Dersom tilbudene består av flere pris‐ og/eller kostnadselementer, må oppdragsgiver legge en plan for hvordan disse elementene skal evalueres, slik at oppdragsgiver finner frem til den reelle prisen eller kostnaden ved de enkelte tilbudene. Konkurransegrunnlaget må ha informasjon om hvordan tilbudene skal utformes, slik at prisen og/eller kostnaden kan vurderes og sammenliknes i henhold til den planen som er lagt. 

For å finne henholdsvis laveste pris og laveste kostnad viser vi to enkle eksempler. I det første eksemplet benytter vi kjøp av matvarer for å finne laveste pris, mens vi i det andre eksemplet benytter kjøp av traktor med tilhørende serviceavtale for å finne laveste kostnad.

Eksempel – kjøp av matvarer

Vi forutsetter at du skal inngå en rammeavtale. Du setter sammen en handlekurv bestående av de varene du har til hensikt å benytte rammeavtalen til. I et reelt tilfelle vil varekurven bestå av langt flere varelinjer og kolonner.

Varenavn	Antall enheter	Pris pr enhet	Pris (antall x pris pr enhet)
I kartong lettmelk, 1 liter	1500	kr 18,00	kr 27 000,00
1 pakke hvetemel, 1 kg	50	kr 20,00	kr 1 000,00
1 pakke filtermalt kaffe, 250 g	1200	kr 25,00	kr 30 000,00
1 pakke smør, 500 g	540	kr 32,00	kr 17 280,00
Sum handlekurv			kr 75 280,00

I dette eksemplet har vi fylt inn handlekurven med priseksempler fra en tenkt leverandør. Prisen for det aktuelle tilbudet er kr 75 280,-. Dette er prisen vi legger til grunn i sammenligningen med øvrige tilbud.

Eksempel – kjøp av traktor

Vi forutsetter at du skal kjøpe en traktor til bruk i kommunal tjeneste. Du ønsker å vurdere livssykluskostnadene forbundet med traktoren over en 6 års periode.

Vare eller tjeneste	Pris
Kjøp av traktor	kr 1 000 000
Serviceavtale inkl deler, 6 år	kr 400 000
Drivstoff, 4000 timer driftstid	kr 160 000
Sum livssykluskostnad	kr 1560 000

I dette eksempelet har vi med priseksempler fra en tenkt leverandør kommet fram til en kostnad på kr 1 560 000,-. Dette er kostnaden vi legger til grunn i sammenligningen med øvrige tilbud.

Les mer om livssykluskostnader

Den videre veiledningen vil omhandle evaluering hvor tildelingen skjer på grunnlag av beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet.

Beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet

Når oppdragsgiver har valgt å tildele kontrakt på bakgrunn av beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet, blir det litt mer komplisert å identifisere hvilket tilbud som er best.

Dette valget av tildelingskriterier innebærer at oppdragsgiver er villig til å velge et dyrere tilbud, dersom de kvalitative egenskapene ved dette tilbudet oppveier prisforskjellen. Det betyr at oppdragsgiver aksepterer å betale ekstra for kvalitet som går utover kravene i kravspesifikasjonen.

Best forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet har det tilbudet som gir oppdragsgiver mest nytte for hver krone brukt, basert på tildelingskriteriene til oppdragsgiver.

Når tildeling skal skje etter en vurdering av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet må det brukes en evalueringsmodell for å sammenligne tilbudene.

Hva er en evalueringsmodell?

Evalueringsmodell er betegnelsen på en metode som benyttes for å evaluere tilbud som inneholder elementer som ikke er direkte sammenlignbare. Pris er ikke direkte sammenlignbart med en kvalitativ egenskap.  Ulike kvalitative egenskaper er heller ikke direkte sammenlignbare med hverandre.

En evalueringsmodell skal gjøre pris og de ulike kvalitative egenskapene til sammenlignbare størrelser, slik at tilbudene kan sammenlignes og tilbudet med det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet kan kåres.

Grupper av evalueringsmodeller

Det finnes to utbredte modeller for å gjøre om priskriteriet og de kvalitative kriteriene om til sammenlignbare størrelser:

• Poengmodeller
• Prissetting av kvalitet

Poengmodeller

Poengmodeller omgjør pris og kvalitetskriteriene til poeng. De poeng som blir gitt for hvert enkelt tildelingskriterie justeres for kriteriets relative vekt før poengene så summeres. Tilbudet med høyest poengsum kåres til vinner av konkurransen.

Prissetting av kvalitet

Prissetting av kvalitet innebærer at kvalitetskriteriene i stedet for å bli gitt poeng gis en pengeverdi. Pengeverdien for kvalitetskriteriene benyttes så til å justere den tilbudte prisen. Den justerte tilbudsprisen er et resultat av det reelle pristilbudet og den tilbudte kvaliteten. Vi kaller den justerte tilbudsprisen for evaluert tilbudspris. Tilbudet som etter dette har den laveste evaluerte tilbudsprisen kåres til vinner av konkurransen. Prisjusteringen gjøres kun for å sammenligne tilbudene og har ingen betydning for den tilbudte prisen når kontrakten skal gjennomføres.   

Valg av evalueringsmodell - vår anbefaling

Bruk av tildelingskriteriet beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet innebærer at oppdragsgiver har en betalingsvilje for kvalitative egenskaper som overgår kravene i kravspesifikasjonen. Betalingsviljen bør være sammenfallende med nytteverdien oppdragsgiver vurderer for de tilbudte kvalitative egenskapene.

For å finne det beste tilbudet er det avgjørende at oppdragsgiver evaluerer kvalitetskriteriene i henhold til den betalingsviljen oppdragsgiver faktisk har for den aktuelle kvaliteten. Evalueringen må altså gi kvalitetskriteriene riktig uttelling i henhold til oppdragsgivers betalingsvilje.

Valg av evalueringsmodell bør derfor falle på den modellen som gir oppdragsgiver de beste forutsetningene for å evaluere kvalitetskriteriene riktig, vurdert mot egen betalingsvilje.

Vi mener at en evalueringsmodell som prissetter kvalitet er den modellen som gir oppdragsgiver de beste forutsetningene for en riktig evaluering. En pengeverdi har en mer direkte tilknytning til oppdragsgivers betalingsvilje enn poeng. Ved å benytte pengeverdi i evalueringen i stedet for poeng blir oppdragsgiver derfor mer bevisst på at egen betalingsvilje kommer til riktig uttrykk slik at rett tilbud blir kåret til vinner av konkurransen.

I en modell som prissetter kvalitet trenger du ikke å gjennomføre den kompliserte prosessen det er å omgjøre tilbudspriser til poeng. Ulike poengmodeller kan også gi ulike resultat. Ved å unngå omregning til poeng fjerner du en mulig feilkilde fra evalueringsprosessen.

Selv om DFØ anbefaler modellen om å prissette kvalitet er det naturligvis mulig å fortsatt bruke poengmodeller, og veiledningen omtaler også bruk av poengmodeller.

Likheter mellom poengmodeller og en modell som prissetter kvalitet

Å sette en pengeverdi på de kvalitative egenskapene som evalueres i et tilbud kan fremstå som vanskelig, kanskje fordi oppdragsgiver må sette et eksakt beløp på den tilbudte kvaliteten.

 Det er viktig å være klar over at å gi kvalitative egenskaper poeng i prinsippet er akkurat det samme. Poengene som gis representerer en pengeverdi, selv om det ikke umiddelbart er synlig hvor stor denne pengeverdien er.

En modell som prissetter kvalitet fungerer slik at de kvalitative egenskapene ved tilbudene gis en verdi i penger i stedet for poeng.

Pengeverdien gitt på kvalitetskriteriene summeres og brukes til å justere den faktiske tilbudsprisen. Du får da det som en kan kalle for en «evaluert tilbudspris» og tilbudet med den laveste evaluerte tilbudsprisen er vinner av konkurransen. Evaluert tilbudspris har kun som formål å sammenligne og rangere tilbudene. Når vinner er kåret og valgte tilbud skal gjennomføres er det naturligvis tilbudte priser som gjelder.

Pengeverdien som blir gitt de ulike kvalitative tildelingskriteriene kan enten komme til fradrag eller som påslag på tilbudsprisen for å finne den evaluerte tilbudsprisen.  Oppdragsgiver bestemmer seg på forhånd om hvilket alternativ som skal benyttes.

Pengeverdi som fradrag eller som påslag på evaluert tilbudspris

Hvis pengeverdien for kvalitetskriteriene skal komme til fradrag på tilbudsprisen må oppdragsgiver gi den kvalitative egenskapen som evalueres den pengeverdien som tilsvarer betalingsviljen for kvaliteten som evalueres og trekke denne fra tilbudsprisen. Den evaluerte tilbudsprisen, som skal sammenlignes med de øvrige tilbudene, kan da forklares som beregnet pris for leveransen uten den tilbudte ekstra kvaliteten.

Hvis pengeverdien for kvalitetskriteriene skal legges til tilbudsprisen må oppdragsgiver gi kvalitetskriteriene en pengeverdi som tilsvarer den betalingsviljen oppdragsgiver har for ytterligere kvalitet og legge denne pengeverdien til tilbudt pris.

Vi vil videre i denne veiledningen omtale prissetting av kvalitet som en modell hvor pengeverdien kommer til fradrag på evaluert tilbudspris.

Modellen innebærer at pengeverdien som gis trekkes fra den faktiske tilbudsverdien. Tilbudt pris minus den samlede pengeverdien gitt alle de kvalitative tildelingskriteriene utgjør evaluert tilbudspris, som så legges til grunn for rangering av tilbudene.

Vekting av tildelingskriterier

I stedet for å angi tildelingskriterienes relative vekt i prosent, angis det maksimale mulige fratrekk på tilbudspris som en pengeverdi.  Det juridiske aspektet ved dette er omtalt i et eget avsnitt.

Den maksimale pengeverdien som kan komme til fradrag skal gjenspeile oppdragsgivers faktiske betalingsvilje for kvalitative egenskaper som overgår minstekravene til ytelsen. Oppdragsgiver må derfor på forhånd ta stilling til sin betalingsvilje for hvert enkelt kvalitetskriterium. Størrelsen på de maksimale pengeverdiene som kan komme til fradrag vil vise oppdragsgivers preferanser, og vil erstatte relativ vekt oppgitt i prosent.  

Når tilbudene evalueres er det den faktiske betalingsviljen for den tilbudte kvalitative egenskapen som skal være avgjørende for hvilken pengeverdi som kommer til fratrekk. Det betyr at det ikke nødvendigvis er noen som oppnår maksimalt fratrekk på det enkelte tildelingskriteriet. Det vil avhenge av kvaliteten på tilbudene i konkurransen. Det er faktisk tilbudt kvalitet, slik oppdragsgiver bedømmer det, og oppdragsgivers betalingsvilje for denne, som er avgjørende for størrelsen på fratrekket, innenfor den oppgitte rammen. 

I konkurransegrunnlaget oppgis det maksimale fratrekket som et bestemt beløp.

Tildelingskriterienes vekt kan utformes på følgende måte: 

Kriterium	Maksimalt fratrekk
Pris	Ingen
Kvalitet X	Inntil 300 000
Kvalitet Y	Inntil 200 000
Kvalitet Z	Inntil 100 000

Tabellen over viser det maksimale beløpet et tilbud kan oppnå i fratrekk på hvert enkelt kriterium. Tilbudet som etter at alle fratrekk er gjort har den laveste evaluerte tilbudssummen vinner konkurransen. 

Eksempel på evaluering med fratrekk av pengeverdi

I eksempelet nedenfor illustreres en konkurranse med tre kvalitative tildelingskriterier. Det har kommet inn tre tilbud og resultatet av evalueringen ses under. Tilbud B er vinner av konkurransen med lavest evaluert tilbudspris.

Pris	Maks fratrekk	Tilbud A  12 000 000	Tilbud B 10 000 000	Tilbud C 7 000 000
Funksjonalitet	4 500 000	4 400 000	3 600 000	2 500 000
Kompetanse	3 000 000	2 900 000	2 400 000	1 150 000
Service	1 500 000	1 500 000	1 200 000	300 000
Sum fratrekk	9 000 000	8 800 000	7 200 000	3 950 000
Evalueringssum/ justert tilbudspris		3 200 000	2 800 000	3 050 000

Tabellen viser mulig maksimalt fratrekk og hvilke fratrekk som ble gitt etter gjennomført evaluering i dette eksempelet. 

Vektlegg kun kvalitative forskjeller som har betydning for betalingsviljen

Det er ikke slik at enhver forskjell i de kvalitative egenskapene i tilbudene skal innebære forskjeller i de pengeverdiene som skal komme til fradrag på evaluert tilbudssum. Det er kun forskjeller oppdragsgiver har betalingsvilje for som skal gi utslag i ulike fradrag.

Ulike fradrag på de enkelte kvalitetskriteriene må kunne begrunnes. Dersom oppdragsgiver ikke er i stand til å saklig begrunne forskjeller i fradragene bør det heller ikke gis ulike prisfradrag. Dette taler også for at det bør være litt avstand mellom de pengeverdiene som kommer til fradrag på hvert enkelt tildelingskriterium, da små forskjeller kan være vanskelig å begrunne på en saklig måte.

Gruppere pengeverdier

Det kan være en fornuftig fremgangsmåte å gruppere pengeverdiene som kan komme til fradrag på det enkelte kvalitetskriteriet. En kan for eksempel gruppere mulige fratrekk i 4‐10 ulike summer for hvert enkelt kvalitetskriterium. Oppdragsgiver må vurdere hva som vil være hensiktsmessig i den enkelte konkurransen og for det enkelte kriteriet. 

Dersom oppdragsgiver er villig til å gi maksimalt 100.000 i fratrekk på et gitt kvalitetskriterie kan en gruppere summer fra 100.000 ned til 0 (null) med et intervall på 10.000. Dette vil i prinsippet tilsvare en poengskala fra 0‐10. 

Å gruppere pengeverdiene som kan komme til fradrag kan være en hjelp dersom oppdragsgiver synes det er problematisk å fastsette en konkret pengeverdi for hvert enkelt tilbud. Denne fremgangsmåten har sammenheng med at små forskjeller i fradrag kan være vanskelig å begrunne på en saklig måte.  Å gruppere pengeverdiene og ha intervaller mellom disse verdiene kan være til hjelp for å unngå å henge seg opp i ubetydelige detaljer og i stedet se etter de kvalitative egenskapene som faktisk har betydning for betalingsviljen.

Vi minner om at det er oppdragsgivers faktiske betalingsvilje som skal legges til grunn for hvilken av summene som kommer til fratrekk på de enkelte kriteriene. Det skal ikke være noen automatikk at beste tilbud på det enkelte kriteriet får maksimalt fradrag. Er den tilbudte kvaliteten generelt sett lav, skal dette gjenspeiles i lave fratrekk på evaluert tilbudssum. 

Grupperingen kan godt fungere som et utgangspunkt for evalueringen. Oppdragsgiver kan innledningsvis i evalueringsprosessen forholde seg til de grupperte pengeverdiene, for så å justere de endelige pengeverdiene som skal komme til fratrekk opp eller ned dersom dette anses nødvendig for å få en korrekt evaluering. 

Eksempel på gruppering av pengeverdier

Oppdragsgiver har valgt å gi et tildelingskriterie et maksimalt fratrekk på kr 800 000,-. Dette kan grupperes i størrelser på kr 80 000,-. Vi får den en skala som ser slik ut:

Denne grupperingen av det maksimale fradraget for det aktuelle tildelingskriteriet kan være til hjelp ved tilbudsevalueringen.

Fastsettelse av maksimalnivå på pengeverdi til fratrekk på kvalitetskriteriene 

På samme måte som med «tradisjonell» prosentvis vekting av det enkelte tildelingskriteriet finnes det ikke en fasit på hva som er rett nivå for betalingsviljen. Oppdragsgiver bør derfor benytte planleggingsfasen og markedsdialogen til å søke informasjon om leverandørenes prisdrivere relatert til de elementene som vil inngå i kvalitetsevalueringen. En oppdragsgiver med god oversikt over eget behov, egen betalingsvilje for ulike nivåer av kvalitet og leverandørmarkedets prisdrivere har gode forutsetninger for en vellykket anskaffelse med rett kvalitet til riktig pris. 

Fastsettelsen av maksverdien er derfor et viktig element i modellen. Oppdragsgiver risikerer ved feil fastsettelse av maksverdien å ha en evalueringsmodell med et påfølgende resultat som ikke representerer den reelle betalingsvilje. Det er derfor av avgjørende betydning at oppdragsgiver er bevisst på den reelle betalingsviljen for kvalitet utover de angitte minstekravene for tildelingskriteriene.

Eksempel på praktisk gjennomføring

Oppdragsgiver skal gjennomføre en åpen anbudskonkurranse for å kontrahere en entreprenør til å bygge kommunens nye skole. I konkurransebestemmelsene kan tildelingskriteriene angis på denne måten: (Merk at innholdet i tildelingskriteriene må være nærmere utdypet i konkurransegrunnlaget. Eksempelet er forenklet for å vise mulig angivelse av tildelingskriterier og oppsummering av tilbudsevalueringen.)

Tildelingskriterie	Maksimalt fratrekk
Laveste kostnad/LCC	(Tilbudssummen legges til grunn)
Kvalitet - Underkriterie A - Underkriterie B	kr 100 000 000 (kr 60 000 000) (kr 40 000 000)
Miljø	kr 140 000 000
Samlet maksimalt fratrekk	kr 240 000 000

I konkurransen har det kommet inn tilbud fra tre leverandører. I en tabell som oppsummerer tilbudsevalueringen kan det se slik ut:

Tildelingskriterie	Maksimalt fratrekk	Tilbud 1	Tilbud 2	Tilbud 3
Laveste kostnad/LCC	(Tilbudssum)	360 MNOK	420 MNOK	450 MNOK
Kvalitet - Underkriterie A -Underkriterie B	100 MNOK (60 MNOK) (40 MNOK)	26 MNOK (6 MNOK) (20 MNOK)	58 MNOK (30 MNOK) (28 MNOK)	52 MNOK (12 MNOK) (40 MNOK)
Miljø	140 MNOK	0 MNOK	70 MNOK	98 MNOK
Justert tilbudspris		334 MNOK	292 MNOK	300 MNOK

Tilbud 2 er vinner av konkurransen med den laveste evaluerte tilbudsprisen. Kontrakten skal naturlig nok gjennomføres etter den tilbudssum som faktisk er levert.

Evaluer kvalitetskriteriene uten å kjenne tilbudsprisen 

For å sikre likebehandling og uavhengighet kan det være en fordel å evaluere kvalitetskriteriene uten at evalueringsteamet vet hvilken tilbudspris som tilhører hvilket tilbud.

Er prissetting av kvalitet forenlig med forskriftens krav om å oppgi tildelingskriterier med vekting? 

Anskaffelsesforskriften §18‐1 (6) krever at oppdragsgiver oppgir den relative vektingen hvert enkelt tildelingskriterium skal ha.   

Formålet med kravet om at vekt skal oppgis, er å gjøre evalueringen så forutberegnelig og etterprøvbar som mulig, samtidig som man begrenser muligheten for at oppdragsgiver tilpasser evalueringen etter tilbudsåpning. 

Metoden vi har beskrevet over opplyser ikke om tildelingskriterienes relative vekt. Tildelingskriterienes vekt må i stedet utledes fra de maksimale summene som kan komme til fradrag på prisen under tilbudsevalueringen.   

KOFA har vurdert spørsmålet om en slik angivelse av vekt er forenelig med forskriftens § 18‐1(6).

I sak 2019/589 hadde oppdragsgiver benyttet en modell som i det vesentlige er tilsvarende modellen som er beskrevet i dette avsnittet. Oppdragsgiver hadde evaluert kvalitetskriteriene uten at evalueringsteamet var kjent med tilbudsprisene. KOFA uttalte: 

“Klagenemnda kan ikke se at den valgte evalueringsmodellen under disse omstendighetene er mindre forutberegnelig eller etterprøvbar enn hvor tildelingskriteriene vektes innenfor et nærmere angitt spenn, slik forskriften § 18‐1 (6) åpner for, eller en evalueringsmodell som åpner for tilpasninger i evalueringen etter åpningen av tilbudsprisene. Så fremt konkurransegrunnlaget opplyser om hvor store prisfradrag eller pristillegg som gis, vil tildelingskriterienes innbyrdes styrkeforhold være klarlagt og det vil være forutberegnelig for leverandørene hvor stort prisfradrag som potensielt kan oppnås. Nemnda kan ikke se at lovens krav til forutberegnelighet, eller forskriftens krav om at vekt skal angis, er til hinder for en slik fremgangsmåte.” 

Anskaffelsesloven § 5b klima og miljø 

Anskaffelsesloven § 5b andre ledd første setning sier at oppdragsgivere som vekter tildelingskriteriene, skal vekte klima- og miljøhensyn med minimum tretti prosent.

Ved bruk av en evalueringsmodell som prissetter kvalitet, må denne bestemmelsen etterleves ved at tildelingskriteriet knyttet til klima og miljø gis en pengeverdi for maksimalt mulig fratrekk som tilsvarer 30 % av anskaffelsens totale verdi.

Eksempel på sammenligning mellom vanlig poengmodell og prissetting av kvalitet

Tabellene viser en tenkt sammenligning mellom en vanlig poengmodell (med lineær vurdering av pris) og prissetting av kvalitet. Ved 50 % vekt på både pris og miljø må det maksimale fratrekket for kvalitet/miljø være like stort som den laveste tilbudsprisen for at tilbudene skal bli likeverdige.

I eksemplene under er tilbud 1 og 2 identisk i begge tabeller. Det er kun metoden for tilbudsevaluering som er annerledes.

	Vekt	Tilbud 1	Tilbud 2
Pris	50 %	10 poeng	1 poeng
Miljø	50 %	1 poeng	10 poeng
Totalscore	100 %	5,5 poeng	5,5 poeng

	Fratrekk	Tilbud 1	Tilbud 2
Pris	N/A	kr 1 000 000	kr 1 900 000
Miljø	kr 1 000 000	kr 100 000	kr 1 000 000
Justert tilbudspris		kr 900 000	kr 900 000

Poengmodeller er mest brukt blant offentlige oppdragsgivere i dag.   

Poengmodeller gjør om pris‐ og kvalitetskriteriene til poeng. Vinneren av konkurransen er den tilbyder som har tilbudet med den høyeste poengsummen. Poeng gitt for hvert enkelt kriterium vektes i henhold til den på forhånd bestemte relative vektingen.

Vi kan skille mellom relative poengmodeller og absolutte poengmodeller. 

Relativ poengmodell 

Etter en relativ poengmodell fastsettes poengene for de ulike tildelingskriteriene etter en vurdering av tilbudene i forhold til hverandre. Typisk skjer dette ved at det tilbudet som vurderes som best på det aktuelle tildelingskriteriet gis den høyeste oppnåelige poengscore, mens de øvrige tilbudene gis poeng basert på de identifiserte forskjellene fra det beste tilbudet på det enkelte kriteriet. 

Absolutt poengmodell 

Ved bruk av en absolutt poengmodell fastsettes poengene basert på en objektiv standard. Typisk vil dette være basert på hva som er mulig å få levert fra markedet, eller basert på en vurdering av de målsettinger oppdragsgiver har med anskaffelsen og hva som skal til for best å oppnå disse målsettingene. 

Valg mellom en absolutt eller relativ modell

En relativ modell vil utnytte hele poengskalaen fordi beste tilbyder på hvert enkelt kriterium vil få maksimal uttelling uansett de kvalitative egenskaper objektivt sett. Det har vært hevdet at det er nødvendig å utnytte hele skalaen for ikke å forrykke den oppgitte relative vekten til de ulike tildelingskriteriene. Dette er en oppfatning som ikke er riktig.

Poengforskjellene er det avgjørende

Om en bruker en absolutt eller relativ modell ved evaluering av de kvalitative kriteriene er uten betydning for det endelige resultatet. Det er poengforskjellene som gis tilbudene på de ulike kriteriene som er det avgjørende.

En poengforskjell på ett poeng mellom tilbud A og B har akkurat den samme betydning for sluttresultatet av konkurransen uansett hvor på skalaen denne poengforskjellen oppstår. Det er altså uvesentlig for den endelige rangeringen om tilbud A og B blir gitt poengene 10 og 9 eller 3 og 2. Tildelingskriteriets relative vekt forrykkes altså ikke av at hele poengskalaen ikke tas i bruk.

Poengforskjellene som gis de ulike tilbudene representerer oppdragsgivers betalingsvilje for de tilbudte kvalitative egenskapene. Dette er en direkte konsekvens av at kvalitative egenskaper vektlegges ved tilbudsevalueringen. For at oppdragsgiver skal kåre det riktige tilbudet til vinner må poengforskjellene som gis representere oppdragsgivers reelle betalingsvilje for kvalitetsforskjellene. Dersom dette ikke er tilfelle risikerer oppdragsgiver at det beste tilbudet ikke blir kåret til vinner av konkurransen.

Eksempel på poengmodell

Kriterie	Vekt	Leverandør 1		Leverandør 2		Leverandør 3
		Poeng	Vektet	Poeng	Vektet	Poeng	Vektet
Pris/LCC	15 %	10	1,5	8	1,2	6	0,9
Kvalitet X	40 %	7	2,8	8	3,2	10	4
Kvalitet Y	30 %	6	1,8	8	2,4	10	3
Kvalitet Z	15 %	5	0,75	8	1,2	10	1,5
Total	100 %		6,86		8		9,4

Vektet poengsum finner du ved å multiplisere gitt poengsum med kriteriets vekt. På kvalitetskriteriet X har Leverandør oppnådd 7 poeng. Kriterie X har en vekt på 40%. 7 multiplisert med 0,4 (40%)=2,8.

Dersom et kvalitetskriterie består av flere underkriterier må poengsummene til underkriteriene vektes på tilsvarende måte. Summen av de vektede underkriteriene vil da utgjøre den poengsummen som gis på det aktuelle kriteriet, som i sin tur må vektes i henhold til kriteriets vekt.

Bruk av poengskala

Oppdragsgiver må velge en poengskala som er finmasket nok til å gi et korrekt uttrykk for oppdragsgivers betalingsvillighet for ulike kvalitative egenskaper.

Ikke enhver forskjell i kvalitative egenskaper trenger å utgjøre en forskjell i poeng. Forskjeller i kvalitative egenskaper som ikke har betydning for oppdragsgivers betalingsvilje skal ikke gis poengmessig utslag.

Oppdragsgiver må kunne begrunne poengforskjellene som gis.

Lineær modell 

Basismodell: Basis lineær modell innebærer at forskjellen i poengscore speiler prosentforskjellen i pris (fra laveste tilbud). Formelen kan beskrives slik:

Modellen vil gi negative poeng dersom forskjellen mellom laveste og høyeste pris er mer enn 100%. Det har eksistert en oppfatning at en slik situasjon ikke vil være forenelig med regelverket, begrunnet i at poengskalaen da blir utvidet. Denne oppfattelsen er imidlertid ikke riktig. Det er ikke i seg selv i strid med regelverket å gi negativ score på priskriteriet.

KOFA behandlet denne problemstillingen i sak 2015/60. KOFA uttalte: 

“Det gjelder uansett ingen ubetinget plikt til å evaluere andre kvantitative eller kvalitative kriterier på samme måte som priskriteriet, jf. sak 2013/31 premiss (28). Hensikten med tildelingsevalueringen er å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, og oppdragsgiver har frihet til å definere hva som representerer relevante merverdier og til å definere hvilke egenskaper ved tilbudene som skal gis hvilke utslag, såfremt dette gjøres i samsvar med kravene til likebehandling og gjennomsiktighet i loven § 5. At innklagede har lagt opp til å utvide poengskalaen for to av tildelingskriteriene er etter nemndas syn ikke til hinder for premiere relevante forskjeller mellom tilbudene i dette tilfellet.” 

Forholdsmessig modell

Forholdsmessig modell innebærer at differansen i poengscore blir mindre jo større prisforskjellene er fra laveste pris. Formelen for forholdsmessig modell kan beskrives slik:

Den forholdsmessige metoden innebærer at fratrekk i poeng svarer til den relative pris- og kvalitetsforskjellen. Sagt på en annen måte: Poengforskjellen blir mindre, jo høyere prisforskjellen er. Dette kan resultere i uventede avvikende poengscorer når det kommer til forskjell i pris. I metoden vil nivået på den laveste tilbudsprisen være styrende for uttellingen på de andre tilbudsprisene. Metoden fører videre til større poengutslag i intervallet nært opp til den laveste prisen, og små poengutslag ved høyere tilbudspriser.

Ingen tilbud vil kunne få poengscore 0 eller minuspoeng i denne modellen. 

KOFA har i flere saker vurdert om den forholdsmessige modellen er ulovlig å bruke, jf. særlig KOFA-sak 2014/95. Til nå har KOFA kommet til at den forholdsmessige metoden ikke i seg selv er ulovlig å benytte i evalueringen, men det er viktig at den bare blir benyttet i tilfeller der den er egnet til å påvise relevante forskjeller mellom tilbudene.

Svakheter ved å regne om pris til poeng 

De vanligste måtene å foreta omregningen på, er å bruke en forholdsmessig modell eller bruke en lineær modell.

Felles for disse modellene er at omregningen tar utgangspunkt i den laveste tilbudte prisen og poengsetter de øvrige pristilbudene relatert til denne. Konsekvensen av dette er at tilbudet med den laveste prisen påvirker rangeringen av de øvrige tilbudene. Et tilbud som har lavest pris, men likevel ikke når opp i konkurransen grunnet dårlig nivå på de kvalitative kriteriene, kan likevel få helt avgjørende betydning for rangeringen av de øvrige tilbudene. Ved å simulere endringer i det billigste pristilbudet kan en se at konsekvensen kan bli at hvilket av de andre tilbudene som faktisk vinner konkurransen endrer seg selv om alle andre parametere holdes uendret. 

Dette viser at tilfeldigheter i forholdet mellom det billigste pristilbudet og de øvrige pristilbudene kan få avgjørende betydning for utfallet av konkurransen, i stedet for at oppdragsgivers vurdering av egen betalingsvilje for de kvalitative kriteriene blir det avgjørende. 

Oppdragsgivere bør også være klar over at den mye brukte forholdsmessige metoden til å beregne poeng på priskriteriet gir ulike poengutslag for prisdifferanser avhengig av avstanden til den laveste prisen.   

KOFA i flere saker vurdert poengberegningen opp mot utslag ved den lineære proporsjonale metoden. Hvis poengutslagene avviker fra det som ville ha fulgt om denne metoden ble benyttet, følger det av KOFA‐praksis at oppdragsgiver må vise hvorfor evalueringen likevel har vært saklig og forsvarlig. Se 2009/249 avsnitt 23, 2009/279 avsnitt 29, 2011/176 avsnitt 70, 2012/41 avsnitt 42, stornemndsavgjørelsen 2014/95, 2020/933 avsnitt 80 følgende.

Om normalisering   

I de tilfeller ingen tilbud har oppnådd høyeste mulige poengscore på et tildelingskriterium har enkelte oppdragsgivere oppjustert poengscorene på det aktuelle tildelingskriteriet slik at beste tilbud oppnår den høyeste mulige score. Praksisen kalles gjerne for normalisering. Normalisering er gjerne begrunnet med at det er nødvendig for å bevare tildelingskriterienes oppgitte vekt. 

Det kan være flere grunner til at ingen av tilbudene har oppnådd høyest mulig score. Ved relative poengmodeller kan forklaringen være at ingen har oppnådd beste karakter på samtlige underkriterier. Ved absolutte poengberegningsmodeller kan forklaringen være at ingen tilbud har blitt vurdert gode nok til å bli tildelt den høyeste mulige score.

Oppjusteringen i en slik situasjon kan i hovedsak gjøres på to måter: 

1. Oppjustere poengscoren til alle tilbud med den nominelle verdien som må til for at beste tilbud skal få beste mulige poengscore, eller 
2. Oppjustere beste tilbud til den høyeste mulige oppnåelige score for så å oppjustere de øvrige med det antall poeng som reflekterer den prosentvise opprinnelige forskjellen i poeng. 

Den første metoden vil ikke ha betydning for det endelige resultatet av konkurransen. Metoden endrer ikke på den opprinnelige poengforskjellen og det er poengforskjellen som er av betydning for resultatet, ikke antall poeng som blir gitt.    

Normalisering etter metode nr. 1 er derfor en unødvendig operasjon uten betydning for resultatet eller tildelingskriteriets vekt. 

Hvis normaliseringen blir utført etter metode nr. 2 vil normaliseringen kunne ha betydning for resultatet. For eksempel ved at poengene 5 og 3 blir normalisert til 10 og 6. En poengforskjell på 2 har nå blitt til 4, og dette vil naturligvis også ha betydning for den vektede poengforskjellen og kan følgelig ha betydning for rangeringen av tilbudene. 

Det er vanskelig å se noen grunn for at tilbud som etter gjennomført evaluering har oppnådd poengene 5 og 3, skal normaliseres til poengene 10 og 6. Det er oppdragsgivers evaluering som har resultert i poengene 5 og 3 og en poengdifferanse på 2. Vil poengene 10 og 6 og en poengforskjell på 4 reflektere oppdragsgivers vurdering av tilbudene på en mer korrekt måte, og hva er i så fall begrunnelsen for dette? Selv om den prosentvise poengforskjellen er uendret er den nominelle poengforskjellen endret, og denne vil kunne ha direkte betydning for resultatet av konkurransen. 

Normalisering var et tema i en stornemndavgjørelse i KOFA sak 2021/1000. KOFA uttaler følgende (36): 

«Klagenemnda utelukker ikke at normalisering av uttellingen på kvalitetskriterier i enkelte tilfeller kan være riktig, men kan ikke se at det er grunnlag for en generell anbefaling om å normalisere. I flere tilfeller vil en slik normalisering tvert imot kunne gi uønskede og uriktige utslag, særlig i tilfeller hvor det kvalitativt beste tilbudet har relativt lav kvalitet. Da kan det bli mange kvalitetspoeng å fordele på et lite kvalitetsintervall. Det kan føre til at poengdifferansene blir for store, noe som igjen kan medføre at små kvalitetsforskjeller får uforholdsmessig stor betydning i den samlede bedømmelsen av tildelingskriteriene. Hvis det da blir lettere å få uttelling på dette tildelingskriteriet enn på de andre kriteriene, vil normaliseringen føre til at tildelingskriterienes vekt endres. Det er en av grunnene til at man i økonomisk teori fraråder at tilbudet med best kvalitet brukes som målestokk.» 

DFØ anbefaler nå primært evalueringsmodellen prissetting av kvalitet, hvor normalisering uansett ikke vil være en aktuell problemstilling. Dersom oppdragsgiver benytter en evalueringsmodell hvor normalisering blir et tema, anbefaler vi å la være å normalisere. Oppdragsgiver bør ha fokus på å uttrykke sin betalingsvillighet gjennom poengforskjeller. En senere normalisering vil da i så fall gi et galt bilde av betalingsvilligheten og bør følgelig unngås.   

Tidspunkt for valg av evalueringsmodell 

Oppdragsgiver skal som hovedregel ha besluttet sitt valg av evalueringsmodell før åpning av tilbudene. EU‐domstolen har uttalt dette i sak C‐6/15 Dimarso premiss 31. Ifølge domstolen kan unntak fra dette bare aksepteres dersom oppdragsgiver kan dokumentere at det ikke har vært mulig å fastsette metoden før tilbudsåpning. Domstolen viser til likebehandlingsprinsippet, og faren for favorisering av bestemte tilbydere, dersom modell kan fastsettes etter tilbudsåpning.  For å unngå usikkerhet rundt tidspunktet for fastsettelsen, bør oppdragsgiver dokumentere hvilken modell som ble valgt, og når den ble valgt.

Anskaffelsesforskriftfen § 8‐11(2), for anskaffelser som følger forskriftens del II, og § 18‐1(4), for anskaffelser som må følge forskriftens del III, krever at tildelingskriteriet må ha tilknytning til leveransen. 

Det følger av domstols‐ og KOFA‐praksis at tildelingskriteriene må være egnet til å identifisere beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet. Kriterier som kan premiere relevante styrker og svakheter ved tilbudene er egnet.   

Dette er slått fast i flere avgjørelser fra EU domstolen, blant annet i sak C‐31/87 Beentjes (avsnitt 19). Dette er også påpekt i en rekke saker i KOFA.   

Under evalueringen er det bare tillatt å vektlegge det som kan utledes fra tildelingskriteriene.  Å ta hensyn til andre forhold vil være i strid med regelverkets grunnleggende krav til forutberegnelighet.   

Anskaffelsesforskriften har ingen bestemmelser om evalueringsmodeller. Utgangspunktet er derfor at oppdragsgiver står fritt til å velge den evalueringsmodellen de mener passer best. KOFA har ved flere anledninger uttalt at valg av evalueringsmodell ligger innenfor oppdragsgivers frie skjønn og bare i liten grad kan overprøves rettslig.  

I sak 2017/114 uttalte KOFA:

«Utgangspunktet er at valg av evalueringsmodell ligger innenfor oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn, og at dette skjønnet bare i begrenset grad kan overprøves rettslig. Oppdragsgiver har frihet til å definere hva som representerer relevante merverdier og til å definere hvilke egenskaper ved tilbudene som skal gis hvilke utslag, såfremt dette gjøres i samsvar med kravene til likebehandling og gjennomsiktighet i loven § 5, jf. klagenemndas sak 2015/60, premiss 34. En evalueringsmodell vil etter omstendighetene kunne underkjennes som uegnet, men terskelen for dette er høy, jf. klagenemndas sak 2018/238, premiss 34. Risiko for at den valgte modellen ikke gir oppdragsgiver det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, er ikke tilstrekkelig, jf. klagenemndas avgjørelse i sak 2017/103, premiss 32, med videre henvisning til sak 2016/71.» 

EU‐domstolen har i sin avgjørelse i sak C‐6/15 Dimarso avsnitt 27‐28 uttalt at det ikke er et krav om å opplyse om evalueringsmodellen som skal benyttes i konkurransegrunnlaget. I samme avgjørelse uttalte domstolen at evalueringsmodellen som benyttes ikke kan føre til en endring av tildelingskriteriene eller vekting av kriteriene.   

Hvis oppdragsgiver opplyser om hvilken evalueringsmodell som skal benyttes, er oppdragsgiver forpliktet til å benytte denne modellen. Å bruke en annen evalueringsmodell i en slik situasjon vil være et brudd på kravet til forutberegnelighet. Dette følger av både EU‐domstolen og KOFA sin praksis.

KOFA uttaler dette i sak 2017/102: 

“Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å publisere metodene for hvordan tilbudene gis uttelling i forhold til tildelingskriteriene. Dersom oppdragsgiver gir slik informasjon, må imidlertid leverandørene kunne innrette seg i tillit til at den fremgangsmåten som er beskrevet blir fulgt, jf. for så vidt klagenemndas avgjørelse i sak 2017/102 premiss 17.” 

For å gjennomføre en lovlig evalueringsprosess må oppdragsgiver: 

• Formulere lovlige tildelingskriterier 
• Faktisk vektlegge de elementene tildelingskriteriene uttrykker skal vektlegges
• Gi relevante forskjeller i tilbudene relevante utslag
• Ikke vektlegge elementer som ikke kan utledes fra tildelingskriteriene
• Ivareta krav til likebehandling, typisk ved at styrker/svakheter i tilbudene premieres på samme måte i alle tilbudene.

Det er i stor grad opp til oppdragsgivers skjønn å vurdere hvilke utslag ulike elementer i tilbudene skal gis, men det må altså likebehandles. Oppdragsgiver må utøve skjønn på en saklig måte.