Eksempel i Eksempelbanken
Robotisering av arkiv sparer tid og penger
18 kommuner på Helgeland har nå automatisert store deler av arkivdriften. Det sparer tusenvis av arbeidstimer, og gir arkivene ny prestisje.
Anskaffelsestype: Tillegg til eksisterende rammeavtale for saks- og arkivsystem, og direkteanskaffelse av DUO Arkiver
Verdi: 780 000 kroner eks. mva. for tillegg til saks- og arkivsytem, under 100 000 kroner i gjennomsnitt per kommune for DUO Arkiver
Leverandør: Sikri (saks- og arkivsystem) og Best of Breed (DUO Arkiver)
Om anskaffelsen
Digitale Helgeland er et samarbeid mellom 19 kommuner på Helgeland, med Brønnøy kommune som vertskommune, og et styre bestående av samtlige kommunedirektører. Samarbeidet har utviklet arkivdriften gjennom et prosjekt for smidigere dokumenthåndtering: ConnectFlow. Det består av fem hoveddeler. Vi skal se nærmere på to av dem.
Sikri
Først utviklet og implementerte Digitale Helgeland sammen med Sikri, leverandøren av sak- og arkivsystemet Elements for 18 av de 19 kommunene, en robotisert prosess for håndtering av saksdokumenter (robotic process automation – RPA). Fra august 2025 står roboten for automatisering av om lag 12 000 transaksjoner hver måned i deres Elements.
RPA-løsningen omfatter seks saksprosesser – inkludert Startlån-søknader. Her er det svært mange saksdokumenter og sakene er komplekse, så denne prosessen ble derfor utviklet spesielt.
Best of Breed
Den andre hoveddelen av ConnectFlow er DUO Arkiver fra Best of Breed. DUO leser, tolker, videresender og journalfører epost til postmottak. Fra januar 2026 er DUO fullintegrert mot Elements, og foreløpige resultater ser svært lovende ut. De 19 kommunene mottar om lag 15 000 eposter i måneden til sine postmottak, og ifølge Menon Economics og A2 sin rapport om «Tidsbruk og kostnader av arkivering i offentlig sektor» tar håndteringen av en slik henvendelse i snitt fem minutter – noe som summerer seg opp til omkring 9000 timeverk i året for de 19 kommunene.
Framgangsmåte
Digitale Helgeland innførte et felles sak- og arkivsystem fra Sikri i 2023 på vegne av medlemskommunene (Elements). Samtidig bestemte styret å sette i gang et forprosjekt for ConnectFlow – smidig dokumenthåndtering.
I februar 2024 gikk styret videre med en serie anbefalinger. Et viktig punkt var å få på plass en forpliktende samarbeidsavtale mellom kommunene rundt dokumenthåndtering og arkiv. Denne avtalen kom på plass i 2. kvartal 2025, og inkluderte en forpliktelse, signert av kommunedirektørene på vegne av hver kommune. Her forpliktet kommunedirektørene seg til obligatorisk opplæring, og å medvirke og informere sin egen kommune, og til å delta aktivt i møter gjennom å uttale seg hvis man er imot det som blir foreslått. I praksis betyr det at den som tier, samtykker i det som er foreslått. Avtalen utpekte Digitale Helgeland som samordnende kompetansehjul og innovasjonsmotor.
Kontrakt med Sikri for RPA ble inngått i november 2024 med mål både
- å fjerne tidkrevende, regelstyrte oppgaver fra mennesker
- å skape et nytt tankesett i arkivarbeidet videre slik at medarbeiderne hele tiden spør seg: «Hva kan vi automatisere neste gang?»
Dette krever hyppige møter, noe som skaper psykologisk trygghet for å diskutere fritt. Arkivmedarbeidernes «ondter» er drivstoffet for å forbedre ting.
Utviklingen ble gjort som et tillegg til eksisterende avtale med Sikri, til en kostnad av 780 000 kr. Basert på Digitale Helgelands kostnadsestimat på 695 kroner per arbeidstime og trafikktall per januar 2026, sparer kommunene arbeidstid verdt netto omtrent 570 000 kroner etter lisensutgifter. Selve implementeringen av RPA-en har ikke krevd mer enn i snitt 1,5 time ved to anledninger fra hver kommune, fordi arkivgruppen sørget for godt forarbeid og prosesstyring. Per 2026 brukes RPA-en av alle de 18 kommunene i Digitale Helgeland som har Elements som sak- og arkivsystem.
Digitale Helgelands arkivgruppe lette i 2025 etter å finne systemer for å automatisere postmottak, og hadde samtaler med to leverandører. Den gang kunne bare Best of Breed garantere full integrasjon mot saks- og arkivsystemet.
Digitale Helgeland framforhandlet avtale med Best of Breed på vegne av kommunene. Snittprisen var på under 100 000 kroner per kommune, og anskaffelsen av DUO Arkiver ble gjort som direkteanskaffelse av den enkelte kommune. DUO Arkiver er basert på maskinlæring, og to av IKT-samarbeidene på Helgeland (HALD IKT og Kystriket IKT) leverte høykvalitets treningsdata. Den ferdige løsningen ble pilotert av Alstahaug kommune, før de andre kommunene fikk nødvendig opplæring og deretter kunne ta DUO i bruk.
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
- Arkiv er stemoderlig behandlet i svært mange kommuner. Samtidig snakker alle om KI, men ingen har orden i egne data. Hvem andre enn arkivet kan rydde? Gjennom ConnectFlow gjør vi arkivlederne til dataforvaltere. Det vi frigjør av tid, skal ikke spares inn, men gir medarbeiderne mulighet til å få orden i arkivene.
- Nytten av automatiseringen er både mer attraktive arbeidsplasser med færre repetitive oppgaver, raskere saksbehandling og bedre kvalitet. Dette gir bedre tjenester til innbyggerne.
- Nøkkelen til suksess var å få våre eiere – gjennom kommunedirektørene – til å bli enige og forplikte seg til en felles måte å gjøre ting på. Mange kommuner tror de har så unike arkivprosedyrer, men når man sammenlikner, ser man at det bare er begrepsapparatet som er ulikt. Det er mulig å samordne om man har bestemt seg for det.
- Å forhandle med leverandører på vegne av 19 kommuner har gitt svært gode betingelser.
- Kommunene rapporterer at overgangen opplevdes som ukomplisert – og at erfaringene kan deles videre med andre brukere.
Kontakt
- 404 34 830 (kl. 9–12)
- Kontaktskjema