Eksempel i Eksempelbanken
Kongsbergregionen gjør mange bekker små til en stor å
Et identisk reglement og rutine for anskaffelser under 500 000 kroner i kommunene i Kongsbergregionen har gitt ryddigere prosesser og betydelige besparelser.
Type dokument: Anskaffelsesreglement og -rutine
Vedtatt av: Kommunedirektør
Utarbeidet av: Innkjøpsrådgiver, basert på Askim kommune
Om anskaffelsen
Kommunedirektørutvalget i Kongsbergregionen har i 2024–2025 vedtatt identisk anskaffelsesreglement og -rutine for kjøp under 500 000 kroner for alle de ni kommunene i regionen.
Selve reglementet utgjør to sider, og definerer ansvar og fullmakter samt grunnleggende prinsipper.
Rutinen utgjør tre sider, og beskriver kortfattet hvordan man skal sikre god behovsvurdering og verdivurdering før man velger videre framgangsmåte. Videre beskriver den krav om bruk av rammeavtale og e-handel, riktig merking av leverandørfaktura og kontaktinformasjon til kommunens innkjøpskontakt.
I tillegg beskriver dokumentet, sammen med noen enkle vedlagte sjekklister, hvordan enkeltkjøp under 500 000 kroner skal foregå, for eksempel:
- Innkjøp under 25 000 kroner eks. mva.: Sjekk pris hos minst to leverandører.
- 25 000–100 000 kroner: Innhent minst tre skriftlige tilbud, og bruk kriterier.
- 100 000–500 000 kroner: Involver kommunens innkjøpskontakt (hver kommune har én slik, også de minste som ikke har egen innkjøpsrådgiver), og skriv protokoll.
- Over 500 000 kroner: Skal ledes av innkjøpsrådgiver eller annen med innkjøpsfaglig kompetanse.
Denne strukturen skaper et lavterskel rammeverk som gir de ansatte den kompetansen de trenger for å gjennomføre korrekte prosesser, og som samtidig sikrer likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet, forholdsmessighet og konkurranse.
Dokumentet inkluderer også etiske retningslinjer for innkjøp.
Framgangsmåte
Notodden kommune har siden 2020 hatt et anskaffelsesreglement inspirert av Askim kommunes reglement. I 2024 ble reglementet med oppdaterte rutiner og sjekklister ferdigstilt, og opplæring i bruk av disse gjennomført. Først ble ledergruppene lært opp og deretter bestillerne. Lederne «eier» rutinene og jobber med oppfølging av dem, noe som sikrer god implementering og etterlevelse. Dokumentet ligger i kommunens kvalitetssystem Compilo, og blir kommunisert som «måten vi gjør det på».
Etter at reglementet hadde vist seg nyttig med praksisnære rutiner og sjekklister, vedtok kommunedirektørutvalget i Kongsbergregionen at alle kommunene skulle implementere likelydende dokumenter.
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
Som offentlig oppdragsgiver har kommunene ansvar for god forvaltning av fellesskapets midler, og ansvar for å skape mest mulig verdi for skattebetalernes penger. Ved å konkurrere fra første krone ivaretas dette hensynet på en god måte.
Manglende ressurser i kommunene gjør det nødvendig med rutiner som er gjennomførbare i en hektisk hverdag. Et enkelt reglement og rutine med sjekklister er ment som et verktøy og hjelpemiddel for å kunne gjennomføre profesjonelle anskaffelser, uten uforholdsmessig ressursbruk. Reglementet og rutinen gir organisasjonen kompetanse til å gjennomføre anskaffelser på en god og profesjonell måte.
Rutinen og sjekklistene har gjort at kommunen i større grad får tilbud fra flere leverandører uten uforholdsmessig ressursbruk. Og når leverandørene vet at det er konkurranse, skjer det noe med prisene. For innkjøp av en grillhytte til barnehage var den rimeligste en tredel av prisen av den dyreste – uten kvalitetsmessige forskjeller. Også innen mindre tjenesteanskaffelser, der man kan anta at timepriser og timeantall er relativt faste, kan det være store prisforskjeller: For lekeplasskontroll fikk kommunen tilbud fra 30 000 til 65 000 kroner.
For at rutinene skal bli fulgt, er det avgjørende at lederne «eier» reglementet og jobber aktivt med opplæring og implementering i organisasjonen over tid.
Kontakt
- 404 34 830 (kl. 9–12)
- Kontaktskjema