Konkurransegrunnlag

Konkurransegrunnlaget er beskrivelsen av hvilket formål som skal dekkes og hvilken ytelse det ønskes at leverandørene gir tilbud på.

Publisert: 23. aug 2018, Sist endret: 12. nov 2018

Konkurransegrunnlaget skal spesifisere ytelsen og konkurransevilkårene på en slik måte at leverandørene blir interessert og kan levere inn sine beste løsningsforslag på behovene dine.

Footer inn her

Hva og ikke hvordan

Spesifikasjonene og konkurransereglene skal bygge på kontraktsstrategien og de føringer og valg som er gjort der.

Spesifikasjonen må videre være tydelig på hva din virksomhet har behov for, hva som er viktig for dere, hvilke formål og resultater dere ønsker å oppnå med anskaffelsen.

  • Din virksomhet skal ha spisskompetanse på hva behovet er, hvilket resultat dere ønsker å oppnå.
  • Leverandørene skal ha spisskompetanse på å løse dette behovet. 

Du bør med andre ord beskrive hva dere skal ha, og ikke hvordan det skal løses.

Dere definerer behovet, siden dere kjenner behovet best. Basert på beskrivelsen leverer leverandørene sine beste løsningsforslag, da de har spisskompetanse på hva som er mulig å levere for å tilfredsstille det beskrevne behovet og det som er viktig for dere som oppdragsgiver.

Konkurransegrunnlaget - definisjon og formål

Konkurransegrunnlag er alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD), som oppdragsgiveren utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen, kvalifikasjonsgrunnlag og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger.

Konkurransegrunnlaget er de dokumenter som sendes ut til markedet for å be om tilbud. Du skal følge relgene i anskaffelsesregelverket, da formålet med lov om offentlige anskaffelser er å fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser og bidra til å sikre at det offentlige opptrer med integritet slik at allmennheten har tillit til det offentlige.

I tillegg skal du legge vekt på å minimere miljøbelastningen og fremme klimavennlige løsninger jf § 7-9.

Konkurransegrunnlaget bør utformes slik at det tilrettelegger for at behovet dekkes, i tillegg til å ivareta konkurranse, likebehandling og forutsigbarhet for leverandørene.

Konkurransegrunnlaget - utforming og opplysninger

De krav og kriterier som stilles, bør være proporsjonale, det vil si at de bør stå i forhold til den ytelsen virksomheten har behov for.

Anskaffelser med kontraktsverdi under kr 1,3 mill eks mva
Anskaffelser som følger forskriftens del I er det ikke kunngjøringsplikt og det er ikke detaljerte regler om hvordan konkurransegrunnlaget skal utformes, men de grunnleggende prinsippene i lovens § 6 skal følges;

Dersom du følger kravene for konkurransegrunnlag for anskaffelser etter forskriftens del II (§ 8-5) oppfyller du de grunnleggende prinsipper.

Anskaffelser med kontraktsverdi over kr 1,3 mill eks mva
For anskaffelser over den nasjonale terskelverdien er det nærmere regulert hvilke krav som kan stilles og hvordan det kan gjøres, jf § 8-5 og § 15-1 flg. Der selve kunngjøringen inneholder tilstrekkelig informasjon, er det ikke nødvendig å utarbeide et eget konkurransegrunnlag, men dette vil kun gjelde for de helt enkle anskaffelser, da kunngjøringsskjemaene ikke tillater mange tegn.

Innholdet i et konkurransegrunnlag:

Opplysninger i konkurransegrunnlaget

  • hvilken ytelse det ønskes tilbud på og hvilket formål og resulteter som ønskes oppnåd med anskaffelsen. KRav til hva leverandøren skal beskrive og godtgjøre i tilbudet.

  • hvilke spesifikasjoner (krav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår for gjennomføringen av leveransen) som er viktige for behovsoppfyllelse

  • hvilke kvalifikasjonskrav som er viktige (krav til leverandørens egnethet) og hvordan de skal velges ut der det er begrensede prosedyrer

  • hvordan tilbudene vil bli evaluert (tildelingskriterier) og hvordan leverandøren skal dokumentere oppfyllelse av tildelingskriterier 

  • øvrige opplysninger som gir informasjon om hva som skal anskaffes, eller hvordan det skal anskaffes (rammeavtale,delkontrakter mm)

  • hvilke regler som gjelder for gjennomføringen av konkurransen  (hvilke frister som gjelder, hvilken prosedyre som skal følges, krav til alternative tilbud, krav til kommunikasjon mm)

  • hvordan tilbudene skal utformes, frister, krav til alternative tilbud, krav til eventuelle underentrepriser mm

  • kontraktsvilkår - generelle og spesielle kontraktsvilkår

For anskaffelser som følger del III i anskaffelsesregelverket inneholder § 14-1 en minimumsliste over hvilke opplysninter som skal med i konkurransegrunnlaget. For del II anskaffelser er innholdet regulert i § 8-4 er det ikke nødvendig å utarbeide et konkurransegrunnlag, under forutsetning av at kunngjøringen inneholder tilstrekkelig med informasjon.  Vi anbefaler likevel at det uansett utarbeides et konkurransegrunnlag, fordi dette gir best oversikt.

 Start arbeidet med å opprette anskaffelsen i konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV).

Dersom du benytter et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), vil dette gi den samme gode oversikten som et konkurransegrunnlag.

Tidsfrister

Sett av tilstrekkelig tid for leverandørene til å utarbeide tilbud. Leverandøren skal ha tid til å sette seg grundig inn i konkurransegrunnlaget og ikke minst tid til å utarbeide et godt tilbud til dere. Dette er avgjørende for å få inn gode tilbud.  

Det betyr at dere må vurdere om minimumsfristene for tilbudsfrist i anskaffelsesregelverket faktisk gir tilstrekkelig tid. 

  • Gi derfor tilstrekkelig lang tilbudsfrist. Å kunngjøre en anskaffelse rett før sommerferien med innleveringsfrist i august, vil som regel ikke gi leverandørene tilstrekkelig tid, og du kan risikere å få inn dårlige tilbud eller at leverandørene avstår fra å levere inn tilbud. Respekter at også leverandørene har behov for ferie og helligdager.
  • Vurder om du kan angi tidsestimater for når eventuelle forhandlinger skal gjennomføres.
  • Beregn tilstrekkelig tid for deg selv til å vurdere tilbudene og meddele om kontrakttildeling. Sett derfor tilstrekkelig lang vedståelsesfrist, men ikke så lang at leverandørene kvier seg for å vedstå seg tilbudet for lenge.

Hvordan ta hensyn til miljø

Når du utarbeider konkurransegrunnlaget finnes det mange muligheter til å stille krav og kriterier til varen eller tjenestens miljøprestasjon.

Type og omfang av klima- og miljøbelastning har betydning for hvilke krav det er relevant å stille i anskaffelsen. Miljøbelastningen er forskjellig for ulike varer og tjenester. Noen har stor belastning, andre små.

Noen har størst belastning knyttet til selve produksjonen, andre til bruk, mens andre igjen først blir en miljøbelastning når de blir avfall/skal kastet. Noen har utfordringer knyttet til kjemikalier, andre til utslipp av klimagasser, mens andre igjen representerer en utfordring for naturmangfold.

Miljøkrav, miljøkriterier eller kontraktskrav enten de knytter seg til selve ytelsen eller leverandøren skal oppfylle visse overordnede krav. Uansett hvor du velger å stille kravene er det viktig å angi hvordan leverandøren kan dokumentere at kravet er oppfylt.

Eksempler på krav

  • Maksimalt energibehov
  • Maksimalt utslipp av CO2
  • At produktene ikke skal inneholde bestemte helse- og miljøfarlige kjemikalier

 

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*