulig. Vurder ut ifra hva som er realistisk å oppnå i strategiperioden.

Her er eksempler på delmål fra andre anskaffelsesstrategier:

• «Lillestrøm kommunes anskaffelsesprosesser gjennomføres digitalt»
  (Lillestrøm kommunes anskaffelsesstrategi)
• «God samhandling sikrer behovsdekning i hele avtalens levetid»
  (Lillestrøm kommunes strategi)
• «Vi skal gjennomføre verdiskapende og kostnadseffektive anskaffelser ved å jobbe langsiktig og strategisk basert på prinsippene om kategoristyring».
  (Skatteetatens anskaffelsesstrategi)
• «Vi skal åpne for innovasjon fra start når behovet oppstår og utnytte mulighetene for innovative anskaffelser og leverandørutvikling til å gi bedre løsninger»
  (Skatteetatens anskaffelsesstrategi)

Det er viktig at målene er tydelig og klart formulert. En metode som ofte brukes for å sette gode mål er SMART. SMART er forkortelse for

• Spesifikt
• Målbart
• Attraktivt
• Realistisk
• Tidsbestemt

Bruk SMART for å gjøre målene konkrete.

4. Forankre og utform strategien

Når dere har kommet frem til mål, fokusområder og delmål dere mener er nødvendige og realistiske, må du oppsummere og konkretisere i en anskaffelsesstrategi. 

For å opprettholde engasjement for arbeidet og sikre videre forankring bør du sende anskaffelsesstrategien på en høringsrunde internt i virksomheten når et utkast er klart.

Forsøk å få avklart dette:

• Er vi omforent om målbildet?
• Har vi felles forståelse av hva som skal til for å realisere målene?

Det er viktig at du beskriver hvem som har overordnet ansvar for gjennomføringen av anskaffelsesstrategien. Dette bør være en virksomhetsleder/toppleder. 

Eksempel på tydelig plassering av ansvar i strategier:

Kommunedirektøren har det overordnede ansvar for gjennomføringen av anskaffelsesstrategien.

Lillestrøm kommune

Rådmannen har det overordnede ansvaret for gjennomføring av strategien i perioden 2021–2025.

Sandefjord kommune

Husk at ledelsen har et særlig ansvar for at forankringen skjer i virksomheten, at alle nivåer forplikter seg til strategien og at målene og fokusområdene fra  anskaffelsesstrategien settes inn i virksomhetsplanene. Det er derfor viktig at ledelsen involveres i arbeidet med å utarbeide og ferdigstille anskaffelsesstrategien, og at ledelsen er med på å beskrive en felles forventning om arbeidet. For å sikre at arbeidet blir prioriter i form av ressurser, tid og kompetanse, er det særlig viktig at ledergruppen vedtar anskaffelsesstrategien. 

5. Spre budskapet

Når anskaffelsesstrategien er vedtatt, er det tid for å gjøre den godt kjent i hele virksomheten.

Anskaffelsesloven krever at anskaffelsesstrategien skal være offentlig tilgjengelig.

Kommunikasjonsplan

For å sikre at lanseringen av anskaffelsesstrategien når alle, og at kjennskapen til den opprettholdes i strategiperioden, bør du lage en kommunikasjonsplan. Budskapene du ønsker å formidle, bør formuleres med bakgrunn i anskaffelsesstrategiens mål, være tilpasset målgruppen og si noe om: 

• hvorfor anskaffelsesstrategien er etablert
• hvilken nåsituasjon dere har
• hvor dere ønsker å være når jobben er gjort
• hva dere skal gjøre

Kommunikasjonsplan for anskaffelsesstrategi – mal

Her er en mal for kommunikasjonsplan i arbeidet med planlegging og oppfølging av anskaffelsesstrategi.

Det er viktig at du kontinuerlig jobber med å selge anskaffelsesstrategien inn i virksomheten og mot andre relevante målgrupper. Bruk ledelsen, kommunikasjonsavdelingen og andre støttespillere i dette arbeidet.

Nyttige verktøy

Presentasjon av anskaffelsesstrategi – mal

Presentasjonen av anskaffelsesstrategi er en Power Point-mal som kan brukes for enkelte å kunne kommunisere innholdet i anskaffelsesstrategien.

Eksempler på anskaffelsesstrategier

Eksemplene fra Elverum kommune, Bodø kommune og Statens innkjøpssenter viser hvordan en anskaffelsesstrategi kan bygges opp.