Kategoristyringsprosessen

Fasene i kategoristyringsprosessen:

• Fase 1: Hvor begynner vi? Prioritere kategori
• Fase 2: Etablere og analysere valgt kategori
• Fase 3: Utvikle strategi og handlingsplan for valgt kategori
• Fase 4: Gjennomføre, følge opp og forbedre

Fase 1: Hvor begynner vi? Prioritere kategori

Målet med denne fasen er å komme fram til hvilken eller hvilke kategorier du skal starte med. Fasen ledes av innkjøpsleder eller annen person som er utpekt. Det skal gjøres noen overordnede analyser og vurderinger av hele innkjøpsporteføljen. Fagpersoner bør involveres ved behov.

Ta utgangspunkt i virksomhetens spendanalyse som deler innkjøpsdata inn i kategorier.

Steg 1 – Oversikt over innkjøp

Sørg også for å utarbeide en oppdatert avtaleoversikt som utgangspunkt for videre analyser.

Steg 2 - Oversikt over avtaler

Når du har delt innkjøpene opp i kategorier, er det på tide å starte med å analysere kategoriene. Kategorier bør først og fremst vurderes ut ifra posisjon i virksomheten og markedet, en såkalt Kraljic-analyse. Deretter må kategoriene prioriteres ut ifra en vurdering av potensiale og hvor vanskelig det vil være å implementere.

Verktøy for å prioritere anskaffelseskategorier

De kategoriene dere velger å prioritere, må forankres i organisasjonen. Når dette er gjort, må du etablere et tverrfaglig kategoriteam.

Kategoristyring krever nye roller i organisasjonen

Fase 2: Etablere og analysere valgt kategori

I forrige fase brukte du lett tilgjengelig informasjon for å prioritere kategorier. I denne fasen velger du kategorier som du skal styre gjennom kategoristyring. Dette krever inngående analyser av behov og markedet.

Du skal gå grundigere inn i leverandørmarkedets sammensetning for å vurdere dette opp mot virksomhetens behov. Innsikten du får ved å gjennomføre interne og eksterne analyser vil danne grunnlaget for utarbeidelse av forbedringstiltak og valg av strategi i neste fase.

Eksempel på relevante interne analyser

1. Innhente og kartlegge informasjon om egen virksomhet som grunnlag for å vurdere muligheter og begrensninger for kategorien, for eksempel strategier, rammebetingelser og sourcingbeslutninger.
2. For komplekse områder som for eksempel IKT kan det være nødvendig å gjøre en grundig kartlegging av hva som er virksomhetens behov for å forstå hvilke leverandørmarked som skal vurderes.
3. Vurdere/kartlegge hvilke ulike deler kategorien består av og dele opp kategorien i aktuelle undergrupper/underkategorier. Bruk for eksempel regnskapskonti innenfor en kategori som utgangspunkt og vurder hvilke som har/ikke har sammenfallende leverandørmarked.
4. Analysere innkjøpsspendet og avtaler, vurdere eksisterende avtaledekning og avtalelojalitet. Vurdér også digitalt potensiale og interne rutiner.

Interne analyser - analyse av virksomhetens behov

Eksempel på relevante eksterne analyser (leverandørmarkedsanalyser)

1. Samle inn og strukturere relevant informasjon om hvor mange aktører som eksisterer i det geografiske markedet du har et behov
2. Hvordan er konkurransesituasjonen (Porters 5 forces)?
3. Tilbyr aktørene andre tjenester som kan slås sammen for å øke volum?
4. Hva er marginene i bransjen?

Eksterne analyser (leverandørmarkedsanalyse)

Oppsummering av innsikt

1. Plassér underkategoriene i Kraljics matrise.
2. Vurdér leverandørenes syn på dere som oppdragsgiver. Dette vil si noe om hvilken forhandlingsposisjon dere er i overfor leverandøren. Er dere en attraktiv kunde?
3. Oppsummer innsikten i en SWOT-analyse som oppsummerer styrker, svakheter, muligheter og trusler.

Fase 3: Utvikle strategi og handlingsplan for valgt kategori

Nå skal dere i kategoriteamet bruke kunnskapen dere fikk i forrige fase (innsiktsfasen) til å utarbeide en kategoristrategi og grov handlingsplan for innføring av strategien.

Lag først kategoristrategi

1. Sørg for at riktige fagpersoner er involvert i det tverrfaglige kategoriteamet som skal utvikle strategien. Dersom det er behov for ytterligere spisskompetanse, involvér ved behov. Alle trenger ikke være permanente deltakere i teamet.
2. Oppsummer innsikten dere fikk fra analysene som ble gjennomført i fase 2 i fellesskap. Bruk kraljic-matrisen og anbefalte strategier aktivt i vurderingene.
3. Brainstorm mulige tiltak for å effektivisere kategorier (lavthengende frukter).
4. Strukturér tiltakene i alternative strategier (der tiltakene henger sammen).
5. Velg strategi for kategorien og dokumentér denne i en kategoristrategi.

Vi anbefaler å finne noen styringsparametere som følges opp av toppledelsen og utvide med antall styringsparametere som innkjøpsleder og den enkelte kategoriansvarlige følger opp.

Lag deretter handlingsplan

1. Lag en skisse til prosjekt for iverksetting av kategoristrategien (typisk tidsperspektiv: 6 måneder til 2 år)
2. Vurder hvilken risiko som kan oppstå og hvilke tiltak som må rettes inn for å unngå dem – risikostyring
3. Lag til slutt en realistisk handlingsplan som tar høyde for både eksterne og interne muligheter og begrensninger

Fase 4: Gjennomføre, følge opp og forbedre

Nå skal det handles! De endringene som er nødvendige for å få gjennomført kategoristrategien kan ofte medføre fordeling og omfordeling av ansvar og dermed lage støy i organisasjonen. Det kan håndteres gjennom en god kommunikasjonsplan som ivaretar de ulike parter som er berørt.  

Handlingsplanen fra fase 3 må inneholde en gevinstrealiseringsplan. For hvert tiltak som igangsettes bør det beregnes forventede gevinster. Gevinstene må følges opp ved jevne mellomrom slik at de kan dokumenteres og vurderes ut ifra opprinnelig målsetning. Sjekk om de oppnår målene. Dersom det er avvik, finner ut hvorfor og sett i verk korrigerende tiltak, eventuelt vurder om handlingsplanen bør oppdateres.

Følg opp de viktigste avtalene i kategorien jevnlig. Se veileder for kontraktsforvaltning. Stemmer det du finner med situasjonsframstillingen som var utgangspunkt for kategoristrategien? Hvis avviket er stort, - vurder oppdatering av kategoristrategien.

Kontinuerlig forbedring kan oppnås gjennom stadig fokus på leverandørforvaltning og ved jevnlig gjennomgang av behovene til virksomheten.

Verktøy for kategoristyring