Veileder

EHF punch-out prosessen

Oppdragsgiver logger seg inn i sitt bestillingssystem, søker ønsket vare og klikker på lenken til leverandørens nettbutikk (punch out system).

Kilde:

DFØ

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosessnavn	EHF punchout prosess
Prosess-ID	X.4.2.2 Bestille varer og tjenester
Organisasjon	Digitaliseringsdirektoratet
Prosesseier	Jan Mærøe
Henvendelser	Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon	Dato	Endring	Forfatter/Rolle
1.0	2020.05.30	Opprettelse	Jan Mærøe
1.0	2023.10.20	Tekstredigering	Jan Mærøe

3. Om prosessen

I punch out prosessen logger oppdragsgiver seg inn i sitt bestillingssystem, søker ønsket vare og klikker på lenken til leverandørens nettbutikk (punch out system). Oppdragsgiver søker etter varer og/eller tjenester i leverandørens nettbutikk og legger disse i handlkurv. Når oppdragsgiver har funnet alle varer eller tjenester klikker han på knappen som skal sende handlekurven over til sitt bestillingssystem. Handlekurven lagres i oppdragsgivers system. Neste prosess er ordreprosess.

4. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til [email protected]. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

5. Brukere og bruksområde (hvem og når)

Oppdragsgiver kan benyttes ved kjøp av komplekse varer og/eller tjenester som må skreddersys i leverandørens system, for eksempel konfigurering av PC.

6. Formål

Sikre god maskinlesbar informasjon fra leverandørenes system inn i eget bestillingssystem ved bruk av standard format.

7. Mål

Tilstrekklig informasjon for å kunne sende en EHF ordre
Tilstrekkelig informasjon for å matche EHF faktura med EHF ordre.
Muliggjøre innsamling og bruk av data i analyser.
Synlighet, transparens i bestillingsprosessen.

8. Fordeler/gevinster

Oppdragsgiver: Økt kvaliltet i informasjonen vil redusere bruk av tid, ressurser og risiko for feil. Ledelsen får mulighet til bedre planlegging og kontroll.

Leverandører: Sparer tid ved at oppdragsgiver benytter leverandørens informasjon i etterfølgende prosesser.

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

9. Definisjoner/forkortelser

Punch out er det samme som round trip.

10. Utløsere og forutsetninger

Trigger	Behov for varer og/eller tjenester.
Andre forutsetninger	Leverandørens bestillingsystem må ha innført punch-out funksjonalitet. Vær oppmerksom på at ved å stille krav om denne prosessen i konkurranser kan ha en konkurransevridende effekt da ikke alle leverandører har ressurser til å utvikle en slik løsning. Bestillere hos oppdragsgivere må være kjent med leverandørens nettbutikk

Trigger

Behov for varer og/eller tjenester.

Andre forutsetninger

Leverandørens bestillingsystem må ha innført punch-out funksjonalitet. Vær oppmerksom på at ved å stille krav om denne prosessen i konkurranser kan ha en konkurransevridende effekt da ikke alle leverandører har ressurser til å utvikle en slik løsning.

Bestillere hos oppdragsgivere må være kjent med leverandørens nettbutikk

11. Input og leverandører

Input	Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom	Leverandør/avsender - organisasjon	Referanse
Behov		Oppdragsgiver

12. Deltakere

Roller og ansvar i anskaffelsesprosessen

Organisasjon	Rolle	Forkortelser
Oppdragsgiver	Behovshaver	o-beh
Oppdragsgiver	Bestiller	o-bes
Oppdragsgiver	System	o-sys
Leverandør	System	l-sys
Leverandør	Person	l-per

13. Prosessdiagram

EHF punchoutprosess

xlsx

179.99 KB

14. Aktiviteter

Aktiviteter	Ansvar	Kommentar
1. Logg inn i bestillingsystem og klikk punch out	o-bes
2. Punch out sesjon åpnes baser på innloggingsurl og avtalevarer vises i søkemotor.	l-sys
3. Fyll handlekurv basert på søkemotorresultat og avslutt handleprosess	o-bes
4. Forbered forsendelse av varer til oppdragsgivers bestillingssystem. Lagre bestilling i systeme	l-sys	Leverandør må ha registrert standard klassifiseringskode UNSPSC for sine varer og tjenester som må overføres til bestiller
5. Returner oppdragsgiver til sitt eget bestillingssystem og lukk sesjonen i systemet	l-sys	Her må en såkalt hook-url benyttes
6. Handlekurv mottas i bestillingssystemet til oppdragsgiver	o-sys
7. Lagre varer i bestillingssystemet og klargjør for forsendelse av EHF ordre	o-sys

15. Sjekkpunkter

Aktivitetsnummer	Hva som skal kontrolleres, måles	Hvordan det skal gjøres	Hvorfor det er nødvendig
	Nei

16. Output og bruker

Output	Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.	Mottaker/bruker	Referanse
Varer lagret i oppdragsgivers bestillingssystem	Ordreprosess (er definert)	Oppdragsgiver/system

17. Sluttkriterier

Varer og tjenester må være i henhold til avtale.

18. Unntak og alternativer

Hvor	Unntak – betingelser og endring
Nei

19. Risiko

Risiko	Sannsynlighet	Alvorlighet	Metode	Tiltak
Nei

20: Behov for støtte

Støtte	Forklaring/Lenker
Opplæring i bruk av leverandørers systemer

21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS) .

EHF spesifikasjoner

Peppol BIS

22. Tilleggsinformasjon

For analyse av kategori kan UNSPSC standard klassifiseringskoder benyttes

23. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 30. april 2026