Hva er en anskaffelsesprotokoll? 

En anskaffelsesprotokoll er et dokument som beskriver og dokumenterer vesentlige forhold og viktige avgjørelser gjennom anskaffelsesprosessen. 

Hvorfor er det nyttig å ha en anskaffelsesprotokoll? 

Dette dokumentet er et viktig verktøy for å overholde kravet til at prosessen skal være gjennomsiktig og kunne bli etterprøvd. Oppdragsgiver skal føre protokoll over vesentlige forhold for gjennomføring av anskaffelsen, jf. anskaffelsesforskriften § 7-1 tredje ledd. 

Hva skal dokumenteres i en anskaffelsesprotokoll? 

Anskaffelsesforskriften §§ 10-5 og 25-5 angir hvilke opplysninger som minimum må med i anskaffelsesprotokollen. Hva som er vesentlig, vil variere fra anskaffelse til anskaffelse, og oppdragsgiver må vurdere om det er behov for å dokumentere forhold utover minimumskravene. 

Eksempel på informasjon som skal fremgå av protokollen, er: 

• beskrivelse av anskaffelsen 
• begrunnelse for å ikke dele opp anskaffelsen 
• begrunnelse for valg av prosedyre, dersom det ikke er valgt åpen eller begrenset anbudskonkurranse 
• valgt leverandør og begrunnelsen for valget 
• begrunnelsen dersom oppdragsgiver avlyser konkurransen 

Mange konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) har funksjonalitet for anskaffelsesprotokoll, slik at mye av denne informasjonen fylles ut automatisk. Det er likevel viktig å kontrollere manuelt at alle vesentlige forhold og viktige avgjørelser er tilstrekkelig dokumentert. Det er også viktig å arkivere.