Slik prater du med markedet

For å lykkes med anskaffelser og innovasjon må du gå i dialog med markedet for å se hva de kan levere. Å invitere til dialog før konkurransegrunnlaget skrives, er ikke en omvei – det er den beste veien til et vellykket prosjekt.

Tre grunner til å involvere markedet før anskaffelsen lyses ut

1. Begge parter stiller bedre forberedt

Tidlig dialog gir markedet kjennskap til virksomhetens målsetninger og behov. Samtidig får oppdragsgiver oppdatert innsikt i hva markedet faktisk kan levere, hvilke løsninger som finnes, hva som er realistisk, og hva leverandørene trenger for at det skal være attraktivt å delta.

Når leverandørene blir hørt tidlig, får de også et helt annet eierskap til hva det offentlige trenger. De får tid til å rigge organisasjonen sin, finne strategiske samarbeidspartnere og levere gjennomtenkte tilbud – noe som gir deg som oppdragsgiver et bedre grunnlag å velge fra.

2. Vi unngår å kjøpe gårsdagens løsning

Når du snakker med leverandørene tidlig, får vi innsikt i hva markedet faktisk kan tilby, nye trender, inkludert løsninger du kanskje ikke visste eksisterte. Ved å formidle behovet ditt åpent, framfor å låse deg til en bestemt løsning, gir du markedet mulighet til å komme med de beste løsningene som møter behovene. Det gir også mulighet for å få tilgang på flere løsninger.

Dialogen gir deg også bedre grunnlag for veivalg: Er behovet ditt noe markedet allerede har løsninger for? Kreves det tilpasninger? Eller må du rigge en prosess for å utvikle helt nye løsninger (innovative anskaffelser). Svarene på disse spørsmålene hjelper deg å velge riktig anskaffelsesprosedyre, og øker sjansen for at du ender opp med en løsning som dekker behovet på en god måte.

3. Reduserer risiko

Det er kostbart å avlyse en konkurranse fordi ingen kunne levere på kravene eller ønsket å levere tilbud. Tidlig dialog avklarer hva som er mulig og tilgjengelig, hva som er kommersielt realistisk, og hvor de største risikofaktorene ligger. Det gjør at vi øker sjansen for å treffe blink når konkurransen lyses ut.

Dialog med markedet er både lovlig og nyttig

Det er lovlig å ha dialog med markedet så lenge du behandler leverandørene likt, unngår å gi urimelig konkurransefordel og ikke røper forretningshemmeligheter.

§ 8-1.Forberedende undersøkelser

(1) Oppdragsgiveren kan gjennomføre markedsundersøkelser for å forberede anskaffelsen og gi informasjon til leverandørene om sine planer og behov.

(2) Oppdragsgiveren kan søke eller motta råd fra uavhengige eksperter, myndigheter, leverandører eller andre markedsaktører. Rådene kan brukes i planleggingen og gjennomføringen av anskaffelsen. Forutsetningen er at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet.

Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) § 8-1

Se også § 8-2, 12-1 og 12-2 for utfyllende bestemmelser om markedsdialog.

Muligheter for dialog er mange

Det finnes kjente metoder for å ha dialog med markedet. Disse omtales i teksten nedenfor. Vurder hvilke metoder som gir deg informasjonen du trenger til din anskaffelse.

Dialog kan gjennomføres på mange måter, alt fra små avsjekk med kjente leverandører til konferanser og dialogmøter for å identifisere ukjente leverandører og deres kompetanse og løsningsforslag. Et eksempel på effektiv dialog med leverandører ble gjennomført av Trondheim kommune i forbindelse med en rammeavtale for renholdstjenester. Her kjente kommunen leverandørene og ønsket å få innsikt i hvordan ambisjoner og krav om sosial bærekraft kunne ivaretas i avtalen.

Ulike måter å ha dialog med markedet på

Valget av dialogmetode avhenger av hvor du er i prosessen og hva slags informasjon du har behov for. Her er en oversikt over ulike metoder, og når de passer best:

• Vil du skape blest og vise retning for dine anskaffelser og kommende behov?
  • Bruk Leverandørkonferanse.
• Trenger du innspill på konkrete spørsmål og fakta fra markedet?
  • Send ut en RFI (forespørsel om informasjon).
• Vil du diskutere ulike løsninger på et konkret behov og få innsikt i hva markedet kan levere?
  • Inviter til Dialogkonferanse.
• Vil du ha flest mulig innspill og innsikt fra leverandørene?
  • Bruk én-til-én-møter.
• Er du usikker på om om kravene dine er realistiske eller forståelige for markedet?
  • Send konkurransegrunnlaget på høring.

Leverandørkonferanse

Mens en dialogkonferanse ofte er knyttet til et konkret prosjekt, brukes leverandørkonferanser gjerne bredere, til å presentere fremtidige behov og langsiktige anskaffelsesplaner.

• Formålet er å skape tidlig oppmerksomhet i markedet for å sikre flere tilbydere og større konkurranse når utlysningene kommer. Leverandørkonferanser kan også brukes til å hente inn overordnede innspill fra leverandører, fageksperter og forskningsmiljøer på tvers av et større tema eller fagområde.
• Målgruppe: Konferanser kan være for alle leverandører, bransjeforeninger, bedriftsnettverk, forsknings- og utviklingsmiljøer samt berørte offentlige myndigheter. Det anbefales også her å etterspørre deltakelse av fageksperter fremfor rent salgspersonell.
• Tips til gjennomføring: Kommuniser bredt gjennom bransjenettverk, sosiale medier og egne nettsider. Du kan også publisere en veiledende kunngjøring i Doffin, eller ta direkte kontakt med spesifikke nøkkelpersoner og leverandører du mener bør delta.

Forespørsel om informasjon (RFI)

En RFI (Request for Information) egner seg godt til å samle inn strukturert, skriftlig informasjon i forkant av en planlagt anskaffelse.

• Formålet er å hente inn informasjon som ikke er offentlig tilgjengelig, og bruke leverandørenes spesialkompetanse til å forme rammene for prosjektet.
• Slik gjør du det: Utform et dokument med beskrivelse av behovet og konkrete spørsmål, og publiser det som en veiledende kunngjøring på Doffin.no.

Dialogkonferanse

En dialogkonferanse gjennomføres i en tidlig fase, i god tid før kunngjøringen av anskaffelsen.

• Formålet er å informere markedet og relevante interessenter om virksomhetens behov, og få innspill til hvordan behovet best kan dekkes. Her kan oppdragsgiver diskutere konkrete utfordringer med leverandører, brukere og fagmiljøer, utforske ulike løsninger og få innspill til andre spørsmål dere lurer på.
• Målgruppe: Konferansen må være åpen for alle interesserte leverandører. For best mulig faglig utbytte anbefales det å presisere i invitasjonen at dere ønsker deltakelse av fagfolk, ikke «selgere». Andre relevante deltakere er bransjeorganisasjoner, næringsutviklingsmiljøer og offentlige virksomheter.

Se eksempel på invitasjon til markedsdialog (pdf), utformet av Sykehuset Østfold.

Én-til-én-møter

Én-til-én-møter arrangeres gjerne som en direkte forlengelse av en dialogkonferanse eller RFI, og er et effektivt verktøy for å hente inn detaljert informasjon.

• Formålet er at leverandørene får gi sine innspill på behovet og muligheter for løsninger. I et lukket møte deler leverandører gjerne mer enn i et åpent forum. De er mer villige til å dele informasjon om sin kompetanse og sine løsninger, forutsatt at du er tydelig på at det som deles, holdes konfidensielt og ikke distribueres videre.
• Målgruppe: Likebehandlingsprinsippet gjelder også her. Inviterer du til individuelle møter, bør du gjennomføre møter med alle leverandører som melder interesse.

Konkurransedokumenter på høring

Å sende utkast til konkurransegrunnlag, kravspesifikasjon og kontraktsvilkår på høring til markedet er en rimelig og effektiv forsikring før den endelige utlysningen.

• Formålet er å unngå at du stiller feilaktige, uhensiktsmessige eller utdaterte krav som markedet ikke kan svare på. Høringen avdekker uklarheter, redusere risiko for både oppdragsgiver og leverandør, og bidrar til læring i egen organisasjon.
• Hva kan sendes på høring? Hele eller deler av dokumentene. Du kan be om:
  • Formulering av krav: Forstår leverandørene kravene slik du har ment dem?
  • Innholdet i kravspesifikasjonen: Er kravene riktige for å dekke behovet? Er noen unødvendig kostnadsdrivende eller konkurransebegrensende?
  • Prisskjema: Er oppsettet logisk, og finnes det bedre måter å be om pris på?
  • Tildelingskriterier og evalueringsmodell: Er kriterier og krav utformet hensiktsmessig og på den måten leverandørene ønsker å konkurrere?