40.1 Hva er innovasjonspartnerskap?

Innovasjonspartnerskap er en anskaffelsesprosedyre som legger til rette for at oppdragsgiver i en og samme anskaffelse kan få utviklet innovative varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider, og deretter kjøpe den utviklede ytelsen. Til forskjell fra de øvrige anskaffelsesprosedyrene inneholder forskriften ikke bare detaljerte regler om gjennomføringen av konkurransen, men også regler om hvordan selve partnerskapet skal gjennomføres. Fremgangsmåten ved innovasjonspartnerskap kan illustreres slik:

40.2 Når kan innovasjonspartnerskap benyttes?

Innovasjonspartnerskap er en anskaffelsesprosedyre i forskriften del III. Av § 13-1 førsteledd fremgår det at oppdragsgiver bare kan bruke konkurranse om innovasjonspartnerskap for å utvikle og anskaffe innovative varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider. Innovasjonspartnerskap kan kun benyttes der det er tale om reell innovasjon. Oppdragsgiver må ha et behov for enten en helt ny eller betydelig forbedret løsning sammenlignet med det som finnes tilgjengelig på markedet. Innovasjon defineres slik i § 4-5 bokstav h:

Av forskriftens § 26-8 tredje ledd følger det også at den anslåtte verdien av det som er tenkt anskaffet skal stå i forhold til investeringene som er nødvendige for å utvikle dem. Dette betyr at verdien som løsningen gir, må legitimere kostnadene ved å utvikle den og stå i rimelig forhold til den nytten eller fordelen man forventer å oppnå.

40.3 Gjennomføring av innovasjonspartnerskap

40.3.1 Planlegging og utforming av anskaffelsesdokumentene

40.3.1.1 Oppdragsgivers behov

Innovasjonspartnerskap er en kompleks prosedyre som krever grundige forberedelser fra oppdragsgiver.

I tillegg til de alminnelige kravene som stilles til konkurransegrunnlagets innhold, må oppdragsgivers behov beskrives.((1^ Jf. § 14-1 fjerde ledd bokstav a )) For å kartlegge behovet for en innovativ ytelse, vil det ofte være gunstig å sondere markedet ved å gjennomføre markedsundersøkelser.((2^ Jf. § 12-1 første ledd )) Dersom markedsundersøkelsen avdekker at det allerede finnes eksisterende løsninger på markedet som imøtekommer oppdragsgivers behov, eller løsninger som kun krever mindre tilpasninger for å oppfylle behovet, er det ikke tale om reell innovasjon.  Den grunnleggende forutsetningen for anvendelse av prosedyren vil da ikke være oppfylt. Gjennom markedsundersøkelsen kan oppdragsgiver også få en bedre forståelse for problemstillingen som søkes løst og annen nyttig informasjon som er relevant ved utformingen av anskaffelsesdokumentene. For eksempel informasjon om hvordan forhandlingene bør gjennomføres, hvordan partnerskapet bør struktureres, hvilke kvalifikasjonskrav de bør stille og hva som kan være gode tildelingskriterier.

40.3.1.2 Immaterielle rettigheter

Ved innovasjonspartnerskap skal konkurransegrunnlaget også inneholde opplysninger om hvilke ordninger som gjelder for de immaterielle rettighetene. Det er viktig at det fremgår hvordan rettigheter til det som eventuelt utvikles skal fordeles mellom partene. Oppdragsgiver bør i denne sammenheng være oppmerksom på at leverandørene i et innovasjonspartnerskap ofte vil ha et ønske om å kapitalisere på den utviklede løsningen utover selve partnerskapet. Jo større andel av rettighetene som tilfaller den private part, jo mer attraktivt vil det følgelig være å delta i partnerskapet. Med mindre oppdragsgiver har formulert rettighetene som minimumskrav i anskaffelsesdokumentene, vil det være mulig å forhandle om de immaterielle rettighetene under forhandlingsfasen.

40.3.1.3 Kvalifikasjonskrav

Oppdragsgiver skal i et innovasjonspartnerskap særlig stille krav til leverandørens kvalifikasjoner innen forskning og utvikling, inkludert utvikling og implementering av innovative løsninger.((3^Jf. § 16-5 tredje ledd)) Det kan blant annet stilles krav til erfaring, kapasitet, systemer eller kompetanse innen forskning og utvikling. Oppdragsgiver er imidlertid ikke forpliktet til å stille krav til at leverandørene kan vise til tidligere erfaring.

Oppdragsgiver bør være oppmerksom på at å stille for strenge kvalifikasjonskrav kan medføre at små og mellomstore bedrifter, herunder nye innovative selskaper, utelukkes fra å delta i konkurransen.

Dokumentasjon for leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner må videre følge kravene i § 16-6.

40.3.1.4 Valg av leverandør

Ved konkurranse om innovasjonspartnerskap skal oppdragsgiver velge tilbud på grunnlag av beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet.((4^Jf. § 18-1 åttende ledd)) Oppdragsgiver kan velge å fastsette en fast pris eller kostnad for innovasjonspartnerskapet, istedenfor å bruke pris eller kostnad som et eget tildelingskriterium.((5^Jf. § 18-1 syvende ledd))

40.3.1.5 Krav til beskrivelse av innovasjonspartnerskapet

Oppdragsgiver må angi i kunngjøringen om han ønsker å inngå én eller flere kontrakter om innovasjonspartnerskap. Oppdragsgiver har mulighet til å inngå partnerskap med én eller flere partnere som gjennomfører separate forsknings- eller utviklingsaktiviteter.((6^Jf. § 23-7 sjette ledd)) Det er viktig at oppdragsgiver i konkurransegrunnlaget beskriver hvordan partnerskapet planlegges gjennomført. Paragraf 26-8 inneholder regler om gjennomføringen av partnerskapet. Hvordan innovasjonspartnerskap gjennomføres, omtales nærmere under punkt 40.3.3.

40.3.2 Gjennomføring av konkurransen

Gjennomføringen av konkurransen om å inngå et innovasjonspartnerskap skal, med enkelte unntak, skje etter de samme reglene som konkurranse med forhandling.((7^Jf. § 23-7)) Leverandørene skal behandles likt i forhandlingene.((8^Jf. § 23-10 første ledd)) Oppdragsgiver kan ikke på en diskriminerende måte gi opplysninger som kan gi noen leverandører en fordel fremfor andre.

Alle interesserte leverandører kan levere forespørsel om å delta i konkurransen.((9^Jf. § 23-7)) Etter å ha mottatt forespørsel om deltakelse, må oppdragsgiver vurdere hvilke leverandører som anses kvalifisert på bakgrunn av kvalifikasjonskravene. Bare de leverandørene som er kvalifisert, kan bli invitert til å innlevere tilbud. Oppdragsgiver har en mulighet etter forskriftens § 16-12 til å angi en nedre, og eventuelt øvre, grense for antall leverandører som inviteres til å gi tilbud. Oppdragsgiver skal i kunngjøringen angi objektive og ikke-diskriminerende kriterier eller regler for utvelgelse av eventuelle overtallige kvalifiserte leverandører.

Forhandlingsfasen ved et innovasjonspartnerskap er illustrert i figuren under.

I utgangspunktet skal det forhandles med alle de inviterte leverandørene. Oppdragsgiver kan i kunngjøringen forbeholde seg retten til å beslutte at forhandlingen skal skje i flere faser for å redusere antallet tilbud eller løsninger.((10^Jf. § 23-11)) Slike reduksjoner skal foretas på grunnlag av tildelingskriteriene. Oppdragsgiver kan redusere antallet tilbud eller løsninger første gang i forkant av forhandlingene, dersom han forbeholder seg retten til dette i anskaffelsesdokumentene. Til forskjell fra prosedyren konkurranse med forhandling, kan oppdragsgiver ved innovasjonspartnerskap ikke tildele kontrakten uten å gjennomføre forhandlinger. I den siste fasen av forhandlingene skal antallet tilbud eller løsninger være

tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse. Dette gjelder bare i den utstrekning det foreligger et tilstrekkelig antall gjenværende tilbud eller løsninger.

Forhandlingene kan gjelde alle sider av tilbudet.((11^Jf. § 23-7 andre ledd)) Formålet med forhandlingene er at leverandørene skal gis muligheten til å forbedre tilbudene sine opp mot oppdragsgivers behov og konkurransegrunnlaget.

For eksempel er det adgang til å forhandle om utviklingsforløpet, delmål, fremstillingen av den utviklede løsningen, kontraktsvilkår som immaterielle rettigheter, ytelsesmål for den utviklede løsningen, pris, herunder vederlag under utviklingsfasen og maksimumskostnader for den utviklede løsningen. Det er ikke tillat å forhandle om tildelingskriteriene og absolutte krav.((12^Jf. § 23-7 andre ledd andre punktum))

Under forhandlingene skal oppdragsgiver ikke uten samtykke gi de øvrige leverandørene tilgang til løsninger eller andre fortrolige opplysninger som en leverandør har gitt.((13^Jf. § 23-10)) Formålet med dette er å beskytte forretningshemmeligheter, og å forhindre at noen leverandører får et konkurransefortrinn gjennom innsyn i øvrige tilbud (og dermed kunne «skreddersy» sine egne tilbud).

Gjennom de individuelle forhandlingene kan oppdragsgiver få opplysninger som gjør at konkurransegrunnlaget bør endres for å svare best til oppdragsgivers behov. Oppdragsgiver har mulighet til å foreta endringer i konkurransegrunnlaget som følge av forhandlingene. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget som følge av forhandlingene, skal umiddelbart sendes til alle de gjenværende leverandørene. I etterkant av slike endringer skal oppdragsgiver gi leverandørene tilstrekkelig tid til eventuelt å gi reviderte tilbud.

Det går imidlertid en grense for hvor store endringer som kan gjøres i konkurransegrunnlaget. Det må ikke gjøres så store endringer at det ikke lenger dreier seg om samme ytelse som var angitt i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget. Dersom ytelsen blir vesentlig endret, følger det av kravet til forutberegnelighet og likebehandling at konkurransen må avlyses og kunngjøres på nytt i endret form. Begrunnelsen for dette er at også potensielle leverandører skal få muligheten til å levere inn tilbud på denne ytelsen i endret form.

Oppdragsgiver skal avslutte forhandlingene ved å sette en felles frist for mottak av endelige tilbud fra de gjenværende leverandørene. Det er ikke tillatt å forhandle om de endelige tilbudene.

40.3.3 Gjennomføring av innovasjonspartnerskapet

Paragraf 26-8 inneholder regler om gjennomføringen av partnerskapet. Gjennomføringen av partnerskapet må reguleres i partnerskapskontrakten som inngås mellom oppdragsgiver og valgt(e) leverandør(er).

40.3.3.1 Utviklingsfasen

Det skal settes delmål for forsknings- og innovasjonsprosessen som partneren eller partnerne skal oppfylle. Videre skal innovasjonspartnerskapet struktureres i faser etter rekkefølgen av trinnene i forsknings- og innovasjonsprosessen. Prosessen kan også inkludere produksjonen av varene, utførelsen av tjenestene eller ferdigstillelsen av bygge- og anleggsarbeidene.

Et eksempel på de ulike fasene av et innovasjonspartnerskap om utvikling av en vare kan illustreres slik:

Det skal betales vederlag i passende avdrag til partnerne ved gjennomføringen av partnerskapet. Oppdragsgiver skal sørge for at innovasjonspartnerskapets struktur, varighet og verdien av de ulike fasene gjenspeiler graden av innovasjon ved den foreslåtte løsningen og i forsknings- og utviklingsforløpet. Den anslåtte verdien av ytelsen som skal anskaffes, skal stå i forhold til investeringene som er nødvendige for å utvikle dem. Ved vurderingen av ytelsens anslåtte verdi vil det være relevant å ta i betraktning den konkrete verdien ytelsen vil ha for oppdragsgiver, samt de bredere økonomiske, miljømessige og samfunnsmessige fordelene som ytelsen forventes å gi. Oppdragsgiver bør sørge for at partnerskapskontrakten inneholder bestemmelser som gir anledning til å foreta endringer og justeringer av de avtalte fasene og delmål.

Ved gjennomføringen av et innovasjonspartnerskap med flere partnere kan oppdragsgiver ikke uten samtykke gi de øvrige partnerne tilgang til løsninger eller andre fortrolige opplysninger som en partner har gitt innenfor rammene av partnerskapet.((14^Jf. § 26-8 fjerde ledd))

Etter hvert trinn i prosessen kan oppdragsgiver avslutte innovasjonspartnerskapet eller redusere antallet partnere ved å si opp individuelle kontrakter på grunnlag av de avtalte delmålene. Dette gjelder bare når oppdragsgiver har forbeholdt seg denne retten og angitt vilkårene for å bruke den i anskaffelsesdokumentene. DFØ anbefaler at oppdragsgiver forbeholder seg denne retten. Dersom delmålene ikke oppnås, eller omkostningene ved utviklingen viser seg å ikke stå i forhold til verdien av ytelsen, vil det være behov for å kunne si opp partnerskapet. 

Et eksempel på et innovasjonspartnerskap om utvikling av en vare der antallet partnere reduseres gjennom prosessen, kan illustreres slik:

40.3.3.2 Innkjøpet

Etter innovasjonsfasen starter innkjøpsfasen. Oppdragsgiver kan bare anskaffe den utviklede ytelsen når den oppfyller de avtalte ytelsesmålene og ikke overstiger de avtalte maksimumskostnadene for ytelsen. Maksimumskostnaden representerer en ytre ramme eller et tak som anskaffelsens totale verdi ikke kan overstige. Overstiger kostnaden avtalt maksimumskostnad må en ny konkurranse kunngjøres. Kjøpet av ytelsen skal altså være regulert i partnerskapskontrakten, og kan enten formuleres som en kjøpsmulighet eller en kjøpsforpliktelse. Hvordan innkjøpene skal foretas, kan avtales nærmere under forhandlingsfasen. Den endelige prisen eller kostnaden for ytelsen kan avtales etter utviklingsforløpet så lenge denne prisen eller kostnaden ligger innenfor maksimumskostnadene som er fastsatt i partnerskapskontrakten. Dette forutsetter at prisen eller kostnaden på ytelsen ikke har blitt brukt som tildelingskriterium.

Fotnoter

¹Jf. § 14-1 fjerde ledd bokstav a

²Jf. § 12-1 første ledd

³Jf. § 16-5 tredje ledd

⁴Jf. § 18-1 åttende ledd

⁵Jf. § 18-1 syvende ledd

⁶Jf. § 23-7 sjette ledd

⁷Jf. § 23-7

⁸Jf. § 23-10 første ledd

⁹Jf. § 23-7

¹⁰Jf. § 23-11

¹¹Jf. § 23-7 andre ledd

¹²Jf. § 23-7 andre ledd andre punktum

¹³Jf. § 23-10

¹⁴Jf. § 26-8 fjerde ledd