Finn veiledning til å bruke anskaffelsesstrategien til å fremme innovasjon og hvordan innovative anskaffelser skal tas i bruk i praksis.
Innovasjon i anskaffelsesstrategien
Offentlig sektor står overfor stadig mer komplekse utfordringer, fra demografiske endringer og klimakrav til krav om mer effektiv ressursbruk. For å møte disse utfordringene holder det ikke alltid å kjøpe det samme som før. Innovasjon handler om nyskaping, enten gjennom videreutvikling av det som finnes, eller ved å skape noe helt nytt, og anskaffelser er et av de mest effektive virkemidlene offentlig sektor har for å drive denne utviklingen fremover.
En anskaffelsesstrategi skal gi felles retning og understøtte virksomhetens overordnede mål. Når strategien også omtaler hvordan virksomheten skal legge til rette for forbedrings- og utviklingsarbeid og innovasjon gjennom sine anskaffelser, blir den et aktivt styringsverktøy – ikke bare for å sikre lovlig og kostnadseffektiv innkjøpspraksis, men for å skape reell merverdi.
Det viktige er ikke å vurdere om en anskaffelse er «innovativ nok», men å ha en anskaffelsespraksis som stiller spørsmålet «hva trenger vi å oppnå?» før «hva skal vi kjøpe?». På den måten sikrer virksomheten at løsningen tilpasses behovet, ikke at behovet tilpasses tilgjengelige løsninger.
Markedet består av aktører med evne til å tilby eller utvikle løsninger tilpasset dine behov, men da må du som oppdragsgiver åpne for det. Dialog med markedet og behovsbaserte spesifikasjoner er kjernen i innovative anskaffelser.
Innovative anskaffelser kan være forbundet med en del usikkerhet, knyttet til at resultatet ikke vil være kjent på forhånd.
I anskaffelsesstrategien kan dere forankre at risiko forbundet med innovative anskaffelser er noe hele virksomheten tar som oppdragsgiver, og at den ikke ligger hos den enkelte innkjøper. Og grunnen til at virksomheten tar den økte risikoen, er å få til en forbedring.
Ved å forankre denne tilnærmingen i anskaffelsesstrategien sikrer virksomheten at innovasjon ikke overlates til tilfeldigheter, men blir en integrert del av hvordan dere jobber med anskaffelser.
To tilnærminger: innovasjonsvennlige anskaffelser vs. anskaffelse av innovasjon
Innovasjon gjennom anskaffelser kan skje på flere måter: enten gjennom videreutvikling av det som finnes, eller ved å skape noe helt nytt. Dere bør ta stilling til hvilket ambisjonsnivå som passer.
Ambisjonsnivået for bruk av innovative anskaffelser kan vurderes på to måter. Én tilnærming er å vurdere hvert enkelt behov, utfordringer for god behovsdekning, og årsakene til utfordringene. Dersom analysen viser at eksisterende løsninger på markedet ikke strekker til, og at behovet er kvalitetssikret, kan innovasjon være riktig. En mer strategisk tilnærming innebærer å se innovative anskaffelser i sammenheng med virksomhetsmål, og prioritere innovative anskaffelser som virkemiddel der status viser lav måloppnåelse, for eksempel knyttet til virksomhetsmål om mindre klima- og miljøbelastning, bedre tjenesteutvikling, effektiv ressursbruk eller teknologisk omstilling.
Valget av ambisjonsnivå henger tett sammen med et annet grunnleggende spørsmål: Tilsier behovet at du tilrettelegger for innovasjon, eller aktivt etterspør innovasjon? Dette skillet er kjernen i to ulike tilnærminger:
- Innovasjonsvennlige anskaffelser innebærer å utforme konkurransen på en måte som gir rom for nye løsninger, uten at disse er eksplisitt etterspurt.
- Anskaffelse av innovasjon har som utgangspunkt at eksisterende løsninger ikke er gode nok, og innebærer at dere som oppdragsgiver aktivt søker å anskaffe eller utvikle noe nytt i dialog eller samarbeid med leverandører.
Felles for begge tilnærmingene er å ta utgangspunkt i behovet, ha dialog med markedet om behov og muligheter tidlig i prosessen, bruke ytelses- og funksjonskrav, og bruke metoder for konkurransegjennomføring egnet for innovasjon og kontraktsformer som stimulerer til innovasjon i kontraktsperioden.
Hvordan kan anskaffelser se ut i en anskaffelsesstrategi?
En anbefaling er at anskaffelsesstrategien omtaler innovasjon gjennom flere områder.
Konkrete mål om innovasjon
Mål knyttet til innovasjon i anskaffelsesstrategien kan formuleres slik at det beskriver hva dere vil oppnå (ønsket effekt), og hvordan oppnådd effekt skal måles.
- bruke handlingsrommet i regelverket
- bruke anskaffelsesprosedyrer egnet for utvikling og innovasjon
- rom for utprøving og læring
- bidra til bærekraftig utvikling
- leverandørutvikling
Beskrivelse av konkrete aktiviteter
Strategien kan peke på behov for å jobbe mer og bedre med behovskartlegging og behovsbeskrivelser, markedsdialog og ha tiltak for å ta i bruk anskaffelsesprosedyrer og kontraktsformer som fremmer innovasjon, som konkurranse med forhandling, konkurransepreget dialog, plan- og designkonkurranse, innovasjonspartnerskap og førkommersielle anskaffelser.
Tiltak for kompetanseheving
Strategien kan peke på behov for å bygge virksomhetens kompetanse på innovasjon og samhandling. Eksempler på formuleringer om tiltak for kompetanseheving:
- styrke kompetanse på å utforme behovsbeskrivelser
- delta på kompetansetiltak om innovative anskaffelser i regi av DFØ og Leverandørutviklingsprogrammet (LUP)
- styrke kapasitet og kompetanse om samhandling med markedet
- etablere nettverk for innovasjon og samskaping i virksomheten
Endringer i rutiner, roller og ansvar
Strategien kan peke på behov for å styrke intern kapasitet for tverrfaglig involvering og samarbeid internt. Pek på hvilken rolle anskaffelsesfunksjonen skal ha i å fremme bruk av innovative anskaffelser.
Samarbeid og nettverksbygging
Styrke kapasitet og kompetanse for samhandling med markedsaktører, ivareta mindre leverandører (oppstartselskaper) med innovative løsninger eller spisskompetanse.
Eksempler på anskaffelsesstrategier og målformuleringer om innovasjon
Drammen kommune bruker anskaffelser mer strategisk i møte med komplekse utfordringer
Drammen kommune står overfor flere og nye behov og høyere krav til kvalitet, samtidig som ressursene blir knappere. Situasjonen gjør det nødvendig å tenke nytt om hvordan tjenester utvikles og leveres. Kommunen har derfor som mål å styrke sin kompetanse på innovative anskaffelser og bruke innkjøp som et strategisk verktøy for utvikling.
– Vi står overfor store og komplekse oppgaver og ser behov for å bli tydeligere på behov og utvikle løsninger i tettere samarbeid med markedet, sier virksomhetsleder Maria Bergli, leder fagstab, helse og velferd.
Kommunen brukte anskaffelsen av ny elektronisk pasientjournal som en case for å ta i bruk metodikken for innovative anskaffelser. Målet med anskaffelsen var ikke bare kjøp av det digitale systemet, men å forbedre arbeidsprosesser, samhandling og kvalitet i tjenestene.
Tidlig dialog med leverandørmarkedet, tydelige behovsbeskrivelser og funksjonelle krav ble derfor sentrale grep tatt for anskaffelsesprosessen.
Kobler tjenesteutvikling tett til innkjøp
Drammen har et tydelig mål om å bruke anskaffelser som drivkraft for tjenesteinnovasjon. Innen helse og velferd handler det særlig om å se teknologi, organisering og kompetanse i sammenheng. Kommunen vil styrke arbeidet med strukturert dialog med leverandørmarkedet. Både med formål om å bli tydeligere på egne behov og åpne opp for løsninger som er nye for kommunen.
Kommunen deltar også i et regionalt partnerskap med sykehus, universitet og næringsliv om utvikling av bedre helse- og omsorgstjenester (Helsehub). Erfaringene fra samarbeidet tas videre inn i anskaffelsesarbeidet. Eksempelvis er erfaringen at aktiv leverandørutvikling gir bedre løsninger og raskere læring.