Hva er konkurransebestemmelser? 

Konkurransebestemmelsene er den delen av konkurransegrunnlaget som forteller leverandørene hvordan, når og på hvilke vilkår konkurransen gjennomføres. Det skal være forutsigbart for leverandørene hvordan konkurransen foregår, når noe skjer, og hvilke spesielle vilkår som gjelder. 

Konkurransebestemmelsene binder sammen de øvrige dokumentene i konkurransegrunnlaget. De viser til kvalifikasjonskravene, tildelingskriteriene, kravspesifikasjonen og kontraktsvilkårene, og forteller leverandørene hvordan tilbudet skal leveres, og hvordan det blir behandlet og evaluert. 

Tydelige konkurransebestemmelser påvirker både leverandørenes evne og vilje til å delta. Uklarheter går ut over konkurransen, og oppdragsgiver har risikoen for uklarheter i konkurransegrunnlaget, jf. anskaffelsesforskriften §§ 8-4 og 14-1. 

Hva sier regelverket? 

Anskaffelsesforskriften krever at oppdragsgiver opplyser om hvordan konkurransen skal gjennomføres. For anskaffelser etter del III skal konkurransegrunnlaget blant annet opplyse om hvilken prosedyre som er valgt, hvilke frister som gjelder, krav til kommunikasjon, og om elektroniske kataloger eller elektroniske auksjoner brukes, jf. anskaffelsesforskriften § 14-1. Konkurransegrunnlaget skal også opplyse om hvilke krav som gjelder for innholdet i og utformingen av en forespørsel om å delta eller et tilbud, og hvor lenge leverandørene må vedstå seg tilbudet. 

Krav i del II

For anskaffelser etter del II skal konkurransegrunnlaget opplyse om hvordan oppdragsgiver vil gjennomføre konkurransen, og hvilke krav som gjelder for innholdet i og utformingen av en forespørsel om å delta i konkurransen eller et tilbud, jf. anskaffelsesforskriften § 8-4. Kravene til hva konkurransebestemmelsene bør inneholde, er i hovedsak de samme som for del III, men du står noe friere i hvordan konkurransen legges opp. 

Hva bør konkurransebestemmelsene inneholde? 

Hva som er relevant, avhenger av anskaffelsen og hvilken prosedyre du har valgt. Temaene nedenfor hører ofte hjemme i konkurransebestemmelsene. Ta med det som er nødvendig for at leverandørene skal forstå hvordan de skal delta, og hvordan tilbudene blir behandlet. 

Opplysninger om anskaffelsen og oppdragsgiver 

• kort om oppdragsgiver, formålet med anskaffelsen og omfanget, med henvisning til behovsbeskrivelsen og kravspesifikasjonen
• om det skal inngås en kontrakt eller en rammeavtale, og eventuelt hvor mange leverandører rammeavtalen skal inngås med
• anslått verdi eller volum der det er relevant, samt eventuelle opsjoner og muligheter for forlengelse

Anskaffelsesprosedyre og konkurranseform 

• hvilken prosedyre som er valgt, for eksempel åpen eller begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling, konkurransepreget dialog eller innovasjonspartnerskap – valg av prosedyre gjøres i konkurransestrategien
• om konkurransen følger del II eller del III i forskriften
• ved prosedyrer med prekvalifisering: hvor mange leverandører som inviteres til å gi tilbud, og hvilke utvelgelseskriterier som brukes for å velge dem ut

Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon 

• hvilke kvalifikasjonskrav leverandøren må oppfylle, og hvordan de skal dokumenteres, blant annet gjennom ESPD
• ved begrenset prosedyre: utvelgelseskriteriene og hvor mange leverandører som går videre

Tildelingskriterier og evaluering 

• hvilke tildelingskriterier som gjelder, vektingen av dem og dokumentasjonskravet til hvert kriterium
• kort om evalueringsmodellen der det er hensiktsmessig å beskrive den

Frister 

• tilbudsfrist, og eventuelt frist for å levere forespørsel om å delta i konkurransen
• frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget
• vedståelsesfrist
• en veiledende fremdriftsplan med planlagte datoer for tilbudsåpning, evaluering, meddelelse om valg av leverandør, karensperiode og kontraktsinngåelse

Kommunikasjon 

• at all kommunikasjon i konkurransen skal skje elektronisk gjennom konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV), og hvordan leverandørene stiller spørsmål og får svar
• hvordan tilleggsopplysninger og eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget blir gjort kjent for leverandørene

Forhandlinger og dialog 

• ved konkurranse med forhandling eller konkurransepreget dialog: hvordan forhandlingene eller dialogen gjennomføres, og hvilke rammer som gjelder

Krav til tilbudet 

• krav til språk, struktur og format på tilbudet, og hvilke vedlegg leverandøren skal levere, for eksempel utfylte prisskjemaer, CV-er eller vareprøver
• hvordan pris skal oppgis og struktureres, slik at tilbudene kan sammenlignes på en korrekt og forutsigbar måte
• hvordan forbehold og avvik skal angis, og hvilke konsekvenser vesentlige avvik kan få for tilbudet

Befaringer 

• sted, tidspunkt og instrukser for påmelding

Spesielle kontraktsvilkår 

• spesielle vilkår som kan påvirke leverandørenes mulighet eller vilje til å delta, for eksempel krav om elektronisk samhandling og bestilling (EHF), krav til lønns- og arbeidsvilkår, bruk av lærlinger, og sikkerhets- og beredskapskrav – slike vilkår bør komme tydelig fram allerede i konkurransebestemmelsene

Maler 

Konkurransegrunnlag – én mal for hver anskaffelsesprosedyre

Samleside for generelle konkurransegrunnlag tilpasset alle tillatte anskaffelsesprosedyrer, over og under EØS-terskelverdiene. I tillegg finner du en egen mal...